Ontzorgen door samenwerken bij Yulius

Project:	Ontwikkel vanuit de visie van het nieuwe werken een dynamisch concept voor Yulius, waarin zowel stafdiensten als een poliklinische afdeling een plaats hebben.
Opdrachtgever:	Yulius, Dordrecht
Periode:	april 2011-juli 2011
Omvang:	150 medewerkers
Rollen:	Adviseur ‘Het Nieuwe Werken’: - Gebruikersonderzoek (PW-scan, activiteitenmeting, FM/ICT-sanity check) - Het ontwikkelen van een werkomgevingsconcept - Opleveren van een businesscase

Proces	Concept	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur ‘Het Nieuwe Werken’ komen tot een integraal dynamische werken concept welke input levert voor het programma van eisen voor de nieuwbouw, maar ook voor praktische toepassing in de bestaande bouw.

Situatieschets
Yulius is een expertiseorganisatie in de regio Zuid-Holland Zuid die zich richt op levensloopzorg van cliënten met complexe psychiatrische problematiek en leerlingen met psychiatrische problemen. In juli 2009 is Yulius voortgekomen uit de fusie van de GGZ instellingen RMPI en De Grote Rivieren. Zij beschikt over bijna 70 verschillende locaties tussen Dordrecht en Gorinchem. De locaties kennen verschillende functies, waaronder klinieken, werkplaatsen, kantoren, onderwijslocaties en begeleid wonen.

In Dordrecht is verspreid over drie panden de stafdienst gehuisvest, op locatie Hellingen vinden daarnaast ook poliklinische activiteiten plaats. Eind 2015 wil Yulius nieuwbouw voor de staf realiseren, waarbij ook een (poli)klinische afdeling gehuisvest wordt. Een mogelijke reductie van het aantal m2 vloeroppervlak en een prettige werkomgeving door middel van andere manieren van werken behoort daarbij tot de mogelijkheden. Nieuwe manieren van werken beperken zich echter niet alleen tot nieuwbouw projecten. In bestaande bouw is het doorvoeren van andere manieren van werken en daaraan gekoppelde besparingen ook realiseerbaar. Daarnaast levert het ook direct input voor het programma van eisen voor de nieuwbouw.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Yulius naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met directie-leden. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM), een interviewronde met het MT, FM- en ICT Sanitycheck en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).

Stap 3 ging vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van houding en gedrag, fysieke en virtuele werk omgeving en de benodigde ondersteuning op het gebied van ICT, HRM en Facilities door middel van workshops.  In stap 4 is het concept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Yulius gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.

Bij de ontwikkeling van het concept hebben we rekening gehouden met de activiteiten die uitgevoerd worden op de drie aangewezen locaties. Met dit concept kunnen andere Yulius locaties haar eigen wensen en eisen formeren en de aansluiting zoeken op dit concept. Daarnaast hebben we ons steeds gefocust op twee sporen: De nieuwbouw in 2015, wat is daarvoor nodig? en de situatie tot 2015, wat is daarin mogelijk?

Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin het sleutelwoord ‘samenwerken binnen Yulius’ is. De nieuwe (tijdelijke) werkomgeving moet zich in ieder geval richten op: het doorbreken van de verkokering en het stimuleren van samenwerking. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn  uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is uitgewerkt in een businesscase en is gebruikt  als beslisdocument voor de directie van Yulius.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Tweet