PROVENWORKSPACE is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van Dynamisch Werken.

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

T-Mobile is de mobiele telefonie-tak en daarmee een van de drie divisies van het Duitse Deutsche Telekom-concern. Het hoofdkantoor van T-Mobile Netherlands bevindt zich in het Haagse Hoge Huis te Den Haag aan de Waldorpstraat en is opgebouwd uit negen losse gebouwen, die tot een geheel gesmeed zijn door een glazen envelop. Omdat de gebouwen zijn opgetild, is de ruimte ertussen en eronder opgevat als een grote publieke ruimte. Het complex bestaat uit zeven, in hoogte, oriëntering en materialisatie variërende, kantoorblokken en twee woonblokken. Een glazen envelop, die het maximaal te bebouwen oppervlak benut, omkadert het complex. De kantoorblokken zijn ten opzichte van de glazen gevels in meer of mindere mate teruggeplaatst en zodoende voorzien van een tweede façade.en bestaat uit 7 aaneengeschakelde kantoren

Aanleiding/opdracht

T-Mobile Netherlands had al eerder besloten in mei 2013 2 torens af te stoten. De consequentie hiervan was dat er op korte termijn een huisvestingsvraagstuk opgelost moet worden waarbij de bewoners van die 2 torens moesten worden ondergebracht in de overige 5 torens. Daarnaast speelde binnen de afdeling ICT  de vervanging van de hardware. De directie had tevens uitgesproken de “customer satisfaction” te willen verhogen en dat het daarbij noodzakelijk is om beter samen te werken en kennis te delen. Het was dus een natuurlijk moment om al deze bewegingen bij elkaar te brengen en over te gaan tot een concept “Smart Working@T-Mobile” waarin alle doelstellingen concreet worden gemaakt en daarna gerealiseerd konden gaan worden.

De opdracht luidde: voer in de rol van adviseur een volledig onderzoek uit naar ‘Smart Working@T-Mobile‘ binnen T-Mobile Netherlands met als doel te komen tot een dynamisch concept dat de organisatie doelstellingen volledig ondersteunt.

SW@T Concept

Smart Working @ T-Mobile staat voor een betere samenwerking en kennisdeling binnen en tussen de verschillende afdelingen, medewerkers zich trots voelen om voor T-Mobile te mogen werken, een omgeving waar de klant centraal staat, het reduceren van de operationele kosten en verhogen van tevredenheid van medewerkers door het geven van vertrouwen en het nemen van de verantwoordelijkheid door de medewerkers.  De werkomgeving beperkt zich daarmee niet alleen tot het fysieke kantoor, maar tevens daarbuiten. Ook de digitale werkomgeving behoort ertoe: die moet de medewerkers buiten het kantoor optimaal ondersteunen. De wijze waarop de medewerker en managers daar mee omgaan is ook een belangrijk onderdeel.

Het geheel is uitgewerkt in drie onderdelen. Te weten:

• Smart Office, waarin de fysieke werkomgeving is uitgewerkt inclusief de benodigde ondersteuning op gebied van facilitair en huisvesting
• Smart Communication, waar de digitale Cloud werkomgeving inclusief de benodigde ondersteuning op het gebied van ICT is uitgewerkt
• Smart Cooperation, waarin de samenwerking en kennisdeling is uitgewerkt inclusief de ondersteuning op het gebied van communicatie en houding en gedrag van medewerkers en managers.

Aanpak

Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie en visie van de organisatie naar randvoorwaarden en uitgangspunten op basis van workshops en interviews met management.

De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een aantal teamleiders,  FM- en ICT sanity check, het uitvoeren van een activiteitenmeting en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan). Stap 3 ging vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops.  In stap 4 is het SW@T concept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van T-Mobile gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.

Resultaat

Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn  uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan ten aanzien van de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als input voor programma’s van eisen en de invulling van het SW@T concept.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Het was smullen afgelopen donderdag 21 maart tijdens het event HNW met pit. Over leiderschap in deze tijd. Het bruisende Dialogues House was de plek waar het allemaal gebeurde. Voor diegenen die er niet bij waren, volgt hier een korte impressie van de middag.

Om 14.00 uur trapte Mark Sleijser af met de resultaten van zijn onderzoek naar leiderschap binnen HNW-organisaties. Zijn verhaal leidde ons langs een interessante definitie van Het Nieuwe Werken en leiderschap om vervolgens een aantal conclusies over leiderschap binnen HNW-organisaties met ons te delen.

Dit gaf voldoende input voor een ‘pittig’ gesprek over welk leiderschap tegenwoordig past en nodig is. Rene Mallon, Flip Verwaaijen en Ben Huijskes wakkerden de discussie flink aan met hun uitspraken en zetten zaken prettig op scherp.

In de pauze en na afloop was er volop gelegenheid nader kennis te maken en te netwerken. Wij kijken terug op een zeer geslaagde eerste bijeenkomst van de Vrienden van Proven.

20 leerlingen uit Weert en Cranendonck hebben samen met ouders en Vrienden van Proven een geweldig evenement “Leren en Netwerken voor Tanzania” georganiseerd.

Ruim 300 deelnemers hebben vrijdag 22 maart op het College in Weert genoten van de muziek van The Oaken Towels, de Zumba en Breakdance clinics en gastcolleges van onder andere consul Hakkenberg en Pater Tullemans.

Iedereen heeft zich prima vermaakt en willen we ook via deze weg bedanken voor hun bijdrage. De opbrengst voor de 20 leerlingen is meer dan 5.000 euro als bijdrage voor hun uitwisseling met Tanzania in juni/juli met Global Expiration. Een prachtig resultaat van een prachtig feest!

Overstappen naar Het Nieuwe Werken, makkelijker gezegd dan gedaan. Eén aspect dat naar voren komt is dat je anders met medewerkers omgaat. Je moet ze ruimte geven, maar kun je ze dan nog wel aansturen? Met de juiste handvatten kun je medewerkers niet alleen alle ruimte geven, maar zullen zij ook bijdragen aan groei van je organisatie.

Het nieuwe werken bij Advantive is Sturing en Ruimte geven

Veel bedrijven hebben behoefte om Het Nieuwe Werken in te voeren, zo ook ICT bedrijf Advantive. Zij zijn een organisatie die ICT oplossingen bouwen om Het Nieuwe Werken te faciliteren met een groeistrategie waarbij Het Nieuwe Werken voor hen ook noodzakelijk is. Goede medewerkers wil je immers blijvend binden en boeien binnen je organisatie en Het Nieuwe Werken draagt bij aan de groei van een organisatie. Omdat Advantive veel kennis van ICT heeft en minder van de ‘groei in de organisatie’, is Proven Workspace uitgenodigd om daarbij te helpen.

“We realiseren ons dat er meer nodig is dan een goede infrastructuur om een organisatie te veranderen. Net zoals bedrijven ons inhuren voor ICT oplossingen, huren wij zelf ook capaciteit in voor onderwerpen waar wij minder kennis van hebben.  Proven Workspace heeft voor ons de capaciteit en kennis om onze organisatie te laten groeien, en weet dit onze organisatie binnen te dragen. ”

Advantive wil haar medewerkers aan de ene kant ruimte geven, al is er een historisch gegroeide behoefte om van boven af controle uit te oefenen en te sturen. Dat je kunt sturen en daarbij ruimte kan geven, was voor hen nieuw en zij wilden dit concept graag ten uitvoer brengen.

Personal Commitment Statements (PCS)

De Proven Workspace thema’s sturen op output en meervoudig kijken waren bij hen het antwoord op de kern van de vraagstelling. Door gebruik te gaan maken van het PCS (Personal Commitment Statement), is het sturen op output mogelijk gemaakt.

“Om je medewerkers los te laten, is vertrouwen nodig en dat moet groeien. Door gebruik te maken van het PCS hebben wij een overeenkomst met daarin afspraken naar elkaar, die je voor het einde van het jaar bereikt wilt hebben. Dit geldt voor beide partijen.”

Medewerkers zijn bij het maken van een PCS zelf betrokken geweest, zodat ze konden aangeven welke punten ze wilden terugzien. Hierdoor is er enthousiasme voor het concept ontstaan, zijn medewerkers actief gaan nadenken en kwamen zij met punten waar het MT nog niet aan gedacht had. Door taken en rollen binnen je organisatie over medewerkers te verdelen, creëer je ook draagvlak.

“We merken dat medewerkers het prettig vinden om verantwoordelijkheid te krijgen. Hierdoor kunnen we sneller stappen maken. Veel sneller dan dat we het alleen vanuit het MT zouden doen.”

Advantive vindt de ontwikkeling van medewerkers belangrijk. Daarom wordt  structureel tijd gemaakt  voor onderwerpen die voor medewerkers en organisatie belangrijk zijn. Door medewerkers te laten groeien en ontwikkelen, wordt de kennis en ervaring vergroot, is het werk makkelijker te verdelen over alle medewerkers en ben je in staat om klanten beter te helpen. Een wisselwerking die op de lange termijn weer terug zien is, in de positieve groei van de organisatie.

Meer weten over Sturing en Ruimte of over de case Advantive?
neem dan contact op met Leo van de Vorst.

[fotocredits; Lusi]

Cloud Computing, op dit moment één van de 10 grootste trends voor 2013, volgens Gartner. Veel van onze klanten die nadenken over andere manieren van werken denken ook na over plaats- en tijdonafhankelijk werken. In veel gevallen kan Cloud Computing een oplossing bieden.

Niet meer nadenken over welke techniek er allemaal onder de motorkap zit. Wij willen “gewoon werken” en daarmee vrij kunnen kiezen voor producten en diensten en betalen voor wat we gebruiken en geen cent meer. Dat klinkt toch aantrekkelijk. Tegelijkertijd worstelen we met de verschillende begrippen en betekenissen rondom Cloud Computing. Hieronder proberen we simpel uit te leggen wat het is. Wat is de kapstok? Ik heb onderstaand plaatje gevonden wat al aardig weer geeft uit welke Services Cloud computing is opgebouwd. Het zegt overigens nog niets over het type cloud, maar daarover later meer.

SaaS

PaaS

Daarnaast zijn er verschillende typen clouds. Hieronder zullen de verschillende vormen worden uitgelegd.

Public Cloud

• 
• 
• 
• 

1 2 3 4

HVC is een toonaangevend  en maatschappelijk betrokken nutsbedrijf van en voor gemeenten en waterschappen. Zij helpt deelnemende overheden met het realiseren van hun doelstellingen op het gebied van energie en klimaat en afval- en grondstoffen. Zij richt zich met name op lokaal beschikbare bronnen. Kernwaarden van de organisatie zijn innovatie, creativiteit en samenwerking.

Aanleiding / opdracht

Aanleiding / opdracht

MEXX heeft twee kantoren in Nederland, een in Amsterdam en een in Voorschoten. De vraag aan ons was of wij een analyse van de benodigde aantal vierkante meters wilden maken en een advies over hoe deze zo efficient en flexibel mogelijk ingevuld kon worden. Opdracht was om te komen tot een aantal scenario’s met de daarbij behorende financiële consequenties. Bijzonderheid: binnen drie weken moest het decision report klaar zijn.

Proces en resultaat

Door onze beproefde standaard aanpak konden we snel tot een analyse en inventarisatie komen. Onze benchmark gegevens en een enquete, ingevuld door bijna 150 MEXX medewerkers, vormden de basis voor de analyse. Hierdoor ontstond inzicht in huidige en toekomstige werkstijlen en werd duidelijk hoe er werd gescoord op de ESH-organisatievariabelen. In interactieve workshops werden vervolgens de wensen ten aanzien van de nieuwe werkomgeving verzameld.

Deze input leidde tot 6 scenario’s die allen werden doorgerekend. Daarnaast zijn enkele specifieke adviezen gegeven ten aanzien van ICT, archiefruimtes, het trainingslokaal en betere benutting van kantoorruimtes.

Meer weten over deze opdracht? Neem contact op met Dries Krens.

Onder het motto ‘Green Inspiration’ start vandaag de Dutch Green Building Week. Na het succes van de eerste editie organiseert de DGBC (Dutch Green Building Counsil) in 2012 wederom een week vol duurzaamheid.

Van 17 september t/m 21 september staat Nederland in het teken van Duurzaam Bouwen en Ontwikkelen. Doel is Nederland te inspireren actief met duurzaam bouwen en ontwikkelen aan de slag te gaan. Er vinden 114 activiteiten plaats, verspreid door geheel Nederland.

PROVENWORKSPACE licht er een paar leuke en interessante activiteiten voor u uit. Het totale overzicht van bijeenkomsten, congressen en sessies vindt u in de festivalkrant.

Dinsdag 18 september - Event over de Monarch – BREEAM-NL Excellent
De Monarch is het eerste omvangrijke herontwikkelingstraject waaraan het BREEAM certifcaat Excellent in opleveringsfase is uitgereikt. De gevel is gerealiseerd door De Groot & Visser; zij organiseren dit event.
Locatie: Prinses Beatrixlaan 7, Den Haag
14.00-18.00 uur

Gehele week - Closing the Circle – tentoonstelling duurzame bouwmaterialen
Tijdens de gehele Dutch Green Building Week toont Materia de nieuwste aanwinst van 100 duurzame bouwmaterialen, in het Materia Inspiration Centre in Amsterdam. Iedere dag groeit de collectie van nieuwe bouwmaterialen ontwikkeld voor een duurzame toekomst. De tentoongestelde materialen zijn onder meer: plaatmateriaal van landbouwafval, panelen van gerecyclede spijkerbroeken, composieten met kurk, designpanels van afvalhout, gerecycelde en luchtzuiverende beton en natuurlijk de laatste biobased materialen.
Datum: maandag 17 september tot en met vrijdag 21 september, tijd: van 10:00 tot 16:00 uur, locatie: Materia Inspiration Centre, Pedro de Medinalaan 1B te Amsterdam.

PROVENWORKSPACE is BREEAM-expert en neemt bij haar werkomgevingsconcepten altijd duurzaamheidsmogelijkheden en maatregelen mee in haar adviezen. Lees bijvoorbeeld de klantcase TNT Green Office of vul de duurzaamheidsscan in.

Ook meer weten over besparen en verduurzamen? Neem contact op met Mark Sleijser.

Wat kunnen ondersteunende afdelingen als ICT, facilitair en HRM betekenen in het verduurzamen van organisaties? Mark Sleijser - BREEAM-expert en adviseur bij Proven Workspace – geeft het antwoord.
Dit is zijn tweede artikel in een drieluik over duurzaam dynamisch werken. Eerder besteedde hij aandacht aan hoe organisaties hun fysieke en digitale werkomgeving duurzaam kunnen inrichten.

Bij duurzame ondersteuning wordt al snel gesproken over een aantal inkoppertjes zoals het instellen van printers zodat er standaard dubbelzijdig wordt geprint en het licht automatisch laten uitgaan als een ruimte niet in gebruik is. Volgens ons is dit slechts het topje van de ijsberg en zijn er veel meer methoden om te verduurzamen.

Slimme ICT

Door slim gebruik te maken van ICT-oplossingen kan de duurzaamheid van een pand worden verbeterd. Naast dubbelzijdig printen is er meer mogelijk als het gaat om inkt- en papierbesparing. Door digitaler te werken neemt de papierstroom in organisaties sowieso af. Als daarnaast het standaard lettertype wordt aangepast naar Ecofont (zie video) verandert er zichtbaar niets, maar kan er aanzienlijk bespaard worden op inkt en de portemonnee als printen toch noodzakelijk is.

Daarnaast gebeurt het nog steeds vaak dat print-opdrachten op de printer blijven liggen. Door secure en follow-me printen te introduceren kunnen aanvullende kosten en het milieu worden bespaard. Bovendien wordt voorkomen dat gevoelige notities door de verkeerde persoon van de printer worden gehaald.

ICT kan verder nog een bijdrage leveren aan verduurzaming door video conference en conference call voorzieningen aan te bieden. Medewerkers beperken zo hun reisbewegingen en daarmee hun CO2 uitstoot. Dat ze in de gewonnen reistijd andere werkzaamheden kunnen verrichten is daarnaast mooi meegenomen. Door bij de aanschaf van laptops een ingebouwde webcam als standaard op te nemen kan dit voordeel ook voor individuele medewerkers worden gerealiseerd.

Facilitaire ondersteuning

Op facilitair gebied kan uiteraard ook een bijdrage worden geleverd aan een duurzamere organisatie. Dat kan ‘m al in kleine dingen zitten, zoals een multifunctionele wachtruimte, verantwoorde koffie en het aanbieden van vervoersinformatie.

Nuttig wachten
Kent u dat? U komt te vroeg aan bij een afspraak (voor de files uit) en wilt nog even een halfuurtje een document doornemen. Maar dan stuit je op een ongemakkelijke wachtruimte, geen stopcontact in de buurt en geen tafeltje bij de hand… Of: uw afspraak is eerder klaar dan verwacht en u zou graag nog even wat werken, maar uw gastheer heeft geen plek om nog even rustig te zitten. In beide gevallen zou de organisatie flexibele werkplekken kunnen aanbieden. Zo faciliteert zij anderen om files te vermijden en onnodige reisbewegingen te beperken.

Verantwoorde kunst & koffie
Als je ‘duurzaam’ breder uitlegt dan alleen milieubewust maar meer richting “maatschappelijk verantwoord” ontstaat er hele nieuwe mogelijkheden. Waarom laat je de kunst in het (nieuwe) pand niet maken door iemand met een Wajong uitkering? En is de koffie eigenlijk wel van Max Havelaar of een merk met UTZ-certificering? In het verlengde hiervan kan natuurlijk ook het merendeel van het aanbod in het bedrijfsrestaurant biologisch worden aangeboden.

Handige vervoersinformatie
Om het gebruik van openbaar vervoer te stimuleren kan bij de entree van het pand en/of bijvoorbeeld bij koffie corners actuele OV informatie worden getoond. De informatie op deze beeldschermen kan worden afgewisseld met bedrijfsinformatie en file informatie. Reizigers kunnen zo de files mijden en stoten minder CO2 uit per kilometer als ze door kunnen blijven rijden.

Elektrisch rijden
In de vorige blog is aangegeven dat het opnemen van oplaadpunten voor elektrische auto’s in het ontwerp van het pand een van de mogelijkheden is om te verduurzamen. Het daadwerkelijk aanbieden en stimuleren van elektrisch vervoer (auto en/of fiets) zorgt natuurlijk pas voor de werkelijke reductie in CO2-uitstoot.

Actieve bijdrage HRM

Ook al bieden de ICT en facilitaire afdelingen duurzame ondersteuning aan, als het vanuit de organisatie niet mogelijk wordt gemaakt om hier gebruik van te maken zal het effect beperkt zijn.  Bij het realiseren van al deze maatregelen is dus ook een belangrijke taak weggelegd voor de HRM afdeling. Deze afdeling speelt in de praktijk vaak al een rol bij het formuleren en implementeren van een groen mobiliteitsbeleid en thuis- en telewerkbeleid. Door werken op afstand in de organisatie in te bedden kunnen veel reistijd, C02 uitstoot en ergernissen worden bespaard. Een wat minder vaak gehoord aandachtspunt is de woon-werk afstand bij het inhuren van nieuw personeel en eventueel de verhuiskostenregeling hierop aan te passen. Ook het gebruik van collectief en duurzaam vervoer (zoals bijvoorbeeld carpoolen) kan vanuit HR worden gestimuleerd.

Meer weten over onze visie en klantcases?
Lees ons boek Dynamisch werken in een duurzame omgeving of neem contact met ons op.

Deel 3 van dit drieluik zal gaan over het stimuleren van duurzaam gedrag. Wil je geïnformeerd worden als deze blog verschijnt? Volg ons dan op twitter!