Vertrouwen geven en verantwoordelijk nemen, kan dat?
Overstappen naar Het Nieuwe Werken, makkelijker gezegd dan gedaan. Eén aspect dat naar voren komt is dat je anders met medewerkers omgaat. Je moet ze ruimte geven, maar kun je ze dan nog wel aansturen? Met de juiste handvatten kun je medewerkers niet alleen alle ruimte geven, maar zullen zij ook bijdragen aan groei van je organisatie.
Het nieuwe werken bij Advantive is Sturing en Ruimte geven
Veel bedrijven hebben behoefte om Het Nieuwe Werken in te voeren, zo ook ICT bedrijf Advantive. Zij zijn een organisatie die ICT oplossingen bouwen om Het Nieuwe Werken te faciliteren met een groeistrategie waarbij Het Nieuwe Werken voor hen ook noodzakelijk is. Goede medewerkers wil je immers blijvend binden en boeien binnen je organisatie en Het Nieuwe Werken draagt bij aan de groei van een organisatie. Omdat Advantive veel kennis van ICT heeft en minder van de ‘groei in de organisatie’, is Proven Workspace uitgenodigd om daarbij te helpen.
“We realiseren ons dat er meer nodig is dan een goede infrastructuur om een organisatie te veranderen. Net zoals bedrijven ons inhuren voor ICT oplossingen, huren wij zelf ook capaciteit in voor onderwerpen waar wij minder kennis van hebben. Proven Workspace heeft voor ons de capaciteit en kennis om onze organisatie te laten groeien, en weet dit onze organisatie binnen te dragen. ”
Advantive wil haar medewerkers aan de ene kant ruimte geven, al is er een historisch gegroeide behoefte om van boven af controle uit te oefenen en te sturen. Dat je kunt sturen en daarbij ruimte kan geven, was voor hen nieuw en zij wilden dit concept graag ten uitvoer brengen. (meer…)
Fysieke beweging lijkt interessante leerstof
Loskomen van je denkkaders en stevig staan voor je standpunt; het kon fysiek worden beleefd door touwtrekken en legostenen stapelen tijdens het Lentefestival van Rijn IJssel.
Het Lentefestival is de gezamenlijke dag van studie, netwerken en ontmoeten van Rijn IJssel; een onderwijsonderneming voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in Arnhem en omstreken met ca. 15.000 studenten. Onder het motto ‘Leren: dromen, durven, doen!’ werden er diverse workshops gegeven. Waaronder een schrijfworkshop van bestseller auteur Jan Siebelink, maar ook een belevenis van Sturing & Ruimte door Leo van de Vorst.
In deze workshop ging het erom de 4 elementen van Sturing & Ruimte (paradoxaal denken, meervoudig kijken, durven dromen en gewoon doen) op een andere manier te beleven dan via de mentale weg zoals een presentatie of casusbespreking. Dus werden touw en legostenen uit de kast gehaald om tegenstellingen en synthese fysiek te beleven.
Paradoxaal denken – spanningen opzoeken (touwtrekken)
Een groep managers en docenten ging op zoek naar dilemma’s en paradoxen in de organisatie. Al snel kwamen ze terecht op het onderwerp ‘schaalgrootte’. De ene groep was voor schaalverkleining, de andere groep voor schaalvergroting. Men probeerde in eerste instantie elkaar te overtuigen door te argumenteren. Ieder bleef bij zijn eigen standpunt en verdedigde dit. Om de spanning die dit opleverde ook echt te doorvoelen, werd er touwgetrokken. Hiermee vergrootte het besef van verschillen die niet opgelost werden.
Meervoudig kijken – ruimte maken (kring; open space)
De deelnemers ontdekten dat ze op deze manier in een zinloze welles-nietes situatie zaten en gingen vervolgens in een kring staan met de gezichten naar elkaar. Hierbij werd gevraagd om allen alleen maar positieve zaken te benoemen bij de huidige schaalgrootte. Een lastige opgave waarbij er ruimte ontstond voor het echte gesprek : sommigen wilden vooral dat iedereen elkaar nog kende, de menselijke maat. Anderen wilden hoogwaardige ondersteuning en efficiencyvoordelen. Zo kwamen we met respect voor elkaars meningen op de achterliggende doelen en werd vermeden dat men greep naar voor hand liggende (sub)oplossingen.
Durven dromen – in verbinding met elkaar (elastiek)
Hierna kreeg de kring een elastiek omgebonden en gingen ze hun eigen doelen maximaliseren door een stap achterwaarts te zetten. Ze mochten onbeperkt dromen en terwijl zij achterwaarts liepen de elastiek op spanning zetten. Hierbij ontstonden doelen als “iedereen persoonlijk kennen”, “20% meer leraren” en “de beste tools van Nederland”. Het leuke was dat dit ontzettend veel energie gaf door de eigen dromen centraal te stellen en toch met elkaar verbonden te blijven via de elastiek en gezichten naar elkaar. Men leed geen ‘verlies’ en hoefde niets in te leveren van de eigen wens.
Gewoon doen – voortbouwen op (lego)
Tenslotte gingen we legostenen stapelen met twee uitgangspunten: kom met concrete uitvoerbare ideeën en het is pas klaar als ieders persoonlijke dromen voldoende terugkomen. Hier komt de lastige overgang van droom naar uitvoering, van idealisme naar pragmatisme naar voren. De deelnemers pakten dit leuk op door een cellenstructuur voor te stellen, waar de diverse doelen prima in terugkwamen. Door de legostenen werd zichtbaar samengewerkt aan een oplossing, waar uiteindelijk iedereen minstens een bouwsteen van heeft geleverd. Door het stapelen komt de nadruk op voortbouwen te liggen in plaats van het buiten beschouwing laten of zelfs afbreken van andermans doel, wens of idee.
Bij elke ronde zorgde de fysieke beleving ervoor dat ‘het kwartje’ viel en er werd mentaal echt iets in beweging gezet. Kortom, een leuk voorbeeld van hoe het gedachtegoed Sturing & Ruimte praktisch toegepast kan worden. Voor herhaling vatbaar? Absoluut, aldus de deelnemers….
“Door het uitstellen van je oordeel, het vermijden van ‘jumping to conclusions’ en het verbreden van je gezichts- (en gevoels)veld kom je uit op een oplossing die niemand van te voren had kunnen bedenken.”
Ook interesse in een workshop Sturing & Ruimte beleven? Neem contact op met Leo van de Vorst op leo@provenpartners.nl of bel 088-40 555 55.
Masterclass ‘verbindend leiding geven’
Het nieuwe werken’ vraagt veel van managers. Hebben de managers in jouw organisatie moeite om op output te sturen? Hoe zorgen ze ervoor dat medewerkers verantwoording nemen? Hoe stimuleren zij het verandervermogen van hun organisatie? In de masterclass ‘verbindend leiding geven’ komen deze vraagstukken aan bod.
Sturing en Ruimte is een nieuw managementconcept gebaseerd op de filosofie van de paradox, waarbij wordt gepleit voor maximaal sturen én maximaal ruimte geven. Dit wordt gekoppeld aan organiseren, waarmee 12 waarheden ontstaan zoals chaotische orde en unieke saamhorigheid. Het daagt iedereen uit om hun denkwijze te verbreden en te verdiepen en om effectiever na te denken over het eigen handelen. Meer informatie is over het managementconcept Sturing en Ruimte is hier te vinden.
Duur en opbouw
In de masterclass ‘verbindend leiding geven’ gaan we samen kijken hoe we het gedachtegoed kunnen koppelen aan Het Nieuwe Werken en bijbehorende thema’s als sturen op output, verantwoording nemen door medewerkers en versterken verandervermogen.
De masterclass bestaat uit 1 dagdeel en zal worden begeleid door Leo van de Vorst. Voor het maximale resultaat is het wenselijk als een tot twee weken van te voren een korte presentatie kan worden gegeven van het gedachtegoed en voor iedere deelnemer een boek beschikbaar is. Dan kan in de masterclass snel op de inhoud worden ingegaan.
We doorlopen in de masterclass het PAR model, met:
- Positie – durf te meten
- Ambitie – durf te dromen
- Reis – durf te doen.
Investering
De kosten voor deze incompany masterclass, inclusief extra presentatie, boeken voor de deelnemers en een korte verslaglegging bedragen 1.500 euro exclusief BTW bij een maximum van 15 deelnemers.
Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Leo van de Vorst.
Training ‘ondersteunen en verleiden’
De stafafdeling van jouw organisatie wil tegelijkertijd klantgericht de individuele klantwensen verwezenlijken en organisatiegericht de doelen van de organisatie als geheel realiseren. Deze komen niet altijd overeen. Hoe ga je hiermee om? Het vraagstuk hoe stafmedewerkers klantgericht kunnen zijn zonder de organisatiedoelen uit het oog te verliezen, komt aan bod in deze training.
Aan deze paradox hebben we het gedachtegoed van Sturing en Ruimte gekoppeld, die aangeeft dat de beide paradoxen geen tegenstelling hoeven zijn, maar elkaar juist kunnen versterken door beiden te maximaliseren. Het daagt iedereen uit om hun denkwijze te verbreden en te verdiepen en om effectiever na te denken over het eigen handelen. Zo zal er een indeling worden gemaakt waarin jouw afdeling tegelijkertijd klantgericht én organisatiegericht is. Meer informatie over het managementconcept Sturing en Ruimte is hier te vinden.
Duur en opbouw
In de training ‘ondersteunen en verleiden’ gaan we samen kijken hoe we het gedachtegoed kunnen koppelen aan klant- en organisatiegericht zijn en het maximaliseren hiervan. Zo worden de competenties van de stafmedewerkers getraind en wordt de organisatiecultuur versterkt. De training bestaat uit 1 dagdeel en zal worden begeleid door Leo van de Vorst.
Investering
De kosten voor deze incompany training bedragen 1.200 euro exclusief BTW bij een maximum van 15 deelnemers.
Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Leo van de Vorst.
Trefdag Sturing en Ruimte 15 april 2011
In een speciale LinkedIn groep wordt (samen met de schrijvers van het boek) volop kennis en ervaring uitgewisseld om de praktijk van Sturing en Ruimte vorm te geven. De LinkedIn groep bestaat al bijna uit 200 mensen. Een mooie gelegenheid om een sprankelende offline bijeenkomst te organiseren!
Op vrijdag 15 april komen we van 10.00 tot 13.00 uur samen voor de Trefdag Sturing en Ruimte. Een trefdag is als het ware een mix van een kennismarkt en speeddaten.
We helpen het toeval graag een handje door iedereen te vragen ter plekke een kenniskaart van zichzelf in te vullen. Hierdoor kun je gemakkelijk interessante gesprekspartners spotten. Trefwoorden voor deze ochtend zijn: meervoudig kijken, halen & brengen en onverwachte ontmoetingen.
De locatie is een bijzondere: Verpleeghuis Oosterhof, Eemweg 114 te Den Bosch. Oosterhof maakt onderdeel uit van de moderne zorgorganisatie Van Neynselgroep.
Geef je op als je geïnspireerd wilt worden en anderen wil inspireren via events@provenpartners.nl. Om je aan te melden op de LinkedIn-groep klik hier.
Geniet van de gedachte dat het anders kan
Aldus Winkwaves, een bedrijf waar we graag mee samen werken en die op 3 maart hun +5 verjaardag vierden. Hiertoe hadden ze een kenniscarnaval georganiseerd. Tijdens het carnaval dragen de bestaande bazen tijdelijk de macht over. Jaren van ervaring en nuance staan op gelijke hoogte met de individuele mening van het moment. Er is alleen het nu. Wat gebeurt er, als we deze parallel echt doortrekken naar organisaties? Wat is een kenniscarnaval?
Raad van elf
Aan vier togen gingen we hier verder op in, waarbij Leo van de Vorst aan de blauwe toog de mensen vanuit het gedachtegoed sturing en ruimte meenam in een workshop meervoudig kijken. Carnavalesk verkleed benoemde hij de deelnemers tot raad van elf en kreeg een van hen de steek opgezet als prins Carnaval. Vervolgens kregen zij de opdracht om te komen tot creatieve ideeën waarmee Nederland beter kennis gaat delen, samenwerken en ontmoeten. De deelnemers die elkaar meestal niet kenden, gingen hiermee enthousiast aan de slag. Vanuit de 12 waarheden gingen zij maximaliseren en associatief hierop voortborduren.
Enkele out-of-the-box ideeën die opkwamen waren:
- Alle “nog niet beslissingen” maandelijks verzamelen, verspreiden over verschillende groepen, zelf beslissen waar je aan deelneemt en dan knopen doorhakken;
- Iedereen zoekt linkerbuurman/vrouw op, bespreekt behoeftes en gaan met rechterbuurman/vrouw oplossingen bedenken;
- Ontgroening van heel Nederland in te kiezen buurprovincie. Wie goed samenwerkt mag terug.
- Terug naar zelfvoorziening (landbouw), waarbij 1x per week alle mensen van dezelfde groente bij elkaar komen om tips & trucs uit te wisselen.
Meervoudig kijken
Duidelijk aan de reacties was dat mensen het leuk vonden om te doen, waarbij ze het met name lastig vonden om oordelen uit te stellen. Dit veroorzaakt namelijk jumping to conclusions en zorgt dat je jezelf in het denken direct beperkingen oplegt.
Het meervoudig kijken zorgt voor creatieve invalshoeken en gaf veel ruimte voor de deelnemers. Wij feliciteren Winkwaves met het 5-jarig bestaan en met de creatieve mensen die met ze in contact staan.
Ook wij genieten van de gedachte dat het anders kan!
Prins Carnaval gaat meervoudig kijken
Op 3 maart viert Winkwaves haar +5 verjaardag. En zij laten dit niet zomaar aan zich voorbij gaan. Onze beider organisaties worden gekenmerkt door een drive om anders te zijn. Nieuwe zienswijzen te introduceren. En dat is tevens datgene dat ons bindt. Reden voor Winkwaves om ons te vragen bij te dragen aan hun verjaardagsfeest.
René Jansen legt op Marketingfacts uit waarom het thema dit keer kenniscarnaval is:
“Tijdens het carnaval dragen de bestaande bazen tijdelijk de macht over. Op het sociale intranet is prins carnaval de baas. De belangrijkste medewerker die op Foursquare als mayor de eer in handen krijgt is die blonde van de postkamer. Alles kan opeens gebeuren. Het kan elk moment gebeuren. Op twitter is haar stem net zo luid als de stem van haar baas. En de grote baas. Jaren van ervaring en nuance staan op gelijke hoogte met de individuele mening van het moment. Er is alleen het nu. Wat gebeurt er, als we deze parallel echt doortrekken naar organisaties? Wat is een kenniscarnaval?“
De kern van het kenniscarnaval wordt gevormd door de vier (be)togen:
- Aan de ORANJE TOOG verorber je ‘Ouwe Kennis’: een spel waarin we zoveel mogelijk kennis uit het verleden gaan opmaken.
- Aan de BLAUWE TOOG kun je ‘Meervoudig kijken’: Prins carnaval zwaait met zijn raad van elf een aantal dagen de scepter en neemt het via een officiële sleuteloverdracht over van B&W. Wat laveloos lallen lijkt, is bloedserieus besturen. Vanuit het gedachtegoed van sturing en ruimte gaan wij meervoudig kijken hoe we Nederland “2.0 proof” kunnen maken. Proost!
- Aan de GROENE TOOG vind je de NARratieve misleiding, waar bij elke onkunde een passende vraag gevonden wordt.
- Aan de RODE TOOG tenslotte ga je aan de slag met autisme: wat kun je leren van de begeleiding van een autistisch meisje? Lessen die relevanter zijn voor je eigen organisatie dan je wellicht verwacht.
Zoals je al zal hebben begrepen bemenst Leo van de Vorst de blauwe toog. We hebben er zin in, en vanaf deze plaats feliciteren we Winkwaves vast met haar vijfde verjaardag! Proost.
foto (cc) met dank aan Lorena Torres Angelini
Rijke oogst workshop S&R
De workshop Sturing en Ruimte; het nieuwe realiseren in de praktijk die collega-adviseur Leo van de Vorst gaf op de Learning Lane is de deelnemers goed bevallen.
In deze sessie stond het meervoudig kijken middels 12 waarheden centraal. Door iedere deelnemer vanuit een bepaalde waarheid te laten kijken, ontstonden interessante nieuwe denk- en oplossingsrichtingen. Omdat elke deelnemer aan de eigen (uitgekozen) waarheid vasthoudt, treedt een interessant verschijnsel op: de oplossingsrichting wordt dan namelijk vanuit 6 paradoxen (en 12 waarheden) gemaximaliseerd. Het is aldus geen kwestie van ‘schipperen’ of ‘compromissen sluiten’ maar van het maximaliseren van uitersten. Dit levert een nieuw denkkader op en aldus ook nieuwe mogelijkheden.
In de workshops werden deelnemers uitgenodigd één van de uitersten te kiezen. (bv. dwang, saamhorigheid, stabiliteit, chaos etc.) En vervolgens vanuit deze waarheid een bepaalde opgave te bezien. Als je vervolgens de reacties van iedereen naast elkaar te legt, ontstaat er een nieuw perspectief op de oplossing van het probleem. Dus juist door het verkennen van de uitersten – de twee maximale versies van een paradox – worden nieuwe oplossingsrichtingen zichtbaar.
Een paar reacties van deelnemers aan de workshop ‘Sturing & Ruimte’:
“Ik vond je boodschap helder en positief, het sprak me erg aan. Doe meer op sturen (en meten) en op vrijheid geven. En check steeds of je op koers ligt op de beide variabelen en stuur bij. Zo simpel is het. Met de dilemma’s en de 6 perspectieven geef je er handen en voeten aan. Dit helpt mij intern om het nieuwe werken verder vorm te geven.”
“Het geeft weer een oorspronkelijke invalshoek voor een aantal goede gesprekken.”
Nb. Leo en Henk Roelofs schreven samen het boek Sturing en Ruimte, waarvoor zij eerder de eerste prijs van het NCSI ontvingen.
Het verslag van Learning Lane is vastgelegd in een Boekin1dag:
Paradoxale sessie
Op dinsdag 15 juni organiseert PROVENPARTNERS in samenwerking met Henk Roelofs van Waterschap De Dommel een paradoxale sessie over Sturing & Ruimte in de praktijk. Alle leden van de S&R Linkedin groep kunnen hieraan kosteloos deelnemen. Wil je ook aanwezig zijn tijdens deze bijeenkomst, meld je dan aan via nanda@provenpartners.nl.
Sturing en Ruimte op longlist managementboek van 2010
Het boek Sturing en Ruimte van Henk Roelofs en Leo van de Vorst (oprichter en partner van PROVENWORKSPACE ) is geselecteerd voor de longlist van Managementboek van het Jaar. De auteurs wonnen met hun filosofie van de paradox tussen sturing en ruimte al reeds de eerste prijs in een wedstrijd van het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie.
De jury van Managementboek.nl stelde een lijst samen van bijna vijftig kanshebbers. Zes boeken zijn inmiddels genomineerd voor de shortlist zie hiervoor de website van Managentboek.nl. Op 9 maart 2010 vindt voor de zevende keer het Managementboekengala plaats. Op deze avond wordt bekend gemaakt welk boek is verkozen tot Managementboek van het Jaar.
Geïnteresseerd? Klik hier voor meer informatie over het Sturing en Ruimte of beluister hier de podcast van managentliteratuur.nl met Henk Roelofs en Leo van de Vorst.
Praktijkcase stafafdeling: Ondersteunen en verleiden
Een stafafdeling van een middelgrote organisatie wil tegelijkertijd klantgericht de doelen van de primaire processen verwezenlijken en organisatiegericht de doelen van de organisatie als geheel. Deze komen niet altijd overeen; soms wil een specifieke klant iets dat indruist tegen het algemene belang van het grotere geheel. Aan deze paradox hebben we het gedachtegoed van Sturing en Ruimte gekoppeld, die aangeeft dat de beide paradoxen geen tegenstelling hoeven zijn, maar elkaar juist kunnen versterken door beiden te maximaliseren. Dit heeft geleid tot een indeling waarbij de afdeling tegelijkertijd klantgericht én organisatiegericht is.
Dit verder uitwerkend betekent dit dat de afdeling goed wil luisteren naar de wensen van de klant. Hierbij zullen ze echter niet klakkeloos uitvoeren wat de individuele klant wil, maar indien nodig ook sturen om de klant duidelijk te maken dat sommige wensen niet realistisch zijn. Aan de andere kant zullen bepaalde kaders vanuit organisatieperspectief verplicht zijn. De kunst is dan om deze niet rucksichtlos op te leggen, maar de klant te verleiden om deze toe te passen. Dit kan alleen door ook hier goed te luisteren naar de wensen van de klant en samen met hem te kijken naar een optimale oplossing. Dit zonder de organisatiekaders los te laten.
Klanten zullen het waarderen als de verschillende afdelingen van de staf hier op dezelfde manier in opereren. Dit zal met vallen en opstaan gepaard gaan, omdat sommigen automatisch meer luisterend zullen opereren en anderen meer sturend. De lemniscaat geeft mooi weer hoe subtiel de verschillen kunnen zijn.
Om tot een samenhangende veranderaanpak te komen is besloten dat hiervoor een eigen cluster van inspanningen wordt gedefinieerd: “Professionaliseren staf”. Onderdeel hiervan wordt naast het zorgen voor ondersteunen en verleiden, ook het komen tot een gezamenlijke producten- en dienstencatalogus en het verder inrichten van account management. In 2010 zal dit moeten leiden tot een nog betere ondersteuning, nu al is duidelijk dat de samenhang in aanpak gewaardeerd wordt binnen de organisatie. Een mooie afsluiting van 2009!
Sturing en Ruimte
Als manager wordt van u soms inspirerend leiderschap gevraagd, dan weer moet u een faciliterende coach zijn. Zo balanceert u tussen twee uitersten. Dat komt omdat er in Nederland twee organisatieconcepten zijn die elkaar nauwelijks lijken te vinden: de sturingsfilosofie die gelooft in efficiency, doelmatig handelen en sturen op cijfers en feiten en daarnaast de ruimtelijke filosofie die gelooft in talenten, ontwikkeling en evolutionair leren. Volgens de auteurs van Sturing en ruimte sluiten de twee elkaar niet uit. Sterker nog, ze kunnen elkaar versterken en maximaliseren.
‘Wees autoritair én participerend, creëer chaos én orde’, zo luidt het advies van de auteurs. Zij zijn ervan overtuigd dat deze instelling tot een nieuwe manier van organiseren leidt, waarbij innovatie vanzelfsprekend wordt. En in deze tijden zijn innovatieve ondernemers hard nodig. Het boek laat zien hoe u deze uitersten kunt combineren en daardoor maximaal kunt benutten. U wordt als manager uitgedaagd uw denkwijze te verbreden en verdiepen en zo effectiever na te denken over uw eigen handelen.
De volgende onderwerpen komen in het boek aan bod:
- Uitleg over het nieuwe managementconcept
- Organiseren in twaalf waarheden
- Sturing en Ruimte in de praktijk
- Quick scan Sturing en Ruimte
De auteurs wonnen met hun filosofie van de paradox tussen sturing en ruimte de eerste prijs in een wedstrijd van het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie.
Leo van de Vorst (1964) is een van de oprichters en partners van PROVENWORKSPACE. Hij is ruim 20 jaar als adviseur actief in het begeleiden van complexe veranderingen.
Henk Roelofs (1952) is directielid van Waterschap De Dommel en verantwoordelijk voor innovatie en bedrijfsvoering. Hij heeft ca. 30 jaar werkervaring in het bedrijfsleven en bij de overheid.
Geïnteresseerd? Klik hier voor het artikel in Intellectueel Kapitaal of bestel het boek hier.
Zullen we vergaderingen afschaffen?
Veel mensen klagen over een vergadercultuur in hun bedrijf. Managers over drukke agenda’s en van vergadering
naar vergadering moeten lopen en geen tijd meer te hebben voor andere zaken; medewerkers over nutteloze bijeenkomsten die veel te lang duren en waar maar een klein deel relevant van is. Vanuit de filosofie van sturing en ruimte kun je dan gaan nadenken over verbeteracties op de ene as, zonder op de andere iets in te leveren en dan kun je op beide assen tot verbetering komen.
Sturing: efficiënt vergaderen.
Hier is veel over onderzocht en gepubliceerd. Tips zoals het duidelijk benoemen van het doel van een agendapunt, stukken vooraf verspreiden en doornemen, voorzitter procesmatig laten sturen en niet inhoudelijk, regelmatig resumeren wat besproken en besloten is, concrete actiepunten met actiehouder en deadline benoemen helpen een vergadering efficiënter en effectiever te laten verlopen.
Ruimte: minder vergaderen.
Hier helpen tips als het verlagen van de vergaderfrequentie (teamoverleg bv. tweewekelijks ipv wekelijks), het inkorten van de vergadertijd (langer dan 2 uur is niet effectief) of bv. staand vergaderen. Onderzocht is dat dit ook leidt tot kortere en minder vergaderingen.
Vanuit het concept van sturing en ruimte zijn beide soorten acties prima, zolang niet op de andere as wordt ingeleverd. Uitdagend is echter om je oordeel uit te stellen en bij het denken te beginnen vanuit het maximum van de paradox. Dit brengt nieuwe vergezichten naar voren en kan leiden tot andere creatieve inzichten. In dit voorbeeld begonnen we te denken vanuit het afschaffen van alle vergaderingen!
Dit geeft veel ruimte en dan kun je vervolgens na gaan denken wat er qua sturing mis zou gaan. Al pratend met managers uit de welzijnssector kwamen we zo op maatwerk oplossingen voor deze situatie zoals:
- het informeren van mijn team over directiebesluiten kan ook via Intranet of E-mail en ik gebruik de teamvergadering alleen om kort reacties te vragen;
- als we samen ergens iets van moeten vinden doe ik aan time-boxing. We discussiëren een afgesproken tijd en daarna dank ik iedereen voor de bijdrage en beloof een wijs besluit te nemen (en dit natuurlijk ook terug te melden). Bij voldoende vertrouwen mag een leider autoritair optreden en hoeft niet iedere beslissing in volledige consensus uitgepolderd te worden, scheelt veel tijd;
- we houden eens per kwartaal een benen-op-tafel sessie waarin we samen vooruitkijken en terugkijken. Doel hiervan is los komen van waan van de dag en we nemen geen besluiten! Voordeel is dat andere vergaderingen meer over waan van de dag mogen gaan en we strategische uitwijdingen van deelnemers afkappen en verplaatsen naar dit overleg. Scheelt veel haantjesgedrag en tijd.
Misschien geen baanbrekende oplossingen, maar in deze situatie wel een voorbeeld hoe paradoxaal denken kan leiden tot andere oplossingen dan de direct voor de hand liggende. En door het andersom benaderen geeft het meer lucht en zullen ook andere vergaderingen kritischer bekeken worden.
Autoritaire participatie en de fysieke werkomgeving
PROVENWORKSPACE organiseerde op het relatie-event De winst van Sturing en Ruimte een subsessie over autoritaire participatie op het gebied van de fysieke werkomgeving. Hieronder een korte impressie.
De subsessie Autoritaire participatie, geleid door Michel Mooij, ging van start met de vraag wat er volgens de deelnemers allemaal speelt bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Hierbij kwamen begrippen als continuïteit, winst, kosten, m2, aantallen, identiteit, draagvlak, het boeien van mensen, voor wie, duidelijk verhaal, missie, sterk merk, flexibiliteit en onzekerheid naar boven. Ook vragen als “wat is het doel dat er mee bereikt wordt”, “wat is de maatschappelijke rol” en “wat is het resultaat voor de medewerker” kwamen ter sprake.
Vervolgens werd in het kader van Sturing en Ruimte de vraag gesteld welke aanpak voor het invoeren van Het Nieuwe Werken bij een ieder de voorkeur heeft: autoritair (‘van bovenaf’) of participatief (‘door ons allen’).
Opvallend hierbij was te zien dat de ruime meerderheid van de deelnemers de voorkeur gaf aan een aanpak middels participatie. Hierbij werden het aanspreken van mensen op hun drijfveren en het van elkaar kunnen leren (‘1+1=3’) als grote meerwaarde gezien, net zoals de directe betrokkenheid door het zelf ervaren van het proces. Daarnaast was men het erover eens dat het stellen van doelen en kaders en het geven van richting, naast het sturen op verantwoordelijkheid de belangrijkste succesfactoren zijn.
Bij Het Nieuwe Werken zijn vele actoren betrokken, waarbij primair de organisatie, de werknemers en de klanten een relatie met elkaar hebben en ICT een adaptieve ‘enabler’ vormt. Het is belangrijk te beseffen dat hierin zowel de werknemers als de klanten mensen zijn, individuen met elk een eigen manier van leven. In de discussie over het nieuwe werken kwam ook naar voren dat als je de nieuwe generatie wil boeien en ook wil binden aan je bedrijf, dat je dan ook de manier van werken zo moet inrichten dat het de manier van werken ondersteund. Opgemerkt werd ook dat de jongere generatie organisaties kiest op basis van kernwaarden of een sterk merk dat bij hen eigen karakter of kernwaarden past.
Aan het einde van het uur verschoof de discussie zich naar; “in welke mate moet je sturing geven om mensen te verleiden tot het nieuwe werken?” Opgemerkt werd dat sommige mensen een zetje in de rug nodig hebben (sturing) om over de drempel heen te komen. Vaak kijken mensen niet verder meer dan de manier waarop ze al jaren hun werk doen. Enige sturing om weer nieuwe manieren te leren wil vaak helpen. Anderszijds werd opgemerkt dat het introduceren van het nieuwe werken vaak gemakkelijker gaat wanneer mensen verleid worden.
Auteur: Nanda Verbeek, collega PROVENPARTNERS
Relatiebijeenkomst “de Winst van Sturing en Ruimte”
Op dinsdag 9 juni organiseerde PROVENWORKSPACE en PROVENPARTNERS een relatie-event over sturing en ruimte in relatie tot Het Nieuwe Werken. De Bataviawerf in Lelystad vormde hiervoor de toepasselijke context: hoe koers je aan op sturing èn ruimte en hoe navigeer je als mens en organisatie richting Het Nieuwe Werken?
Sturing en Ruimte
Sturing en ruimte gaat over tweepolig polariseren, zo legde Leo van de Vorst de ruim 80 aanwezigen uit. Het gaat niet om of sturen of ruimte geven, maar over het maximaliseren van beide. Kies niet, balanceer niet en ga zeker niet schipperen, maar omarm de uitersten. Doe dus zowel het een als het ander. Uit het verhaal van Henk Roelofs, directeur van Waterschap De Dommel, bleek vervolgens hoe dit managementconcept in de praktijk kan worden toegepast. Zijn vistrap model spreekt erg tot de verbeelding.
De relatie met Het Nieuwe Werken ligt voor de hand; ook daar zie je de paradox tussen sturing en ruimte naar voren komen. De tendens is medewerkers meer vrijheid geven om te bepalen hoe en waar ze werken. Echter er zullen daarbij ook duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Anderzijds zijn er ook organisaties die erg inflexibel zijn en door allerlei maatregelen niet in kunnen spelen op de dynamisering die gaande is. (living networks, connectivity, social media, [personele] mobiliteit etc.) Zij zijn gebaat met het toelaten van meer ruimte.
Subsessies
In de parallelsessies die volgden, stonden drie paradoxen centraal in relatie tot aspecten van Het Nieuwe Werken:
1. hoe ga je om met autoritaire participatie in relatie tot de fysieke werkomgeving
2. hoe ga je om met dwangmatige vrijheid in relatie tot de virtuele werkomgeving
3. hoe ga je om met unieke saamhorigheid in relatie tot de mens.
Presentaties
Sturing en ruimte, Leo van de Vorst
Sturing en ruimte in de praktijk, Henk Roelofs
Het Nieuwe Werken, Leo van de Vorst
De winst van sturing en ruimte
Op dinsdag 9 juni organiseerde PROVENWORKSPACE en PROVENPARTNERS een relatie-event over sturing en ruimte in relatie tot Het Nieuwe Werken. De Bataviawerf in Lelystad vormde hiervoor de toepasselijke context: hoe koers je aan op sturing èn ruimte en hoe navigeer je als mens en organisatie richting Het Nieuwe Werken?
Sturing en Ruimte
Sturing en ruimte gaat over tweepolig polariseren, zo legde Leo van de Vorst de ruim 80 aanwezigen uit. Het gaat niet om of sturen of ruimte geven, maar over het maximaliseren van beide. Kies niet, balanceer niet en ga zeker niet schipperen, maar omarm de uitersten. Doe dus zowel het een als het ander. Uit het verhaal van Henk Roelofs, directeur van Waterschap De Dommel, bleek vervolgens hoe dit managementconcept in de praktijk kan worden toegepast. Zijn vistrap model spreekt erg tot de verbeelding.
Het Nieuwe Werken
De relatie met Het Nieuwe Werken ligt voor de hand; ook daar zie je de paradox tussen sturing en ruimte naar voren komen. De tendens is medewerkers meer vrijheid geven om te bepalen hoe en waar ze werken. Echter er zullen daarbij ook duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Anderzijds zijn er ook organisaties die erg inflexibel zijn en door allerlei maatregelen niet in kunnen spelen op de dynamisering die gaande is. (living networks, connectivity, social media, [personele] mobiliteit etc.) Zij zijn gebaat met het toelaten van meer ruimte.
Subsessies
In de parallelsessies die volgden, stonden drie paradoxen centraal in relatie tot aspecten van Het Nieuwe Werken:
1. hoe ga je om met autoritaire participatie in relatie tot de fysieke werkomgeving
2. hoe ga je om met dwangmatige vrijheid in relatie tot de virtuele werkomgeving
3. hoe ga je om met unieke saamhorigheid in relatie tot de mens.
Presentaties
Sturing en ruimte, Leo van de Vorst
Werkomgeving kennis en competenties
Doordat medewerkers en organisaties steeds flexibeler worden, verandert ook de manier waarop naar activiteiten wordt gekeken. Medewerkers die niet meer gebonden zijn aan één locatie zullen hun werk bijvoorbeeld anders moeten organiseren. In sommige organisaties lopen al veel medewerkers rond die op een flexibele manier willen en kunnen werken. Het kan echter ook voorkomen dat de organisatiestructuur geen aansluiting vindt bij een vernieuwde werkomgeving. Flexibele organisaties zijn in staat om sneller op veranderingen in hun omgeving in te spelen. Overleg vindt niet meer alleen bij het wekelijks overleg plaats maar de organisatie is continu in beweging. Doordat medewerkers elkaar sneller kunnen vinden, is de organisatie in staat sneller op veranderingen in de omgeving in te spelen. Op basis van onze ervaringen met deze veranderingen hebben we drie basisclusters opgesteld met daarin een aantal competenties waarover een flexibele medewerker idealiter beschikt om goed te functioneren in een activiteit gerelateerde werkomgeving.
De ontwikkeling van kennis en competenties in relatie tot de veranderde werkomgeving maar ook in bredere zin wordt een steeds belangrijker thema binnen organisaties. De snel veranderende omgeving zorgt ervoor dat de organisatie en medewerkers zich steeds sneller moeten aanpassen. Hoe doe je dat? In de eerste plaats wil je aan meer inzicht in de belangrijke kennis- en competentiegebieden van de organisatie en wil je hierop kunnen sturen zodat de organisatiedoelen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.
Voor de ontwikkeling van individuele en groepscompetenties worden efficiënte en effectieve ontwikkelinterventies ingezet. Interventies op zowel individueel als collectief niveau, die verder gaan dan opleidingen alleen. Want ‘het ontwikkelen’ is onderdeel van het dagelijkse werk. Wij voorzien een organisatie in onze werkwijze van een stuurinstrument dat gebruikt kan worden om de ontwikkeling van groepen en individuen voortdurend te monitoren en hierop te sturen.
Als na de scan duidelijk is welke kennis en competenties ontwikkeld mogen worden, zowel individueel als voor een specifiek organisatie onderdeel of de hele organisatie, dan wordt er een keuze gemaakt uit de één of meerdere interventies uit het “Interventiehandboek”. In dit handboek staan clustergewijs de interventies benoemd.
Cluster 1: Praktijk
Deze interventies worden vooral toegepast bij nieuwe medewerkers of bij instroom in nieuwe functies. Belangrijk is om voldoende tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren collega.
Cluster 2: Games en simulaties
Deze interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Omdat ze patronen doorbreken, kosten ze wel vaak veel voorbereiding. Hoe beter de interventie is toegespitst op de praktijksituatie, hoe groter namelijk het leereffect.
Cluster 3: Interactieve sessies
Deze interventies worden vooral toegepast bij innovatie, vastgelopen processen en projecten en het professionaliseren van een thema. De interventies kosten weinig voorbereiding en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Cruciaal is de rol van de procesbegeleider. Zijn sturing bepaalt in hoge mate of de beoogde doelen en resultaten met de sessie worden gehaald. Strak sturen op het proces is hierbij onontbeerlijk, zodat de deelnemers zich volledig kunnen focussen op de inhoud, waar ze vaak zeer betrokken bij zijn en eenmaal op gang nauwelijks voor af te remmen zijn.
Cluster 4: Groepsinteractie
Deze interventies worden vooral toegepast bij het professionaliseren van een thema en continue kennisontwikkeling vanuit het netwerkdenken. De interventies lopen vaak langere tijd en het is lastig om te zorgen dat ze voldoende aandacht krijgen van de deelnemers. Een actieve moderator speelt hierin een cruciale rol.
Cluster 5: Reflectieve interactie
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen. Het zijn vaak langdurige trajecten waarbij het belangrijk is om gestructureerd tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren procesbegeleider of coach. Open en kwetsbaar op durven stellen naar elkaar is een randvoorwaarde voor succesvol toepassen van deze interventies. Vaak wordt veel tijd geïnvesteerd om eerst een veilige en vertrouwde omgeving te creëren.
Cluster 6: Reflectie
Deze interventies worden toegepast bij nieuwe of bestaande medewerkers of groepen. De begeleiding ervan is minimaal. Het succes valt of staat met het open en kwetsbaar durven en kunnen opstellen. Als de persoon die reflectie vraagt in staat is deze op de juiste manier te ontvangen, kunnen hier met geringe inspanningen grote ontwikkelresultaten worden geboekt. De nadruk ligt hierbij op het bewust onbekwaam maken.
Cluster 7: Kennisoverdracht
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen of uitdienst tredende medewerkers. De interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal.
Cluster 8: Bundeling van kennis
Deze interventies worden vooral collectief toegepast en als er snel behoefte is aan informatie in vergelijkbare situaties. Deze interventies zijn arbeidsintensief en slagen als er voldoende tijd wordt vrijgemaakt voor het opzetten en onderhouden van de gebundelde kennis. Daarmee is een behoorlijke schaalgrootte wenselijk bij het toepassen hiervan.
Cluster 9: Opleiding
Deze interventies zijn vaak kostbaar en worden vooral ingezet om een krachtige impuls te geven aan Kennis Vaardigheden Houding-ontwikkeling. Individuele begeleiding van een trainer, coach of docent, in meer of mindere mate, is noodzakelijk voor het succesvol laten verlopen van de interventies.
Cluster 10: Permanente ontwikkeling
De interventies uit dit cluster worden vooral toegepast in situaties waarin weinig tijd beschikbaar is voor uitgebreide trainingen of langdurige cursussen. De interventies zijn bedoeld om snel ergens de gewenste informatie vandaan te halen om het vervolgens in de praktijk te toetsen en/of toe te passen. Lastig is dat deze interventies alleen slagen als ze gedurende het jaar structureel voldoende aandacht krijgen.
Ben je geïnteresseerd of geboeid of alleen nieuwsgierig; neem contact op met Leo van de Vorst.
Sturing & Ruimte Scan
Als manager wordt van u soms inspirerend leiderschap gevraagd, dan weer moet u een faciliterende coach zijn. Zo balanceert u tussen twee uitersten. Volgens de auteurs van Sturing en ruimte sluiten de twee elkaar niet uit. Sterker nog, ze kunnen elkaar versterken en maximaliseren.
Leo van de Vorst (1964) is een van de oprichters en partners van PROVENWORKSPACE. Hij en Henk Roelofs (directielid van Waterschap De Dommel) wonnen met hun filosofie van de paradox tussen sturing en ruimte de eerste prijs in een wedstrijd van het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie.
De Sturing & Ruimte Scan geeft een indicatie hoe het met de sturing en ruimte is gesteld in jouw organisatie.
Ten aanzien van 6 organisatievariabelen wordt bepaald wat de score is.
- Kent de strategie stabiliteit en vernieuwing?
- Is de managementstijl autoritair en participatief?
- Kennen de systemen dwang en vrijheid?
- Is het personeel saamhorig en uniek?
- Is de cultuur efficient en flexibel?
- Kent de structuur orde en chaos?
Doe de scan en je weet het.
Naar de scan >>
Geinteresseerd in het gedachtegoed, lees er meer over in het boek.
Neem voor meer informatie contact op met Leo van de Vorst.
Tom Verhoeve
Tom is geïnteresseerd in menselijk gedrag: Waarom doen ze de dingen die ze doen, op de manier waarop ze ze doen? Hij verbindt in veranderprocessen de mens en de organisatie om zo efficiënter en resultaatgerichter te werken.
Vanuit PROVENWORKSPACE is Tom vooral bezig met Het Nieuwe Werken. Zo heeft hij niet alleen het werkomgevingsconcept ontwikkeld voor een semi-overheidsorganisatie, maar ook het projectmanagement over de verbouwing van het kantoor uitgevoerd. Momenteel is hij vanuit PROVENPARTNERS bezig met de digitale aspecten van het nieuwe werken.
Vragen waar ik samen met de klant antwoorden op zoek zijn:
* Wat is het nieuwe werken?
* Is het nieuwe werken wel nieuw?
* Waarom is er zoiets als het nieuwe werken?
* Wat moeten we doen om ook nieuw te gaan werken?
* Moeten we wel meedoen?
Daarnaast is hij een actief gebruiker, en een groot kennishouder van innovatieve tools, als twitter en delicious. Hierbij is hij vooral op zoek naar de toegevoegde waarde voor organisatie en persoon.
Een overzicht van zijn werkzaamheden is te vinden op LinkedIn.
Oh ja, Tom is Prince2 en IPMA gecertificeerd. Maar dat is niet erg hoor!
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.