PROVENWORKSPACE is een onafhankelijk adviesbureau, dat haar klanten adviseert en ondersteunt bij het realiseren van nieuwe manieren van werken.

Starten met HNW?                         Doorstarten met HNW?

HET NIEUWE WERKEN

“Idealiter gaan efficient en effectief werken hand in hand met plezier en enthousiasme in het werk. Dat kan alleen als organisaties leren aan te sluiten op de drijveren en talenten van medewerkers. HNW is meer dan het bieden van huisvesting en digitale tools; het gaat om het weten te creeren van een stimulerende (samen)werkcultuur.“ aldus Sacha Beets, sinds oktober 2011 als senior adviseur werkzaam bij Proven Workspace. In dit interview geeft zij haar visie op Het Nieuwe (Samen)Werken.

Wat is je achtergrond?
“Na mijn studies Hotelschool en Facility Management heb ik lijnfuncties gehad binnen het facilitaire werkveld. De afgelopen zeven jaar werkte ik bij DHV als adviseur op het gebied van vastgoed en huisvesting. Ik heb o.a. grote projecten gedaan bij ABN Amro en Noordelijke Hogeschool Leeuwaren. Mijn specialisme ligt bij de ‘gebruikerskant’, zeg maar de veranderkundig kant. Altijd bezig met de vraag: wat beweegt nou de klantorganisatie, wat drijft hen nou in hun werk? Om dat vervolgens te vertalen naar perfect passende huisvesting.”

Huisvesting zeg je, vanwaar dan je uitspraak over HRM?
“Waar voorheen HNW over sec huisvesting ging of ICT, zie je nu een verschuiving – of eigenlijk een verbreding – naar HRM-aspecten zoals houding en gedrag en de samenwerkcultuur. En dat is een goede zaak. Houding & gedrag is namelijk vaak het sluitstuk van een HNW-traject of wordt in het geheel niet goed meegenomen.”

Is dat ook de reden dat je nu een coachingsopleiding volgt?
“Onder andere. Het Nieuwe Werken gaat m.i. in essentie over mensen in hun kracht zetten en hen dusdanig faciliteren – met inspirerende huisvesting en slimme tools – dat zij meerwaarde kunnen creeren voor de organisatie; voor de klanten van de organisatie. Het gaat dus niet alleen om het creeren van een nieuwe fysieke werkomgeving, het gaat erom wat die fysieke omgeving vervolgens doet met mensen. Welk gedrag het ondersteunt, stimuleert of uitlokt. Dat geldt evenzo voor een digitale werkomgeving.”

Ik heb je wel eens horen zeggen ’HNW is niet IETS’, kun je dat uitleggen?
“Ja, daarmee wil ik zeggen dat in mijn optiek HET HNW-recept niet bestaat. Er is niet 1 smaakje dat je overal maar standaard implementeert. Het gaat om het vinden van ‘andere manieren van werken’ en dat is elke keer weer maatwerk. Voor de ene organisatie betekent dat thuiswerken, voor de andere organisatie betekent het een ander gebouw met flexibele inrichting en voor weer een ander betekent het een overgang van hierarchisch naar meer projectmatig en zelfsturend werken. Het heeft in ieder geval altijd invloed op hoe mensen samenwerken. Dat samenwerk in organisaties – en de aard daarvan – daar gaat het om. Daarin zie je een verschuiving optreden naar zelfsturend vermogen, output sturing en vertrouwen, en natuurlijk meer digitaal.”

Maar die woorden hoor je inmiddels overal; hoe geef je daar dan vorm aan? 
“Daar wil ik een paar dingen over zeggen.

Ten eerste: het is van belang om vanaf de start goed na te denken hoe Het Nieuwe Samenwerken er voor een organisatie uitziet; een gedeelde visie op directieniveau over wat HNW voor hen wel en niet inhoudt, is van essentieel belang. Wat bedoelen we eigenlijk precies als we zeggen dat we meer zelfsturing van medewerkers verwachten? En hoe werkt dat door naar de gewenste managementstijl? Vaak wordt er snel gestart, en wordt er weinig stilgestaan bij de verschillende beelden, verwachtingen en consequenties van HNW.

Ten tweede zal HRM een rol moeten hebben in de regiegroep en het projectteam; net zoals facilitair en ICT. Zo niet, dan wordt het vooral een facilitair feestje: prachtige fysieke werkomgeving, en met een beetje geluk digitaal ondersteund, maar gedragsverandering ho maar. Dus zorg voor een integrale, multidiciplinaire aanpak waardoor ook die samenwerkcultuur wordt meegenomen.

Nb. Vergeet ook niet de OR goed te bedienen in een dergelijk traject!”

Meer weten over Sacha? Dat kan.

Drie jaar geleden lanceerde Proven Workspace de 1^e druk van het boek Dynamisch werken in een duurzame omgeving. Sinds die tijd is er veel gebeurd. Het Nieuwe Werken is enorm in bekendheid gestegen en de ontwikkelingen en inzichten op het gebied van duurzaamheid hebben niet stilgestaan. De komende maanden zullen we stilstaan bij de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid in relatie tot dynamisch werken. We zullen in drie aparte blogs inzoomen op

1. de fysieke en digitale werkomgeving
2. de ondersteuning op het gebied van ICT en Facilitair
3. en houding en gedrag

en hoe deze een bijdrage kunnen leven aan het verduurzamen van organisaties. Deze maand staat de duurzame werkomgeving centraal. De duurzame doelstellingen bepalen uiteindelijk welke keuzes gemaakt worden bij de invulling van het ontwerp, de realisatie en het gebruik van de dynamische werkomgeving. Daarom is het in het algemeen verstandig eerst te bepalen wat je ermee wilt bereiken en hoe dynamisch werken daar een bijdrage aan kan leveren.

De duurzame werkomgeving

De werkomgeving wordt door Proven Workspace benaderd vanuit zowel fysiek als digitaal perspectief. Vanuit duurzaam perspectief is er veel aandacht voor duurzame kantoren en ICT infrastructuren. Met de realisatie van projecten zoals TNT headoffice en de oprichting van de Dutch Green Building Council is er veel kennis beschikbaar over hoe je een duurzaam gebouw bouwt. In deze blog zullen we op hoofdlijnen een aantal aandachtsgebieden bespreken waarmee de fysieke en digitale werkomgeving duurzaam gemaakt kan worden.

Voor de fysieke omgeving zijn er allereerst verschillende installaties die het energieverbruik van een pand verminderen. Denk hierbij o.a. aan Warmte Koude Opslag (WKO), grijswater terugwinning, LED verlichting, daglichtregeling, zonne cellen, zonneschermen, betonkernactivatie(BKA), dak- en gevelbegroeiingen maar ook kleine oplossingen zoals waterbesparende toiletten en het gebruik van sensoren. De ontwikkelingen op dit gebied gaan in een snel tempo, laat je dus voor aanschaf informeren over de laatste stand van zaken. Een van de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid is DBFMO. (Design, Build, Finance, Maintain & Operate) Deze integrale vorm van aanbesteden stimuleert duurzaam bouwen. Zonder DBFMO is de eigenaar van een pand vaak gebaat bij een zo goedkoop mogelijke afwerking of installatie. De eigenaar wil een zo’n hoog mogelijke huur vangen en daarvoor zo min mogelijk investeren. Door investering en gebruik (onderhoud en exploitatie) te koppelen ontstaan er andere verdienmodellen waardoor het wel interessant gaat worden om bijvoorbeeld een duurzame energieoplossing te kiezen. Door de bouwketen en hele levenscyclus van een pand te beschouwen bij het ontwerp en het (huur-) contract komen baten en lasten bij dezelfde partij en loont het om duurzame maatregelen te treffen. Deze nieuwe gedachtegang stimuleert duurzaam denken over gebouwen en levert zowel voor de verhuurder, huurder en milieu een positieve bijdrage. Win, win en win dus.

Ontwerp
Een goede manier om te verduurzamen begint dus reeds bij het ontwerp van het gebouw. Alle functionele, technische en organisatorische oplossingen om een “groen” pand te maken kunnen dan in het ontwerp worden ingebracht. In bestaande panden is het vaak lastiger om nieuwe technieken toe te passen, maar in combinatie met organisatorische maatregelen toch goed mogelijk. Uitgaande van een duurzaam concept kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het stimuleren van het gebruik van de trap zonder een pand te verbouwen. In veel panden zijn trappenhuizen weggestopt met saaie TL-verlichting en betonnen voorzieningen. Door de trap aantrekkelijker te maken wordt de lift minder gebruikt ( energie besparing) én de gezondheid van medewerkers bevorderd. Door de werkomgeving vanuit een ander concept te benaderen kan invulling gegeven worden aan duurzaamheid. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een reductie van het aantal interne verbouwingen door een flexibel en schaalbaal concept.

Ook met andere mogelijkheden kan de werkomgeving worden aangepast zodat het duurzaam gedrag van medewerkers wordt gestimuleerd. Plaats bijvoorbeeld oplaadpunten voor elektrische auto’s voor de deur en zorg voor een goed verlichte, afsluitbare fietsenstalling en douchegelegenheid om het gebruik van (niet elektrische) auto’s te beperken.

Als nieuwbouw geen optie is en het bestaande pand niet meer wenselijk kan verhuisd worden naar een ander bestaand pand. Dankzij de leegstand is er meer dan voldoende locatie keuzes. Omdat medewerkers minder snel met de auto naar het werk komen als het pand goed bereikbaar is met het openbaar vervoer heeft een locatie nabij een OV knooppunt dus de voorkeur. Daarnaast is de aanwezigheid van winkels in de directe omgeving een pluspunt omdat medewerkers dan te voet een boodschap kunnen doen en hiervoor dus niet in de auto hoeven te stappen.

Bij het ontwerp van de digitale werkomgeving zijn er ook verschillende duurzame keuzes te maken. Bij het ontwerp van de ICT infrastructuur kan bijvoorbeeld nagedacht worden over de locatie van de centrale computerruimte. Dit kan in het eigen pand gebeuren, bij een data center in Nederland of een data center op een koude locatie, zoals op de noordpool. Er is dan veel minder energie nodig voor koeling omdat koude lucht dan ruim voorhanden is. Daarnaast werken grote data centers mogelijk efficiënter dan kleinere en is het relatieve stroomverbruik sowieso minder.

Een veelbelovend ontwikkeling in de digitale werkomgeving speelt zich af op het gebied van energie monitoring. Er zijn al enkele technieken (in ontwikkeling) die het stroomverbruik per stopcontact kunnen monitoren. Sony is zelfs bezig met een techniek die de gebruiker identificeert aan de hand van de stekker. Door stroomgebruik op stopcontact niveau te meten kan dan dus bepaald worden hoe duurzaam een gebruiker is. Handig om te weten als je het duurzame gedrag van gebruikers wilt monitoren en beïnvloeden, maar daarover meer in het derde deel van dit drieluik. Bovendien is het mogelijk om niet-geautoriseerde (niet-energiezuinige) apparaten uit de werkomgeving te weren.

Materiaal gebruik
Omdat materialen een essentieel onderdeel zijn van onze omgeving bepaalt de keuze voor het gebruik van materialen voor een groot deel de schade die een gebouw toebrengt aan zijn omgeving. Steeds meer leveranciers worden zich hiervan bewust met als gevolg dat er ook steeds meer duurzame materialen en producten op de markt verschijnen. Cradle to cradle meubilair is tegenwoordig beschikbaar bij meerdere fabrikanten en ook op het gebied van vloerbedekking zijn de afgelopen 3 jaar flinke stappen gezet naar milieuvriendelijkere producten. Zowel voor meubilair als vloerbedekking hoeft een duurzaam product trouwens niet meer te kosten dan voorheen. Als het gaat om duurzame bouwmaterialen is er ook veel beschikbaar, het ontbreekt echter nog aan een centrale database waarin materiaaleigenschappen zijn opgenomen. Gelukkig wordt hier, in opdracht van het Ministerie van infrastructuur en milieu, momenteel aan gewerkt.

Wat betreft de digitale werkomgeving gaat het materiaalgebruik vooral om de milieu impact van de apparatuur zelf. De makkelijkste manier om hier naar te kijken is door het energiestar label te vergelijken. Via de website kan bekeken worden hoeveel energie een apparaat gebruikt in slaap, idle en stand-by modus. Deze vergelijking geeft goed weer wat het energie verbruik en de kosten van een apparaat in gebruik zijn. Het milieu impact, veroorzaakt door het gebruik van apparatuur is echter slechts een deel van de totale impact. Bij het maken van een ecologisch verantwoorde keuze kan je ook stilstaan bij de productie, transport en verwerking van het product. Door te kijken naar de volledige lifecycle van een productie proces kan een verantwoorde keuze voor een product worden gemaakt. Helaas hebben nog lang niet alle bedrijven een life-cycle-analyse beschikbaar zoals bijvoorbeeld Apple.

Volgende maand wordt er stilgestaan bij duurzame ondersteuning. Wil je geïnformeerd worden als deze blog verschijnt? Volg ons dan op twitter!

Proven Workspace is gecertificeerd om organisaties te begeleiden bij het verkrijgen van een BREEAM-NL certificaat.

Is uw organisatie al geruime tijd bezig met het nieuwe werken? Staat u nu op een punt waarbij u achterom kijkt en denkt; hoe nu verder? en hoe krijg ik het werkbaar? Dan is de workshop; HNW, the next level iets voor u. In de workshop: HNW, the next level wordt er een doorstart gemaakt met het hnw-concept wat er al ligt binnen je organisatie. Spelenerderwijs worden maximaal oplossingen gegenereerd om de knelpunten in het concept te doorbreken en het nieuwe werken werkbaar te maken. Een vliegende doorstart is het resultaat waar morgen mee begonnen kan worden!

Doelgroep

Deze incompany game is bedoeld voor organisaties die reeds hebben nagedacht over HNW en de implementatie al achter de rug hebben. Zij staan nu op een punt waarbij ze achterom kijken en denken; hoe nu verder? De deelnemers die aan deze workshop meedoen zijn managers met mandaat welke een goede afspiegeling van de organisatie vertegenwoordigen.

Resultaat / doelen

Deze game levert de volgende resultaten:

• Goede en werkbare ideeën voor doorstart op het gebied van houding en gedrag, werkomgeving en ondersteuning
• Eigenaar voelen van visie en strategie op het gebied van HNW
• Hernieuwd enthousiasme en motivatie bij de medewerkers
• Zicht op huidige en gewenste leiderschapstijl
• Aanknopingspunten voor competentieontwikkeling
• Inzicht in mate van samenwerken en kennisdeling
• Verbeterpunten voor de digitale en fysieke werkomgeving

Duur en opbouw

Voorafgaand aan de workshop:

• Een intake met de opdrachtgever zal plaatsvinden om input te krijgenten aanzien van specifieke wensen en eisen met betrekking tot de communicatie, vorm,  tijdstip van het uitzetten van de scan en het nabespreken van de uitkomsten van de scan en de workshop.
• Twee weken voor het plaatsvinden van de workshop wordt een scan uitgezet om input te verkrijgen van de medewerkers t.a.v. het huidige hnw concept en de dynamische werkomgeving.

De workshop duurt een dag en kent de volgende opbouw:

Ochtend:

• Creatief kennismaken;
• Terugkijken; wat hebben we al? huidig hnw-concept, behaalde resultaten;
• Knelpunten verzamelen; we gaan op een actieve creatieve manier de knelpunten rondom het huidige hnw-concept verzamelen;
• De bril van de medewerkers; we gaan de opgehaalde mening van de medewerkers afzetten tegenover de verzamelde knelpunten;
• Zoek je plekje; op een actieve manier gaan we de knelpunten categoriseren.

Middag:

‘ Het beste idee van…?’; het middag deel zal bestaan uit het spel: ‘ Het beste idee van…?’  . In dit spel zullen in 3 groepen de deelnemers spelenderwijs ideeën gegenereerde die leiden tot oplossingen van de in het ochtend deel geformuleerde knelpunten. Doormiddel van meerdere rondes waarin de groepen hun ideeën presenteren een aanscherpen ligt er aan het eind van de middag een lijst met oplossingen en 3 smart uitgewerkte ‘ beste’ ideeën waar de organisatie morgen al mee kan starten. Uiteraard wint het winnende team een prachtige prijs.

Nazorg:

Na de workshop zullen de resultaten van de scan en de opgehaalde resultaten in de workshop worden vastgelegd in een korte rapportage.

Investering

Voor een vast bedrag van € 3.750,- excl. BTW krijgt u een intakegesprek met de opdrachtgever, het uitzetten van de HNW scan onder de deelnemers en het daadwerkelijk spelen van de game waar maximaal 15 personen meedoen om zo een actieve en creatieve groepsdynamica te garanderen. Daarnaast zullen de resultaten van de game worden vastgelegd in een kort verslag

Over de procesbegeleider

Sacha Beets is een Procesmanager met 15 jaar ervaring in huisvestingsgerelateerde projecten. Zij is een betrokken en geëngageerd persoon met een sterk gevoel voor menselijke verhoudingen. Trainen, coachen en faciliteren van groepen is haar hobby en past dit al jaren toe op een interactieve en enthousiaste wijze. Voor haar is vooral het verbinden van mensen en organisaties en het zoeken van een motiverende samenwerking een belangrijk element in een organisatie.

Contact?

Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Sacha Beets.

Concept	Proces	Resultaat

Opdrachtgever

Rijn IJssel is een onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in Arnhem en omstreken. Binnen dit regionale opleidingen centrum geven ruim 1200 medewerkers van Rijn IJssel, in nauwe samenwerking met bedrijven, instellingen, gemeenten en woningbouwcoöperaties, vorm aan onderwijs voor circa 15.000 studenten. Het intern service bedrijf (ISB) heeft de verantwoordelijkheid om het (secundaire) onderwijsondersteunende proces te verzorgen. Deze afdeling bestaat uit HRM, ICT, Facilitaire Services (FS) en Administratieve Services (Financiële en Deelnemers Administratie). 

Samenvatting

FS wil graag een betrouwbare, deskundige en proactieve partner zijn voor de organisatie en met haar service maximaal bijdragen aan het succes van het onderwijs. Uit eigen onderzoek is gebleken dat er veel verbeterpotentieel was als het gaat om het vervullen van deze missie. De dienstverlening van FS kon efficiënter en effectiever. Daarnaast is door de service medewerkers zelf de wens geuit om de dienstverlening op locaties minder persoonsafhankelijk te maken en tegelijkertijd dichtbij het onderwijs te plaatsen. De introductie van integrale serviceteams moest dit mogelijk maken en de samenwerking en de klantgerichtheid van de serviceteams vergroten. Daarnaast is er voor sommige diensten op de verschillende onderwijs locaties geen eenduidige service aanbieder. Zo maken zowel het onderwijs als FS reserveringen en geven ze beide materiaal en apparatuur uit. Deze onduidelijkheid werd door studenten en medewerkers als onwenselijk ervaren.

Het project heeft zodoende drie doelen gehad:

• Verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening van FS.
• Vergroten samenwerking en klantgerichtheid van serviceteams.
• Vergroten duidelijkheid voor studenten en medewerkers.

Het project was erop gericht om in korte tijd conciërges en receptionisten te motiveren om op een andere manier te gaan werken. Door als integraal serviceteam te opereren is de klanttevredenheid verhoogd én verloopt de dienstverlening efficiënter. Medewerkers waren bij aanvang bang een eenheidsworst te worden waarvan de werkzaamheden allemaal op dezelfde manier gestandaardiseerd moesten worden. Niets is gelukkig minder waar, de servicemedewerkers ondersteunen de klant allemaal vanuit het team én vanuit hun eigen kracht. Deze unieke saamhorigheid vormde de inspiratie voor de naam van het project, Madagascar.

Op tien onderwijslocaties is één systeem voor ICT en facilitaire meldingen geïntroduceerd.  Serviceverzoeken kunnen zodoende worden afgehandeld buiten de capaciteit van de eigen locatie. Rijn IJssel is zo flexibeler en de dienstverlening is minder persoonsafhankelijk. De introductie van een systeem is echter ondersteunend aan de verandering geweest. Om medewerkers écht meer te laten samenwerken is uitgebreid aandacht besteed aan de ontwikkeling van groepscompetenties  en de rolverdeling binnen het team. Dit is ondersteund door een nieuw rooster waarin uitwisselingen en vervanging over locaties makkelijker kan plaatsvinden. Als gevolg van de integrale benadering is er voortaan nog maar één loket waar studenten en medewerkers terecht kunnen voor de uitleen van materiaal en apparatuur

Aanpak/Proces

Om bovenstaande doelstellingen te bereiken zijn er 7 deelprojecten gestart.

1. Organisatievorm; taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opnieuw vastgesteld en voor iedereen helder gemaakt. Daarnaast is er een rooster gemaakt waarin ieders wensen zijn verwerkt en er makkelijker uitwisseling en vervanging tussen locaties kan plaatsvinden.
2. Team ontwikkeling; individuele en groepscompetenties zijn benoemd en ontwikkeld.
3. Fysieke indeling; op de verschillende locaties zijn de servicedesks goed zichtbaar gemaakt in het pand.
4. Serviceafhandeling; de serviceverzoeken worden vastgelegd en gevolgd, geen big brother, maar prettige ondersteuning gericht op het voorkomen van miscommunicatie en inefficiëntie.
5. PDC; de producten en diensten catalogus is gehalveerd en online toegankelijk gemaakt.
6. Communicatie; dit ondersteunende deelproject is ingericht om te zorgen voor een “warme”  communicatie op locatie met de medewerkers en het afstemmen van de verschillende berichten van de overige deelprojecten.
7. Kwaliteit & evaluatie; het laatste ondersteunende deelproject is gestart om de kwaliteit over de verschillende locaties te monitoren.

Resultaat

Het  project Madagascar is in eerste instantie als pilot project uitgevoerd bij drie locaties van Rijn IJssel. Na een succesvolle evaluatie is het project uitgebreid naar alle elf hoofdlocaties van Rijn IJssel. Uit de evaluatie blijkt dat alle stakeholders zeer tevreden zijn met de uitkomsten van het project.

• Het onderwijs is blij met de vergrote duidelijkheid vanuit ISB
• De werkdruk van de servicemedewerkers is verminderd doordat er beter samen wordt gewerkt, bovendien wordt het werk als leuker ervaren.
• De organisatie is erg tevreden omdat de dienstverlening is verbeterd en er aanzienlijk op kosten is bespaard.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.

Wim Veen is zelfstandig adviseur en hoogleraar educatie en technologie aan de TU Delft. Hij werd met name bekend door zijn visie op leerconcepten en leeromgevingen voor de publieke en private sector. Wim zegt dat veel bedrijven investeren in E-learning maar dat werknemers dat toch weinig motiveert en dat komt omdat het leerproces op het scherm hetzelfde is gebleven als voorheen.

De aandacht voor nieuwe leervormen staat daarom nu hoog op de agenda. Leren en opleiden in organisaties ontwikkelt zich van individuele en cursorische trainingen naar nieuwe online omgevingen. Leren op de werkplek wordt informeel, zelfsturend en direct gekoppeld aan het dagelijks werk. Het leren wordt ook just-in-time en just-for-me waarbij ‘communities of practice’ al dan niet in games of simulaties georganiseerd, opkomen en weer verdwijnen. Kennis wordt niet langer ‘gemanaged’ met behulp van databases vol documenten maar kennisontwikkeling wordt gefaciliteerd, de werkondernemers vormen gezamenlijk het sociaal kapitaal van de onderneming. Door de instroom van steeds meer jongeren in het bedrijfsleven is Wim Veen geïnteresseerd in de cultuur van jongeren die opgroeien met informatie en communicatie technologie. Hij gebruikt de term Homo Zappiens voor de jongeren die opgroeien met een muis in de hand en een computer als eerste venster op de wereld. Hij heeft een positieve kijk op deze generatie en ziet deze generatie als richtinggevend voor toekomstige scenario’s voor leren en werken, zowel organisatorisch, didactisch als inhoudelijk.

Wim Veen werkte voorheen als didacticus in de leraarsopleiding van de universiteit van Utrecht, waar hij in 1986 een onderzoeksgroep oprichtte op het gebied van educatieve toepassingen van ICT. Hij werkte in een groot aantal nationale en internationale projecten die zich richtten op het gebruik van nieuwe technologieën in het onderwijs. Hij redigeerde een aantal boeken en publiceerde vele artikelen over het gebruik van ICT in het onderwijs. Zijn laatste boek is ‘Homo Zappiens, leren, leven en werken in een digitaal tijdperk.’Hij is een veel gevraagd spreker op binnen- en buitenlandse conferenties. Wim Veen is als associate partner verbonden aan de Proven werkmaatschappijen.

E-mail:                Wim@proven.nl

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit voeren en samen met Advantive te komen tot een HNW concept waar integraal gekeken is naar de werkomgeving, houding en gedrag van de medewerkers en de ondersteuning op het gebied van HRM en facilities.

Situatieschets
Advantive is een ICT bedrijf dat innovatieve ICT-oplossingen levert op basis van Microsoft-technologie en zijn inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met ongeveer 40 ICT-professionals. Advantive gelooft in focus en richten zich daarom 100% op Microsoft technologie. Met de producten van Microsoft zijn zij in staat om structurele ICT oplossingen te ontwikkelen, te implementeren en te beheren, tegen verantwoorde kosten, met een bestendig resultaat.

Voorheen was hun kantoor gevestigd in Leende, maar sinds december 2010 is het hoofdkantoor van Advantive gevestigd in Weert. Daar hebben ze intrek genomen op de 3e etage binnen het pand van Dancohr. Dit pand is aangetrokken om de geambieerde groei te kunnen faciliteren van Advantive, maar ook om prettiger te (samen)werken. De directie heeft besloten nog niet te investeren in de inrichting van het nieuwe pand, maar het momentum te gebruiken om de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken voor Advantive te onderzoeken.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van een workshop met  directieleden en MT-leden en analyse van een aangeleverde bedrijfspresentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en de resultaten van de online vragenlijst (Werkomgevingsscan).

Stap 3 gaat vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld om vervolgens in een cocreatie sessie het concept verder aan te scherpen wat heeft geresulteerd in een rapport(presentatie).

Resultaat
Het resultaat is een HNW concept welke is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als input voor de verdere professionalisering van de organisatie en programma van eisen t.a.v. de inrichting. Het managementconcept Sturing en Ruimte is ook omarmt door Advantive. Lees hier meer over in een interview met Advantive.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.

Proces	Concept	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit te voeren en te komen tot een HNW concept waarbij beter gebruik gemaakt wordt van de bestaande vierkante meters en tevens gekeken wordt naar nieuwe manieren van werken om daarmee o.a. kennisdeling en samenwerking te verbeteren.

Situatieschets
Het Waterlaboratorium (HWL) is een laboratorium dat gespecialiseerd is in hoogwaardig wateronderzoek. Zij doen dit vooral voor Dunea Duin en Water, PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland en Waternet Amsterdam. Sinds de oprichting is HWL gehuisvest aan de J.W. Lucasweg 2  te Haarlem.

De organisatie is zich steeds meer gaan richten op o.a  het aanbieden van vernieuwende diensten en het leveren van hoogwaardige waterkwaliteitsinformatie in de vorm van analyseresultaten en adviezen. Het Waterlaboratorium profileert zich tevens meer als kennisintensieve organisatie door bijvoorbeeld samen te werken met de TU Delft.

Dit alles heeft consequenties voor de manier van werken en de totale werkomgeving. Er moet beter gebruik gemaakt worden van de bestaande vierkante meters. Daarnaast wil Het Waterlaboratorium het moment aangrijpen om te kijken naar andere manieren van werken (efficiënter en effectiever) en daarmee de kennisdeling en samenwerking te vergroten.

Long Life Loose Fit
De opdracht bij Het Waterlaboratorium is steeds bekeken vanuit het gedachtegoed Long Life Loose Fit. In de meeste organisaties wordt de werkomgeving gebaseerd op de flexibiliteit van de organisatie. In dit geval wordt er gekeken vanuit de fysieke mogelijkheden, het gebouw. Het functionalisme, waar de wensen en eisen van de organisatie als enig uitgangspunt dienen, is hierin losgelaten. Het “naïef” functionalisme wordt vervangen door flexibele organisatie en stabiele huisvesting ondersteund met flexibele producten en diensten op het gebied van ICT, HRM en FM. Hierin worden uiteraard ook de wensen en eisen van de organisatie meegenomen, maar deze zijn niet meer het enige uitgangspunt.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van interviews met directieleden en analyse van de bedrijfsdocumentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met het MT, het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).

Stap 3 gaat vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van een workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap worden de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt, wat heeft geresulteerd in een rapport.

Resultaat

Het resultaat is een werkomgevingconcept waarin wij ons drie zones voorstellen. Deze zones voeren je, vanaf de hoofdingang bekeken, steeds verder naar specifiekere werkzaamheden. In zone 1: Samenwerking HWL overstijgend centraal, vind zowel samenwerking plaats met partners, leveranciers en klanten als afdelingen onderling.  Zone 2 Samenwerking en concentratie, kenmerkt zich door meer geconcentreerdere, solistische werkzaamheden. Maar ook gezamenlijke werkzaamheden, maar dan binnen een afdeling.  Zone 3 Labwerk, omvat de daadwerkelijke laboratorium werkzaamheden. De zones wisselen levendigheid of met natuurlijke rust.

Dit concept is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als beslisdocument voor de directie.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Op 1 september 2011 nam Gabriëlle Davits, voorzitter Raad van Bestuur, van de Van Neynselgroep (VNG), afscheid om aan een nieuwe uitdaging te beginnen. Zij riep op om geen bloemen te geven maar aandacht aan de cliënten van de VNG te geven. Op 30 november 2011 was het dan zover. Ons gegeven cadeau, namelijk koken in twee huizen bij verpleeghuis Boswijk voor de bewoners, ging van start!

Gestoken in schorten hebben we ongeveer 20 bewoners voorzien van een heerlijke maaltijd. Een inspirerende ervaring om als groep te doen omdat de waardering van de bewoners groot was. We kregen het volgende terug van twee zorgmedewerkers van Boswijk:

‘ Hallo Dries, wij willen jou en je team bedanken voor de gezellige en smaakvolle avond. Onze bewoners hebben erg genoten, en dan genieten wij ook! Bij het naar bed gaan hadden sommige bewoners er zelfs nog over. Hier doe je het toch voor! ‘ 

Wilt u meer weten over verpleeghuis Boswijk waar kleinschalig wonen wordt toegepast klik dan hier of neem contact op met Dries Krens.