Dynamisch werken bij HVC

1 2 3 4
Klantcase: Ontwikkeling dynamisch werken concept
Opdrachtgever: HVC
Periode: mei 2012 – juli 2012
Omvang: ca. 3000 m2 BVO
ca. 1000 medewerkers
Rollen: Adviseur:
Het ontwikkelen van een werkomgevingsconcept Dynamisch Werken dat aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.

HVC is een toonaangevend  en maatschappelijk betrokken nutsbedrijf van en voor gemeenten en waterschappen. Zij helpt deelnemende overheden met het realiseren van hun doelstellingen op het gebied van energie en klimaat en afval- en grondstoffen. Zij richt zich met name op lokaal beschikbare bronnen. Kernwaarden van de organisatie zijn innovatie, creativiteit en samenwerking.

Aanleiding / opdracht

In eerste instantie kampte HVC met een krapte in het huidige pand te Alkmaar. De organisatie vroeg zich af of het noodzakelijk was om een stuk bij te bouwen aan het huidige pand of dat de indeling dusdanig aangepast kon worden dat bijbouwen niet meer nodig zou zijn. Door ontwikkelingen is de vraag verschoven naar verlaging van de huisvestigingskosten (reductie van het aantal m2 vloeroppervlak) en het onderzoeken van wat Het Nieuwe Werken voor HVC kan betekenen. HVC wil met name meer invulling geven aan het thema duurzame inzetbaarheid en kijken naar mogelijkheden om de arbeidsmobiliteit van werknemers te vergroten, beter arbeidstijdenmanagement (flexibel kunnen uitvoeren van werkzaamheden) en duurzaam werken in een gezonde en veilige omgeving.

Concept

Middels onze beproefde aanpak waarbij goed zicht wordt gekregen op de huidige en gewenste situatie, is een bij HVC passend en doordacht dynamisch werken concept ontwikkeld met een aantal werkzones:

  • De rode zone: service hoek met koffie/thee, kopiëren en informeel zitje
  • De groene zone: om geconcentreerd, maximaal 2 uur, te werken
  • De paarse zone: om (samen) te werken
  • De blauwe zone: voor overleg/ management
  • De gele zone: archief, leestafel, aanlanden, overleggen

HVC wordt met dit concept ondersteund in haar wens om meer samen te werken met elkaar, en meer binnen te laten zien wat er buiten gebeurd. In dialoog met elkaar, met de klant en met de omgeving. Het concept biedt tevens de juiste context waarin creativiteit,  innovatie en ondernemerschap tot bloei komen. Waar ruimte is voor zelfontplooiing, en betrokkenheid ontstaat.

Het thema duurzaamheid zal ook intern meer zichtbaar gemaakt worden. In de vormgeving, het hergebruik van materialen en in het treffen van energiezuinige maatregelen zoals het gebruik van lichtsensoren, centrale klimaatregeling en hergebruik van eigen warmte. Ook een duurzaam mobiliteitsplan kan dan niet ontbreken.

Visualisatie kantoorconcept

 

 

 

 

 

Om het concept zich beter voor te kunnen stellen, zijn 3D tekeningen gemaakt van de verschillende werkzones.

Echt anders werken

Voor medewerkers…

Een nieuw werkomgevingsconcept gaat pas echt werken als mensen er goed hun weg in kunnen vinden en ook echt anders gaan werken en hun werkroutines aanpassen. Het ontwerp van het gebouw nodigt daartoe natuurlijk al uit, maar meestal gaat een gedragsverandering niet vanzelf. Dynamisch en flexibel werken vraagt van medewerkers dat zij loskomen van eerdere werkpatronen. Dus niet steeds aan hetzelfde bureau werken, niet steeds dezelfde mensen opzoeken. En de mogelijkheden leren zien van andersoortige werkplekken, zoals bijvoorbeeld een lounge. Daadwerkelijk de concentratiewerkruimte gebruiken als je rustig en gefocused wilt werken en even naar de telefoonruimte lopen als je een langer durend telefoongesprek wilt voeren zonder je collega’s daarbij te storen of andersom.

… en managers

Ook voor managers is het vaak omschakelen; je medewerkers zitten niet meer altijd bij je in de buurt. Sterker nog, als het goed is zien zij het hele gebouw als hun werkplek en zie jij ze minder. Hoe manage je dan? Kun je misschien meer op zelfsturing en sturen op output overgaan? Durf je dat aan? Kun jij je medewerkers vertrouwen geven? Een dialooggesprek tussen managers hoe ieder van hen hiermee omgaat is meestal gewenst. Om van elkaar te leren en daadwerkelijk een stap te maken richting Het Nieuwe Werken.

Slimmer vergaderen

Het is verleidelijk om op dezelfde manier te blijven vergaderen als voorheen. Echter, de komst van een nieuwe werkomgeving is een goed aanknopingspunt om efficiënter en slimmer te vergaderen. Maar wat zijn dan smart meetings? Dat zijn sessies waarin je sneller, leuker en scherper met elkaar van gedachten wisselt. Creatiever, gebaseerd op en-en in plaats van of-of.

Digitaal denken en doen

Naast leren ‘navigeren’ door de nieuwe fysieke werkomgeving, vraagt Het Nieuwe Werken ook dat mensen meer digitaal gaan denken en doen. Dat zij dus digitaal vaardig, maar zeker ook informatievaardig worden. Want, wat was ook al weer de laatste versie van dat document? En hoe kun je eigenlijk slim gebruik maken van het web om je werk beter of sneller te doen?

Het Nieuwe Werken grijpt dus op vele aspecten in: van de fysieke werkomgeving tot (digitale) vaardigheden van medewerkers. Onze werkomgevingsconcepten omvatten daarom niet alleen de fysieke werkomgeving, maar ook de geboden ondersteuning door ICT, FM en HRM, en houding en gedrag van mensen; een integraal advies dus. Meer weten over deze case? Neem contact op met Dries Krens.

Give a reaction