PROVENWORKSPACE denkt mee over het onderwerp Mobiliteit
Op 23,24 en 25 april j.l. vond voor de vijfde maal nabij Rome de F-MEX Masterclass plaats. Aan de Masterclass namen dertig
fm-professionals deel, afkomstig uit het bedrijfsleven, overheidsorganisaties, adviesorganisaties en onderwijs, alsmede studenten en young professionals. Namens PROVENWORKSPACE nam Dries Krens deel aan de masterclass, die ditmaal in het teken stond van ‘Mobiliteit’.
Onderwerpen die de revue zijn gepasseerd zijn het definiëren van het begrip mobiliteit, discussiëren over mobiliteit vanuit de invalshoeken strategie (CEO’s); tactiek (IFM) en operations, de voorwaarde ‘integrale aanpak’ en de mobiliteitskaart.
Zie voor de conclusies en resultaten van de masterclass onderstaand verslag.
Voor meer informatie over de integrale benadering van PROVENWORKSPACE t.a.v. mobiliteit zie de categorie ‘Mobiliteit’ of neem contact op met Dries Krens.
De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken” is het werken beweeglijker geworden dan het ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Oftewel: De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van ondernemingen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, dankzij het gebruik van ICT-middelen, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer beïnvloed door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beïnvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn mobiliteitsprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvindt, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Michel MooijOp deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Digitaal werken met de I-Phone
Een moment tussen door is goed te gebruiken om snel zelf even iets te bloggen of een blog van een ander goed te keuren voor publicatie. Vanaf mijn I-Phone kan ik via de wordpress api direct het beheer voeren over de life webomgeving van PROVENWORKSPACE. Om aan te tonen (omdat ik niet een foto kan maken van de I-Phone zelf) dat ik buiten eb hierbij een foto van mijn huidige uitzicht. Wat is techniek toch mooi he? Maar zeker ook functioneel. In de toekomst ga ik deze tool zeker vaker gebruiken!
Bron: I-Phone foto Dries Krens
Holo conference
Technologische ontwikkelingen hebben een erg grote invloed gehad op de manier waarop we werken en leven. Het huidige kantoorleven lijkt niet voor te stellen met typemachines i.p.v. desktop en laptop computers. In de praktijk blijken nieuwe ontwikkelingen een behoorlijk lange incubatietijd nodig te hebben voordat bedrijven ze adopteren. Zo wordt web 2.0 nu pas (als enterprise 2.0) geïmplementeerd terwijl de fundamenten van web 3.0) al zijn gelegd. Door te kijken naar de state-of-the-art technologie van dit moment en dit te koppelen aan alledaags (toekomstig) gebruik moet het dus mogelijk zijn om een blik in de toekomst te werpen. Allereerst 3 algemene “wetten” voor de ontwikkeling van technologie:
- De processor kracht van microchips verdubbeld elke 18 maanden; computers worden sneller en de prijs van computerkracht van een bepaald niveau halveert elke 18 maanden (wet van Moore)). Voor bedrijven en organisaties houdt dit onder andere in dat het implementeren van nieuwe technieken na verloop van tijd goedkoper wordt. Nieuwe technologie wordt dus voor een steeds grotere groep bedrijven betaalbaar en interessant. En ondanks dat de fysieke grenzen) van de huidige microchip technologie steeds dichterbij komen, lijkt de ontwikkeling van kwantum computers de wet van Moore voorlopig te staven.
- De totale bandbreedte van communicatie systemen verdrievoudigd elke 12 maanden (wet van Gilder). Vanwege steeds toenemende bandbreedte is het ook mogelijk steeds grotere boodschappen via de systemen te versturen. Een reclame spotje online plaatsen was eind jaren 90 ondenkbaar. De gemiddelde ‘online’ Nederlander maakte gebruik van een 56k (in bel) modem, het downloaden van het spotje zou 10 keer langer duren dan het bekijken. Tegenwoordig worden complete reclame campagnes online voortgezet. De ontwikkeling van “the grid” en de, net als bij de beschikbaarheid van internet, op lange termijn uitrol op de consumentenmarkt hiervan lijkt bandbreedte geen obstakel voor technologische vooruitgang, Gilder’s wet kan dus ook bekrachtigd worden.
- De waarde van een netwerk is kwadratisch in verhouding met het aantal kruispunten. Als een netwerk groeit stijgt de toegevoegde waarde van aangesloten zijn op dit netwerk kwadratisch (wet van Metcalfe). Deze laatste wet uit zich bijvoorbeeld in sociale netwerken (als enige in je vriendenkring een hyves pagina hebben zorgt niet voor veel interactie), maar ook in het adopteren van netwerk technologie zoals mobiele telefonie. In tegenstelling tot de twee eerste wetten zijn er geen toekomstige netwerken te schetsen die de wet van Metcafe onderschrijven. Gezien de adoptie van netwerken in het verleden wordt de wet hier als geldig behandeld.
Bovenstaande 3 wetten komen goed tot uiting bij video-conferencing, aanvankelijk waren er weinig organisaties bereid te investeren in de achterliggende technologie. Kwalitatief goede systemen waren prijzig, operationele kosten om verbindingen tot stand te brengen hoog en bovendien waren er weinig anderen organisaties waarmee er “gevideoconferenced” kon worden. Inmiddels is de benodigde bandbreedte veel toegankelijker, zijn de systemen dankzij betere procesoren goedkoper geworden en zijn er meer vestigingen/ organisaties die ook de beschikking hebben over videoconference apparatuur.
Een van de belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen jaren is dat mensen zich bewust zijn van hun invloed op het klimaat. Mede dankzij Al Gore willen organisatiescradle2cradle gaan werken, het file probleem aanpakken en met andere initiatievende klimaatverandering tegengaan. Het lijkt een logisch gevolg dat mensen minder zullen gaan reizen om files (en tijd) te besparen. Omdat communiceren in een kenniseconomie van levensbelang is zullen we onze toevlucht zoeken in steeds uitgebreidere communicatie technologie om te compenseren voor het minder fysieke contact. De eerste (mobiele) beeldtelefoons zijn beschikbaar en videoconference voorzieningen vinden gretig aftrek. Ondanks steeds betere technieken, zoals telepresence, is het met de huidige technologie nog niet écht mogelijk om elkaar in de ogen te kijken of de hand te schudden.
Om realistisch contact met een ander te simuleren moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan:
Allereerst is het van belang dat de persoon met wie praten realistisch overkomt. De geluidskwaliteit van spraak moet goed zijn en ook visuele waarnemingen moeten realistisch zijn. Met name dit laatste punt blijft met videoconference beperkt aangezien de weergaven op een scherm altijd 2 dimensionaal zal blijven. Het weergeven van een 3 dimensionaal beeld is dus een van de belangrijkste vereisten. Daarnaast is deze weergave Idealiter in werkelijk formaat. Hologrammen bieden hier mogelijk een uitkomst voor. Momenteel vergt het versturen van een hologram relatief erg veel data, maar dankzij Gilder lost dit probleem zich mettertijd ‘vanzelf’ op. Het evolueren van statische objecten naar dynamische hologrammen is een aardige stap in de goede richting. Om echte interactie te hebben i.p.v. het uitoefenen van een standaard script is het noodzakelijk dat computers aanwezigheid en bewegingen van mensen en objecten herkennen. Zoals in de verwijzigen is te zien zijn beide technieken in principe al mogelijk en zijn doorontwikkeling en rekenkracht van microprocessoren de twee voornaamste obstakels die overkomen moeten worden. Dankzij de bevindingen van Moore hoeven we ons hier dus geen zorgen over te maken.
3 dimensionale hologrammen, die bewegingen kunnen volgen zorgen ervoor dat we zo realistisch mogelijk met anderen contact kunnen hebben zonder fysiek op dezelfde locatie te zijn. Om niet te vergeten dat we in de toekomst steeds minder naar kantoor gaan om het klimaat en onze tijd te besparen moet dit uiteraard allemaal mobiel gebeuren zodat we écht overal, altijd én samen kunnen werken. Naar kantoor gaan wordt in de toekomst zo makkelijk als je telefoon uit je broekzak halen en een holo-conference met al je collega’s starten.
Thuiswerken vaak te eenzijdig belicht
Thuiswerken is weer volop in de belangstelling. De redenen waarvoor lopen sterk uiteen. De vraag is echter of thuiswerken dé oplossing is. Er zijn verschillende aanleidingen om thuis of ergens anders te gaan werken.
Thema’s die recent de revue passeerden zijn:
- Het tegemoet komen aan de hoogopgeleide vrouw die veel meer “echt thuis” wil werken om naast het werk ook een gedeelte van de opvoeding van de kinderen te verzorgen en bereid is wat vaker in de avonduurtjes te willen werken (Zie bijvoorbeeld Het nieuwe thuiswerken)
- Of een uitspraak van VNO-NCW waarin aangegeven wordt dat de economie alleen kan groeien als de werknemers vaker thuis gaan werken en daarmee ook meer mensen aan het werk komen.
- Het terugdringen van de files en daarmee vermindering van uitstootgassen en van energieschaarste zoals de Britse ANWB predikte.
Los van het feit of bovenstaande zaken allemaal gerealiseerd kunnen worden door “thuis te gaan werken”, daar verschillen de meningen nogal over, moeten we ons vooral bewust zijn over wat er allemaal geregeld moet worden om van thuiswerken echt een succes te maken.
In de meeste gevallen betekent het binnen een bedrijf een daadwerkelijke cultuurverandering die niet zonder slag of stoot gemaakt kan worden.
De thuiswerkplek van Ton
Niet alleen ICT en de facilitaire ondersteuning dienen goed geregeld te zijn. Denk ook maar eens aan de manager die nog steeds vindt dat thuiswerkers ongemotiveerd, lastig en moeilijk bereikbaar zijn. Of het argument van het gebrek aan persoonlijk contact met je collega’s. Dat ze niet met elkaar rondom de tafel zitten en fysiek samenwerken. En het niet direct kunnen bereiken van je collega’s. Dit blijkt ook uit onderzoek van thuiswerkorganisatie Telework Exchange en de Federal Managers Association.
Wij merken bij onze klanten dat het vooral om zaken gaat zoals werkplek- en kantoorconcepten die veel beter moeten aansluiten bij de bedrijfsprocessen (activiteitgerelateerd), het verbeteren van de samenwerking, het verhogen van de arbeidsproductiviteit of een besparing op de vierkante meters (via innovatieve huisvesting). Thuiswerken wordt hierbij ingezet als een onderdeel van het geheel. Dat is volgens ons ook de wijze waarop gekeken moet worden naar thuiswerken. Alleen het invoeren van thuiswerken als oplossing van een probleem gaat niet werken. Sterker nog, het kan contraproductief zijn.
Kortom, thuiswerken gaat alleen werken als er integraal naar gekeken wordt en dat is bij elke organisatie anders en daarmee voor een groot gedeelte ook dus uniek in elke organisatie.
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken