Hoe gaan we om met de “eigen werkplek”?

Wij Nederlanders regelen graag alles. Wij willen zoveel mogelijk “veilig en zeker stellen” en discussie vooraf EN achteraf voorkomen. Het is ook niet verwonderlijk dat wij de hoogste verzekeringsdichtheid per hoofd van de bevolking in de wereld hebben. Aan verrassingen hebben wij over het algemeen een broertje dood.

Wat heeft dat met werkplekken te maken?

Die zekerheidszoekende houding zal de meeste organisaties opbreken bij het (her) inrichten van werkplekken in de organisatie. Onder een werkplek verstaat de ARBO een plek waar iemand langer dan 2 uur per dag werkt. Of de plek buiten of binnen is, of in een kantoor of in een fabriekshal, doet niet ter zake. Het onderwerp van gesprek, de werkplek zelf, zal altijd emoties oproepen.

Veel bedrijven / organisaties zullen gemiddeld eens per 10 jaar de status van hun huisvesting analyseren en (laten) herinrichten. In de meeste gevallen ligt de oorzaak in het feit dat de organisatie constateert dat de (logistieke) interactie tussen medewerkers van verschillende bedrijfsonderdelen zelf is veranderd. Soms leidt dat tot complete organisatiewijzigingen en soms leidt dat enkel tot een nieuwe indeling van elke unit binnen het pand waar de organisatie in gehuisvest is. Bij een dergelijk onderzoek naar de meest ideale herindeling van de beschikbare werkplekken in de huidige of nieuwe huisvesting komt activiteitgerelateerd werken, of ook wel het andere / nieuwe werken genoemd, altijd aan bod! En dan komen de meest verrassende emoties bij medewerkers naar boven.

Waarom leegstand toestaan?

Rationeel gezien is elke organisatie toch wel gek om de helft van de werkplekken leeg te laten staan! Elk onderzoek over de bezetting van de werkplekken en de activiteiten die men dan uitvoert (Multi Moment Opname of Bezettingsgraad Onderzoek) komt namelijk tot de conclusie dat een bezetting van gemiddeld 50% geldt. De rest van de tijd staat de werkplek leeg. Die bezetting is dan veelal gemeten tussen 9:00 en 17:00 uur.
Met alle nieuwe maatregelen om files terug te dringen (denk hierbij aan het verrichten van arbeid tussen 6:00 en 22:00 uur) in combinatie met de sterk toegenomen mogelijkheden om overal te werken, bijvoorbeeld thuis en onderweg, zal de bezetting per werkplek in kantoren eerder afnemen dan toenemen.

Iedereen kan uitrekenen dat het huren van minder vierkante meters huren de organisatie uiteraard een deel van de kosten kan besparen. Waarom is het voor (budgettaire) beslissers dan zo moeilijk om de “eigen” werkplek van de medewerkers op te geven? En vooral waarom willen medewerkers de “eigen” werkplek zo ontzettend graag houden? Als zij beiden het (financiële) belang van activiteitgerelateerd werken inzien, kunnen zij toch niets anders concluderen dan dat beiden voordeel hebben van het loslaten van de “eigen” werkplek.

Het heeft alles te maken met onze hekel aan veranderingen en verrassingen. Veel mensen willen gewoon weten waar zij aan toe zijn. Een onzeker gevoel over de zitplaats op het eigen kantoor, binnen het eigen organisatie onderdeel, levert bij een aantal mensen stress op.

Het is een kwestie van kiezen

Daarbovenop komt nog de wijziging van ons sociale stelsel. Het ontstaan van nieuwe sociale risico’s, andere ideeën over het omgaan met risico’s en de toenemende spanning tussen solidariteit en individuele vrijheid hebben tot de conclusie geleid dat het sociale zekerheidsstelsel van voor 2000 niet langer in staat was om burgers op alle gewenste onderdelen een zeker bestaan te bieden. Het cafetariamodel was geboren! Mensen moeten zelf keuzes gaan maken over hun eigen levensloop. Keuzes maken over de hoeveelheid uren die je wilt werken, sabbatical nemen, zorgverlof nemen, een studie starten, in loondienst blijven, etc. etc.. Fantastisch voor elk individu op zich. Verschrikkelijk voor de individuele personen die zekerheid en veiligheid zoeken. Elke keuze kan een onjuiste keuze blijken.

Dus gaan de hakken in het zand tegen de laatste verandering: het verlies van de “eigen” werkplek. Het laatste bolwerk van zekerheid.

Zijn wij echter wel zo blij met een half leeg kantoor? Op kantoor komen = elkaar ontmoeten en ideeën (informatie) uitwisselen. Dat doe ik persoonlijk liever in een omgeving die daarvoor bestemd is. Werken met collega’s in een ruimte waar dit eenvoudig te realiseren is, prefereer ik boven een eigen kamer waar ik alleen zal zitten gedurende een groot deel van de dag. Het ervaren van de nieuwe manier van werken leidt tot hogere tevredenheid en veel bedrijven, die ertoe zijn overgegaan, komen tot de ontdekking dat hun eigen medewerkers niet meer terug willen naar de oude situatie.

Werkgevers EN werknemers zouden daarom de mogelijkheden en kansen van het activiteitgerelateerd werken moeten onderzoeken. De Provengroep kan u hiermee helpen. Wij zijn experts op het gebied van werkomgeving en processen die ervoor zorgen dat het bij u passend concept gebruikt wordt.

Wij starten niet met de traditionele vertaling in vierkante meters per werkplek per FTE. Onze 5-stapsmethode garandeert u dat uw organisatie een werkomgeving krijgt die bij uw organisatie past en dat medewerkers de activiteitgerelateerde werkplekken gebruiken waartoe zij bestemd zijn. Kortom: wij zorgen ervoor dat het nieuwe werken is “geland” in uw organisatie.

bron foto:  babasteve

Auteur: Susan van Dijen, voormalig medewerker van Proven