Werkstijlonderzoek
Met een werkstijlanalyse komt u te weten, waar zich in uw organisatie de “kantoorbewoners” bevinden en wie “plekzoekende werkers” zijn. Het typeren van de werkstijlen geeft u antwoord op de vraag, voor welke functies en bedrijfsonderdelen het gebruik van wisselwerkplekken zinvol is en voor welk type functies een vaste werkplek beter functioneert.
Een werkstijlonderzoek bestaat uit een enquête onder (een groot deel van) de medewerkers en interviews met vertegenwoordigers van verschillende functietypes. De resultaten worden vastgelegd in een rapport, waarin de organisatie wordt beschreven aan de hand van individuele werkstijlen en groepswerkstijlen. Elke stijl wordt geïllustreerd met een beeldende typering. Hierdoor wordt de werkstijl herkenbaar en onderwerp van gesprek onder de medewerkers.
Het werkstijlonderzoek is een door ons ontwikkeld instrument dat de basis vormt van aantal projecten waar wij bij betrokken zijn of zijn geweest. Het werkstijlonderzoek wordt voor elke opdracht zo uitgevoerd dat het naadloos aansluit bij de doelstellingen van het specifieke project. Dat betekent dat wij niet werken met een standaard vragenlijst, maar maatwerk leveren op basis van een aantal door ons ontwikkelde ingrediënten.
Meer weten? Neem dan contact op met Michel Mooij.
3D-Visualisatie
Met onze 3D visualisaties van kantoorconcepten kunt u de beeldvorming bij de gebruikers in een vroeg stadium op gang brengen met concrete fotorealistische weergaven van bepaalde kantoorconcepten in uw pand, zonder dat u hierbij reeds de betrokkenheid van meubelleveranciers nodig heeft.
Meer weten? Neem dan contact op met Michel Mooij.
Autoritaire participatie en de fysieke werkomgeving
PROVENWORKSPACE organiseerde op het relatie-event De winst van Sturing en Ruimte een subsessie over autoritaire participatie op het gebied van de fysieke werkomgeving. Hieronder een korte impressie.
De subsessie Autoritaire participatie, geleid door Michel Mooij, ging van start met de vraag wat er volgens de deelnemers allemaal speelt bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Hierbij kwamen begrippen als continuïteit, winst, kosten, m2, aantallen, identiteit, draagvlak, het boeien van mensen, voor wie, duidelijk verhaal, missie, sterk merk, flexibiliteit en onzekerheid naar boven. Ook vragen als “wat is het doel dat er mee bereikt wordt”, “wat is de maatschappelijke rol” en “wat is het resultaat voor de medewerker” kwamen ter sprake.
Vervolgens werd in het kader van Sturing en Ruimte de vraag gesteld welke aanpak voor het invoeren van Het Nieuwe Werken bij een ieder de voorkeur heeft: autoritair (‘van bovenaf’) of participatief (‘door ons allen’).
Opvallend hierbij was te zien dat de ruime meerderheid van de deelnemers de voorkeur gaf aan een aanpak middels participatie. Hierbij werden het aanspreken van mensen op hun drijfveren en het van elkaar kunnen leren (‘1+1=3’) als grote meerwaarde gezien, net zoals de directe betrokkenheid door het zelf ervaren van het proces. Daarnaast was men het erover eens dat het stellen van doelen en kaders en het geven van richting, naast het sturen op verantwoordelijkheid de belangrijkste succesfactoren zijn.
Bij Het Nieuwe Werken zijn vele actoren betrokken, waarbij primair de organisatie, de werknemers en de klanten een relatie met elkaar hebben en ICT een adaptieve ‘enabler’ vormt. Het is belangrijk te beseffen dat hierin zowel de werknemers als de klanten mensen zijn, individuen met elk een eigen manier van leven. In de discussie over het nieuwe werken kwam ook naar voren dat als je de nieuwe generatie wil boeien en ook wil binden aan je bedrijf, dat je dan ook de manier van werken zo moet inrichten dat het de manier van werken ondersteund. Opgemerkt werd ook dat de jongere generatie organisaties kiest op basis van kernwaarden of een sterk merk dat bij hen eigen karakter of kernwaarden past.
Aan het einde van het uur verschoof de discussie zich naar; “in welke mate moet je sturing geven om mensen te verleiden tot het nieuwe werken?” Opgemerkt werd dat sommige mensen een zetje in de rug nodig hebben (sturing) om over de drempel heen te komen. Vaak kijken mensen niet verder meer dan de manier waarop ze al jaren hun werk doen. Enige sturing om weer nieuwe manieren te leren wil vaak helpen. Anderszijds werd opgemerkt dat het introduceren van het nieuwe werken vaak gemakkelijker gaat wanneer mensen verleid worden.
Auteur: Nanda Verbeek, collega PROVENPARTNERS
Werkomgeving kennisspel
Het spelen van het werkomgeving kennisspel levert een praktisch startpunt op voor deelnemers, om aan de slag te gaan met kennis (verzamelen, delen en verspreiden) in een fysieke en/of virtuele werkomgeving.
Door het spelen van het werkomgeving kennisspel wordt men zich bewust van de kracht van kennisdelen voor zowel de organisatie als voor het individu in een fysieke en/of virtuele werkomgeving.
Het werkomgeving kennisspel is geschikt voor verschillende doeleinden, en kan worden ingezet als:
- Algemene kennismaking voor medewerkers met kennismanagement in een fysieke en virtuele werkomgeving;
- Als kick-off en communicatiemiddel;
- Het verkrijgen van draagvlak voor nieuwe werkomgeving.
Het werkomgeving kennisspel kan tevens op maat worden gemaakt.
Voor meer informatie kunt u contact op nemen met Leo van de Vorst.
Werkomgeving kennis en competenties
Doordat medewerkers en organisaties steeds flexibeler worden, verandert ook de manier waarop naar activiteiten wordt gekeken. Medewerkers die niet meer gebonden zijn aan één locatie zullen hun werk bijvoorbeeld anders moeten organiseren. In sommige organisaties lopen al veel medewerkers rond die op een flexibele manier willen en kunnen werken. Het kan echter ook voorkomen dat de organisatiestructuur geen aansluiting vindt bij een vernieuwde werkomgeving. Flexibele organisaties zijn in staat om sneller op veranderingen in hun omgeving in te spelen. Overleg vindt niet meer alleen bij het wekelijks overleg plaats maar de organisatie is continu in beweging. Doordat medewerkers elkaar sneller kunnen vinden, is de organisatie in staat sneller op veranderingen in de omgeving in te spelen. Op basis van onze ervaringen met deze veranderingen hebben we drie basisclusters opgesteld met daarin een aantal competenties waarover een flexibele medewerker idealiter beschikt om goed te functioneren in een activiteit gerelateerde werkomgeving.
De ontwikkeling van kennis en competenties in relatie tot de veranderde werkomgeving maar ook in bredere zin wordt een steeds belangrijker thema binnen organisaties. De snel veranderende omgeving zorgt ervoor dat de organisatie en medewerkers zich steeds sneller moeten aanpassen. Hoe doe je dat? In de eerste plaats wil je aan meer inzicht in de belangrijke kennis- en competentiegebieden van de organisatie en wil je hierop kunnen sturen zodat de organisatiedoelen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.
Voor de ontwikkeling van individuele en groepscompetenties worden efficiënte en effectieve ontwikkelinterventies ingezet. Interventies op zowel individueel als collectief niveau, die verder gaan dan opleidingen alleen. Want ‘het ontwikkelen’ is onderdeel van het dagelijkse werk. Wij voorzien een organisatie in onze werkwijze van een stuurinstrument dat gebruikt kan worden om de ontwikkeling van groepen en individuen voortdurend te monitoren en hierop te sturen.
Als na de scan duidelijk is welke kennis en competenties ontwikkeld mogen worden, zowel individueel als voor een specifiek organisatie onderdeel of de hele organisatie, dan wordt er een keuze gemaakt uit de één of meerdere interventies uit het “Interventiehandboek”. In dit handboek staan clustergewijs de interventies benoemd.
Cluster 1: Praktijk
Deze interventies worden vooral toegepast bij nieuwe medewerkers of bij instroom in nieuwe functies. Belangrijk is om voldoende tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren collega.
Cluster 2: Games en simulaties
Deze interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Omdat ze patronen doorbreken, kosten ze wel vaak veel voorbereiding. Hoe beter de interventie is toegespitst op de praktijksituatie, hoe groter namelijk het leereffect.
Cluster 3: Interactieve sessies
Deze interventies worden vooral toegepast bij innovatie, vastgelopen processen en projecten en het professionaliseren van een thema. De interventies kosten weinig voorbereiding en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Cruciaal is de rol van de procesbegeleider. Zijn sturing bepaalt in hoge mate of de beoogde doelen en resultaten met de sessie worden gehaald. Strak sturen op het proces is hierbij onontbeerlijk, zodat de deelnemers zich volledig kunnen focussen op de inhoud, waar ze vaak zeer betrokken bij zijn en eenmaal op gang nauwelijks voor af te remmen zijn.
Cluster 4: Groepsinteractie
Deze interventies worden vooral toegepast bij het professionaliseren van een thema en continue kennisontwikkeling vanuit het netwerkdenken. De interventies lopen vaak langere tijd en het is lastig om te zorgen dat ze voldoende aandacht krijgen van de deelnemers. Een actieve moderator speelt hierin een cruciale rol.
Cluster 5: Reflectieve interactie
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen. Het zijn vaak langdurige trajecten waarbij het belangrijk is om gestructureerd tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren procesbegeleider of coach. Open en kwetsbaar op durven stellen naar elkaar is een randvoorwaarde voor succesvol toepassen van deze interventies. Vaak wordt veel tijd geïnvesteerd om eerst een veilige en vertrouwde omgeving te creëren.
Cluster 6: Reflectie
Deze interventies worden toegepast bij nieuwe of bestaande medewerkers of groepen. De begeleiding ervan is minimaal. Het succes valt of staat met het open en kwetsbaar durven en kunnen opstellen. Als de persoon die reflectie vraagt in staat is deze op de juiste manier te ontvangen, kunnen hier met geringe inspanningen grote ontwikkelresultaten worden geboekt. De nadruk ligt hierbij op het bewust onbekwaam maken.
Cluster 7: Kennisoverdracht
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen of uitdienst tredende medewerkers. De interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal.
Cluster 8: Bundeling van kennis
Deze interventies worden vooral collectief toegepast en als er snel behoefte is aan informatie in vergelijkbare situaties. Deze interventies zijn arbeidsintensief en slagen als er voldoende tijd wordt vrijgemaakt voor het opzetten en onderhouden van de gebundelde kennis. Daarmee is een behoorlijke schaalgrootte wenselijk bij het toepassen hiervan.
Cluster 9: Opleiding
Deze interventies zijn vaak kostbaar en worden vooral ingezet om een krachtige impuls te geven aan Kennis Vaardigheden Houding-ontwikkeling. Individuele begeleiding van een trainer, coach of docent, in meer of mindere mate, is noodzakelijk voor het succesvol laten verlopen van de interventies.
Cluster 10: Permanente ontwikkeling
De interventies uit dit cluster worden vooral toegepast in situaties waarin weinig tijd beschikbaar is voor uitgebreide trainingen of langdurige cursussen. De interventies zijn bedoeld om snel ergens de gewenste informatie vandaan te halen om het vervolgens in de praktijk te toetsen en/of toe te passen. Lastig is dat deze interventies alleen slagen als ze gedurende het jaar structureel voldoende aandacht krijgen.
Ben je geïnteresseerd of geboeid of alleen nieuwsgierig; neem contact op met Leo van de Vorst.
Stakeholder Management Werkomgeving
Je levert producten en/of diensten ten behoeve van de werkomgeving aan een vaste klantengroep en ineens merkt je dat bepaalde klanten gaan klagen of zelfs hun producten en diensten ergens anders inkopen. Hoe kan dat? Je levert toch kwaliteit? Je doet toch niets anders dan vroeger?
Steeds meer organisaties zitten op het terrein van jouw dienstverlening en de ‘concurrenten’ die je dacht te kennen, halen onverwacht uit. Hoe je dan toch blijvend te handhaven? De wensen van klanten veranderen. Niet alleen de klanten hebben invloed op de omzet, ook de medewerkers en de omgeving. Hoe kan de organisatie dan toch blijvend presteren? Alleen als je regelmatig peilt welke criteria de stakeholders hanteren, het belang dat ze aan die criteria hechten en in welke mate jouw organisatie daaraan voldoet!
- Wie zijn mijn klanten? Welke behoeften hebben zij? Welke criteria hanteren zij? Hoe scoren wij daarop? Kennis over klanten en hun wensen, alsmede de kennis over de mate waarin jij tegemoetkomt aan die wensen zijn bepalend voor de tevredenheid van de klanten. En klanten bepalen voor een groot deel het succes van elke organisatie.
- Wie zijn mijn medewerkers? Hoe denken zij over hun werk? Welke normen en waarden hanteren zij bij de ontmoeting van hun klanten? Kunnen zij vanuit de structuur die jij en de organisatie hen biedt optimaal aan de wensen van de klanten tegemoet komen? Je kunt nog zoveel goede klanten hebben, als ze niet op de goede manier bejegend worden, raakt je ze toch kwijt.
- Hoe kijkt de omgeving tegen het bedrijf aan? Hebben zij een bepaald oordeel gevestigd? Hoe praten zij over uw organisatie? Klopt dat met wat jouw organisatie wil zijn? Als de omgeving steeds negatieve verhalen rondstrooit of de verkeerde verhalen, zal dat een negatief effect hebben op het imago van het product of de dienst.
Als je een antwoord op die vragen wilt hebben om te kunnen beginnen met het verbeteren van de diensten en/of producten en de werkprocessen raden wij aan onze SMW methode te exploreren. Op basis van het inzicht uit een SMW onderzoek, analyse en Plan van Aanpak weet je over welke ervaringen, vaardigheden en attitude de werknemers moeten beschikken of moeten ontwikkelen.
De uitkomst Er zijn grofweg 4 scenario’s mogelijk.
- Hoog belang en lage waardering: Noodzaak tot doorvoeren verbeteringen
- Hoog belang en hoge waardering: Consolideren en borgen
- Laag belang en hoge waardering: Afstoten en kosten besparen
- Laag belang en lage waardering: Verbeteren of mogelijk kosten besparen
Met het resultaat van onze methode kan jouw organisatie doelgerichte en goed geprioriteerde plannen ontwikkelen om veranderingen door te voeren.
Afhankelijk van de aard van de verbeteracties wordt in de aanpak bepaald om de organisatie de gewenste beweging te laten maken. Wij helpen het project organiseren en brengen de principes van programmamanagement en projectmatig werken bij jouw organisatie in de praktijk, zodat iedereen weer waar hij/zij aan toe is en beslismomenten duidelijk zijn.
Met de Plannen van Aanpak als resultaat bij de SMW methode heb je gedegen plannen van aanpak met al hun facetten als tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie.
Als u tot hier heeft gelezen is het tijd voor actie-> Neem contact op…
Contactpersoon : Dries Krens
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken