The human side of the digital organization: een cruciale blinde vlek in de organisatie van de 21e eeuw

ICT is HOT in organisaties. Jaarlijks wordt door bedrijfsleven en overheid voor miljarden geïnvesteerd in ICT systemen, implementatieprojecten en hands on (interim) ICT ondersteuning. Echter uit onderzoek blijkt dat Nederlandse burgers grotendeels de competenties niet hebben om digitaal (samen) te werken. De Universiteit van Twente heeft onderzocht dat dit gebrek aan digitale vaardigheden gemiddeld in 7,4% productiviteitsverlies per dag resulteert. Onder laag opgeleiden loopt dit zelfs op tot 10% per dag. Voor BV Nederland is dit al snel een kostenpost van vele miljarden per jaar (Van Deursen & Van Dijk, 2012).

Het acquireren en ontwikkelen van digitale vaardigheden staat laag op het prioriteitenlijstje van organisaties. Medewerkers volgen amper ICT trainingen en ontwikkelen digitale competenties veelal buiten de organisatie (Van Deursen & Van Dijk, 2012). Uit de Proven Benchmark blijkt dat medewerkers weinig of niet werken met video conference voorzieningen (bijvoorbeeld Skype en Google Hangout) en social media tijdens het werk (zie onderstaande grafiek[1]). Dit komt doordat men hier niet de noodzaak van inziet of er niet goed in is. Daarnaast kunnen kaders een probleem vormen, omdat het leidt tot onzekerheid over wat wel en niet mag. Verder is er in organisaties veel onduidelijkheid wie de lead heeft bij digitaal werken. Is dit de verantwoordelijkheid van de werknemer en/of moet de werkgever hier leidend in zijn? Naast een gebrek aan personele competenties en stokkende ICT systemen ontbreekt bij veel organisaties duidelijke sturing omtrent digitaal (samen)werken. Iets dat onlosmakelijk verbonden is met de organisatie van morgen.

Grafiek pb

Grafiek 1: Onderzoek Virtuele werkomgeving 2009-2014 (onderdeel van de Dynamisch werken scan, Proven Benchmark)

What to do?

Eerst dient de organisatie bewust te worden van de noodzaak om digitaal (samen)werken goed te borgen in de organisatie. Een helder plan met gerichte implementatie is een goede aanzet hier toe. Het volgende stappenplan wordt geadviseerd:

  1. Opstellen strategie digitaal werken:

De missie, doelen en strategie van de organisatie worden vertaald in een strategie m.b.t. digitaal werken. Dit geeft richting aan wat de organisatie met digitaal werken wil bereiken en heeft samenhang met andere strategische thema’s in de organisatie, zoals het personeelsbeleid, facilitair/vastgoed gerelateerde plannen. In sommige organisaties wordt dit thema ondergebracht in de ICT strategie.

  1. Inventarisatie gewenste digitale competenties:

Vervolgens is er een vertaling nodig naar noodzakelijke competenties om de strategische speerpunten te bereiken. Dit verschilt veelal per functie en rol, afhankelijk van de taken die men uitvoert en de resultaten die bereikt moeten worden. Van Deursen en Van Dijk (2008) hebben vier categorieën digitale competenties geformuleerd die afhankelijk van de functie en het team/de afdeling waarin men werkt in mindere of meerdere mate van belang zijn. De noodzakelijke competenties kunnen op organisatie-, team- en persoonlijk niveau geïnventariseerd worden. Hiervoor kunnen vragenlijsten, interviews en groep sessies ingezet worden. De vier categorieën digitale competenties zijn (Van Deursen & Van Dijk, 2008, p. 17):

  • Operationele vaardigheden: het kunnen bedienen van digitale media zoals het openen van een URL en het invullen van een digitaal formulier.
  • Formele vaardigheden: het kunnen omgaan met de speciale structuren van digitale media zoals het navigeren op het internet en niet gedesoriënteerd raken tijdens het openen en surfen op een nieuwe pagina.
  • Informatie vaardigheden: het zoeken, selecteren en evalueren van informatie binnen digitale media zoals het vinden van informatie door het juiste woord te gebruiken.
  • Strategische vaardigheden: het gebruiken van digitale media voor persoonlijke (en professionele) ontwikkeling en verbetering van de maatschappelijke positie.
  1. Inventarisatie huidige digitale competenties:

Nu bekend is welke competenties de organisatie nodig heeft, kan geïnventariseerd worden hoe medewerkers, teams en de organisatie als geheel momenteel scoren. Dit geeft inzicht in de mate waarin men nu digitaal werkt, welke problemen men ervaart (bijv. wat de medewerker tegenhoudt om bepaalde platformen/systemen/social media niet/weinig te gebruiken) en welke onderwerpen ontwikkeld dienen te worden.

  1. Ontwikkelen digitale competenties:

Stap 3 geeft input voor ontwikkelinterventies op persoonlijk, team en organisatieniveau. Medewerkers kunnen deze inzichten bijvoorbeeld meenemen in hun persoonlijk ontwikkelplan (POP), teams vertalen dit in een team ontwikkelplan (TOP) en de organisatie maakt gebruik van een overkoepelend organisatie ontwikkelplan (OOP). Dit maakt het mogelijk om integraal en op alle niveaus te sturen op digitaal werken. Vervolgens kunnen medewerkers en teams aan de slag met bijvoorbeeld trainingen MS Office, workshops social media en groepssessies digitaal samenwerken.

  1. Evaluatie en bijstellen digitale competenties:

Na een periode van ontwikkeling kan geëvalueerd worden in welke mate de organisaties digitaal werkt. Er kan een 1-meting uitgevoerd worden om de “gap” tussen gewenste en huidige digitale competenties te meten. Geadviseerd wordt om dit integraal aan te pakken, in lijn met de doelen van de organisatie, teams en individuen. Dit geeft input voor vervolgacties om als lerende organisatie stappen te maken in digitaal (samen)werken.

Samenvattend zou digitaal (samen)werken een onderdeel moeten zijn van de integrale beleidscycli van organisaties. Bovenstaande stappen worden hierin geïntegreerd zodat deze belangrijke en veelal kostbare blinde vlek in organisaties geborgd is. Wilt u weten hoe bewust en competent uw organisatie is op het gebied van digitaal (samen) werken? Neem dan contact op met Jos Breas en bespreek de mogelijkheden!

 

Geraadpleegde bronnen

Van Deursen, A.J.A.M. & Van Dijk, J.A.G.M. (2012). CTRL ALT DELETE. Productiviteitsverlies door ICTproblemen en ontoereikende digitale vaardigheden. Enschede: Universiteit Twente.

Van Deursen, A.J.A.M. & Van Dijk, J.A.G.M. (2008) Digitale vaardigheden van Nederlandse burgers. Een prestatiemeting van operationele, formele, informatie en strategische vaardigheden bij het gebruik van overheidswebsites. Enschede: Universiteit Twente.

[1] Proven Benchmark onderzoekt sinds 2001 organisaties op het gebied van Dynamisch Werken. Eén van de thema’s in de Dynamisch werken scan is de virtuele werkomgeving. De gepresenteerde resultaten in de grafiek zijn gebaseerd op 1642 respondenten werkzaam in verschillende sectoren die de scan in de periode 2009-2014 ingevuld hebben. Respondenten werd gevraagd om op een schaal van 1 tot 5 aan te geven in welke mate zij eens zijn met een stelling (1= oneens, 5=eens).

Give a reaction