Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: In de rol van externe adviseur komen tot een middengebied concept waarin de faciliteiten van het middengebied vanVerpleeghuis Boswijk optimaal aansluiten bij het nieuwe zorgconcept en hiermee het gewenste serviceniveau behaald kan worden. Centraal hierin staan service en gastvrijheid. Tevens is advies gevraagd op strategisch en tactisch niveau op het gebied van centralisatie van Facility Management, de werkomgeving en Het Nieuwe Werken.

Situatieschets
Verpleeghuis Boswijk is volop in beweging. Het in 1962 gebouwde Verpleeghuis heeft vijf afdelingen voor 106 bewoners en voldeed niet meer aan de huidige wensen en eisen. In 2004 zijn daarom de voorbereidingen getroffen voor een grootschalig nieuwbouwproject. In april 2009 startte de bouw van het nieuwe Boswijk wat in meerdere opzichten een bijzonder project is. Zo bestaat de architectuur van het pand uit 12 poten en een groot middengebied, welke aansluit bij de zorgvisie van Boswijk. Deze twaalf poten komen namelijk overeen met de 12 zelfstandige woongroepen die er gehuisvest moeten worden met diverse leefsferen.

Elke woning heeft zijn eigen leefsfeer: een woonomgeving die grotendeels overeenkomt met de sfeer die de
bewoner vroeger thuis gewend was. Voorbeelden van leefsferen zijn de stadse, dorpse en ambtelijke leefsfeer. De woongroepen zijn met elkaar verbonden door de grote gemeenschappelijke kern van het pand. Bewoners kunnen hierdoor gaan en staan waar men wil en kan net alsof ze buiten zijn, maar er is veiligheid waar dat moet.

De kracht van de visie van het nieuwe Boswijk zit in de omschakeling naar genormaliseerd wonen. Daarom zijn de medewerkers van Boswijk getraind omdat het ook een andere manier van werken vergt. Bij een ander zorgconcept en dus een andere manier van werken hoort ook een andere manier van faciliteren. Hierbij staat het zogenaamde middengebied in de nieuwbouw centraal, waarbij service en gastvrijheid de sleutelwoorden waren en zijn. Meer over kleinschalig wonen kunt u hier vinden.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft wederom de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart vanuit de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Boswijk waarop het concept moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van belanghebbende van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de stuurgroep aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model(Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden en uitgangspunten voor de verandering op het middengebied vastgesteld.

Daarnaast is een FM Sanity Check gehouden welke samen met het voorgaande de ingrediënten waren voor eenl workshop over de invulling van het middengebied op de onderdelen; faciliteiten, processen en mensen. Aan de workshop hebben 12 zorgvuldig selecteerde deelnemers (medewerkers, cliëntenraad et cetera) meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.

Resultaat
Het resultaat is een middengebied concept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar programma’s van eisen die de klant heeft ingezet bij de implementatie in de nieuwbouw situatie van Boswijk. Op organisatorisch vlak werd en wordt nog ondersteuning gegeven met de Nieuwe Manier van Werken en Digitaal bij en op orde. Het resultaat hebben we samengevat in onderstaand filmpje:

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .

Het werken in kantoren verandert. Organisaties worden zich bewust van de hoge kosten van huisvesting en de geringe bezettingsgraad van werkplekken. Daardoor groeit de overtuiging, dat meer effectieve en meer flexibele vormen van kantoorhuisvesting nodig zijn.

De technologie is inmiddels beschikbaar om volledig mobiel te kunnen werken, zowel binnen als buiten het kantoor. De vraag is nu: hoe organisaties nieuwe vormen van werken operationeel kunnen maken? Een andere manier van werken vraagt immers niet alleen om een andere inrichting van de werkomgeving, maar stelt ook eisen aan de communicatie-infrastructuur en de aansturing en begeleiding van medewerkers.

Een belangrijke onderdeel hiervan vormt het doorbreken van traditionele patronen, zowel bij de gebruiker als bij de beheerder van de huisvesting. Dat is een ingrijpend veranderingsproces op het grensvlak van personeelsmanagement, facility management en IT management dat nauw verbonden is met de strategie van de onderneming.

Bestel

Op basis van de werkactiviteiten kan PROVENWORKSPACE een ruimtebehoefteberekening maken voor verschillende kantoorconcepten.

Met deze berekening krijgt u inzicht in het benodigde vloeroppervlak voor verschillende mogelijke oplossingen. Dit kan u helpen bij beslissingen over verhuizing, nieuwbouw en kan onderdeel vormen voor een complete kosten/baten analyse.

Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens.

Je levert producten en/of diensten ten behoeve van de werkomgeving aan een vaste klantengroep en ineens merkt je dat bepaalde klanten gaan klagen of zelfs hun producten en diensten ergens anders inkopen. Hoe kan dat? Je levert toch kwaliteit? Je doet toch niets anders dan vroeger?

Steeds meer organisaties zitten op het terrein van jouw dienstverlening en de ‘concurrenten’ die je dacht te kennen, halen onverwacht uit. Hoe je dan toch blijvend te handhaven? De wensen van klanten veranderen. Niet alleen de klanten hebben invloed op de omzet, ook de medewerkers en de omgeving. Hoe kan de organisatie dan toch blijvend presteren? Alleen als je regelmatig peilt welke criteria de stakeholders hanteren, het belang dat ze aan die criteria hechten en in welke mate jouw organisatie daaraan voldoet!

- Wie zijn mijn klanten? Welke behoeften hebben zij? Welke criteria hanteren zij? Hoe scoren wij daarop? Kennis over klanten en hun wensen, alsmede de kennis over de mate waarin jij tegemoetkomt aan die wensen zijn bepalend voor de tevredenheid van de klanten. En klanten bepalen voor een groot deel het succes van elke organisatie.
- Wie zijn mijn medewerkers? Hoe denken zij over hun werk? Welke normen en waarden hanteren zij bij de ontmoeting van hun klanten? Kunnen zij vanuit de structuur die jij en de organisatie hen biedt optimaal aan de wensen van de klanten tegemoet komen? Je kunt nog zoveel goede klanten hebben, als ze niet op de goede manier bejegend worden, raakt je ze toch kwijt.
- Hoe kijkt de omgeving tegen het bedrijf aan? Hebben zij een bepaald oordeel gevestigd? Hoe praten zij over uw organisatie? Klopt dat met wat jouw organisatie wil zijn? Als de omgeving steeds negatieve verhalen rondstrooit of de verkeerde verhalen, zal dat een negatief effect hebben op het imago van het product of de dienst.
Als je een antwoord op die vragen wilt hebben om te kunnen beginnen met het verbeteren van de diensten en/of producten en de werkprocessen raden wij aan onze SMW methode te exploreren. Op basis van het inzicht uit een SMW onderzoek, analyse en Plan van Aanpak weet je over welke ervaringen, vaardigheden en attitude de werknemers moeten beschikken of moeten ontwikkelen.
De uitkomst Er zijn grofweg 4 scenario’s mogelijk.

• Hoog belang en lage waardering: Noodzaak tot doorvoeren verbeteringen
• Hoog belang en hoge waardering: Consolideren en borgen
• Laag belang en hoge waardering: Afstoten en kosten besparen
• Laag belang en lage waardering: Verbeteren of mogelijk kosten besparen

Met het resultaat van onze methode kan jouw organisatie doelgerichte en goed geprioriteerde plannen ontwikkelen om veranderingen door te voeren.
Afhankelijk van de aard van de verbeteracties wordt in de aanpak bepaald om de organisatie de gewenste beweging te laten maken. Wij helpen het project organiseren en brengen de principes van programmamanagement en projectmatig werken bij jouw organisatie in de praktijk, zodat iedereen weer waar hij/zij aan toe is en beslismomenten duidelijk zijn.
Met de Plannen van Aanpak als resultaat bij de SMW methode heb je gedegen plannen van aanpak met al hun facetten als tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie.
Als u tot hier heeft gelezen is het tijd voor actie-> Neem contact op…

Contactpersoon : Dries Krens