Duurzaam Drieluik, deel 2: Ondersteuning
Wat kunnen ondersteunende afdelingen als ICT, facilitair en HRM betekenen in het verduurzamen van organisaties? Mark Sleijser - BREEAM-expert en adviseur bij Proven Workspace – geeft het antwoord.
Dit is zijn tweede artikel in een drieluik over duurzaam dynamisch werken. Eerder besteedde hij aandacht aan hoe organisaties hun fysieke en digitale werkomgeving duurzaam kunnen inrichten.
Bij duurzame ondersteuning wordt al snel gesproken over een aantal inkoppertjes zoals het instellen van printers zodat er standaard dubbelzijdig wordt geprint en het licht automatisch laten uitgaan als een ruimte niet in gebruik is. Volgens ons is dit slechts het topje van de ijsberg en zijn er veel meer methoden om te verduurzamen.
Slimme ICT
Door slim gebruik te maken van ICT-oplossingen kan de duurzaamheid van een pand worden verbeterd. Naast dubbelzijdig printen is er meer mogelijk als het gaat om inkt- en papierbesparing. Door digitaler te werken neemt de papierstroom in organisaties sowieso af. Als daarnaast het standaard lettertype wordt aangepast naar Ecofont (zie video) verandert er zichtbaar niets, maar kan er aanzienlijk bespaard worden op inkt en de portemonnee als printen toch noodzakelijk is.
Daarnaast gebeurt het nog steeds vaak dat print-opdrachten op de printer blijven liggen. Door secure en follow-me printen te introduceren kunnen aanvullende kosten en het milieu worden bespaard. Bovendien wordt voorkomen dat gevoelige notities door de verkeerde persoon van de printer worden gehaald.
ICT kan verder nog een bijdrage leveren aan verduurzaming door video conference en conference call voorzieningen aan te bieden. Medewerkers beperken zo hun reisbewegingen en daarmee hun CO2 uitstoot. Dat ze in de gewonnen reistijd andere werkzaamheden kunnen verrichten is daarnaast mooi meegenomen. Door bij de aanschaf van laptops een ingebouwde webcam als standaard op te nemen kan dit voordeel ook voor individuele medewerkers worden gerealiseerd.
Facilitaire ondersteuning
Op facilitair gebied kan uiteraard ook een bijdrage worden geleverd aan een duurzamere organisatie. Dat kan ‘m al in kleine dingen zitten, zoals een multifunctionele wachtruimte, verantwoorde koffie en het aanbieden van vervoersinformatie.
Nuttig wachten
Kent u dat? U komt te vroeg aan bij een afspraak (voor de files uit) en wilt nog even een halfuurtje een document doornemen. Maar dan stuit je op een ongemakkelijke wachtruimte, geen stopcontact in de buurt en geen tafeltje bij de hand… Of: uw afspraak is eerder klaar dan verwacht en u zou graag nog even wat werken, maar uw gastheer heeft geen plek om nog even rustig te zitten. In beide gevallen zou de organisatie flexibele werkplekken kunnen aanbieden. Zo faciliteert zij anderen om files te vermijden en onnodige reisbewegingen te beperken.
Verantwoorde kunst & koffie
Als je ‘duurzaam’ breder uitlegt dan alleen milieubewust maar meer richting “maatschappelijk verantwoord” ontstaat er hele nieuwe mogelijkheden. Waarom laat je de kunst in het (nieuwe) pand niet maken door iemand met een Wajong uitkering? En is de koffie eigenlijk wel van Max Havelaar of een merk met UTZ-certificering? In het verlengde hiervan kan natuurlijk ook het merendeel van het aanbod in het bedrijfsrestaurant biologisch worden aangeboden.
Handige vervoersinformatie
Om het gebruik van openbaar vervoer te stimuleren kan bij de entree van het pand en/of bijvoorbeeld bij koffie corners actuele OV informatie worden getoond. De informatie op deze beeldschermen kan worden afgewisseld met bedrijfsinformatie en file informatie. Reizigers kunnen zo de files mijden en stoten minder CO2 uit per kilometer als ze door kunnen blijven rijden.
Elektrisch rijden
In de vorige blog is aangegeven dat het opnemen van oplaadpunten voor elektrische auto’s in het ontwerp van het pand een van de mogelijkheden is om te verduurzamen. Het daadwerkelijk aanbieden en stimuleren van elektrisch vervoer (auto en/of fiets) zorgt natuurlijk pas voor de werkelijke reductie in CO2-uitstoot.
Actieve bijdrage HRM
Ook al bieden de ICT en facilitaire afdelingen duurzame ondersteuning aan, als het vanuit de organisatie niet mogelijk wordt gemaakt om hier gebruik van te maken zal het effect beperkt zijn. Bij het realiseren van al deze maatregelen is dus ook een belangrijke taak weggelegd voor de HRM afdeling. Deze afdeling speelt in de praktijk vaak al een rol bij het formuleren en implementeren van een groen mobiliteitsbeleid en thuis- en telewerkbeleid. Door werken op afstand in de organisatie in te bedden kunnen veel reistijd, C02 uitstoot en ergernissen worden bespaard. Een wat minder vaak gehoord aandachtspunt is de woon-werk afstand bij het inhuren van nieuw personeel en eventueel de verhuiskostenregeling hierop aan te passen. Ook het gebruik van collectief en duurzaam vervoer (zoals bijvoorbeeld carpoolen) kan vanuit HR worden gestimuleerd.
Meer weten over onze visie en klantcases?
Lees ons boek Dynamisch werken in een duurzame omgeving of neem contact met ons op.
Deel 3 van dit drieluik zal gaan over het stimuleren van duurzaam gedrag. Wil je geïnformeerd worden als deze blog verschijnt? Volg ons dan op twitter!
Madagascar, professionaliseren Facilitaire Services
| Project: | Unieke Samenhorigheid in het onderwijs: het Madagascar gevoel! |
| Opdrachtgever: | Rijn IJssel |
| Periode: | Juni 2011- januari 2012 |
| Omvang: | 60 medewerkers |
| Rollen: | - Adviseur - Coach - Projectleiding |
| Concept | Proces | Resultaat |
 |
 |
 |
Opdrachtgever
Rijn IJssel is een onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in Arnhem en omstreken. Binnen dit regionale opleidingen centrum geven ruim 1200 medewerkers van Rijn IJssel, in nauwe samenwerking met bedrijven, instellingen, gemeenten en woningbouwcoöperaties, vorm aan onderwijs voor circa 15.000 studenten. Het intern service bedrijf (ISB) heeft de verantwoordelijkheid om het (secundaire) onderwijsondersteunende proces te verzorgen. Deze afdeling bestaat uit HRM, ICT, Facilitaire Services (FS) en Administratieve Services (Financiële en Deelnemers Administratie).
Samenvatting
FS wil graag een betrouwbare, deskundige en proactieve partner zijn voor de organisatie en met haar service maximaal bijdragen aan het succes van het onderwijs. Uit eigen onderzoek is gebleken dat er veel verbeterpotentieel was als het gaat om het vervullen van deze missie. De dienstverlening van FS kon efficiënter en effectiever. Daarnaast is door de service medewerkers zelf de wens geuit om de dienstverlening op locaties minder persoonsafhankelijk te maken en tegelijkertijd dichtbij het onderwijs te plaatsen. De introductie van integrale serviceteams moest dit mogelijk maken en de samenwerking en de klantgerichtheid van de serviceteams vergroten. Daarnaast is er voor sommige diensten op de verschillende onderwijs locaties geen eenduidige service aanbieder. Zo maken zowel het onderwijs als FS reserveringen en geven ze beide materiaal en apparatuur uit. Deze onduidelijkheid werd door studenten en medewerkers als onwenselijk ervaren.
Het project heeft zodoende drie doelen gehad:
- Verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening van FS.
- Vergroten samenwerking en klantgerichtheid van serviceteams.
- Vergroten duidelijkheid voor studenten en medewerkers.
Het project was erop gericht om in korte tijd conciërges en receptionisten te motiveren om op een andere manier te gaan werken. Door als integraal serviceteam te opereren is de klanttevredenheid verhoogd én verloopt de dienstverlening efficiënter. Medewerkers waren bij aanvang bang een eenheidsworst te worden waarvan de werkzaamheden allemaal op dezelfde manier gestandaardiseerd moesten worden. Niets is gelukkig minder waar, de servicemedewerkers ondersteunen de klant allemaal vanuit het team én vanuit hun eigen kracht. Deze unieke saamhorigheid vormde de inspiratie voor de naam van het project, Madagascar.
Op tien onderwijslocaties is één systeem voor ICT en facilitaire meldingen geïntroduceerd. Serviceverzoeken kunnen zodoende worden afgehandeld buiten de capaciteit van de eigen locatie. Rijn IJssel is zo flexibeler en de dienstverlening is minder persoonsafhankelijk. De introductie van een systeem is echter ondersteunend aan de verandering geweest. Om medewerkers écht meer te laten samenwerken is uitgebreid aandacht besteed aan de ontwikkeling van groepscompetenties en de rolverdeling binnen het team. Dit is ondersteund door een nieuw rooster waarin uitwisselingen en vervanging over locaties makkelijker kan plaatsvinden. Als gevolg van de integrale benadering is er voortaan nog maar één loket waar studenten en medewerkers terecht kunnen voor de uitleen van materiaal en apparatuur
Aanpak/Proces
Om bovenstaande doelstellingen te bereiken zijn er 7 deelprojecten gestart.
- Organisatievorm; taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opnieuw vastgesteld en voor iedereen helder gemaakt. Daarnaast is er een rooster gemaakt waarin ieders wensen zijn verwerkt en er makkelijker uitwisseling en vervanging tussen locaties kan plaatsvinden.
- Team ontwikkeling; individuele en groepscompetenties zijn benoemd en ontwikkeld.
- Fysieke indeling; op de verschillende locaties zijn de servicedesks goed zichtbaar gemaakt in het pand.
- Serviceafhandeling; de serviceverzoeken worden vastgelegd en gevolgd, geen big brother, maar prettige ondersteuning gericht op het voorkomen van miscommunicatie en inefficiëntie.
- PDC; de producten en diensten catalogus is gehalveerd en online toegankelijk gemaakt.
- Communicatie; dit ondersteunende deelproject is ingericht om te zorgen voor een “warme” communicatie op locatie met de medewerkers en het afstemmen van de verschillende berichten van de overige deelprojecten.
- Kwaliteit & evaluatie; het laatste ondersteunende deelproject is gestart om de kwaliteit over de verschillende locaties te monitoren.
Resultaat
Het project Madagascar is in eerste instantie als pilot project uitgevoerd bij drie locaties van Rijn IJssel. Na een succesvolle evaluatie is het project uitgebreid naar alle elf hoofdlocaties van Rijn IJssel. Uit de evaluatie blijkt dat alle stakeholders zeer tevreden zijn met de uitkomsten van het project.
- Het onderwijs is blij met de vergrote duidelijkheid vanuit ISB
- De werkdruk van de servicemedewerkers is verminderd doordat er beter samen wordt gewerkt, bovendien wordt het werk als leuker ervaren.
- De organisatie is erg tevreden omdat de dienstverlening is verbeterd en er aanzienlijk op kosten is bespaard.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
Middengebiedconcept Boswijk (Van Neynselgroep)
| Project: | Ontwikkeling en realisatie concept middengebied van het nieuwe verpleeghuis Boswijk. |
| Opdrachtgever: | Van Neynselgroep |
| Periode: | Oktober 2009 – December 2010 |
| Omvang: | 124 bewoners |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur: -Gebruikersonderzoek -Ontwikkelen middengebied conceptVormgever: -Realisatie programma’s van eisen -Bewaken van het concept tijdens voorbereiding en realisatie.Verandermanager: -Communicatie gebruikers |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: In de rol van externe adviseur komen tot een middengebied concept waarin de faciliteiten van het middengebied vanVerpleeghuis Boswijk optimaal aansluiten bij het nieuwe zorgconcept en hiermee het gewenste serviceniveau behaald kan worden. Centraal hierin staan service en gastvrijheid. Tevens is advies gevraagd op strategisch en tactisch niveau op het gebied van centralisatie van Facility Management, de werkomgeving en Het Nieuwe Werken. (meer…)
Werkplekwijzer
Een werkplekwijzer biedt een volledige uitleg van een werkomgevingsconcept in woord en beeld. Het geeft aan waar in het gebouw je welke werkzaamheden het beste kunt uitvoeren. Met inspirerende afbeeldingen en steeds terugkerende pictogrammen van de diverse werkplekken (aanlandwerkplek, overlegplekken et cetera) is het nieuwe kantoorconcept voor elke medewerker snel duidelijk.
De werkplekwijzer is maatwerk en kan zowel als boekje worden opgeleverd als op een interactieve manier. Ook is het mogelijk om de werkplekwijzer te combineren met een product-en dienstencatalogus.
Een werkplekwijzer werkt verhelderend voor medewerkers in een nieuwe werkomgeving. Ook nieuwe medewerkers kunnen op die manier snel kennismaken met de manier van werken en mogelijkheden van de werkomgeving.
Voor meer informatie over dit product, neem contact op met Dries Krens.
Praktijkcase stafafdeling: Ondersteunen en verleiden
Een stafafdeling van een middelgrote organisatie wil tegelijkertijd klantgericht de doelen van de primaire processen verwezenlijken en organisatiegericht de doelen van de organisatie als geheel. Deze komen niet altijd overeen; soms wil een specifieke klant iets dat indruist tegen het algemene belang van het grotere geheel. Aan deze paradox hebben we het gedachtegoed van Sturing en Ruimte gekoppeld, die aangeeft dat de beide paradoxen geen tegenstelling hoeven zijn, maar elkaar juist kunnen versterken door beiden te maximaliseren. Dit heeft geleid tot een indeling waarbij de afdeling tegelijkertijd klantgericht én organisatiegericht is.
Dit verder uitwerkend betekent dit dat de afdeling goed wil luisteren naar de wensen van de klant. Hierbij zullen ze echter niet klakkeloos uitvoeren wat de individuele klant wil, maar indien nodig ook sturen om de klant duidelijk te maken dat sommige wensen niet realistisch zijn. Aan de andere kant zullen bepaalde kaders vanuit organisatieperspectief verplicht zijn. De kunst is dan om deze niet rucksichtlos op te leggen, maar de klant te verleiden om deze toe te passen. Dit kan alleen door ook hier goed te luisteren naar de wensen van de klant en samen met hem te kijken naar een optimale oplossing. Dit zonder de organisatiekaders los te laten.
Klanten zullen het waarderen als de verschillende afdelingen van de staf hier op dezelfde manier in opereren. Dit zal met vallen en opstaan gepaard gaan, omdat sommigen automatisch meer luisterend zullen opereren en anderen meer sturend. De lemniscaat geeft mooi weer hoe subtiel de verschillen kunnen zijn.
Om tot een samenhangende veranderaanpak te komen is besloten dat hiervoor een eigen cluster van inspanningen wordt gedefinieerd: “Professionaliseren staf”. Onderdeel hiervan wordt naast het zorgen voor ondersteunen en verleiden, ook het komen tot een gezamenlijke producten- en dienstencatalogus en het verder inrichten van account management. In 2010 zal dit moeten leiden tot een nog betere ondersteuning, nu al is duidelijk dat de samenhang in aanpak gewaardeerd wordt binnen de organisatie. Een mooie afsluiting van 2009!
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.