PROVENWORKSPACE is een onafhankelijk adviesbureau, dat haar klanten adviseert en ondersteunt bij het realiseren van nieuwe manieren van werken.

Starten met HNW?                         Doorstarten met HNW?

HET NIEUWE WERKEN

Wim Veen is zelfstandig adviseur en hoogleraar educatie en technologie aan de TU Delft. Hij werd met name bekend door zijn visie op leerconcepten en leeromgevingen voor de publieke en private sector. Wim zegt dat veel bedrijven investeren in E-learning maar dat werknemers dat toch weinig motiveert en dat komt omdat het leerproces op het scherm hetzelfde is gebleven als voorheen.

De aandacht voor nieuwe leervormen staat daarom nu hoog op de agenda. Leren en opleiden in organisaties ontwikkelt zich van individuele en cursorische trainingen naar nieuwe online omgevingen. Leren op de werkplek wordt informeel, zelfsturend en direct gekoppeld aan het dagelijks werk. Het leren wordt ook just-in-time en just-for-me waarbij ‘communities of practice’ al dan niet in games of simulaties georganiseerd, opkomen en weer verdwijnen. Kennis wordt niet langer ‘gemanaged’ met behulp van databases vol documenten maar kennisontwikkeling wordt gefaciliteerd, de werkondernemers vormen gezamenlijk het sociaal kapitaal van de onderneming. Door de instroom van steeds meer jongeren in het bedrijfsleven is Wim Veen geïnteresseerd in de cultuur van jongeren die opgroeien met informatie en communicatie technologie. Hij gebruikt de term Homo Zappiens voor de jongeren die opgroeien met een muis in de hand en een computer als eerste venster op de wereld. Hij heeft een positieve kijk op deze generatie en ziet deze generatie als richtinggevend voor toekomstige scenario’s voor leren en werken, zowel organisatorisch, didactisch als inhoudelijk.

Wim Veen werkte voorheen als didacticus in de leraarsopleiding van de universiteit van Utrecht, waar hij in 1986 een onderzoeksgroep oprichtte op het gebied van educatieve toepassingen van ICT. Hij werkte in een groot aantal nationale en internationale projecten die zich richtten op het gebruik van nieuwe technologieën in het onderwijs. Hij redigeerde een aantal boeken en publiceerde vele artikelen over het gebruik van ICT in het onderwijs. Zijn laatste boek is ‘Homo Zappiens, leren, leven en werken in een digitaal tijdperk.’Hij is een veel gevraagd spreker op binnen- en buitenlandse conferenties. Wim Veen is als associate partner verbonden aan de Proven werkmaatschappijen.

E-mail:                Wim@proven.nl

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit voeren en samen met Advantive te komen tot een HNW concept waar integraal gekeken is naar de werkomgeving, houding en gedrag van de medewerkers en de ondersteuning op het gebied van HRM en facilities.

Situatieschets
Advantive is een ICT bedrijf dat innovatieve ICT-oplossingen levert op basis van Microsoft-technologie en zijn inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met ongeveer 40 ICT-professionals. Advantive gelooft in focus en richten zich daarom 100% op Microsoft technologie. Met de producten van Microsoft zijn zij in staat om structurele ICT oplossingen te ontwikkelen, te implementeren en te beheren, tegen verantwoorde kosten, met een bestendig resultaat.

Voorheen was hun kantoor gevestigd in Leende, maar sinds december 2010 is het hoofdkantoor van Advantive gevestigd in Weert. Daar hebben ze intrek genomen op de 3e etage binnen het pand van Dancohr. Dit pand is aangetrokken om de geambieerde groei te kunnen faciliteren van Advantive, maar ook om prettiger te (samen)werken. De directie heeft besloten nog niet te investeren in de inrichting van het nieuwe pand, maar het momentum te gebruiken om de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken voor Advantive te onderzoeken.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van een workshop met  directieleden en MT-leden en analyse van een aangeleverde bedrijfspresentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en de resultaten van de online vragenlijst (Werkomgevingsscan).

Stap 3 gaat vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld om vervolgens in een cocreatie sessie het concept verder aan te scherpen wat heeft geresulteerd in een rapport(presentatie).

Resultaat
Het resultaat is een HNW concept welke is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als input voor de verdere professionalisering van de organisatie en programma van eisen t.a.v. de inrichting. Het managementconcept Sturing en Ruimte is ook omarmt door Advantive. Lees hier meer over in een interview met Advantive.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.

Proces	Concept	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit te voeren en te komen tot een HNW concept waarbij beter gebruik gemaakt wordt van de bestaande vierkante meters en tevens gekeken wordt naar nieuwe manieren van werken om daarmee o.a. kennisdeling en samenwerking te verbeteren.

Situatieschets
Het Waterlaboratorium (HWL) is een laboratorium dat gespecialiseerd is in hoogwaardig wateronderzoek. Zij doen dit vooral voor Dunea Duin en Water, PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland en Waternet Amsterdam. Sinds de oprichting is HWL gehuisvest aan de J.W. Lucasweg 2  te Haarlem.

De organisatie is zich steeds meer gaan richten op o.a  het aanbieden van vernieuwende diensten en het leveren van hoogwaardige waterkwaliteitsinformatie in de vorm van analyseresultaten en adviezen. Het Waterlaboratorium profileert zich tevens meer als kennisintensieve organisatie door bijvoorbeeld samen te werken met de TU Delft.

Dit alles heeft consequenties voor de manier van werken en de totale werkomgeving. Er moet beter gebruik gemaakt worden van de bestaande vierkante meters. Daarnaast wil Het Waterlaboratorium het moment aangrijpen om te kijken naar andere manieren van werken (efficiënter en effectiever) en daarmee de kennisdeling en samenwerking te vergroten.

Long Life Loose Fit
De opdracht bij Het Waterlaboratorium is steeds bekeken vanuit het gedachtegoed Long Life Loose Fit. In de meeste organisaties wordt de werkomgeving gebaseerd op de flexibiliteit van de organisatie. In dit geval wordt er gekeken vanuit de fysieke mogelijkheden, het gebouw. Het functionalisme, waar de wensen en eisen van de organisatie als enig uitgangspunt dienen, is hierin losgelaten. Het “naïef” functionalisme wordt vervangen door flexibele organisatie en stabiele huisvesting ondersteund met flexibele producten en diensten op het gebied van ICT, HRM en FM. Hierin worden uiteraard ook de wensen en eisen van de organisatie meegenomen, maar deze zijn niet meer het enige uitgangspunt.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van interviews met directieleden en analyse van de bedrijfsdocumentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met het MT, het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).

Stap 3 gaat vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van een workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap worden de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt, wat heeft geresulteerd in een rapport.

Resultaat

Het resultaat is een werkomgevingconcept waarin wij ons drie zones voorstellen. Deze zones voeren je, vanaf de hoofdingang bekeken, steeds verder naar specifiekere werkzaamheden. In zone 1: Samenwerking HWL overstijgend centraal, vind zowel samenwerking plaats met partners, leveranciers en klanten als afdelingen onderling.  Zone 2 Samenwerking en concentratie, kenmerkt zich door meer geconcentreerdere, solistische werkzaamheden. Maar ook gezamenlijke werkzaamheden, maar dan binnen een afdeling.  Zone 3 Labwerk, omvat de daadwerkelijke laboratorium werkzaamheden. De zones wisselen levendigheid of met natuurlijke rust.

Dit concept is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als beslisdocument voor de directie.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Op 1 september 2011 nam Gabriëlle Davits, voorzitter Raad van Bestuur, van de Van Neynselgroep (VNG), afscheid om aan een nieuwe uitdaging te beginnen. Zij riep op om geen bloemen te geven maar aandacht aan de cliënten van de VNG te geven. Op 30 november 2011 was het dan zover. Ons gegeven cadeau, namelijk koken in twee huizen bij verpleeghuis Boswijk voor de bewoners, ging van start!

Gestoken in schorten hebben we ongeveer 20 bewoners voorzien van een heerlijke maaltijd. Een inspirerende ervaring om als groep te doen omdat de waardering van de bewoners groot was. We kregen het volgende terug van twee zorgmedewerkers van Boswijk:

‘ Hallo Dries, wij willen jou en je team bedanken voor de gezellige en smaakvolle avond. Onze bewoners hebben erg genoten, en dan genieten wij ook! Bij het naar bed gaan hadden sommige bewoners er zelfs nog over. Hier doe je het toch voor! ‘ 

Wilt u meer weten over verpleeghuis Boswijk waar kleinschalig wonen wordt toegepast klik dan hier of neem contact op met Dries Krens.

Project:	Ontwikkel vanuit de visie van het nieuwe werken een dynamisch concept voor Yulius, waarin zowel stafdiensten als een poliklinische afdeling een plaats hebben.
Opdrachtgever:	Yulius, Dordrecht
Periode:	april 2011-juli 2011
Omvang:	150 medewerkers
Rollen:	Adviseur ‘Het Nieuwe Werken’: - Gebruikersonderzoek (PW-scan, activiteitenmeting, FM/ICT-sanity check) - Het ontwikkelen van een werkomgevingsconcept - Opleveren van een businesscase

Proces	Concept	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur ‘Het Nieuwe Werken’ komen tot een integraal dynamische werken concept welke input levert voor het programma van eisen voor de nieuwbouw, maar ook voor praktische toepassing in de bestaande bouw.

Situatieschets
Yulius is een expertiseorganisatie in de regio Zuid-Holland Zuid die zich richt op levensloopzorg van cliënten met complexe psychiatrische problematiek en leerlingen met psychiatrische problemen. In juli 2009 is Yulius voortgekomen uit de fusie van de GGZ instellingen RMPI en De Grote Rivieren. Zij beschikt over bijna 70 verschillende locaties tussen Dordrecht en Gorinchem. De locaties kennen verschillende functies, waaronder klinieken, werkplaatsen, kantoren, onderwijslocaties en begeleid wonen.

In Dordrecht is verspreid over drie panden de stafdienst gehuisvest, op locatie Hellingen vinden daarnaast ook poliklinische activiteiten plaats. Eind 2015 wil Yulius nieuwbouw voor de staf realiseren, waarbij ook een (poli)klinische afdeling gehuisvest wordt. Een mogelijke reductie van het aantal m2 vloeroppervlak en een prettige werkomgeving door middel van andere manieren van werken behoort daarbij tot de mogelijkheden. Nieuwe manieren van werken beperken zich echter niet alleen tot nieuwbouw projecten. In bestaande bouw is het doorvoeren van andere manieren van werken en daaraan gekoppelde besparingen ook realiseerbaar. Daarnaast levert het ook direct input voor het programma van eisen voor de nieuwbouw.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Yulius naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met directie-leden. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM), een interviewronde met het MT, FM- en ICT Sanitycheck en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).

Stap 3 ging vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van houding en gedrag, fysieke en virtuele werk omgeving en de benodigde ondersteuning op het gebied van ICT, HRM en Facilities door middel van workshops.  In stap 4 is het concept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Yulius gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.

Bij de ontwikkeling van het concept hebben we rekening gehouden met de activiteiten die uitgevoerd worden op de drie aangewezen locaties. Met dit concept kunnen andere Yulius locaties haar eigen wensen en eisen formeren en de aansluiting zoeken op dit concept. Daarnaast hebben we ons steeds gefocust op twee sporen: De nieuwbouw in 2015, wat is daarvoor nodig? en de situatie tot 2015, wat is daarin mogelijk?

Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin het sleutelwoord ‘samenwerken binnen Yulius’ is. De nieuwe (tijdelijke) werkomgeving moet zich in ieder geval richten op: het doorbreken van de verkokering en het stimuleren van samenwerking. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn  uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is uitgewerkt in een businesscase en is gebruikt  als beslisdocument voor de directie van Yulius.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Het Open Innovatie Festival, inmiddels een begrip binnen de (lokale) overheid, vindt dit jaar voor de vierde keer plaats van 28 november t/m 2 december 2011. Vijf dagen lang zetten ambtenaren, bewoners en bedrijfsleven zich in voor innovatie in het publieke domein. Proven Workspace droeg ook haar steentje bij door het verzorgen van een workshop.

Op 29 november werden de activiteiten in Hoorn geopend door een optreden van The New Stones tijdens een openkoffie. De opbrengst hiervan ging overigens naar het project Frozen Kids. De door Proven Workspace verzorgde workshop “de kern van het nieuwe werken”  was een van de openingsactiviteiten.  Mark Sleijser is ingegaan op de oorsprong en achtergronden van HNW.

Er is uitgebreid stilgestaan bij wat de gevolgen van HNW zijn voor gemeenten, mensen en organisaties. Deelnemers vroegen zich af of HNW projecten zich vooral moeten richten op de medewerkers die welwillend zijn voor de verandering of juist op de tegenstanders. Ons advies: Besteed uiteraard ook aandacht aan de mensen die geen voorstander zijn van HNW maar steek de meeste energie in de mensen die de kar  trekken en de mensen die op deze kar zitten. Dan blijf je zelf ook het beste gemotiveerd om HNW projecten integraal te realiseren! Zie onderstaand de presentatie:

Klik hier voor meer  informatie over het open innovatie festival 2011. Voor vragen m.b.t. de workshop neem contact op met Mark Sleijser.

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, een volledig onderzoek uit te voeren naar ‘het @anders werken’ binnen Endinet met als doel te komen tot een werkomgevingsconcept dat de organisatie volledig ondersteunt.

Situatieschets
Endinet is een netwerkbedrijf dat in 2009 is ontstaan uit de netwerkbedrijven NRE, Obragas en Net Haarlemmermeer. Per 1 juli 2010 is Alliander eigenaar geworden van Endinet. Momenteel is Endinet gehuisvest aan de Nachtegaallaan 15 te Eindhoven. Het is een traditioneel pand waar meerdere ondernemingen gehuisvest zijn.

Endinet zit momenteel midden in de transitiefase waarin de organisatie samen op reis is met de medewerkers om missie, visie en strategie vorm te geven en waarbij betrokkenheid en vertrouwen centraal staan. Het huidige pand sluit hier niet op aan en inmiddels heeft men gekozen voor een ander pand aan de Wekkerstraat 25 te Eindhoven. De verhuizing naar de Wekkerstraat is een eerste stip op de horizon van de reis waar Endinet naar toe wil.  Tegelijker tijd zal gekeken worden welke andere manieren van werken meegenomen kan worden en hoe de werkomgeving daarin ondersteunend kan zijn.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie en visie van de organisatie naar randvoorwaarden en uitgangspunten op basis van twee workshops met een afvaardiging van het MT en TL.

De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een aantal teamleiders,  FM- en ICT sanity check, het uitvoeren van een activiteitenmeting en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan). Stap 3 ging vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops.  In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Endinet gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.

Endinet is als organisatie in een transitie. De aanpak is hierbij samen op reis gaan, waarbij ‘@anders werken’ mede deze reis kan ondersteunen.  @nders werken staat voor het verbinden van mensen met veel aandacht voor dialoog en samenwerken, respect en vertrouwen. Dit is het uitgangspunt voor de concept ontwikkeling van de nieuwe werkomgeving van Endinet waarbij de medewerker van zowel de buiten- als binnendienst centraal staat. De werkomgeving beperkt zich daarmee niet alleen tot het fysieke kantoor, maar tevens daarbuiten en daarmee ook de virtuele werkomgeving die de medewerkers buiten het kantoor optimaal moeten ondersteunen. Hiermee kan ook een gedeelte van de dialoog met de omgeving worden ondersteund.

Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin centraal in het concept staat: verbinden door samenwerking en dialoog in de ketengedachte. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de identiteit en diversiteit van de organisatie en de medewerkers. Bedoelt wordt hiermee dat de werkomgeving het samensmelten van de verschillende identiteiten tot één Endinet moet stimuleren, maar dat binnen de werkomgeving er ruimte is voor een diversiteit aan medewerkers en hun behoefte aan producten en diensten zoals bijvoorbeeld de werkplekken.

Om te kunnen verbinden en samenwerken is het noodzakelijk om de gedachte van afdelingen los te laten en meer te gaan denken vanuit de ketengedachte. Dit betekent procesgericht gaan werken, waar niet de afdelingen maar de processen centraal staan en dus meer over alle afdelingen heen. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn  uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als input voor programma’s van eisen en de invulling van ‘@nders werken’.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Het hoofdkantoor van TNT Express, het TNT Centre Hoofddorp is officieel geopend op donderdag 29 september j.l.  De opening markeert de afsluiting van een van de groenste projecten in Nederland waar PROVENWORKSPACE sinds de start van het project aan mee heeft gewerkt.

Wij hebben op basis van onze PW-aanpak een duurzaam omgevingsconcept geadviseerd welke aansluit bij de doelstellingen van de organisatie. Nieuwe manieren van slimmer werken en CO2 neutraal stonden hierbij centraal.

Dankzij een intensieve samenwerking met de interieur architect heeft het werkomgevingsconcept bijgedragen aan een van de groenste panden van Nederland. Met een Greencalc score van 1005 en een LEED Platinum certificaat werd het pand met trots geopend door Marie-Christine Lombard (CEO TNT Express), Frans Weekers (staatssecretaris van Financiën), Coen van Oostrom (OVG) en Peter Blom (Triodos Bank).

Meer informatie over dit project kan je vinden bij de case beschrijving of in een speciale uitgave van Energie & Milieu, zie onderstaande uitsnede.