Professionele Services

Regie op facilitaire doelen met Y-OUR Monitor

PAR

Een (facilitaire) regieorganisatie waar gestuurd wordt op focus en samenhang, teams samen sturen op maximaal resultaat voor de klant en medewerkers zelf sturen op eigen verantwoordelijkheid en regelruimte, op basis van Y-OUR Monitor.

 

Wat is het?

Wat krijg je?Y-OUR Monitor is een digitale tool die de facility manager en facilitaire medewerkers, zoals receptionist, beveiliger, cateraar en onderhoudsmedewerker, op een unieke manier in staat stelt om te sturen op doelen en inspanningen op alle organisatieniveaus (organisatie, team en individu).

Wat levert het op?

Het gebruik van Y-OUR Monitor biedt meerwaarde voor uw klant en de organisatie. De strategische impact van facilitaire thema’s, zoals Duurzaamheid, Het Nieuwe Werken en Hospitality, wordt direct inzichtelijk gemaakt. Y-OUR Monitor ondersteunt daarmee de beweging van FM naar strategisch business partner van de organisatie.


Voorbeelden meerwaarde van Y-OUR Monitor

  • Betere focus op het realiseren van meerwaarde voor de interne en externe gast/klant.
  • Beter zicht op wat wij willen bereiken en of we de goede dingen doen door sturing op strategische focus en samenhang.
  • Optimale ondersteuning vanuit het lean-principe omdat wij beter snappen welke facilitaire inspanningen leiden tot het behalen van de gewenste doelstellingen.
  • Verbetering van de productiviteit van (facilitair) personeel omdat er meer ruimte is ontstaan voor bezieling en kennis en innovatiekracht van medewerkers.
  • Een slimmere en slanke organisatie die de stroperigheid kan doorbreken omdat we cultuur waarden en normen beter begrijpen.
  • Een efficiënte en effectieve structuur omdat we in staat zijn om de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie te leggen.

Welke modules kent Y-OUR Monitor?

Maximale samenhang door alles aan elkaar te koppelen én maximaal overzicht, gegoten in een gebruiksvriendelijke tool die er aantrekkelijk uitziet. Met dit uitgangspunt hebben we Y-OUR Monitor ontwikkeld, resulterend in de volgende vier modules:

4 modules YOUR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Een doelenboom-module speciaal voor het plannen en SMART maken van facilitaire doelen. De samenhang met andere doelen, bijvoorbeeld van andere afdelingen (primair proces en Bedrijfsvoering), kan hier ook bepaald worden.
  2. Een inspanningen-module waarin medewerkers de werkzaamheden voor de volgende periode kunnen plannen. Hierin geven medewerkers tevens aan in welke mate zij bijdragen aan teamdoelen, zoals facilitaire medewerkers die samen verantwoordelijk zijn voor de service desk. De doeleigenaar krijgt vervolgens in één overzicht te zien wie in welke mate bijdraagt aan het doel.
  3. In de inspanningenrealisatie-module kunnen medewerkers de gerealiseerde werkzaamheden vervolgens bijhouden. Dit kan voor verschillende periodes (week, maand, kwartaal), afhankelijk van de behoefte.
  4. In de doelrealisatie-module kan continu de voortgang op de SMART gemaakte doelen gemonitord worden, op meerdere niveaus en voor verschillende periodes.

Eigenschappen van Y-OUR Monitor

  • Er is een speciale optie voor het beheren van Categorieën, bijvoorbeeld om inspanningen te clusteren van teams, projecten, processen, functieprofielen en begrotingsposten. Dit kan naar eigen wens gepersonaliseerd worden.
  • Rollen met verschillende autorisaties kunnen toegewezen worden, te weten: Medewerker, Manager en/of Beheerder.
  • Gebruikers hebben een persoonlijke omgeving waar zij met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord kunnen inloggen. Indien gewenst kan Single Sign On (SSO) op maat gerealiseerd worden.
  • De omgeving kan gepersonaliseerd worden met het logo en de kleuren van de organisatie.
  • De organisatie kan modules aan en uitzetten en tegelijkertijd meerdere periodes naast elkaar laten lopen (bijv. de realisatie van dit jaar en de planning van volgend jaar). Afgesloten periodes worden gearchiveerd en kunnen later nog geraadpleegd worden.
  • Alle gegevens zijn met een druk op de knop te exporteren naar Excel.
  • Bij aanvang wordt de omgeving van Y-OUR Monitor voor u klaargezet.
  • De omgeving van Y-OUR Monitor met alle functionaliteiten staat tot de beschikking van heel de organisatie.
  • De Y-OUR Monitor Helpdesk staat tot uw beschikking voor technische en functionele vragen.
  • Het abonnement is maandelijks opzegbaar.

RVW services

Als professional kennen u en uw medewerkers als geen ander het reilen en zeilen van de organisatie en van de klant. Dit blijft, ook wat ons betreft, altijd centraal staan in het dagelijks werk. Onze business partners hebben als sherpa verschillende organisaties begeleid in het realiseren van de doelstellingen. Wij brengen graag onze ervaringen in om uw ambities te verwezenlijken. Dit varieert van de helpdeskmedewerker om uw medewerkers te helpen in geval van (systeemtechnische) vragen, tot de adviseur/veranderaar om doelgerichtheid en resultaatverantwoordelijkheid te laten landen en te laten werken in uw organisatie. Collegiaal, zelfkritisch, oprecht, gedreven en speels zijn de kernwaarden die wij daarbij hoog in het vaandel houden.

Tarief

RVW services inclusief Y-OUR Monitor sluit u af in de vorm van een abonnement. Afhankelijk van de keuze welke module en begeleiding zijn de vanaf kosten voor de organisatie € 165,= per maand (excl. BTW).

Contact

Benieuwd wat Y-OUR Monitor en RVW services voor uw organisatie kan betekenen? Wij gaan graag met u in gesprek over de meerwaarde voor uw organisatie en geven vrijblijvend een demonstratie van Y-OUR Monitor. Voor meer informatie staat Dries Krens u graag te woord.

 


Hoe staat het met uw werkomgeving? Doe de gratis quickscan!

Stimuleert uw werkomgeving het realiseren van de strategie en doelen van de organisatie? Doe nu gratis de vernieuwde quickscan Dynamisch Werken en krijg antwoord op onder andere deze vraag. De quickscan in een notendop:

  • door het invullen van de quickscan krijgt u een integraal beeld van de fysieke en digitale werkomgeving, ondersteuning van de organisatie en houding en gedrag van medewerkers omtrent het onderwerp dynamisch werken.
  • na het invullen van een quickscan ontvangt u direct in uw mailbox een rapport met uw persoonlijke resultaten vergeleken met de benchmark. 
  • in de rapportage die u per mail ontvangt, hebben we een intelligent algoritme ingebouwd die u een diepere analyse en advies geven toegespitst op uw scores. Deze inzichten zijn samengesteld door onze adviseurs op basis van jarenlange praktijkervaring en onderzoek.   

Bent u benieuwd wat de quickscan Dynamisch Werken uw organisatie kan opleveren? Vul de quickscan gratis en vrijblijvend in via http://www.provenbenchmark.nl/dynamisch-werken/ en ontvang direct een advies opmaat in uw mail! 

Meten is weten!

Sinds 2001 ondersteunt Proven Workspace organisaties in diverse branches in het verzamelen van waardevolle informatie. Dit doen wij met behulp van de Proven Benchmark Engine, een online enquête tool met een schat aan data omtrent Het Nieuwe Organiseren. Voor meer informatie over het inzetten van een van onze scans in uw organisatie kunt u vrijblijvend contact opnemen met Dries Krens.

 

PW-M-Dynamisch-werken-cloudtag (1)

 


Partnership “Het Nieuwe Werken bij Yulius”

Project: Partnership “Het Nieuwe Werken bij Yulius”Een strategische samenwerking tussen GGZ instelling Yulius en Proven Workspace in relatie tot nieuwe manieren van werken.
Opdrachtgever: GGZ instelling Yulius, Dordrecht
Periode: 2012-2013
Omvang: Overkampweg: 342 medewerkersTouwbaan: 82 medewerkers
Rollen:
  • Strategisch en tactisch samenwerken op het gebied van nieuwe manieren van werken.
  • Het opleiden en ondersteunen van de projectmanagers en projectmedewerkers op alle facetten van het nieuwe werken.
  • Gezamenlijk ontwikkelen en opleveren van verschillende businesscases. O.a. voor de Overkampweg en Touwbaan.
  • Door vertalen van “Ontzorgen door Samenwerken” naar verschillende omgevingsconcepten voor Overkampweg en Touwbaan
 beeld 1.1  beeld 2  beeld 4  beeld 3

PARTNERSHIP

In 2011 heeft Proven Workspace voor Yulius een concept ontwikkeld waarbij “Ontzorgen door Samenwerken bij Yulius” centraal staat. Hierover kunt u hier alles lezen.

In navolging van de vruchtbare samenwerking is nagedacht over hoe de relatie tussen Yulius en Proven Workspace versterkt zou kunnen worden door het aan gaan van een partnership. Dit partnership is inmiddels gerealiseerd.

In 2012 is een nieuwe divisiestructuur gevormd binnen Yulius waarbij de vier divisies zelfstandig nadenken over nieuwe manieren van werken in relatie tot vastgoed en
huisvestingplannen. Ter ondersteuning hiervan heeft Yulius en Proven Workspace een ondersteuningsteam opgericht met onder andere als doel, het ondersteunen en ontwikkelen van de huidige vastgoed organisatie, het vaststellen van standaarden en het opstellen van businesscases per divisie. Daarnaast zijn bestaande initiatieven op het gebied van “Ontzorgen door samenwerken” opgepakt en uitgewerkt.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

 


Uitreiking vernieuwde editie werkplekwijzer en werkplekspel!

Center for People and Buildings (CFPB) heeft een nieuwe editie van de werkplekwijzer en het werkplekspel! Reden genoeg om op dinsdag 26 november jl. bij de aftrap aanwezig te zijn. Na de opening door directeur Wim Pullen volgt de introductie van de 2e druk van zowel de werkplekwijzer die vooral is geactualiseerd met de laatste type werkplekken, overlegplekken en faciliteiten als het werkplekspel.

Het werkplekspel kun je vooral inzetten om gedrag en houding in flexibele werkomgevingen bespreekbaar te maken. In de middag spelen we zelf het werkplekspel. We zien dat problemen boven tafel komen op een speelse manier en, doordat er mogelijkheid is voor discussie, er direct naar oplossingen kan worden gezocht.

IMG_6433

Nadat het eerste exemplaar van de werplekwijzer is uitgereikt aan Maxime Verhagen neemt hij het woord tot ons en verteld over de bouwcampus binnen CFPB. Dit moet een broedplaats worden voor verschillende organisaties in de keten van virtuele kennis en innovatie, een lerende omgeving waar plek is voor workshops, scholing en training.

IMG_1015

Mooie ideeën! Maar hoe zien wij de toekomst in flexibel werken?

Niemand kan in de toekomst kijken maar we kunnen wel zien wat de trends zijn en aan de hand daarvan een beeld creëren. Een aantal ideeën die op tafel zijn gekomen tijdens de 2e workshop:

  • Van individu naar participatie, werken in samenwerkingsverbanden.
  • “Third work place”, niet je huis maar ook niet je kantoor, een “in between”.
  • Flexibilisering i.s.m. anderen
  • Fysiek ontmoeten van mensen, spontaan kennis/werk delen
  • Niet de nieuwe werkomgeving staat centraal, maar hoe de organisaties zich ontwikkelen, de huisvesting volgt
  • Maximaliseer het verandervermogen

Het is een feit dat de werkomgeving verandert. Wij zijn benieuwd hoe jij de toekomst ziet in nieuwe manieren van werken?


Duurzaam Drieluik, deel 2: Ondersteuning

Wat kunnen ondersteunende afdelingen als ICT, facilitair en HRM betekenen in het verduurzamen van organisaties? Mark Sleijser – BREEAM-expert en adviseur bij Proven Workspace – geeft het antwoord.
Dit is zijn tweede artikel in een drieluik over duurzaam dynamisch werken. Eerder besteedde hij aandacht aan hoe organisaties hun fysieke en digitale werkomgeving duurzaam kunnen inrichten.

Bij duurzame ondersteuning wordt al snel gesproken over een aantal inkoppertjes zoals het instellen van printers zodat er standaard dubbelzijdig wordt geprint en het licht automatisch laten uitgaan als een ruimte niet in gebruik is. Volgens ons is dit slechts het topje van de ijsberg en zijn er veel meer methoden om te verduurzamen.

Slimme ICT

Door slim gebruik te maken van ICT-oplossingen kan de duurzaamheid van een pand worden verbeterd. Naast dubbelzijdig printen is er meer mogelijk als het gaat om inkt- en papierbesparing. Door digitaler te werken neemt de papierstroom in organisaties sowieso af. Als daarnaast het standaard lettertype wordt aangepast naar Ecofont (zie video) verandert er zichtbaar niets, maar kan er aanzienlijk bespaard worden op inkt en de portemonnee als printen toch noodzakelijk is.

Daarnaast gebeurt het nog steeds vaak dat print-opdrachten op de printer blijven liggen. Door secure en follow-me printen te introduceren kunnen aanvullende kosten en het milieu worden bespaard. Bovendien wordt voorkomen dat gevoelige notities door de verkeerde persoon van de printer worden gehaald.

ICT kan verder nog een bijdrage leveren aan verduurzaming door video conference en conference call voorzieningen aan te bieden. Medewerkers beperken zo hun reisbewegingen en daarmee hun CO2 uitstoot. Dat ze in de gewonnen reistijd andere werkzaamheden kunnen verrichten is daarnaast mooi meegenomen. Door bij de aanschaf van laptops een ingebouwde webcam als standaard op te nemen kan dit voordeel ook voor individuele medewerkers worden gerealiseerd.

Facilitaire ondersteuning

Op facilitair gebied kan uiteraard ook een bijdrage worden geleverd aan een duurzamere organisatie. Dat kan ‘m al in kleine dingen zitten, zoals een multifunctionele wachtruimte, verantwoorde koffie en het aanbieden van vervoersinformatie.

Nuttig wachten
Kent u dat? U komt te vroeg aan bij een afspraak (voor de files uit) en wilt nog even een halfuurtje een document doornemen. Maar dan stuit je op een ongemakkelijke wachtruimte, geen stopcontact in de buurt en geen tafeltje bij de hand… Of: uw afspraak is eerder klaar dan verwacht en u zou graag nog even wat werken, maar uw gastheer heeft geen plek om nog even rustig te zitten. In beide gevallen zou de organisatie flexibele werkplekken kunnen aanbieden. Zo faciliteert zij anderen om files te vermijden en onnodige reisbewegingen te beperken.

Verantwoorde kunst & koffie
Als je ‘duurzaam’ breder uitlegt dan alleen milieubewust maar meer richting “maatschappelijk verantwoord” ontstaat er hele nieuwe mogelijkheden. Waarom laat je de kunst in het (nieuwe) pand niet maken door iemand met een Wajong uitkering? En is de koffie eigenlijk wel van Max Havelaar of een merk met UTZ-certificering? In het verlengde hiervan kan natuurlijk ook het merendeel van het aanbod in het bedrijfsrestaurant biologisch worden aangeboden.

Handige vervoersinformatie
Om het gebruik van openbaar vervoer te stimuleren kan bij de entree van het pand en/of bijvoorbeeld bij koffie corners actuele OV informatie worden getoond. De informatie op deze beeldschermen kan worden afgewisseld met bedrijfsinformatie en file informatie. Reizigers kunnen zo de files mijden en stoten minder CO2 uit per kilometer als ze door kunnen blijven rijden.

Elektrisch rijden
In de vorige blog is aangegeven dat het opnemen van oplaadpunten voor elektrische auto’s in het ontwerp van het pand een van de mogelijkheden is om te verduurzamen. Het daadwerkelijk aanbieden en stimuleren van elektrisch vervoer (auto en/of fiets) zorgt natuurlijk pas voor de werkelijke reductie in CO2-uitstoot.

Actieve bijdrage HRM

Ook al bieden de ICT en facilitaire afdelingen duurzame ondersteuning aan, als het vanuit de organisatie niet mogelijk wordt gemaakt om hier gebruik van te maken zal het effect beperkt zijn.  Bij het realiseren van al deze maatregelen is dus ook een belangrijke taak weggelegd voor de HRM afdeling. Deze afdeling speelt in de praktijk vaak al een rol bij het formuleren en implementeren van een groen mobiliteitsbeleid en thuis- en telewerkbeleid. Door werken op afstand in de organisatie in te bedden kunnen veel reistijd, C02 uitstoot en ergernissen worden bespaard. Een wat minder vaak gehoord aandachtspunt is de woon-werk afstand bij het inhuren van nieuw personeel en eventueel de verhuiskostenregeling hierop aan te passen. Ook het gebruik van collectief en duurzaam vervoer (zoals bijvoorbeeld carpoolen) kan vanuit HR worden gestimuleerd.

Meer weten over onze visie en klantcases?
Lees ons boek Dynamisch werken in een duurzame omgeving of neem contact met ons op.

Deel 3 van dit drieluik zal gaan over het stimuleren van duurzaam gedrag. Wil je geïnformeerd worden als deze blog verschijnt? Volg ons dan op twitter!


Madagascar, professionaliseren Facilitaire Services

Project: Unieke Samenhorigheid in het onderwijs: het Madagascar gevoel!
Opdrachtgever: Rijn IJssel
Periode: Juni 2011- januari 2012
Omvang: 60 medewerkers
Rollen: – Adviseur
– Coach
– Projectleiding
Concept Proces Resultaat
     

Opdrachtgever

Rijn IJssel is een onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in Arnhem en omstreken. Binnen dit regionale opleidingen centrum geven ruim 1200 medewerkers van Rijn IJssel, in nauwe samenwerking met bedrijven, instellingen, gemeenten en woningbouwcoöperaties, vorm aan onderwijs voor circa 15.000 studenten. Het intern service bedrijf (ISB) heeft de verantwoordelijkheid om het (secundaire) onderwijsondersteunende proces te verzorgen. Deze afdeling bestaat uit HRM, ICT, Facilitaire Services (FS) en Administratieve Services (Financiële en Deelnemers Administratie). 

Samenvatting

FS wil graag een betrouwbare, deskundige en proactieve partner zijn voor de organisatie en met haar service maximaal bijdragen aan het succes van het onderwijs. Uit eigen onderzoek is gebleken dat er veel verbeterpotentieel was als het gaat om het vervullen van deze missie. De dienstverlening van FS kon efficiënter en effectiever. Daarnaast is door de service medewerkers zelf de wens geuit om de dienstverlening op locaties minder persoonsafhankelijk te maken en tegelijkertijd dichtbij het onderwijs te plaatsen. De introductie van integrale serviceteams moest dit mogelijk maken en de samenwerking en de klantgerichtheid van de serviceteams vergroten. Daarnaast is er voor sommige diensten op de verschillende Project doelenonderwijs locaties geen eenduidige service aanbieder. Zo maken zowel het onderwijs als FS reserveringen en geven ze beide materiaal en apparatuur uit. Deze onduidelijkheid werd door studenten en medewerkers als onwenselijk ervaren.

Het project heeft zodoende drie doelen gehad:

  • Verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening van FS.
  • Vergroten samenwerking en klantgerichtheid van serviceteams.
  • Vergroten duidelijkheid voor studenten en medewerkers.

Het project was erop gericht om in korte tijd conciërges en receptionisten te motiveren om op een andere manier te gaan werken. Door als integraal serviceteam te opereren is de klanttevredenheid verhoogd én verloopt de dienstverlening efficiënter. Medewerkers waren bij aanvang bang een eenheidsworst te worden waarvan de werkzaamheden allemaal op dezelfde manier gestandaardiseerd moesten worden. Niets is gelukkig minder waar, de servicemedewerkers ondersteunen de klant allemaal vanuit het team én vanuit hun eigen kracht. Deze unieke saamhorigheid vormde de inspiratie voor de naam van het project, Madagascar.

 

Op tien onderwijslocaties is één systeem voor ICT en facilitaire meldingen geïntroduceerd.  Serviceverzoeken kunnen zodoende worden afgehandeld buiten de capaciteit van de eigen locatie. Rijn IJssel is zo flexibeler en de dienstverlening is minder persoonsafhankelijk. De introductie van een systeem is echter ondersteunend aan de verandering geweest. Om medewerkers écht meer te laten samenwerken is uitgebreid aandacht besteed aan de ontwikkeling van groepscompetenties  en de rolverdeling binnen het team. Dit is ondersteund door een nieuw rooster waarin uitwisselingen en vervanging over locaties makkelijker kan plaatsvinden. Als gevolg van de integrale benadering is er voortaan nog maar één loket waar studenten en medewerkers terecht kunnen voor de uitleen van materiaal en apparatuur

Aanpak/Proces

Om bovenstaande doelstellingen te bereiken zijn er 7 deelprojecten gestart.

  1. Organisatievorm; taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opnieuw vastgesteld en voor iedereen helder gemaakt. Daarnaast is er een rooster gemaakt waarin ieders wensen zijn verwerkt en er makkelijker uitwisseling en vervanging tussen locaties kan plaatsvinden.
  2. Team ontwikkeling; individuele en groepscompetenties zijn benoemd en ontwikkeld.
  3. Fysieke indeling; op de verschillende locaties zijn de servicedesks goed zichtbaar gemaakt in het pand.
  4. Serviceafhandeling; de serviceverzoeken worden vastgelegd en gevolgd, geen big brother, maar prettige ondersteuning gericht op het voorkomen van miscommunicatie en inefficiëntie.
  5. PDC; de producten en diensten catalogus is gehalveerd en online toegankelijk gemaakt.
  6. Communicatie; dit ondersteunende deelproject is ingericht om te zorgen voor een “warme”  communicatie op locatie met de medewerkers en het afstemmen van de verschillende berichten van de overige deelprojecten.
  7. Kwaliteit & evaluatie; het laatste ondersteunende deelproject is gestart om de kwaliteit over de verschillende locaties te monitoren.

Resultaat

Het  project Madagascar is in eerste instantie als pilot project uitgevoerd bij drie locaties van Rijn IJssel. Na een succesvolle evaluatie is het project uitgebreid naar alle elf hoofdlocaties van Rijn IJssel. Uit de evaluatie blijkt dat alle stakeholders zeer tevreden zijn met de uitkomsten van het project.

  • Het onderwijs is blij met de vergrote duidelijkheid vanuit ISB
  • De werkdruk van de servicemedewerkers is verminderd doordat er beter samen wordt gewerkt, bovendien wordt het werk als leuker ervaren.
  • De organisatie is erg tevreden omdat de dienstverlening is verbeterd en er aanzienlijk op kosten is bespaard.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.


Middengebiedconcept Boswijk (Van Neynselgroep)

Project: Ontwikkeling en realisatie concept middengebied van het nieuwe verpleeghuis Boswijk.
Opdrachtgever: Van Neynselgroep
Periode: Oktober 2009 – December 2010
Omvang: 124 bewoners
Rollen: Huisvestingsadviseur:
-Gebruikersonderzoek
-Ontwikkelen middengebied conceptVormgever:
-Realisatie programma’s van eisen
-Bewaken van het concept tijdens voorbereiding en realisatie.Verandermanager:
-Communicatie gebruikers
Concept Proces Ontwerp Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: In de rol van externe adviseur komen tot een middengebied concept waarin de faciliteiten van het middengebied vanVerpleeghuis Boswijk optimaal aansluiten bij het nieuwe zorgconcept en hiermee het gewenste serviceniveau behaald kan worden. Centraal hierin staan service en gastvrijheid. Tevens is advies gevraagd op strategisch en tactisch niveau op het gebied van centralisatie van Facility Management, de werkomgeving en Het Nieuwe Werken. (meer…)


Werkplekwijzer


Een werkplekwijzer biedt een volledige uitleg van een werkomgevingsconcept in woord en beeld.
Het geeft aan waar in het gebouw je welke werkzaamheden het beste kunt uitvoeren. Met inspirerende afbeeldingen en steeds terugkerende pictogrammen van de diverse werkplekken (aanlandwerkplek, overlegplekken et cetera) is het nieuwe kantoorconcept voor elke medewerker snel duidelijk.

De werkplekwijzer is maatwerk en kan zowel als boekje worden opgeleverd als op een interactieve manier. Ook is het mogelijk om de werkplekwijzer te combineren met een product-en dienstencatalogus.

Een werkplekwijzer werkt verhelderend voor medewerkers in een nieuwe werkomgeving. Ook nieuwe medewerkers kunnen op die manier snel kennismaken met de manier van werken en mogelijkheden van de werkomgeving.

Voor meer informatie over dit product, neem contact op met Dries Krens.


Praktijkcase stafafdeling: Ondersteunen en verleiden

Een stafafdeling van een middelgrote organisatie wil tegelijkertijd klantgericht de doelen van de primaire processen verwezenlijken en organisatiegericht de doelen van de organisatie als geheel. Deze komen niet altijd overeen; soms wil een specifieke klant iets dat indruist tegen het algemene belang van het grotere geheel. Aan deze paradox hebben we het gedachtegoed van Sturing en Ruimte gekoppeld, die aangeeft dat de beide paradoxen geen tegenstelling hoeven zijn, maar elkaar juist kunnen versterken door beiden te maximaliseren. Dit heeft geleid tot een indeling waarbij de afdeling tegelijkertijd klantgericht én organisatiegericht is.

Dit verder uitwerkend betekent dit dat de afdeling goed wil luisteren naar de wensen van de klant. Hierbij zullen ze echter niet klakkeloos uitvoeren wat de individuele klant wil, maar indien nodig ook sturen om de klant duidelijk te maken dat sommige wensen niet realistisch zijn. Aan de andere kant zullen bepaalde kaders vanuit organisatieperspectief verplicht zijn. De kunst is dan om deze niet rucksichtlos op te leggen, maar de klant te verleiden om deze toe te passen. Dit kan alleen door ook hier goed te luisteren naar de wensen van de klant en samen met hem te kijken naar een optimale oplossing. Dit zonder de organisatiekaders los te laten.

Klanten zullen het waarderen als de verschillende afdelingen van de staf hier op dezelfde manier in opereren. Dit zal met vallen en opstaan gepaard gaan, omdat sommigen automatisch meer luisterend zullen opereren en anderen meer sturend. De lemniscaat geeft mooi weer hoe subtiel de verschillen kunnen zijn.

Om tot een samenhangende veranderaanpak te komen is besloten dat hiervoor een eigen cluster van inspanningen wordt gedefinieerd: “Professionaliseren staf”. Onderdeel hiervan wordt naast het zorgen voor ondersteunen en verleiden, ook het komen tot een gezamenlijke producten- en dienstencatalogus en het verder inrichten van account management. In 2010 zal dit moeten leiden tot een nog betere ondersteuning, nu al is duidelijk dat de samenhang in aanpak gewaardeerd wordt binnen de organisatie. Een mooie afsluiting van 2009!