De Wereld van het Nieuwe Werken
Nu internet en laptop het voor iedereen mogelijk maken om waar dan ook, wanneer dan ook te werken, vragen organisaties zich af wat het nut nog is van een kantoor met vaste werkplekken.
Artikel FMM – Het unieke werkomgevingconcept van de VNG
In Facility Management Magazine verscheen een artikel van Dries Krens over de
VNG( De Vereniging van Nederlandse Gemeenten). De VNG is een geschiedenisrijke organisatie die Nederland al bijna 100 jaar helpt besturen en nog steeds trendsettend is voor het lokaal bestuur. Deze twee kanten van de VNG zijn in 2009 verenigd, achter een historische gevel staat een modern kantoorconcept. Een uniek nieuw werkomgevingconcept, ontworpen door PROVENWORKSPACE, heeft dit mogelijk gemaakt.
Voor meer informatie over de case VNG neem contact op met Dries Krens.
31 maart 2010: Kritische succesfactoren van HNW een succes
Op 31 maart 2010 organiseerde PROVENWORKSPACE in samenwerking met F-MEX, JohnsonControls & Buss bv. 
Kennis Themabijeenkomst met als thema:
“De Kritische Succesfactoren bij het Nieuwe Werken”
Met ongeveer dertig aanwezigen was het een geslaagde en goed bezochte bijeenkomst. De zaal in het mooie en nieuwe gebouw van Prorail te Rotterdam zat helemaal vol. Na het welkomstwoord van Iwan Liem was het woord aan Leo van Leeuwen, directeur RegioLinq, die kort iets vertelde over het gebouw waar de bijeenkomst plaats vond.
Hierna was het woord aan Dries Krens van PROVENWORKSPACE. Hij introduceerde het onderwerp van de dag: ‘het nieuwe werken’ met een definitie en de oorsprong.
Anyplace, anywhere, anytime zijn allemaal kreten welke bij het nieuwe werken komen kijken. Het nieuwe werken werkt geprojecteerd op de werkomgeving. De werkomgeving bestaat uit de interactie van de activiteiten die uitgevoerd worden door de medewerkers in relatie tot de fysieke omgeving (gebouw(en)) en de producten en diensten die hiervoor nodig zijn om het geheel te ondersteunen (FM, ICT en HRM).
Het is vooral belangrijk om als organisatie het veranderproces goed te managen bij het willen doorvoeren van een andere manier van werken. Er werden vervolgens een aantal tools toegelicht, welke PROVENWORKSPACE gebruikt om advies op maat te kunnen geven als het gaat om het inrichten van het nieuwe werken. Een hiervan is het HNW-kompas welke een aantal deelnemers hadden ingevuld. Hieruit werden opvallende resultaten uitgelicht en besproken. Aan de hand van daadwerkelijke klantcases werden de kritieke succesfactoren benoemd en toegelicht. De presentatie werd afgesloten met de kreet: “Het nieuwe werken is geen doel op zich, maar een middel om een bepaald doel te bereiken”.
Na een korte maar interessante discussie was het woord aan Paul van Rijn van Johnson Controls. Deze vertelde over de nieuwe generatie medewerkers welke opkomende zijn in organisaties en hoe de manier van werken veranderd met deze generaties. Het verschil zit hem voornamelijk in technologie. De nieuwere generaties zijn verder gevorderd met het werken op computers en andere digitale hulpmiddelen dan de generatie die nu werkt. Dit brengt gevolgen met zich mee voor de manier van werken. Er werd een vertaling gegeven van hoe de werkplekken in de toekomst hierop aangepast zouden kunnen worden. Na de gelegenheid tot vragen werd er afgevraagd of de productiviteit en creativiteit groeit door de “nieuwe manier” van werken. Dit leidde tot een interessante discussie waarna het tijd was voor een korte pauze.
Na de pauze, waarin de gelegenheid tot netwerken goed werd benut, was het tijd voor de laatste presentatie van de dag door Wim Buss van Buss BV. Deze vertelde een boeiend verhaal over dynamische werkplekken die in totaal nul euro kosten (in combinatie met overheidspremie tegen reductie van ziekteverzuim). Er werd besproken dat de huidige generatie een zitmaatschappij is. Mensen die werken hebben beweging nodig en ook stress zorgt ervoor dat mensen gaan bewegen. Daarom pleit Buss BV. voor staan/zitplekken waarmee lichamelijke klachten voorkomen kunnen worden.
Na alle presentaties werden de sprekers bedankt en was er gelegenheid tot een rondleiding door het gebouw van Prorail door Marieke Peeters of direct bij de borrel aan te sluiten waar tot vroeg in de avond genetwerkt werd.
Voor vragen neem contact op met Dries of Geerke.
Bron verslag: Thomas van Buren, F-mex
Homo Dino’s willen het nieuwe werken niet
Wist u dat er een groeiende groep is die niets te maken willen hebben met het nieuwe werken? Deze Homo Dinosaurus (homo dino’s) haakt bewust niet aan bij sociale platformen zoals Twitter, LinkedIn, Facebook en Hyves. Of ze hebben het geprobeerd en sluiten vervolgens hun accounts (dat is dus iets anders dan defrienden).
Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG
| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: |
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.
Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.
Communicatie en draagvlak
Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.
Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.
Resultaat voor de klant:
- Een werkend nieuw kantoorconcept
- Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
- Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Artikel weekblad Facilitair – Na verhuizing tijd voor verandering
Bij Waterschap Rijn en IJssel is een nieuw pand gerealiseerd. Bij een nieuw pand hoort tevens een nieuwe manier van werken , hetgeen even wat moeite vraagt om de gehele organisatie op 1 lijn te krijgen. In bijgaand artikel alles hierover.
HNW kompas
Het Nieuwe Werken, daar heeft u zeker al over gehoord. Maar waar gaat het over en hoe brengt u het in praktijk?
Het Nieuwe Werken is een verschuiving naar een andere en meer flexibele manier van werken. Dat betekent nogal wat voor organisaties: voor medewerkers, managers, ict, fm, hrm en voor het samenwerken.
Het nieuwe organiseren: Open, flexibele en inspirerende organisaties creëren Organisaties, zowel in het bedrijfsleven als in de publieke sector, staan daarom voor de uitdaging om een werkomgeving te creëren die medewerkers zo optimaal mogelijk ondersteunt bij de activiteiten die ze verrichten. Het gaat daarbij om het samenspel tussen: mens, organisatie, fysieke en virtuele werkomgeving.
Wij helpen organisaties goede keuzes te maken bij dit samenspel. Eén van onze diensten hierbij is Het Nieuwe Werken Kompas. Dit instrument geeft een indicatie op welke gebieden er in uw organisatie snel winst te boeken is. Ook is het mogelijk om te benchmarken met andere organisaties.
Neem voor meer informatie contact op met Leo van de Vorst of Dries Krens.
Weerstand: Hoe ging het bij Waterschap Rijn en IJssel
Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.
De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.
In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
PROVENWORKSPACE geeft visie op “Het Nieuwe Werken”
Tijdens het FM Platform, welke plaats vond op 8 oktober 2009 bij Corus in IJmuiden, heeft Dries Krens van PROVENWORKSPACE, zijn visie verteld over het nieuwe werken. De boodschap die hij meegaf is dat het eigenlijk niet zo nieuw is maar dat het vooral een integraal concept is waar een heleboel disciplines zoals ICT, Facilitair en HRM zich in herkennen. Zie hieronder de presentatie zoals die gegeven is door Dries.
Hare Majesteit de Koningin opent de vernieuwde Willemshof
De Willemshof, het onderkomen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is verbouwd.
Op 22 september 2009 is door Koningin Beatrix, na een periode van net iets meer dan 3 jaar, de herhuisvesting officieel geopend.
PROVENWORKSPACE is drie jaar geleden gevraagd om voor de VNG een werkomgevingsconcept te ontwikkelen dat beter aansluit bij de werkzaamheden van de VNG. Met de officiële heropening is de laatste stap in van de gehele heroriëntatie van de VNG genomen. Dat begon met het op orde krijgen van de financiële huishouding, het opnieuw definiëren van de strategie en het aanpassen van de organisatiestructuur. De vernieuwde huisvesting ondersteunt de VNG in haar transparante en flexibele werkwijze.
Uniek in deze werkomgeving is het ontbreken van individuele concentratiewerkplekken. De VNG’er werkt gewoonweg niet alleen, in ieder geval niet op kantoor. Een noviteit als je het ons vraagt, dat absoluut toepasbaar is bij andere organisaties. Lees hier de volledige casebeschrijving.
Detail: In 1975 verzorgde koningin Beatrix, toen nog prinses, ook al de opening van het gebouw. Dit was mede vanwege de historische banden tussen de koninklijke familie en ‘De Willemshof’. Het gebouw diende eerst als manege voor koning Willem II en als kerkgebouw (Willemskerk) voor de hervormde wijkgemeente Willemspark. Koningin Wilhelmina woonde er de kerkdiensten bij en prinses Juliana is in de Willemskerk gedoopt.
Vandaag, 22 september 2009, wordt de Willemshof dus opnieuw geopend. Het gebouw is onherkenbaar veranderd. Een kwalitatieve verbetering voor zowel de medewerkers als de bezoekers van de VNG, maar ook voor het gebouw zelf. Het is als het ware in ere hersteld.
Na een half jaar conceptontwikkeling en 2,5 jaar verbouwen (waarbij alleen de monumentale voorgevel en de verdiepingsvloeren behouden zijn) is het vandaag dus feest. Wij feliciteren de VNG dan ook van harte met de vernieuwde werkomgeving en bedanken hen voor de intensieve samenwerking!
Zie ook het fotoverslag op de site van de VNG.
Vernieuwing in werk geboren
Beeldvorming van Het Nieuwe Werken bepalen en een integrale blik op deze stroming geven. Twee van de doelen die de nieuwe community Vernieuwing in Werk heeft gesteld.
Na drie maanden voorbereiding is het dan eindelijk zo ver: de community ziet het eerste echte levenslicht. Virtueel al beschikbaar op www.vernieuwinginwerk.nl.
Ik ben één van de initiatiefnemers van deze community, en ben ontzettend trots op het resultaat. Vandaar dat er op de volgende fysieke ontmoeting beschuit met muisjes zullen zijn om deze geboorte te vieren!
Weer een community?
We hadden www.werken20.nl toch al? Ja, inderdaad. Arjen Hooiveld is erg goed bezig met het verzamelen van allerlei informatie over de diverse stromingen die Het Nieuwe Werken (HNW) kent. Ook op LinkedIn zijn al mooie discussies gaande over HNW, er zijn zelfs specifieke groepen voor.
En toch. Deze community is bijzonder. De basis wordt gevormd door een stel ‘vakidioten’ die in zakelijk verband ook concurrenten kunnen zijn. En dat is voor mij een belangrijk kenmerk van HNW. Het gaat om een groep individuen die een gezamenlijk en tegengesteld belang hebben. Passie, talent en intrinsieke motivatie bindt hen. Het gezamenlijk belang is sterker dan de individuele concurrentie. En bovendien: wat is concurrentie tegenwoordig?
Hoe de community zich ontwikkelt, moet de toekomst uitwijzen. En de toekomst is nu.
Meer weten? Neem contact op met Tom Verhoeve.
Het Nieuwe Werken (HNW) is het overbruggen van afstanden
Dries Krens heeft op uitnodiging van de site Werken 2.0 – Alles over Het Nieuwe Werken een gast column geschreven over wat HNW nu betekent in de praktijk en hoe PROVENWORKSPACE en PROVENPARTNERS dit binnen de eigen organisatie hebben ingevuld.
De winst van sturing en ruimte
Op dinsdag 9 juni organiseerde PROVENWORKSPACE, PROVENPARTNERS en PROVENRESENSE een relatie-event over sturing en ruimte in relatie tot Het Nieuwe Werken. De Bataviawerf in Lelystad vormde hiervoor de toepasselijke context: hoe koers je aan op sturing èn ruimte en hoe navigeer je als mens en organisatie richting Het Nieuwe Werken?
Sturing en Ruimte
Sturing en ruimte gaat over tweepolig polariseren, zo legde Leo van de Vorst de ruim 80 aanwezigen uit. Het gaat niet om of sturen of ruimte geven, maar over het maximaliseren van beide. Kies niet, balanceer niet en ga zeker niet schipperen, maar omarm de uitersten. Doe dus zowel het een als het ander. Uit het verhaal van Henk Roelofs, directeur van Waterschap De Dommel, bleek vervolgens hoe dit managementconcept in de praktijk kan worden toegepast. Zijn vistrap model spreekt erg tot de verbeelding.
Het Nieuwe Werken
De relatie met Het Nieuwe Werken ligt voor de hand; ook daar zie je de paradox tussen sturing en ruimte naar voren komen. De tendens is medewerkers meer vrijheid geven om te bepalen hoe en waar ze werken. Echter er zullen daarbij ook duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Anderzijds zijn er ook organisaties die erg inflexibel zijn en door allerlei maatregelen niet in kunnen spelen op de dynamisering die gaande is. (living networks, connectivity, social media, [personele] mobiliteit etc.) Zij zijn gebaat met het toelaten van meer ruimte.
Subsessies
In de parallelsessies die volgden, stonden drie paradoxen centraal in relatie tot aspecten van Het Nieuwe Werken:
1. hoe ga je om met autoritaire participatie in relatie tot de fysieke werkomgeving
2. hoe ga je om met dwangmatige vrijheid in relatie tot de virtuele werkomgeving
3. hoe ga je om met unieke saamhorigheid in relatie tot de mens.
Presentaties
Sturing en ruimte, Leo van de Vorst
Rethinking the office (new ways of working)
Ruim vijftig organisatieprofessionals bezochten het PROVENWORKSPACE relatie-event Dynamisch werken in een duurzame omgeving. Het onderwerp interesseerde mensen met verschillende achtergronden: directie, facility management, P&O, ICT, communicatie, kennismanagement en business intelligence.
Waar ging het deze ochtend nou over? Bij het schrijven van deze blog, bedacht ik me dat de essentie voor mij gaat over het anders durven kijken naar werk, naar hoe organisaties zijn ingericht en hoe mensen daarin samenwerken. En dat de uitdaging voor organisaties is: plekken creëren waar dat – steeds meer creatieve – samenwerk kan plaatsvinden, ja zelfsduurzaam kan plaatsvinden. Rethinking the office dus.
Waarom je daaraan zou beginnen? Een goede vraag. In het ene geval is het noodzakelijk om marktvragen goed te kunnen blijven beantwoorden, in een ander geval een kwestie van fatsoen. Flip Verwaaijen van TNT Real Estate en Jaap Boneveld van Van Hattum en Blankevoort deden op deze ochtend een boekje open over hun beweegredenen en waartoe dat heeft geleid.
Boekpresentatie
Tijdens dit event werden de eerste exemplaren van het boek Dynamische werken in een duurzame omgeving. Afstanden overbruggenaan de sprekers overhandigd. In deze publicatie lees je alles over het wat en hoe van nieuwe werkomgevingconcepten. Wilt u ook een exemplaar ontvangen van het boek ‘Dynamisch werken in een duurzame omgeving’? Neem gerust contact met ons op.
Van Hattum en Blankevoort: Het nieuwe werken in een veranderende markt
Jaap Boneveld, voormalig directeur Bedrijfsbureau
In de markt van de bouw van grote kunstwerken (zoals bruggen, viaducten) is het een en ander veranderd de afgelopen tijd. Voorheen ontving Van Hattum en Blankevoort een gespecificeerd ontwerp dat moest worden gebouwd. Tegenwoordig wordt door opdrachtgevers een totaaloplossing gevraagd, waarbij nog niets is ontworpen. Deze verandering naar Design & Build vergt een hele andere aanpak: multidisciplinaire teams die vanaf het begin samenwerken aan een ontwerp. Van Hattum en Blankevoort heeft ervoor gekozen om deze omslag onder andere te ondersteunen door een bijpassende fysieke inrichting van het kantoor. In de afgelopen tijd is daarvoor samen met Proven Workspace een werkomgevingconcept ontwikkeld.
TNT Real Estate: Green Officing
Flip Verwaaijen, algemeen directeur
Als je aan Flip vraagt of het bij Green Officing, onderdeel van Planet Me, gaat om kosten of duurzaamheid, zegt hij resoluut: “Beide.” Het is volgens hem een kwestie van decency, van fatsoen. Als je als TNT onderdeel bent van het vervuilingproces (met o.a. vliegtuigen, bestelauto’s, gebouwen) dan moet je dus ook onderdeel van de oplossing zijn. “We weten dat de zeespiegel stijgt, het is nu tijd om te acteren.”
Vandaar de vraag aan een consortium (van een ontwikkelaar, bouwer, belegger en service provider) om een ‘groen gebouw’ te bouwen en de vraag aan Proven Workspace om een dynamisch werkomgevingconcept. Daarbij blijkt het lastigste niet zozeer de techniek te zijn: “Techniek is niet het echte werk, het echte werk is mensen. Je kunt alles maken, maar gedrag van mensen niet.” Het is dus een kwestie van de lange adem om ingesleten gedragspatronen te doorbreken. Zolang mensen nog zeggen: “U zit op mijn flexplek”, is er nog werk te doen. Weerstand moet je daarbij actief opzoeken. Ook voor managers betekent het een verandering tussen de oren: managers willen ‘in control’ zijn en moeten wennen aan de ‘supermarktgeluiden’ op de achtergrond’ als ze een medewerker bellen die heel flexibel z’n tijd heeft ingedeeld. Van managen op ‘througput’ moeten ze gaan managen op ‘output’. Dat betekent nogal wat.
Mensenwerk
Zoals je ziet, rethinking the office vraagt van mensen die in organisaties werken – van directeuren, managers tot medewerkers in het primaire proces zelf – dat zij gaan nadenken over nieuwe vormen van (samen)werken en dus over het opnieuw inrichten van hun organisatie (zowel fysiek als virtueel). Dat vergt een open mind en naast daadkracht ook de wil om het anders te doen. PROVENWORKSPACE denkt en doet daarin graag met je mee.
Auteur: Nanda Verbeek, collega van PROVENPARTNERS
Artikel Weekblad Facilitair – Dynamisch werken in een duurzame omgeving
Naar aanleiding van de presentatie van het PROVENWORKSPACE boek ‘Dynamisch werken in een duurzame omgeving’ op donderdag 23 april 2009, heeft het Weekblad Facilitair een artikel gewijd aan dit concept.
Dag van de Aarde promoot het nieuwe werken
Er wordt al geruime tijd, zelfs voor de ‘Al Gore tournee’, gesproken over de uitputting van de aarde en de maatregelen die we kunnen nemen om dit proces te keren.
Vandaag is de dag van de aarde. Volgens Wikipedia het moment om na te denken over ons gedrag en de invloed hiervan op de aarde.
In de wereld van vastgoed zijn er al allerlei duurzame initiatieven. Diverse grote Nederlandse ondernemingen zijn bezig de voetafdruk van hun organisatie en metpeople, planet, profit. Zo werkt Shell aan energiecoëfficient en werkt TNT met het programma morgen meer vertellen over hun aanpak.
Daarnaast zijn er diverse initiatieven om meetbare resultaten te bereiken, zoals bijvoorbeeld de BREEAM).
Het tij wordt binnen ondernemingen dus gekeerd, Ik pleit daarom om binnen alle “Het nieuwe werken (what’s new?)”-trajecten aan dit aspect expliciet aandacht te geven. Welke initiatieven worden er genomen binnen jouw organisatie op dit gebied?
Het nieuwe werken is niet nieuw
Op LinkedIn woedt een discussie n.a.v. de vraag: “Wat is nou [...] echt de essentie van het nieuwe werken?”
Roland Hameeteman heeft deze vraag gesteld, waarop ik uiteraard het niet kon laten om een reactie achter te laten. Graag deel ik jullie in mijn gedachten:
De essentie is in ieder geval niet nieuw. Zo is ook het nieuwe werken niet nieuw. En tegelijkertijd weer wel. We groeien op van productieland naar een kenniseconomie. Dat is ander werk. Dat moet anders gefaciliteerd worden.
Tegelijkertijd zie je een cultuurverschuiving: we zijn mondiger geworden, hechten meer waarde aan privétijd (dat kunnen we inmiddels betalen) en (o.a. door de ontzuiling en mondialisering) zijn we individualistischer geworden.
Daarnaast stelt de (snel) veranderende techniek ons in staat om, elk jaar weer, onafhankelijker (o.a. van tijd en plaats) te werken.
Aan de andere kant stelt een kenniseconomie ook eisen aan groepsdynamiek. Tegenwoordig is een groep echter niet meer primair gebonden aan een organisatie/bedrijf.
In mijn beleving gaat het er nu om om die paradoxaliteit tussen individualisering en groepsdynamica optimaal te faciliteren. Da’s lastig catchy te verkopen en zie daar: “het nieuwe werken” is geboren.
Maar aangezien werken nooit nieuw is, en tegelijkertijd continu nieuw (verandering is immers de enige constante) is de kreet “het nieuwe werken” een lege huls. Lekker paradoxaal
Aangezien de thumbnail niet echt goed zichtbaar is, hieronder een grotere variant. Overigens ben ik ook erg benieuwd naar jullie beelden en ideeën hierbij!
Werkomgeving kennis en competenties
Doordat medewerkers en organisaties steeds flexibeler worden, verandert ook de manier waarop naar activiteiten wordt gekeken. Medewerkers die niet meer gebonden zijn aan één locatie zullen hun werk bijvoorbeeld anders moeten organiseren. In sommige organisaties lopen al veel medewerkers rond die op een flexibele manier willen en kunnen werken. Het kan echter ook voorkomen dat de organisatiestructuur geen aansluiting vindt bij een vernieuwde werkomgeving. Flexibele organisaties zijn in staat om sneller op veranderingen in hun omgeving in te spelen. Overleg vindt niet meer alleen bij het wekelijks overleg plaats maar de organisatie is continu in beweging. Doordat medewerkers elkaar sneller kunnen vinden, is de organisatie in staat sneller op veranderingen in de omgeving in te spelen. Op basis van onze ervaringen met deze veranderingen hebben we drie basisclusters opgesteld met daarin een aantal competenties waarover een flexibele medewerker idealiter beschikt om goed te functioneren in een activiteit gerelateerde werkomgeving.
De ontwikkeling van kennis en competenties in relatie tot de veranderde werkomgeving maar ook in bredere zin wordt een steeds belangrijker thema binnen organisaties. De snel veranderende omgeving zorgt ervoor dat de organisatie en medewerkers zich steeds sneller moeten aanpassen. Hoe doe je dat? In de eerste plaats wil je aan meer inzicht in de belangrijke kennis- en competentiegebieden van de organisatie en wil je hierop kunnen sturen zodat de organisatiedoelen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.
Voor de ontwikkeling van individuele en groepscompetenties worden efficiënte en effectieve ontwikkelinterventies ingezet. Interventies op zowel individueel als collectief niveau, die verder gaan dan opleidingen alleen. Want ‘het ontwikkelen’ is onderdeel van het dagelijkse werk. Wij voorzien een organisatie in onze werkwijze van een stuurinstrument dat gebruikt kan worden om de ontwikkeling van groepen en individuen voortdurend te monitoren en hierop te sturen.
Als na de scan duidelijk is welke kennis en competenties ontwikkeld mogen worden, zowel individueel als voor een specifiek organisatie onderdeel of de hele organisatie, dan wordt er een keuze gemaakt uit de één of meerdere interventies uit het “Interventiehandboek”. In dit handboek staan clustergewijs de interventies benoemd.
Cluster 1: Praktijk
Deze interventies worden vooral toegepast bij nieuwe medewerkers of bij instroom in nieuwe functies. Belangrijk is om voldoende tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren collega.
Cluster 2: Games en simulaties
Deze interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Omdat ze patronen doorbreken, kosten ze wel vaak veel voorbereiding. Hoe beter de interventie is toegespitst op de praktijksituatie, hoe groter namelijk het leereffect.
Cluster 3: Interactieve sessies
Deze interventies worden vooral toegepast bij innovatie, vastgelopen processen en projecten en het professionaliseren van een thema. De interventies kosten weinig voorbereiding en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Cruciaal is de rol van de procesbegeleider. Zijn sturing bepaalt in hoge mate of de beoogde doelen en resultaten met de sessie worden gehaald. Strak sturen op het proces is hierbij onontbeerlijk, zodat de deelnemers zich volledig kunnen focussen op de inhoud, waar ze vaak zeer betrokken bij zijn en eenmaal op gang nauwelijks voor af te remmen zijn.
Cluster 4: Groepsinteractie
Deze interventies worden vooral toegepast bij het professionaliseren van een thema en continue kennisontwikkeling vanuit het netwerkdenken. De interventies lopen vaak langere tijd en het is lastig om te zorgen dat ze voldoende aandacht krijgen van de deelnemers. Een actieve moderator speelt hierin een cruciale rol.
Cluster 5: Reflectieve interactie
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen. Het zijn vaak langdurige trajecten waarbij het belangrijk is om gestructureerd tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren procesbegeleider of coach. Open en kwetsbaar op durven stellen naar elkaar is een randvoorwaarde voor succesvol toepassen van deze interventies. Vaak wordt veel tijd geïnvesteerd om eerst een veilige en vertrouwde omgeving te creëren.
Cluster 6: Reflectie
Deze interventies worden toegepast bij nieuwe of bestaande medewerkers of groepen. De begeleiding ervan is minimaal. Het succes valt of staat met het open en kwetsbaar durven en kunnen opstellen. Als de persoon die reflectie vraagt in staat is deze op de juiste manier te ontvangen, kunnen hier met geringe inspanningen grote ontwikkelresultaten worden geboekt. De nadruk ligt hierbij op het bewust onbekwaam maken.
Cluster 7: Kennisoverdracht
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen of uitdienst tredende medewerkers. De interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal.
Cluster 8: Bundeling van kennis
Deze interventies worden vooral collectief toegepast en als er snel behoefte is aan informatie in vergelijkbare situaties. Deze interventies zijn arbeidsintensief en slagen als er voldoende tijd wordt vrijgemaakt voor het opzetten en onderhouden van de gebundelde kennis. Daarmee is een behoorlijke schaalgrootte wenselijk bij het toepassen hiervan.
Cluster 9: Opleiding
Deze interventies zijn vaak kostbaar en worden vooral ingezet om een krachtige impuls te geven aan Kennis Vaardigheden Houding-ontwikkeling. Individuele begeleiding van een trainer, coach of docent, in meer of mindere mate, is noodzakelijk voor het succesvol laten verlopen van de interventies.
Cluster 10: Permanente ontwikkeling
De interventies uit dit cluster worden vooral toegepast in situaties waarin weinig tijd beschikbaar is voor uitgebreide trainingen of langdurige cursussen. De interventies zijn bedoeld om snel ergens de gewenste informatie vandaan te halen om het vervolgens in de praktijk te toetsen en/of toe te passen. Lastig is dat deze interventies alleen slagen als ze gedurende het jaar structureel voldoende aandacht krijgen.
Ben je geïnteresseerd of geboeid of alleen nieuwsgierig; neem contact op met Leo van de Vorst.
Het nieuwe werken trefdag
Het nieuwe werken stimuleert het gedrag om “any time, any place and any where” te werken. De combinatie van virtueel en fysiek samenwerken zal een andere verhouding gaan krijgen. In de praktijk betekent dit wellicht meer thuiswerken en daarmee minder op kantoor of op andere locaties van het bedrijf. Het is dan niet meer vanzelfsprekend dat de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk geheel bekend is. Een trefdag kan hier ondersteunend aan zijn.
Een trefdag versterkt het netwerk tussen de deelnemers en vergroot hun inzicht in de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk. De dag zelf is eigenlijk een kruising tussen een spel en een conferentie, en is zeer interactief. De deelnemers leveren zelf een actieve bijdrage aan de inhoud.
De trefdag is een manier om in korte tijd de persoonlijke netwerken van de deelnemers te vergroten. De tijd die voor het spel uitgetrokken moet worden kan variëren van 2 uren, een dagdeel, tot de gehele dag. Het spel kan gespeeld worden vanaf 15-20 deelnemers. Een maximum is er eigenlijk niet. De grootste groep waarvoor PROVENWORKSPACE de dag georganiseerd heeft is 300 deelnemers. Aan de trefdag kunnen tevens andere activiteiten gekoppeld worden, zoals workshops, parallelsessies, een Lagerhuisdebat en plenaire bijeenkomsten.
De vorm van de trefdag is een bijeenkomst waarop de deelnemers zoveel mogelijk netwerken en 1-op-1-gesprekken met elkaar voeren over hun persoonlijke kennisvraag en kennisaanbod. Na afloop van de dag zullen deelnemers elkaar beter weten te vinden en elkaar sneller benaderen voor elkaars kennis en expertise.
Elke deelnemer heeft vooraf bij de uitnodiging een ‘kenniskaart’ ontvangen en dit ingevuld met zijn of haar gegevens. Op deze kaart staan bereikbaarheidsgegevens en onderwerpen/thema’s. Onderwerpen waar hij of zij veel van weet, waar je hem of haar dus altijd over kunt bellen, en onderwerpen die de deelnemer zelf interesseren en waar hij of zij dus graag meer over wil weten.
Het spel start door alle kaarten op een groot ontmoetingsbord te prikken. Rond het bord kunnen deelnemers gesprekspartners opzoeken. De gegevens uit de interviews worden vastgelegd door een registratiebalie. Alle kaarten kunnen na afloop bijvoorbeeld verwerkt worden in een digitale ‘wie-weet-wat’ gids.
De trefdag wordt verder vormgegeven door het gebruik van de ‘Vogelmetaforen’. Deelnemers krijgen op deze manier op een speelse wijze inzicht in hun eigen stijl van netwerken. Een deelnemer die vooral veel kennis haalt wordt bijvoorbeeld vergeleken met een zwaluw, en een deelnemer die vooral veel aanbiedt wordt vergeleken met een pauw. De uiteindelijke winnaar van het spel is de zwaan: de deelnemer die veel kennis heeft gehaald en gebracht. In het boekje over de Vogelmetaforen dat wij gebruiken is een omschrijving opgenomen van de kennis(net)werk karakteristieken van 25 vogels.
Contactpersoon : Dries Krens
Tom Verhoeve
Tom is geïnteresseerd in menselijk gedrag: Waarom doen ze de dingen die ze doen, op de manier waarop ze ze doen? Hij verbindt in veranderprocessen de mens en de organisatie om zo efficiënter en resultaatgerichter te werken.
Vanuit PROVENWORKSPACE is Tom vooral bezig met Het Nieuwe Werken. Zo heeft hij niet alleen het werkomgevingsconcept ontwikkeld voor een semi-overheidsorganisatie, maar ook het projectmanagement over de verbouwing van het kantoor uitgevoerd. Momenteel is hij vanuit PROVENPARTNERS bezig met de digitale aspecten van het nieuwe werken.
Vragen waar ik samen met de klant antwoorden op zoek zijn:
* Wat is het nieuwe werken?
* Is het nieuwe werken wel nieuw?
* Waarom is er zoiets als het nieuwe werken?
* Wat moeten we doen om ook nieuw te gaan werken?
* Moeten we wel meedoen?
Daarnaast is hij een actief gebruiker, en een groot kennishouder van innovatieve tools, als twitter en delicious. Hierbij is hij vooral op zoek naar de toegevoegde waarde voor organisatie en persoon.
Een overzicht van zijn werkzaamheden is te vinden op LinkedIn.
Oh ja, Tom is Prince2 en IPMA gecertificeerd. Maar dat is niet erg hoor!
Hoe gaan we om met de “eigen werkplek”?
Wij Nederlanders regelen graag alles. Wij willen zoveel mogelijk “veilig en zeker stellen” en discussie vooraf EN achteraf voorkomen. Het is ook niet verwonderlijk dat wij de hoogste verzekeringsdichtheid per hoofd van de bevolking in de wereld hebben. Aan verrassingen hebben wij over het algemeen een broertje dood.
Wat heeft dat met werkplekken te maken?
Die zekerheidszoekende houding zal de meeste organisaties opbreken bij het (her) inrichten van werkplekken in de organisatie. Onder een werkplek verstaat de ARBO een plek waar iemand langer dan 2 uur per dag werkt. Of de plek buiten of binnen is, of in een kantoor of in een fabriekshal, doet niet ter zake. Het onderwerp van gesprek, de werkplek zelf, zal altijd emoties oproepen.
Veel bedrijven / organisaties zullen gemiddeld eens per 10 jaar de status van hun huisvesting analyseren en (laten) herinrichten. In de meeste gevallen ligt de oorzaak in het feit dat de organisatie constateert dat de (logistieke) interactie tussen medewerkers van verschillende bedrijfsonderdelen zelf is veranderd. Soms leidt dat tot complete organisatiewijzigingen en soms leidt dat enkel tot een nieuwe indeling van elke unit binnen het pand waar de organisatie in gehuisvest is. Bij een dergelijk onderzoek naar de meest ideale herindeling van de beschikbare werkplekken in de huidige of nieuwe huisvesting komt activiteitgerelateerd werken, of ook wel het andere / nieuwe werken genoemd, altijd aan bod! En dan komen de meest verrassende emoties bij medewerkers naar boven.
Waarom leegstand toestaan?
Rationeel gezien is elke organisatie toch wel gek om de helft van de werkplekken leeg te laten staan! Elk onderzoek over de bezetting van de werkplekken en de activiteiten die men dan uitvoert (Multi Moment Opname of Bezettingsgraad Onderzoek) komt namelijk tot de conclusie dat een bezetting van gemiddeld 50% geldt. De rest van de tijd staat de werkplek leeg. Die bezetting is dan veelal gemeten tussen 9:00 en 17:00 uur.
Met alle nieuwe maatregelen om files terug te dringen (denk hierbij aan het verrichten van arbeid tussen 6:00 en 22:00 uur) in combinatie met de sterk toegenomen mogelijkheden om overal te werken, bijvoorbeeld thuis en onderweg, zal de bezetting per werkplek in kantoren eerder afnemen dan toenemen.
Iedereen kan uitrekenen dat het huren van minder vierkante meters huren de organisatie uiteraard een deel van de kosten kan besparen. Waarom is het voor (budgettaire) beslissers dan zo moeilijk om de “eigen” werkplek van de medewerkers op te geven? En vooral waarom willen medewerkers de “eigen” werkplek zo ontzettend graag houden? Als zij beiden het (financiële) belang van activiteitgerelateerd werken inzien, kunnen zij toch niets anders concluderen dan dat beiden voordeel hebben van het loslaten van de “eigen” werkplek.
Het heeft alles te maken met onze hekel aan veranderingen en verrassingen. Veel mensen willen gewoon weten waar zij aan toe zijn. Een onzeker gevoel over de zitplaats op het eigen kantoor, binnen het eigen organisatie onderdeel, levert bij een aantal mensen stress op.
Het is een kwestie van kiezen
Daarbovenop komt nog de wijziging van ons sociale stelsel. Het ontstaan van nieuwe sociale risico’s, andere ideeën over het omgaan met risico’s en de toenemende spanning tussen solidariteit en individuele vrijheid hebben tot de conclusie geleid dat het sociale zekerheidsstelsel van voor 2000 niet langer in staat was om burgers op alle gewenste onderdelen een zeker bestaan te bieden. Het cafetariamodel was geboren! Mensen moeten zelf keuzes gaan maken over hun eigen levensloop. Keuzes maken over de hoeveelheid uren die je wilt werken, sabbatical nemen, zorgverlof nemen, een studie starten, in loondienst blijven, etc. etc.. Fantastisch voor elk individu op zich. Verschrikkelijk voor de individuele personen die zekerheid en veiligheid zoeken. Elke keuze kan een onjuiste keuze blijken.
Dus gaan de hakken in het zand tegen de laatste verandering: het verlies van de “eigen” werkplek. Het laatste bolwerk van zekerheid.
Zijn wij echter wel zo blij met een half leeg kantoor? Op kantoor komen = elkaar ontmoeten en ideeën (informatie) uitwisselen. Dat doe ik persoonlijk liever in een omgeving die daarvoor bestemd is. Werken met collega’s in een ruimte waar dit eenvoudig te realiseren is, prefereer ik boven een eigen kamer waar ik alleen zal zitten gedurende een groot deel van de dag. Het ervaren van de nieuwe manier van werken leidt tot hogere tevredenheid en veel bedrijven, die ertoe zijn overgegaan, komen tot de ontdekking dat hun eigen medewerkers niet meer terug willen naar de oude situatie.
Werkgevers EN werknemers zouden daarom de mogelijkheden en kansen van het activiteitgerelateerd werken moeten onderzoeken. De Provengroep kan u hiermee helpen. Wij zijn experts op het gebied van werkomgeving en processen die ervoor zorgen dat het bij u passend concept gebruikt wordt.
Wij starten niet met de traditionele vertaling in vierkante meters per werkplek per FTE. Onze 5-stapsmethode garandeert u dat uw organisatie een werkomgeving krijgt die bij uw organisatie past en dat medewerkers de activiteitgerelateerde werkplekken gebruiken waartoe zij bestemd zijn. Kortom: wij zorgen ervoor dat het nieuwe werken is “geland” in uw organisatie.
bron foto: babasteve 
Auteur: Susan van Dijen, voormalig medewerker van Proven
Nieuwe trend in werkomgeving: de emo-werkplek
Afgelopen week vonden in Apeldoorn de vakdagen werkplekinrichting plaats. Uiteraard waren wij er ook bij, vooral om de nieuwste trends te aanschouwen. Naast nog mooier meubilair, vele projectinrichters, rookcabines en lichtoplossingen (tegenwoordig allemaal led), viel vooral de aanwezigheid van zintuigmarketeers op.
Het is een trend die al langer speelt: de economie leeft op, het aanpassen van de werkomgeving is niet langer meer alleen een bezuinigingsoperatie. Het gaat om kwaliteit. Emotie. De emo-werkplek is geboren. Voel je veilig, vertrouwd, thuis. Veel natuurlijk groen om je heen, warme materialen.
En eigenlijk ervoer ik het als vreemd. Alsof warme kleuren een werkomgeving prettig maken. Tuurlijk helpt ‘t mee. Maar dat is niet nieuw. Waarom dan nu opeens de opleving van zintuigmarketeers? Zijn (interieur)architecten niet meer in staat om dit in te vullen?
En dat is denk ik de kern van de trend: de werkomgeving wordt complexer. Voor de realisatie heb je steeds meer verschillende disciplines nodig, zeker bij een kwalitatieve verbetering. En daarom worden er meer en meer gespecialiseerde diensten aangeboden. Aan u de schone taak om ze allemaal in de hand te houden en ze daadwerkelijk te laten werken aan úw doelen, in plaats van aan hun eigen portfolio. Want zeg nou zelf, wilt u heel december verwelkomd worden met de geur van naaldbomen in uw kantoor?
Organisatiegericht huisvesten bij de Belastingdienst
Op uitnodiging van de Belastingdienst heeft PROVENWORKSPACE twee weken geleden kennis gedeeld met de Belastingdienst en het Center for People and Buildings. Onderwerp van gesprek waren de verschillende huisvestingsmethodieken.
Waar PROVENWORKSPACE activiteitsgerelateerde werkplekken als uitgangspunt heeft, werkt de Belastingdienst volgens organisatiegericht huisvesten. Opvallend waren de overeenkomsten tussen beide methodieken. De vertaalslag van de missie, doelen en strategie die PROVENWORKSPACE bij elke klant uitvoert, is door de Belastingdient al uitgevoerd. Binnen de kaders van communicatie, concentratie en administratie wordt vervolgens per gebruikersgroep gekeken waar specifieke en unieke behoeften zijn.
Net als bij alle traditioneel ingerichte kantoren zijn bij de Belastingdienst de huidige locaties ingevuld op basis van een 100% bezetting. In de praktijk, blijkt ook uit metingen, is die bezetting minder hoog. Door ook de huisvesting hierop aan te passen kan een enorme besparing worden gerealiseerd op m2.
Op het hoogste niveau is besloten om die besparing te realiseren door de werkprocessen optimaal te faciliteren door de huisvesting. Zie daar de organisatiegerichte huisvestingsaanpak van de Belastingdienst. Al met al is de kennisuitwisseling beide partijen erg goed bevallen.
Bent u ook benieuwd naar de methode die PROVENWORKSPACE hanteert? Neem gerust contact met ons op.
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken