De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken” is het werken beweeglijker geworden dan het ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Oftewel: De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van ondernemingen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, dankzij het gebruik van ICT-middelen, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer beïnvloed door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beïnvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn mobiliteitsprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvindt, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Op deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Rethinking the office (new ways of working)
Ruim vijftig organisatieprofessionals bezochten het PROVENWORKSPACE relatie-event Dynamisch werken in een duurzame omgeving. Het onderwerp interesseerde mensen met verschillende achtergronden: directie, facility management, P&O, ICT, communicatie, kennismanagement en business intelligence.
Waar ging het deze ochtend nou over? Bij het schrijven van deze blog, bedacht ik me dat de essentie voor mij gaat over het anders durven kijken naar werk, naar hoe organisaties zijn ingericht en hoe mensen daarin samenwerken. En dat de uitdaging voor organisaties is: plekken creëren waar dat – steeds meer creatieve – samenwerk kan plaatsvinden, ja zelfsduurzaam kan plaatsvinden. Rethinking the office dus.
Waarom je daaraan zou beginnen? Een goede vraag. In het ene geval is het noodzakelijk om marktvragen goed te kunnen blijven beantwoorden, in een ander geval een kwestie van fatsoen. Flip Verwaaijen van TNT Real Estate en Jaap Boneveld van Van Hattum en Blankevoort deden op deze ochtend een boekje open over hun beweegredenen en waartoe dat heeft geleid.
Boekpresentatie
Tijdens dit event werden de eerste exemplaren van het boek Dynamische werken in een duurzame omgeving. Afstanden overbruggenaan de sprekers overhandigd. In deze publicatie lees je alles over het wat en hoe van nieuwe werkomgevingconcepten. Wilt u ook een exemplaar ontvangen van het boek ‘Dynamisch werken in een duurzame omgeving’? Neem gerust contact met ons op.
Van Hattum en Blankevoort: Het nieuwe werken in een veranderende markt
Jaap Boneveld, voormalig directeur Bedrijfsbureau
In de markt van de bouw van grote kunstwerken (zoals bruggen, viaducten) is het een en ander veranderd de afgelopen tijd. Voorheen ontving Van Hattum en Blankevoort een gespecificeerd ontwerp dat moest worden gebouwd. Tegenwoordig wordt door opdrachtgevers een totaaloplossing gevraagd, waarbij nog niets is ontworpen. Deze verandering naar Design & Build vergt een hele andere aanpak: multidisciplinaire teams die vanaf het begin samenwerken aan een ontwerp. Van Hattum en Blankevoort heeft ervoor gekozen om deze omslag onder andere te ondersteunen door een bijpassende fysieke inrichting van het kantoor. In de afgelopen tijd is daarvoor samen met Proven Workspace een werkomgevingconcept ontwikkeld.
TNT Real Estate: Green Officing
Flip Verwaaijen, algemeen directeur
Als je aan Flip vraagt of het bij Green Officing, onderdeel van Planet Me, gaat om kosten of duurzaamheid, zegt hij resoluut: “Beide.” Het is volgens hem een kwestie van decency, van fatsoen. Als je als TNT onderdeel bent van het vervuilingproces (met o.a. vliegtuigen, bestelauto’s, gebouwen) dan moet je dus ook onderdeel van de oplossing zijn. “We weten dat de zeespiegel stijgt, het is nu tijd om te acteren.”
Vandaar de vraag aan een consortium (van een ontwikkelaar, bouwer, belegger en service provider) om een ‘groen gebouw’ te bouwen en de vraag aan Proven Workspace om een dynamisch werkomgevingconcept. Daarbij blijkt het lastigste niet zozeer de techniek te zijn: “Techniek is niet het echte werk, het echte werk is mensen. Je kunt alles maken, maar gedrag van mensen niet.” Het is dus een kwestie van de lange adem om ingesleten gedragspatronen te doorbreken. Zolang mensen nog zeggen: “U zit op mijn flexplek”, is er nog werk te doen. Weerstand moet je daarbij actief opzoeken. Ook voor managers betekent het een verandering tussen de oren: managers willen ‘in control’ zijn en moeten wennen aan de ‘supermarktgeluiden’ op de achtergrond’ als ze een medewerker bellen die heel flexibel z’n tijd heeft ingedeeld. Van managen op ‘througput’ moeten ze gaan managen op ‘output’. Dat betekent nogal wat.
Mensenwerk
Zoals je ziet, rethinking the office vraagt van mensen die in organisaties werken – van directeuren, managers tot medewerkers in het primaire proces zelf – dat zij gaan nadenken over nieuwe vormen van (samen)werken en dus over het opnieuw inrichten van hun organisatie (zowel fysiek als virtueel). Dat vergt een open mind en naast daadkracht ook de wil om het anders te doen. PROVENWORKSPACE denkt en doet daarin graag met je mee.
Auteur: Nanda Verbeek, collega van PROVENPARTNERS
Dynamisch werken in een duurzame omgeving
Op donderdag 23 april 2009 is het boek “Afstanden overbruggen – dynamisch werken in een duurzame omgeving” gelanceerd.
Hoe creëer je een werkomgeving die werkt? Die aansluiting vindt bij mensen en organisaties in de global village ? [1] En hoe leer je de mensen de mogelijkheden van de (werk)omgeving maximaal te benutten? Deze vragen komen terug in het boek, ondersteund met diverse cases.
Met dit boek hopen wij duidelijk te maken dat de toegenomen aandacht voor werkomgevingen terecht is. Optimale werkomgevingen ondersteunen organisaties in het bereiken van hun doelen.
Wilt u ook een exemplaar ontvangen? Neem gerust contact met ons op.
Auteurs: Dries Krens, Mark Sleijser, Tom Verhoeve en Leo van de Vorst.
[1, Global Village (mondiaal dorp) is een door Marshall McLuhan (The Gutenberg Galaxy, 1964) bedachte term die de trend beschrijft van massamedia die de tijds- en plaatsbarrières van de menselijke communicatie steeds meer wegneemt, waardoor mensen op een mondiale schaal kunnen communiceren]
Medewerkers zijn erg tevreden over zichzelf
Voor het evenement generatie denken hebben we voor het eerst een analyse gedaan over alle ingevulde enquêtes van de afgelopen 8 jaar. Jaarlijks vullen enkele duizenden medewerkers deze online enquêtes in, meestal in het kader van een opdracht waarbij we meten hoe medewerkers over hun werkomgeving denken.
In een serie blogitems koppelen we enkele opmerkelijke resultaten terug en geven hierop een eerste prikkelende analyse. Reacties hierop zijn natuurlijk van harte welkom.
De resultaten kunnen worden vergeleken met andere organisaties (vaak binnen de eigen sector) waarna handvaten voor verbeteringen naar voren komen. Het eerste resultaat van deze reeks is een algemene beschouwing van 6 organisatie variabelen via het ESH-model. Onderstaande afbeelding toont dat organisaties personeel & managers hoog waarderen, met andere woorden; medewerkers in alle lagen van de organisatie voelen zichzelf gewaardeerd.
Uit een diepere analyse van de onderliggende vragen blijkt dat medewerkers vinden dat ze goed met elkaar kunnen opschieten en gemakkelijk bij elkaar binnenlopen. Ook worden mensen als de belangrijkste activa in organisaties gezien en weten medewerkers waarop ze door hun manager worden afgerekend.
De verklaring voor deze resultaten is mogelijk te vinden in de aard van de Nederlanders. We zijn een pragmatisch, flexibel en doelgericht volk dat door de handelsgeest gericht is op de omgeving en op samenwerking. Daarnaast zijn we een open kenniseconomie geworden waarin de laatste jaren meer aandacht is gekomen voor mens gerichter werken en de zachte kant van organisaties. Dit klinkt te mooi om waar te zijn. Om onszelf in de toekomst staande te houden moeten zelfvoldane medewerkers voorkomen dat we oogkleppen krijgen of zelfs zorgen dat we deze afdoen. Als we daar niet in slagen kunnen we de concurrentie met opkomende economieën niet winnen. Dus meer aandacht voor mens en omgeving is prima, maar graag minder zelfvoldaan.
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.