Advies werkomgevings- concept Advantive
| Project: | Onderzoek & ondersteuning op het gebied van “Het Nieuwe Werken”. |
| Opdrachtgever: | Advantive |
| Periode: | Januari 2011- maart 2011 |
| Omvang: | 40 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur “het nieuwe werken”: -Gebruikersonderzoek (werkomgeving-scan). -Gebouwschouw. -Interview rondes en workshops. -Ontwikkelen werkomgevingconcept. |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit voeren en samen met Advantive te komen tot een HNW concept waar integraal gekeken is naar de werkomgeving, houding en gedrag van de medewerkers en de ondersteuning op het gebied van HRM en facilities.
Situatieschets
Advantive is een ICT bedrijf dat innovatieve ICT-oplossingen levert op basis van Microsoft-technologie en zijn inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met ongeveer 40 ICT-professionals. Advantive gelooft in focus en richten zich daarom 100% op Microsoft technologie. Met de producten van Microsoft zijn zij in staat om structurele ICT oplossingen te ontwikkelen, te implementeren en te beheren, tegen verantwoorde kosten, met een bestendig resultaat.
Voorheen was hun kantoor gevestigd in Leende, maar sinds december 2010 is het hoofdkantoor van Advantive gevestigd in Weert. Daar hebben ze intrek genomen op de 3e etage binnen het pand van Dancohr. Dit pand is aangetrokken om de geambieerde groei te kunnen faciliteren van Advantive, maar ook om prettiger te (samen)werken. De directie heeft besloten nog niet te investeren in de inrichting van het nieuwe pand, maar het momentum te gebruiken om de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken voor Advantive te onderzoeken.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van een workshop met directieleden en MT-leden en analyse van een aangeleverde bedrijfspresentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en de resultaten van de online vragenlijst (Werkomgevingsscan).
Stap 3 gaat vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld om vervolgens in een cocreatie sessie het concept verder aan te scherpen wat heeft geresulteerd in een rapport(presentatie).
Resultaat
Het resultaat is een HNW concept welke is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor de verdere professionalisering van de organisatie en programma van eisen t.a.v. de inrichting. Het managementconcept Sturing en Ruimte is ook omarmt door Advantive. Lees hier meer over in een interview met Advantive.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
Onderzoek “Het Nieuwe Werken” bij Het Waterlaboratorium
| Project: | Onderzoek naar de mogelijkheden van “Het Nieuwe Werken” op basis van Long Life Loose Fit. |
| Opdrachtgever: | Het Waterlaboratorium |
| Periode: | November 2010 – maart 2011 |
| Omvang: | 116 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur “het nieuwe werken”: -Gebruikersonderzoek (werkomgeving-scan). -Activiteitenmeting. -Gebouwschouw. -ICT, HRM & FM sanity check. -Ontwikkelen HNW concept. |
| Proces | Concept | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit te voeren en te komen tot een HNW concept waarbij beter gebruik gemaakt wordt van de bestaande vierkante meters en tevens gekeken wordt naar nieuwe manieren van werken om daarmee o.a. kennisdeling en samenwerking te verbeteren.
Situatieschets
Het Waterlaboratorium (HWL) is een laboratorium dat gespecialiseerd is in hoogwaardig wateronderzoek. Zij doen dit vooral voor Dunea Duin en Water, PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland en Waternet Amsterdam. Sinds de oprichting is HWL gehuisvest aan de J.W. Lucasweg 2 te Haarlem.
De organisatie is zich steeds meer gaan richten op o.a het aanbieden van vernieuwende diensten en het leveren van hoogwaardige waterkwaliteitsinformatie in de vorm van analyseresultaten en adviezen. Het Waterlaboratorium profileert zich tevens meer als kennisintensieve organisatie door bijvoorbeeld samen te werken met de TU Delft.
Dit alles heeft consequenties voor de manier van werken en de totale werkomgeving. Er moet beter gebruik gemaakt worden van de bestaande vierkante meters. Daarnaast wil Het Waterlaboratorium het moment aangrijpen om te kijken naar andere manieren van werken (efficiënter en effectiever) en daarmee de kennisdeling en samenwerking te vergroten.
Long Life Loose Fit
De opdracht bij Het Waterlaboratorium is steeds bekeken vanuit het gedachtegoed Long Life Loose Fit. In de meeste organisaties wordt de werkomgeving gebaseerd op de flexibiliteit van de organisatie. In dit geval wordt er gekeken vanuit de fysieke mogelijkheden, het gebouw. Het functionalisme, waar de wensen en eisen van de organisatie als enig uitgangspunt dienen, is hierin losgelaten. Het “naïef” functionalisme wordt vervangen door flexibele organisatie en stabiele huisvesting ondersteund met flexibele producten en diensten op het gebied van ICT, HRM en FM. Hierin worden uiteraard ook de wensen en eisen van de organisatie meegenomen, maar deze zijn niet meer het enige uitgangspunt.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van interviews met directieleden en analyse van de bedrijfsdocumentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met het MT, het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).
Stap 3 gaat vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van een workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap worden de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt, wat heeft geresulteerd in een rapport.
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingconcept waarin wij ons drie zones voorstellen. Deze zones voeren je, vanaf de hoofdingang bekeken, steeds verder naar specifiekere werkzaamheden. In zone 1: Samenwerking HWL overstijgend centraal, vind zowel samenwerking plaats met partners, leveranciers en klanten als afdelingen onderling. Zone 2 Samenwerking en concentratie, kenmerkt zich door meer geconcentreerdere, solistische werkzaamheden. Maar ook gezamenlijke werkzaamheden, maar dan binnen een afdeling. Zone 3 Labwerk, omvat de daadwerkelijke laboratorium werkzaamheden. De zones wisselen levendigheid of met natuurlijke rust.
Dit concept is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als beslisdocument voor de directie.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Ontzorgen door samenwerken bij Yulius
| Project: | Ontwikkel vanuit de visie van het nieuwe werken een dynamisch concept voor Yulius, waarin zowel stafdiensten als een poliklinische afdeling een plaats hebben. |
| Opdrachtgever: | Yulius, Dordrecht |
| Periode: | april 2011-juli 2011 |
| Omvang: | 150 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur ‘Het Nieuwe Werken’: - Gebruikersonderzoek (PW-scan, activiteitenmeting, FM/ICT-sanity check) - Het ontwikkelen van een werkomgevingsconcept - Opleveren van een businesscase |
| Proces | Concept | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur ‘Het Nieuwe Werken’ komen tot een integraal dynamische werken concept welke input levert voor het programma van eisen voor de nieuwbouw, maar ook voor praktische toepassing in de bestaande bouw.
Situatieschets
Yulius is een expertiseorganisatie in de regio Zuid-Holland Zuid die zich richt op levensloopzorg van cliënten met complexe psychiatrische problematiek en leerlingen met psychiatrische problemen. In juli 2009 is Yulius voortgekomen uit de fusie van de GGZ instellingen RMPI en De Grote Rivieren. Zij beschikt over bijna 70 verschillende locaties tussen Dordrecht en Gorinchem. De locaties kennen verschillende functies, waaronder klinieken, werkplaatsen, kantoren, onderwijslocaties en begeleid wonen.
In Dordrecht is verspreid over drie panden de stafdienst gehuisvest, op locatie Hellingen vinden daarnaast ook poliklinische activiteiten plaats. Eind 2015 wil Yulius nieuwbouw voor de staf realiseren, waarbij ook een (poli)klinische afdeling gehuisvest wordt. Een mogelijke reductie van het aantal m2 vloeroppervlak en een prettige werkomgeving door middel van andere manieren van werken behoort daarbij tot de mogelijkheden. Nieuwe manieren van werken beperken zich echter niet alleen tot nieuwbouw projecten. In bestaande bouw is het doorvoeren van andere manieren van werken en daaraan gekoppelde besparingen ook realiseerbaar. Daarnaast levert het ook direct input voor het programma van eisen voor de nieuwbouw.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Yulius naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met directie-leden. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM), een interviewronde met het MT, FM- en ICT Sanitycheck en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).
Stap 3 ging vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van houding en gedrag, fysieke en virtuele werk omgeving en de benodigde ondersteuning op het gebied van ICT, HRM en Facilities door middel van workshops. In stap 4 is het concept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Yulius gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.
Bij de ontwikkeling van het concept hebben we rekening gehouden met de activiteiten die uitgevoerd worden op de drie aangewezen locaties. Met dit concept kunnen andere Yulius locaties haar eigen wensen en eisen formeren en de aansluiting zoeken op dit concept. Daarnaast hebben we ons steeds gefocust op twee sporen: De nieuwbouw in 2015, wat is daarvoor nodig? en de situatie tot 2015, wat is daarin mogelijk?
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin het sleutelwoord ‘samenwerken binnen Yulius’ is. De nieuwe (tijdelijke) werkomgeving moet zich in ieder geval richten op: het doorbreken van de verkokering en het stimuleren van samenwerking. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is uitgewerkt in een businesscase en is gebruikt als beslisdocument voor de directie van Yulius.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
@nders werken bij Endinet
| Project: | Het uitvoeren van een volledig onderzoek naar ‘het @anders werken’ binnen Endinet met als doel te komen tot een werkomgevingsconcept dat de organisatie volledig ondersteunt. |
| Opdrachtgever: | Endinet, Eindhoven |
| Periode: | april 2011-augustus 2011 |
| Omvang: | ca. 300 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur ‘Het Nieuwe Werken’: - Gebruikersonderzoek (PW-scan, activiteitenmeting, FM/ICT-sanity check) - Het ontwikkelen van een werkomgevingsconcept |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, een volledig onderzoek uit te voeren naar ‘het @anders werken’ binnen Endinet met als doel te komen tot een werkomgevingsconcept dat de organisatie volledig ondersteunt.
Situatieschets
Endinet is een netwerkbedrijf dat in 2009 is ontstaan uit de netwerkbedrijven NRE, Obragas en Net Haarlemmermeer. Per 1 juli 2010 is Alliander eigenaar geworden van Endinet. Momenteel is Endinet gehuisvest aan de Nachtegaallaan 15 te Eindhoven. Het is een traditioneel pand waar meerdere ondernemingen gehuisvest zijn.
Endinet zit momenteel midden in de transitiefase waarin de organisatie samen op reis is met de medewerkers om missie, visie en strategie vorm te geven en waarbij betrokkenheid en vertrouwen centraal staan. Het huidige pand sluit hier niet op aan en inmiddels heeft men gekozen voor een ander pand aan de Wekkerstraat 25 te Eindhoven. De verhuizing naar de Wekkerstraat is een eerste stip op de horizon van de reis waar Endinet naar toe wil. Tegelijker tijd zal gekeken worden welke andere manieren van werken meegenomen kan worden en hoe de werkomgeving daarin ondersteunend kan zijn.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie en visie van de organisatie naar randvoorwaarden en uitgangspunten op basis van twee workshops met een afvaardiging van het MT en TL.
De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een aantal teamleiders, FM- en ICT sanity check, het uitvoeren van een activiteitenmeting en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan). Stap 3 ging vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Endinet gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.
Endinet is als organisatie in een transitie. De aanpak is hierbij samen op reis gaan, waarbij ‘@anders werken’ mede deze reis kan ondersteunen. @nders werken staat voor het verbinden van mensen met veel aandacht voor dialoog en samenwerken, respect en vertrouwen. Dit is het uitgangspunt voor de concept ontwikkeling van de nieuwe werkomgeving van Endinet waarbij de medewerker van zowel de buiten- als binnendienst centraal staat. De werkomgeving beperkt zich daarmee niet alleen tot het fysieke kantoor, maar tevens daarbuiten en daarmee ook de virtuele werkomgeving die de medewerkers buiten het kantoor optimaal moeten ondersteunen. Hiermee kan ook een gedeelte van de dialoog met de omgeving worden ondersteund.
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin centraal in het concept staat: verbinden door samenwerking en dialoog in de ketengedachte. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de identiteit en diversiteit van de organisatie en de medewerkers. Bedoelt wordt hiermee dat de werkomgeving het samensmelten van de verschillende identiteiten tot één Endinet moet stimuleren, maar dat binnen de werkomgeving er ruimte is voor een diversiteit aan medewerkers en hun behoefte aan producten en diensten zoals bijvoorbeeld de werkplekken.
Om te kunnen verbinden en samenwerken is het noodzakelijk om de gedachte van afdelingen los te laten en meer te gaan denken vanuit de ketengedachte. Dit betekent procesgericht gaan werken, waar niet de afdelingen maar de processen centraal staan en dus meer over alle afdelingen heen. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor programma’s van eisen en de invulling van ‘@nders werken’.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Advies optimalisatie Kennis- en Behandel Centrum (VNG)
| Project: | Onderzoek doen en komen tot een advies waarin de optimale werkomgeving van “de kennistuin” is vorm gegeven. |
| Opdrachtgever: | Van Neynselgroep, Kennis- en Behandel Centrum (KBC) |
| Periode: | November 2010- maart 2011 |
| Omvang: | ca. 400 m2 |
| Rollen: | Werkomgevingsadviseur: - Vaststellen randvoorwaarden werkomgeving - ICT en FM-sanity check - Interview rondes en workshop - Advisering optimalisatie ‘kennistuin’ |
| Concept | Ontwerp |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, komen tot een advies waarin de optimale werkomgeving van “de kennistuin” is vorm gegeven. Deze moet voldoen aan de wensen eisen van de organisatie.
Situatieschets
Het Kennis- en Behandelcentrum “Hendrik van Neynsel” is gesitueerd in het Verpleeghuis Oosterhof welke onderdeel is van de Van Neynselgroep. Het Kennis- en Behandelcentrum is de thuisbasis voor onder andere de specialisten, fysiotherapeuten, diëtisten, logopedisten en psychologen. In 2010 is een kennistuin gecreëerd ter ondersteuning van de werkprocessen. Echter deze voldeed niet geheel aan de wensen van de medewerkers. Er heeft toen een evaluatie van de kennistuin plaatsgevonden. Hieruit bleek dat de huidige kennistuin niet optimaal is ingericht. Er was daarom behoefte om de werkomgeving aan te passen zodat genoemde zaken uit de evaluatie zo goed als mogelijk worden opgelost. De volgende stap was dan ook het komen tot een aangepaste kennistuin die voldoet aan de wensen en eisen van de organisatie.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van het Kennis- en Behandelcentrum en de Van Neynselgroep naar de huisvestingsaspecten op basis van een interview met de Raad van Bestuur, de opdrachtgever en aangeleverde bedrijfsdocumentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en een ICT en FM-sanity check.
Bij stap 3 hebben wij vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 getoetst. Daarnaast hebben wij de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten geïnventariseerd door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld in een rapport(presentatie).
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar een plan van aanpak. De nadruk in dit plan van aanpak lag op het snel behalen van verbeteringen (Quick wins) ter bevordering van een prettige werkomgeving binnen de kennistuin.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .
Duurzame werkomgeving TNT Express
| Project: | Ontwikkelen van een duurzaam werkomgevingconcept dat aansluit bij de verschillende afdelingen van het hoofdkantoor in Hoofddorp en het nieuwe werken optimaal ondersteund. |
| Opdrachtgever: | TNT Real Estate |
| Periode: | September 2008- december 2010 |
| Omvang: | 650 medewerkers |
| Rollen: | Werkomgeving adviseur : - Gebruikersonderzoek (PW-scan en activiteitenmeting). - Het vastleggen van het gewenste samenspel op basis van de mogelijkheden van het gebouw, de gewenste ontwikkeling van de organisatie vanuit missie, doelen en strategie en wensen en verwachtingen van medewerkers. - Ontwikkeling duurzaam werkomgevingconcept. - Advies deelprojecten FM, ICT, HRM en communicatie - Vertaling van concept naar ontwerp i.s.m. architect |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: binnen het project “Green Office” in de rol van extern adviseur komen tot een duurzame werkomgeving dat aansluit bij de verschillende TNT medewerkers in Hoofddorp.
Situatieschets
TNT wil het eerste post- en expresbedrijf ter wereld worden dat emissievrij opereert. Daarom heeft TNT een plan ontwikkeld voor zeer milieuvriendelijke en duurzame gebouwen, met de hoogste scores in nationale en internationale milieuclassificatiesystemen. De beoogde scores van LEED platinum en GreenCalc+ certificering van DGMR betekenen de hoogste scores ooit bereikt in Nederland.
Ook voor de toekomstige gebouwen van TNT betekent dit dat ze geen CO2 zullen uitstoten, dan wel CO2-positief zijn.
In totaal gaat het om de ontwikkeling van ca. 70.000m2 aan duurzame kantoren. Het eerste gebouw dat is ontwikkeld is het TNT Green Office in Hoofddorp, wat gaat dienen als nieuw hoofdkantoor voor TNT Express. In het ontwerp van het kantoorgebouw is op alle fronten rekening gehouden met de bijdrage aan de duurzaamheidseisen. Deze visie is uiteraard ook doorgetrokken in het werkomgevingsconcept dat PROVENWORKSPACE heeft ontwikkeld.
Aanpak/Proces
PROVENWORKSPACE heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van TNT naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met de directie. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).
Stap 3 ging vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van TNT gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.
Resultaat
Het resultaat is een duurzaam werkomgevingsconcept voor de eerste Green Office namelijk het nieuwe hoofdkantoor van TNT Express in Hoofddorp. Onderstaand filmpje geeft u een rondleiding in het nieuwe pand.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Werkomgevingconcept hoofdkantoor TNT Post
| Project: | Ontwikkel een werkomgevingconcept voor het hoofdkantoor van TNT Post en begeleidt het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor”. |
| Opdrachtgever: | TNT Post Headoffice Den Haag |
| Periode: | mei 2006-2008 |
| Omvang: | 90 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur innovatieve huisvesting / projectmanager: - Gebruikersonderzoek (PW-scan en activiteitenmeting) - Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving Projectmanager: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
|
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rollen van externe adviseur innovatieve huisvesting komen tot een werkomgevingsconcept door o.a het uitvoeren van een gebruikersonderzoek. Tevens hebben we in de rol van projectmanager het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor” integraal begeleidt.
Situatieschets
De TNT organisatie was en is volop in beweging. Hierbij valt onder andere te denken aan de liberalisering van de postmarkt en globalisering. TNT zal hier in mee moeten bewegen om de concurrentie voor te blijven. Een sterke financiële positie daarin is van groot belang. Vanuit TNT Real Estate (RE) en TPG Post User Management (UM) is vanuit de “huisvesting bril” gekeken of bepaalde zaken beter en/of goedkoper konden. De aanleiding hiervan was mogelijke kostenreductie, anticipatie mogelijkheden AWS- en Calandgebouw en een eerste verkenning van het hoofdkantoor van TNT Mail. Belangrijke uitgangspunten bij het project waren:
- Een substantiële en structurele besparing;
- 350 werkplekken erbij in het hoofdkantoor;
- Integrale aanpak, denken vanuit ketens;
- Samenwerken binnen de keten;
- Het toepassen van innovatieve huisvesting.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van TNT naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met directie-leden. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).
Stap 3 ging vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van TNT gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen. Als pilotgroep is vervolgens gekozen voor medewerkers van Productie en Commercie op de 3e etage van het AA gebouw. Als eerste zijn de de projectgroep en stuurgroep ingericht en het projectplan en communicatieplan zijn door de stuurgroep goedgekeurd. Daarnaast is het werkplekonderzoek afgerond voor de pilotgroep en een eerste concept rapportage opgeleverd. Dit concept rapport is bij de ambassadeurs en stuurgroep ingebracht ter beoordeling respectievelijk goedkeuring.
De keuze voor de architect is daarna gemaakt en gestart met het realiseren van een aantal voorlopige ontwerpen. Na goedkeuring is gestart met het definitieve ontwerp inclusief inrichtingsplannen en het opleveren van een programma van eisen voor de daadwerkelijke aanpassing van het gebouw.
Resultaat
Het resultaat is een duurzaam werkomgevingsconcept voor het gehele hoofdkantoor van TNT Post. Dit is als eerste toegepast in de pilot op de 3e etage, waar de medewerkers van Productie en Commercie als eerste de werkomgevingsconcept konden testen. Na het evalueren van deze pilot is gebleken dat 84% van de medewerkers niet terug wilden naar de oude situatie. Leerpunten die uit de pilot zijn gekomen zijn o.a.:
- Er is een apart proces nog nodig voor het laten landen, laten werken van het concept.
- De eigen identiteit van de afdelingen en medewerkers moet terugkomen.
- Elk kantoorpand van TNT heeft zijn eigen proces.
- Houding en gedrag moeten meer aandacht krijgen in het proces.
De leerpunten zijn meegenomen in de verbetering van het werkomgevingsconcept.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Werkomgevingconcept Alliander
| Project: | Onderzoek doen en komen tot een werkomgevingconcept voor de pilot afdelingen HRM en Klant & Markt. |
| Opdrachtgever: | Alliander N.V. |
| Periode: | Juli 2010 – November 2010 |
| Omvang: | 800 medewerkers waarvan 120 in de pilot |
| Rollen: | Adviseur “het nieuwe werken”: -Gebruikersonderzoek (PW-scan). -Activiteitenmeting. -Gebouwschouw. -ICT & FM sanity check. -Ontwikkelen werkomgevingconcept voor de afdelingen HRM en Klant & Markt (pilotgroep) |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit te voeren en te komen tot een werkomgevingconcept voor de afdelingen HRM en Klant & Markt. Dit was tevens een pilot van het proces, waarbij de uitkomst van het onderzoek gebruikt zal worden als input voor de besluitvorming om wel of niet verder te gaan met de rest van de organisatie.
Situatieschets
Alliander is een netwerkbedrijf dat vanaf 1 juli 2009 volledig zelfstandig opereert en haar hoofdkantoor in Arnhem heeft. Alliander is voortgekomen uit de juridische splitsing van het energiebedrijf Nuon in een netwerkbedrijf (Alliander) en een productie- en leveringsbedrijf (Nuon Energy). Vanuit de Raad van Bestuur van Alliander is de opdracht meegegeven aan Shared Services om integraal naar het vastgoed te kijken in de regio Arnhem. Op basis daarvan is een business case gerealiseerd die uiteindelijk heeft geleid tot het besluit om nieuwbouw in Duiven te realiseren en het hoofdkantoor te verbouwen.
Voor het hoofdkantoor van Alliander, waar ongeveer 800 medewerkers werken, zijn inmiddels vergaande plannen uitgewerkt voor de begane grond. Hierbij staan ontmoeten, vergaderen, eten & drinken, ontspannen en flexwerken 
centraal. Een van de consequenties van deze verandering is dat er op de begane grond 140 werkplekken zullen verdwijnen en de medewerkers verhuizen naar de overige 5 verdiepingen. Op basis van de aanname dat een gemiddelde flexfactor van 70% mogelijk is, betekent dit 560 werkplekken waar flexibel gebruik van gemaakt gaat worden. Hierdoor gaan medewerkers anders werken dan ze tot nu toe gewend zijn. De afdelingen HRM en Klant & Markt hebben aangegeven als pilot te willen fungeren. Het doorvoeren van een “nieuw” flexibel kantoorconcept gebeurt niet vanzelf. Dit is een veranderingsproces dat de nodige aandacht vraagt. Er diende onderzocht te worden of de gemiddelde flexfactor van 70% realistisch is en of de pilotafdelingen er klaar voor zijn om deze nieuwe manier van werken te omarmen.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft wederom de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Alliander naar de werkomgevingaspecten op basis van interviews met directieleden en analyse van de bedrijfsdocumentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met het middelmanagement, een SWOT-analyse op de producten en diensten, het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).
Stap 3 gaat vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van twee workshops. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingconcept welke is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor de besluitvorming om het concept wel of niet verder uit te rollen in de rest van de organisatie.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Optimalisatie van de huisvesting van Buma/Stemra
| Project: | Onderzoek doen naar mogelijkheden om de huidige huisvesting efficiënter, effectiever en flexibeler in te richten met het oog op toekomstige ontwikkelingen. |
| Opdrachtgever: | Buma/Stemra |
| Periode: | Juni 2009 – Oktober 2009 |
| Omvang: | 190 medewerkers |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur: - Gebruikersonderzoek (PW-scan). - Het vastleggen van het gewenste samenspel op basis van de mogelijkheden van het gebouw, de gewenste ontwikkeling van de organisatie vanuit missie, doelen en strategie en wensen en verwachtingen van medewerkers. - Ontwerpvoorstellen voor nieuwe inrichting van bouwdelen |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingadviseur, een onderzoek uit te voeren en aan te geven op welke wijze de huisvesting efficiënter, effectiever en ook meer flexibel kan worden ingedeeld met het oog op toekomstige ontwikkelingen. Behalve dat het m2-gebruik per medewerker omlaag gebracht moet worden, dient er bijzondere aandacht uit te gaan naar het meervoudig gebruik van het huidige bedrijfsrestaurant, het reduceren van de door het facilitair bedrijf gebruikte ruimte en hergebruik van op termijn vrij te maken archiefruimte.
Situatieschets
Buma/Stemra is gehuisvest aan de Siriusdreef 22-28 en heeft een deel van het gehuurde onderverhuurd aan de stichting Brein en aan CEDAR B.V. Buma/Stemra heeft de afgelopen jaren een aantal activiteiten uitbesteed en verplaatst naar het buitenland. De overgebleven bedrijfsactiviteiten moeten binnen het bestaande gebouw compacter worden gehuisvest binnen het hoofdbouwdeel, zodat de vleugels van het gebouw zoveel mogelijk vrijkomen voor verhuur. In 2007 heeft Proven Workspace een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van herhuisvesting binnen het gebouw. Op grond van het uitgebrachte advies heeft Buma/Stemra de huisvesting effectiever ingedeeld. Nu, twee jaar later is gebleken, dat de vrijgemaakte ruimten wederom in gebruik zijn genomen.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Buma/Stemra naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van de bedrijfsdocumentatie en de al voorhanden tekeningen en informatie van de opdracht uit 2007. Hierna zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een 14 interviews met de directie en managers en de resultaten van de online vragenlijst (werkomgevingsscan). Ook de gewenste situatie is hierin aan bod gekomen. In de stap definiëren zijn vervolgens indelingsvoorstellen gemaakt voor de kantoorvloeren, de facilitaire ruimten en het restaurant. Tevens is de gewenste verandering vastgelegd in het gebruik van ruimten en het werkgedrag en de gewenste en noodzakelijke aanpassingen op het gebied van HRM, ICT en FM.
Resultaat
Het resultaat is een rapportage welke antwoord geeft op de klantvraag namelijk; Ja het terugtrekken in het hoofdgebouw met uitzondering van de begane grond van vleugel D is qua ruimtebehoefte haalbaar. Verder geeft de rapportage inzicht in de wensen en werkstijlen van de medewerkers en de mogelijkheden van het gebouw van Buma/Stemra. Deze zijn vervolgens uitgewerkt in concrete ontwerpvoorstellen inclusief vlekkenplannen. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor de besluitvorming omtrent het opnieuw indelen van het gebouw ten einde efficienter te huisvesten.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Geerke Versteeg.
Middengebiedconcept Boswijk (Van Neynselgroep)
| Project: | Ontwikkeling en realisatie concept middengebied van het nieuwe verpleeghuis Boswijk. |
| Opdrachtgever: | Van Neynselgroep |
| Periode: | Oktober 2009 – December 2010 |
| Omvang: | 124 bewoners |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur: -Gebruikersonderzoek -Ontwikkelen middengebied conceptVormgever: -Realisatie programma’s van eisen -Bewaken van het concept tijdens voorbereiding en realisatie. Verandermanager: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: In de rol van externe adviseur komen tot een middengebied concept waarin de faciliteiten van het middengebied vanVerpleeghuis Boswijk optimaal aansluiten bij het nieuwe zorgconcept en hiermee het gewenste serviceniveau behaald kan worden. Centraal hierin staan service en gastvrijheid. Tevens is advies gevraagd op strategisch en tactisch niveau op het gebied van centralisatie van Facility Management, de werkomgeving en Het Nieuwe Werken.
Situatieschets
Verpleeghuis Boswijk is volop in beweging. Het in 1962 gebouwde Verpleeghuis heeft vijf afdelingen voor 106 bewoners en voldeed niet meer aan de huidige wensen en eisen. In 2004 zijn daarom de voorbereidingen getroffen voor een grootschalig nieuwbouwproject. In april 2009 startte de bouw van het nieuwe Boswijk wat in meerdere opzichten een bijzonder project is. Zo bestaat de architectuur van het pand uit 12 poten en een groot middengebied, welke aansluit bij de zorgvisie van Boswijk. Deze twaalf poten komen namelijk overeen met de 12 zelfstandige woongroepen die er gehuisvest moeten worden met diverse leefsferen.
Elke woning heeft zijn eigen leefsfeer: een woonomgeving die grotendeels overeenkomt met de sfeer die de
bewoner vroeger thuis gewend was. Voorbeelden van leefsferen zijn de stadse, dorpse en ambtelijke leefsfeer. De woongroepen zijn met elkaar verbonden door de grote gemeenschappelijke kern van het pand. Bewoners kunnen hierdoor gaan en staan waar men wil en kan net alsof ze buiten zijn, maar er is veiligheid waar dat moet.
De kracht van de visie van het nieuwe Boswijk zit in de omschakeling naar genormaliseerd wonen. Daarom zijn de medewerkers van Boswijk getraind omdat het ook een andere manier van werken vergt. Bij een ander zorgconcept en dus een andere manier van werken hoort ook een andere manier van faciliteren. Hierbij staat het zogenaamde middengebied in de nieuwbouw centraal, waarbij service en gastvrijheid de sleutelwoorden waren en zijn. Meer over kleinschalig wonen kunt u hier vinden.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft wederom de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart vanuit de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Boswijk waarop het concept moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van belanghebbende van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de stuurgroep aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model(Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden en uitgangspunten voor de verandering op het middengebied vastgesteld.
Daarnaast is een FM Sanity Check gehouden welke samen met het voorgaande de ingrediënten waren voor eenl workshop over de invulling van het middengebied op de onderdelen; faciliteiten, processen en mensen. Aan de workshop hebben 12 zorgvuldig selecteerde deelnemers (medewerkers, cliëntenraad et cetera) meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Het resultaat is een middengebied concept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar programma’s van eisen die de klant heeft ingezet bij de implementatie in de nieuwbouw situatie van Boswijk. Op organisatorisch vlak werd en wordt nog ondersteuning gegeven met de Nieuwe Manier van Werken en Digitaal bij en op orde. Het resultaat hebben we samengevat in onderstaand filmpje:
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .
Advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankevoort
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: |
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaal projecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort. Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten.
Aanleiding / probleemstelling
De opdracht luidde : In de rol van externe adviseur komen tot een kantoor- en werkomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden binnen deze nieuwe werkomgeving in het huidige pand. Een uitbreiding of herhuisvesting behoorde eveneens tot de mogelijkheden.
Situatieschets
Van Hattum en Blankevoort is een gezond, ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort verandert binnen een kort tijdsspanne. Waar vroeger de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase op zich nam rondom de bouw om daarna over te gaan op de bestekfase is dit nu onderdeel van het totaalproject binnen de VHB-organisatie. Deze andere manier om invulling te geven aan de werkzaamheden vraagt om grote aanpassingen van de organisatie. Om deze verandering door te voeren heeft de organisatie een drietal pijlers aangewezen:
- Meer mensen met verschillende competenties aannemen (PMW organisatie);
- Zorgen dat de ICT ondersteuning optimaal is ingericht;
- Het laten aansluiten van de huisvesting op deze verandering.
Aanpak
Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak, de PW-aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de geldende Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) waarop de Locatie- en WerkplekInrichting moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van representanten van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de directie van het bouwbedrijf aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model (Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden voor de verandering op huisvestingsgebied vastgesteld.
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een proces- en interactieanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs. Aan de w0rkshop tijdens de inventarisatieronde hebben 12 mensen meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Op basis van de interactieve sessies en onze analyses kwamen wij gezamenlijk tot een andere kijk op de huisvestingsomgeving. Proven Workspace heeft onder de titel ‘Van aannemer/betonspecialist naar totaaloplosser’ de gewenste situatie geduid en de kantoor- en werkplekconcepten opgesteld. Hierbij zijn organisatiespecifieke kenmerken als uitgangspunt genomen en de bevindingen uit het onderzoek. Vervolgens is de vertaalslag gemaakt naar concrete werkplekconcepten.
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
De werkplekconcepten geven een concretere invulling aan de ruimten waaruit elke verdieping of afdeling bestaat. Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over een eigen ruimte (expertruimten) zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken zijn flexibel ingericht, waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de ruimten. Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Resultaat voor de klant:
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG
| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: |
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.
Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.
Communicatie en draagvlak
Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.
Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.
Resultaat voor de klant:
- Een werkend nieuw kantoorconcept
- Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
- Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Nieuwbouw afgestemd op fuserende organisatie TPG Post Document Presentment
TPG Post Document Presentment (inmiddels onderdeel van Cendris) bood diverse diensten op het gebied van printservices en documentbeheer. In 2001-2002 vormden Datatrans,Datus en Print & Mail samen Print & Mail Nederland. Zij verzorgden mailings in grote oplagen: direct mail met een wervend karakter of transactie mail zoals facturen, rekeningoverzichten en polissen.
Flip Verwaaijen, toenmalig Directeur TPG Post Document Presentment, vertelt in juli 2002 hoe hij kan uitroepen: ‘Klaar voor de toekomst!’
Begin juni 2002 zijn twee werkmaatschappijen van TPG Post Document Presentment verhuisd naar een nieuw pand op het Industrieterrein de Wetering in Utrecht. Datus was gevestigd in Nieuwegein en Datatrans in Amsterdam. Zo een verhuizing is een hele operatie. Zeker als ook nog eens twee werkmaatschappijen worden samengevoegd in één pand. Met name in het begin zijn er veel onduidelijkheden en onzekerheden. Het is ook niet niks als je als medewerker een andere werkplek krijgt. Een werkplek is voor een medewerker iets persoonlijks. En dat is ook niet gek, je brengt er immers een groot deel van je dag door.
Er worden dan ook veel vragen gesteld, ook ten aanzien van de indeling van het nieuwe pand. Hoe ziet het nieuwe pand er uit? Wat voor werkplek krijg ik straks? Komen er flexplekken? Moet ik straks weer zover lopen naar de koffieautomaat? Vragen die aan het begin van een verhuistraject nog niet beantwoord kunnen worden, maar gaandeweg duidelijk worden. TPG Post heeft er bewust voor gekozen om kantooren werkplekinrichting onderdeel van een integrale Kennismanagement-aanpak te laten zijn. Kantoor- en werkplekinrichting is immers meer dan het verdelen van de vierkante meters. Proven Partners heeft ons ondersteund bij zowel integrale projectmanagement als het KWI-traject. Zij zien Kantoor- en werkplekinrichting als werken aan het creëren van ruimte voor leren, innoveren en
samenwerken.
En dat heeft geresulteerd in een flexibel kantoorconcept met moderne werkplekken. Iets waar we trots op zijn en graag aan onze klanten laten zien.
Zorg dragen voor de realisatie van een bedrijfspand(kantoor en productie) met een omvang van ongeveer 10.000m2 en 200 werkplekken. TPG Post Document Presentment breed bestond uit een zestal panden met ongeveer 700 medewerkers. De werkplekconcepten welke zijn toegepast zijn:
- standaard
- flexplekken
- informele
- combi
Weerstand: Hoe ging het bij Waterschap Rijn en IJssel
Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.
De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.
In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
TNT Post Pakketservice
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | TNT Post Pakketservice (TPP) |
| Periode: | Juli 2006 – juli 2007 |
| Omvang: | circa 4000 m2 VVO 190 – 315 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur:Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving dat enkele knelpunten in de huisvesting oplost en voorbereid is op de concern brede realisatie van Green Offices.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Aanleiding / probleemstelling
In het kader van het “Planet Me” programma zullen alle gebouwen van TNT met een kantoorfunctie de komende jaren vervangen worden door “Green Offices”. Daar waar contracten aflopen zal gekeken worden naar nieuwe gebouwen die CO2 uitstoot tot een minimum beperken. Het gebouw van TNT Post Pakketservice (TPP) zal hiervoor rond 2010 in aanmerking komen. Op korte termijn was er behoefte aan extra huisvesting voor tenminste 30 mensen. Aan ProvenWorkspace is gevraagd om uit te zoeken waar de extra medewerkers het beste gehuisvest konden worden met minimale investeringen. Hierbij werd rekening gehouden met de beperkte tijd dat de locatie nog gebruikt zou worden en met uitgangspunten die bij het toekomstige Green Office project worden gebruikt.
TNT Pakketservice had geen idee hoeveel medewerkers er de komende jaren gehuisvest zouden moeten worden. Het huidige aantal medewerkers was bekend en verwacht werd dat het aantal flink zou toenemen. Hierdoor is er voor gekozen om niet de huidige medewerkers als uitgangspunt te hanteren maar de fysieke omgeving als basis te gebruiken. ProvenWorkspace heeft onderzocht op welke manier de meeste werkplekken in het pand gerealiseerd konden worden.
Aanpak
Bij TPP is de standaard Provenaanpak gehanteerd. Op verzoek van de directie zijn de eerste drie stappen uitgevoerd met de directie. Uit de gesprekken die met de directie zijn gevoerd bleek dat TPP een groei voorzag maar geen idee had hoe groot deze groei zou zijn. Doordat ProvenWorkspace al eerdere projecten bij TNT Post had gerealiseerd kon bij de inventarisatie gebruik worden gemaakt van beschikbare gegevens. Om deze manier kon tijd en geld worden bespaard. De stap analyseren is uitgevoerd in samenwerking met de directie.
Werkomgevingsconcept
Op basis van de eerste stappen uit de aanpak is het werkomgevingsconcept gedefinieerd. Op hoofdlijnen bestond het concept uit 3 punten:
1) Omdat de omvang van de te huisvesten organisatie onzeker was, zijn we uitgegaan van de fysieke omgeving in plaats van de organisatie. De maximale bezetting van het huidige pand is onderzocht en als uitgangspunt gebruikt.
2) Om aan te sluiten bij het concern brede Green Office concept zijn de uitgangpunten van Green Office ook gehanteerd voor het concept van TPP.
3) Omdat de aanpassing op de huisvesting niet van structurele aard is maar bedoeld om de groei op te vangen tot het nieuwe pand gereed is, worden de investeringen beperkt.
Resultaat voor de klant:
Meer medewerkers in huidige huisvesting
Gedurende de verbouwing zijn er al grote groepen extra medewerkers in dienst gekomen bij TNT Pakketservice. Bij aanvang van het project waren er 190 medewerkers gehuisvest in het pand, aan het eind van de verbouwing waren dit er 315. Door deze extra medewerkers in huidige pand te plaatsen konden de huisvestingsproblemen worden overbrugt totdat het nieuwe kantoorgebouw is gerealiseerd.
Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
Voor de medewerkers heeft de aanpassing van de huisvesting geleid tot een verandering van de bedrijfscultuur. Medewerkers konden vooruitlopend op de toekomstig huisvesting alvast wennen aan de nieuwe manier van werken.
Fuseren van drie naar één: Het Waterlaboratorium
Richt voor ons een programmabureau in en voer het programmamanagement uit. Help ons tevens met projectcoördinatie of ondersteuning voor het uitvoeren van het plan voor de inrichting van de I&A organisatie, de I&A infrastructuur, het primaire proces en de huisvesting.
In hoofdlijnen moest het volgende gebeuren:
- De definitieve locatie moest gekozen worden en ingericht worden als laboratorium;
- Vanuit drie verschillend gehanteerde analyse methodieken moest er een definitieve gekozen worden;
- Een laboratorium informatie systeem moest gekozen worden;
- Er moest een gehele ICT infrastructuur ontworpen en aangelegd worden;
- Medewerkers moesten groeien naar een nieuwe of aangepaste rol binnen de organisatie. Drie culturen komen bij elkaar, dit vergt aanpassingen en acceptatie;
- De verhuizing van 3 laboratoria naar het nieuwe pand.
Onder leiding van Proven Workspace zijn er teams aangesteld die zich gericht hebben op Locatie- en Werkplek Inrichting (LWI), ICT en Ontwikkeling met KRM.
LWI
Aangezien een laboratorium een specifieke omgeving is alwaar in hoofdlijnen Labruimtes en Kantoorruimtes onderscheiden worden, heeft Proven Workspace nauwkeurig gekeken naar het functionele gebruik van de ruimtes. 80% van de medewerkers zit voor 80% van hun tijd in een laboratorium ruimte voor het doen van analyses. Het overige deel van de medewerkers is staf en heeft hun eigen kantoor ruimtes. De analisten gebruiken de overige 20% van hun tijd om op een labkantoorplek de gegevens te verwerken in het Laboratorium Informatie en Management Systeem (LIMS).
Dit betekent dat er zogenaamde ‘schrijfruimtes’ gecreëerd zijn met flexplekken. Daarnaast is er rekening gehouden met een open omgeving in een gesloten laboratorium. Dat wil zeggen dat er raampartijen zijn aangebracht tussen de schrijfruimtes en de labruimtes. In de flexruimtes zijn flexplekken gecreëerd met hoge tafels waarin veel opbergblokken zijn verwerkt. Op deze tafels kunnen rapporten uitgewerkt worden.
Met het samengaan van drie organisaties naar één en de keuze om alles te centraliseren in één pand komt ook het aspect van verhuizen op de hoek kijken. Proven Workspace heeft het gehele verhuistraject geleid. Het integreren van de labprocessen en de verhuizing van apparatuur, inrichting, voorraden, e.d. hebben de Proven Workspace in een strak scenario gepland en hierbij is uiteraard rekening gehouden met de benodigde vergunningen, continuïteitseisen en een uitwijkscenario. Immers analyses moesten doorgang blijven vinden om de kwaliteit van ons drinkwater te blijven waarborgen.
Met het afstoten van oude laboratoriumpanden komt meteen het aspect van afstoten van oude locaties om de hoek kijken. Proven Workspace heeft de leiding genomen in het proces van leeghuizen, opkoop, contractuele afhandelingen etc.
ICT
Een laboratorium stelt speciale eisen aan ICT. Ten eerste moet er een ICT infrastructuur aanwezig zijn welke voorziet in een strategisch en transparant gebruik van Labinstrumenten en Kantoorwerkplekken. Daarnaast om het primaire proces te ondersteunen dient er een Laboratorium Informatiesysteem geïmplementeerd te worden waarin het gehele werkproces, van opdracht, monstername, analyse, naar rapport en factuur afgedekt is. Mede door de keuze van een nieuw LIMS moesten de medewerkers wegwijs gemaakt worden en instructie krijgen in de procestool. Ook hier heeft Proven Workspace samen met de klant een opleidingstraject opgezet.
Ook ten behoeve van het ontsluiten van analyse gegevens aan klanten is invulling gegeven door deze beveiligd te publiceren middels het extranet.
KRM
Het fuseren van de drie laboratoria heeft naast de problematiek omtrent drie culturen nog een aspect met zich meegebracht. Drie laboratoria betekende in dit geval ook drie manieren van werken en analyseren. Keuzes ten behoeve van de methode van analyseren moesten gemaakt worden en daarna moesten medewerkers ingewerkt worden op de voor hen nieuwe methoden en het LIMS dat het primaire proces ondersteunt. Proven Partners startte een opleidingsplan en liet eigen medewerkers in een meester-gezel constructie elkaar opleiden en kennis overdragen.
“Proven Workspace heeft ons geholpen de juiste keuzes te maken. Uiterst professioneel en toch pragmatisch zijn tal van projecten samen met Proven Partners tot een goed einde gebracht.
Opvallend in hun aanpak is de wijze waarop ze ons meenemen, begeleiden bij het maken van juiste keuzes. Ze staan naast de klant in plaats van, wat je toch vaak ziet, boven de klant.”
Huisvestingstraject bij OBD Noordwest
De inkomsten van de OBD Noordwest zijn niet langer zeker, omdat geldstromen vanuit het ministerie nu direct naar de scholen zelf gaan. Om het bedrijfsrisico te beperken wil OBD Noordwest op haar vaste kosten gaan besparen. Er wordt gezocht naar een huisvesting in minder dan de huidige vier locaties, zodat die goedkoper wordt en past bij de nieuwe organisatiestructuur.
Deze organisatie vroeg ons een helder beeld te vormen van (scenario’s) voor de toekomstige huisvesting van OBD Noordwest.
Ons antwoord
Er is een tweedaagse workshop georganiseerd met het voltallige MT en de OR-leden van OBD Noordwest. De reeds voorhanden MVDS (Missie, Visie, Doelstellingen, Strategie) zijn voor wat betreft hun huisvestingsconsequenties verbonden met onze LWI-aanpak.
De resultaten van onze online LWI-scan zorgden voor terugkoppeling vanuit het personeel van de verschillende vestigingen en organisatieonderdelen. Er is een lijst met eisen gegenereerd, die onder meer voortkwam uit een interactie-analyse (‘face-to-face’ contact tussen organisatieonderdelen). Op basis daarvan zijn scenario’s opgesteld, waarvan er 1 werd gekozen. Dit voorkeurscenario is uitgewerkt op het niveau van een Programma van Eisen en globaal Plan van Aanpak.
Contactpersoon:
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.