Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingadviseur, een onderzoek uit te voeren en aan te geven op welke wijze de huisvesting efficiënter, effectiever en ook meer flexibel kan worden ingedeeld met het oog op toekomstige ontwikkelingen. Behalve dat het m2-gebruik per medewerker omlaag gebracht moet worden, dient er bijzondere aandacht uit te gaan naar het meervoudig gebruik van het huidige bedrijfsrestaurant, het reduceren van de door het facilitair bedrijf gebruikte ruimte en hergebruik van op termijn vrij te maken archiefruimte.

Situatieschets
Buma/Stemra is gehuisvest aan de Siriusdreef 22-28 en heeft een deel van het gehuurde onderverhuurd aan de stichting Brein en aan CEDAR B.V. Buma/Stemra heeft de afgelopen jaren een aantal activiteiten uitbesteed en verplaatst naar het buitenland. De overgebleven bedrijfsactiviteiten moeten binnen het bestaande gebouw compacter worden gehuisvest binnen het hoofdbouwdeel, zodat de vleugels van het gebouw zoveel mogelijk vrijkomen voor verhuur. In 2007 heeft Proven Workspace een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van herhuisvesting binnen het gebouw.  Op grond van het uitgebrachte advies heeft Buma/Stemra de huisvesting effectiever ingedeeld. Nu, twee jaar later is gebleken, dat de vrijgemaakte ruimten wederom in gebruik zijn genomen.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Buma/Stemra naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van de bedrijfsdocumentatie en de al voorhanden tekeningen en informatie van de opdracht uit 2007. Hierna zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een 14 interviews met de directie en managers en de resultaten van de online vragenlijst (werkomgevingsscan). Ook de gewenste situatie is hierin aan bod gekomen. In de stap definiëren zijn vervolgens indelingsvoorstellen gemaakt voor de kantoorvloeren, de facilitaire ruimten en het restaurant. Tevens is de gewenste verandering vastgelegd in het gebruik van ruimten en het werkgedrag en de gewenste en noodzakelijke aanpassingen op het gebied van HRM, ICT en FM.

Resultaat
Het resultaat is een rapportage welke antwoord geeft op de klantvraag namelijk; Ja het terugtrekken in het hoofdgebouw met uitzondering van de begane grond van vleugel D is qua ruimtebehoefte  haalbaar. Verder geeft de rapportage inzicht in de wensen en werkstijlen van de medewerkers en de mogelijkheden van het gebouw van Buma/Stemra. Deze zijn vervolgens uitgewerkt in concrete ontwerpvoorstellen inclusief vlekkenplannen. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als input voor de besluitvorming omtrent het opnieuw indelen van het gebouw ten einde efficienter te huisvesten.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Geerke Versteeg.

Meer weten? Neem contact op met: Dries Krens

TPG Post Document Presentment (inmiddels onderdeel van Cendris) bood diverse diensten op het gebied van printservices en documentbeheer. In 2001-2002 vormden Datatrans,Datus en Print & Mail samen Print & Mail Nederland. Zij verzorgden mailings in grote oplagen: direct mail met een wervend karakter of transactie mail zoals facturen, rekeningoverzichten en polissen.
Flip Verwaaijen, toenmalig Directeur TPG Post Document Presentment, vertelt in juli 2002 hoe hij kan uitroepen: ‘Klaar voor de toekomst!’

Begin juni 2002 zijn twee werkmaatschappijen van TPG Post Document Presentment verhuisd naar een nieuw pand op het Industrieterrein de Wetering in Utrecht. Datus was gevestigd in Nieuwegein en Datatrans in Amsterdam. Zo een verhuizing is een hele operatie. Zeker als ook nog eens twee werkmaatschappijen worden samengevoegd in één pand. Met name in het begin zijn er veel onduidelijkheden en onzekerheden. Het is ook niet niks als je als medewerker een andere werkplek krijgt. Een werkplek is voor een medewerker iets persoonlijks. En dat is ook niet gek, je brengt er immers een groot deel van je dag door.
Er worden dan ook veel vragen gesteld, ook ten aanzien van de indeling van het nieuwe pand. Hoe ziet het nieuwe pand er uit? Wat voor werkplek krijg ik straks? Komen er flexplekken? Moet ik straks weer zover lopen naar de koffieautomaat? Vragen die aan het begin van een verhuistraject nog niet beantwoord kunnen worden, maar gaandeweg duidelijk worden. TPG Post heeft er bewust voor gekozen om kantooren werkplekinrichting onderdeel van een integrale Kennismanagement-aanpak te laten zijn. Kantoor- en werkplekinrichting is immers meer dan het verdelen van de vierkante meters. Proven Partners heeft ons ondersteund bij zowel integrale projectmanagement als het KWI-traject. Zij zien Kantoor- en werkplekinrichting als werken aan het creëren van ruimte voor leren, innoveren en
samenwerken.

En dat heeft geresulteerd in een flexibel kantoorconcept met moderne werkplekken. Iets waar we trots op zijn en graag aan onze klanten laten zien.

Zorg dragen voor de realisatie van een bedrijfspand(kantoor en productie) met een omvang van ongeveer 10.000m² en 200 werkplekken. TPG Post Document Presentment breed bestond uit een zestal panden met ongeveer 700 medewerkers. De werkplekconcepten welke zijn toegepast zijn:

• standaard
• flexplekken
• informele
• combi

Op basis van de werkactiviteiten kan PROVENWORKSPACE een ruimtebehoefteberekening maken voor verschillende kantoorconcepten.

Met deze berekening krijgt u inzicht in het benodigde vloeroppervlak voor verschillende mogelijke oplossingen. Dit kan u helpen bij beslissingen over verhuizing, nieuwbouw en kan onderdeel vormen voor een complete kosten/baten analyse.

Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens.

Wilt u volledig ontzorgt worden en weten of uw werkomgeving nog wel aansluit bij de laatste of komende veranderingen binnen of buiten uw organisatie ? Wat de huidige risico’s zijn die u loopt ? Wat Het Nieuwe Werken voor u kan betekenen of op welke wijze duurzaamheid in uw werkomgeving kan worden toegepast? Dan hebben wij voor u een unieke dienst ontwikkeld waarin wij die zorgen voor u uit handen nemen. U kunt alles uitbesteden of een gedeelte.

Middels een eenmalige intake stellen wij vast wat de huidige werkomgeving is en hoe de gewenste werkomgeving eruit moet komen te zien. Daarna zullen wij, afhankelijk van de dienst die u af wilt nemen, via een aantal monitorings instrumenten uw werkomgeving regelmatig nauwlettend in de gaten houden op een aantal vaste aspecten en daar waar nodig op tijd bij sturen zodat de werkomgeving altijd in lijn blijft met de organisatiedoelen en de wensen van de organisatie.

Varianten waarbij het accent bijvoorbeeld ligt op duurzaamheid, m2-rendement of mobiliteit zijn natuurlijk ook mogelijk.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer weten over deze of andere vormen van dienstverlening neemt u dan contact op met Dries Krens.

Technologische ontwikkelingen hebben een erg grote invloed gehad op de manier waarop we werken en leven. Het huidige kantoorleven lijkt niet voor te stellen met typemachines i.p.v. desktop en laptop computers. In de praktijk blijken nieuwe ontwikkelingen een behoorlijk lange incubatietijd nodig te hebben voordat bedrijven ze adopteren. Zo wordt web 2.0 nu pas (als enterprise 2.0) geïmplementeerd terwijl de fundamenten van web 3.0) al zijn gelegd. Door te kijken naar de state-of-the-art technologie van dit moment en dit te koppelen aan alledaags (toekomstig) gebruik moet het dus mogelijk zijn om een blik in de toekomst te werpen. Allereerst 3 algemene “wetten” voor de ontwikkeling van technologie:

• De processor kracht van microchips verdubbeld elke 18 maanden; computers worden sneller en de prijs van computerkracht van een bepaald niveau halveert elke 18 maanden (wet van Moore)). Voor bedrijven en organisaties houdt dit onder andere in dat het implementeren van nieuwe technieken na verloop van tijd goedkoper wordt. Nieuwe technologie wordt dus voor een steeds grotere groep bedrijven betaalbaar en interessant. En ondanks dat de fysieke grenzen) van de huidige microchip technologie steeds dichterbij komen, lijkt de ontwikkeling van kwantum computers de wet van Moore voorlopig te staven.
• De totale bandbreedte van communicatie systemen verdrievoudigd elke 12 maanden (wet van Gilder). Vanwege steeds toenemende bandbreedte is het ook mogelijk steeds grotere boodschappen via de systemen te versturen. Een reclame spotje online plaatsen was eind jaren 90 ondenkbaar. De gemiddelde ‘online’ Nederlander maakte gebruik van een 56k (in bel) modem, het downloaden van het spotje zou 10 keer langer duren dan het bekijken. Tegenwoordig worden complete reclame campagnes online voortgezet. De ontwikkeling van “the grid” en de, net als bij de beschikbaarheid van internet, op lange termijn uitrol op de consumentenmarkt hiervan lijkt bandbreedte geen obstakel voor technologische vooruitgang, Gilder’s wet kan dus ook bekrachtigd worden.
• De waarde van een netwerk is kwadratisch in verhouding met het aantal kruispunten. Als een netwerk groeit stijgt de toegevoegde waarde van aangesloten zijn op dit netwerk kwadratisch (wet van Metcalfe). Deze laatste wet uit zich bijvoorbeeld in sociale netwerken (als enige in je vriendenkring een hyves pagina hebben zorgt niet voor veel interactie), maar ook in het adopteren van netwerk technologie zoals mobiele telefonie. In tegenstelling tot de twee eerste wetten zijn er geen toekomstige netwerken te schetsen die de wet van Metcafe onderschrijven. Gezien de adoptie van netwerken in het verleden wordt de wet hier als geldig behandeld.

Bovenstaande 3 wetten komen goed tot uiting bij video-conferencing, aanvankelijk waren er weinig organisaties bereid te investeren in de achterliggende technologie. Kwalitatief goede systemen waren prijzig, operationele kosten om verbindingen tot stand te brengen hoog en bovendien waren er weinig anderen organisaties waarmee er “gevideoconferenced” kon worden. Inmiddels is de benodigde bandbreedte veel toegankelijker, zijn de systemen dankzij betere procesoren goedkoper geworden en zijn er meer vestigingen/ organisaties die ook de beschikking hebben over videoconference apparatuur.

Een van de belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen jaren is dat mensen zich bewust zijn van hun invloed op het klimaat. Mede dankzij Al Gore willen organisaties cradle2cradle gaan werken, het file probleem aanpakken en met andere initiatievende klimaatverandering tegengaan. Het lijkt een logisch gevolg dat mensen minder zullen gaan reizen om files (en tijd) te besparen. Omdat communiceren in een kenniseconomie van levensbelang is zullen we onze toevlucht zoeken in steeds uitgebreidere communicatie technologie om te compenseren voor het minder fysieke contact. De eerste (mobiele) beeldtelefoons zijn beschikbaar en videoconference voorzieningen vinden gretig aftrek. Ondanks steeds betere technieken, zoals telepresence, is het met de huidige technologie nog niet écht mogelijk om elkaar in de ogen te kijken of de hand te schudden.

Om realistisch contact met een ander te simuleren moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan:
Allereerst is het van belang dat de persoon met wie praten realistisch overkomt. De geluidskwaliteit van spraak moet goed zijn en ook visuele waarnemingen moeten realistisch zijn. Met name dit laatste punt blijft met videoconference beperkt aangezien de weergaven op een scherm altijd 2 dimensionaal zal blijven. Het weergeven van een 3 dimensionaal beeld is dus een van de belangrijkste vereisten. Daarnaast is deze weergave Idealiter in werkelijk formaat. Hologrammen bieden hier mogelijk een uitkomst voor. Momenteel vergt het versturen van een hologram relatief erg veel data, maar dankzij Gilder lost dit probleem zich mettertijd ‘vanzelf’ op. Het evolueren van statische objecten naar dynamische hologrammen is een aardige stap in de goede richting. Om echte interactie te hebben i.p.v. het uitoefenen van een standaard script is het noodzakelijk dat computers aanwezigheid en bewegingen van mensen en objecten herkennen. Zoals in de verwijzigen is te zien zijn beide technieken in principe al mogelijk en zijn doorontwikkeling en rekenkracht van microprocessoren de twee voornaamste obstakels die overkomen moeten worden. Dankzij de bevindingen van Moore hoeven we ons hier dus geen zorgen over te maken.

3 dimensionale hologrammen, die bewegingen kunnen volgen zorgen ervoor dat we zo realistisch mogelijk met anderen contact kunnen hebben zonder fysiek op dezelfde locatie te zijn. Om niet te vergeten dat we in de toekomst steeds minder naar kantoor gaan om het klimaat en onze tijd te besparen moet dit uiteraard allemaal mobiel gebeuren zodat we écht overal, altijd én samen kunnen werken. Naar kantoor gaan wordt in de toekomst zo makkelijk als je telefoon uit je broekzak halen en een holo-conference met al je collega’s starten.

Thuiswerken is weer volop in de belangstelling. De redenen waarvoor lopen sterk uiteen. De vraag is echter of thuiswerken dé oplossing is. Er zijn verschillende aanleidingen om thuis of ergens anders te gaan werken.

Thema’s die recent de revue passeerden zijn:

• Het tegemoet komen aan de hoogopgeleide vrouw die veel meer “echt thuis” wil werken om naast het werk ook een gedeelte van de opvoeding van de kinderen te verzorgen en bereid is wat vaker in de avonduurtjes te willen werken (Zie bijvoorbeeld Het nieuwe thuiswerken)
• Of een uitspraak van VNO-NCW waarin aangegeven wordt dat de economie alleen kan groeien als de werknemers vaker thuis gaan werken en daarmee ook meer mensen aan het werk komen.
• Het terugdringen van de files en daarmee vermindering van uitstootgassen en van energieschaarste zoals de Britse ANWB predikte.

Los van het feit of bovenstaande zaken allemaal gerealiseerd kunnen worden door “thuis te gaan werken”, daar verschillen de meningen nogal over, moeten we ons vooral bewust zijn over wat er allemaal geregeld moet worden om van thuiswerken echt een succes te maken.

In de meeste gevallen betekent het binnen een bedrijf een daadwerkelijke cultuurverandering die niet zonder slag of stoot gemaakt kan worden.

De thuiswerkplek van Ton

Niet alleen ICT en de facilitaire ondersteuning dienen goed geregeld te zijn. Denk ook maar eens aan de manager die nog steeds vindt dat thuiswerkers ongemotiveerd, lastig en moeilijk bereikbaar zijn. Of het argument van het gebrek aan persoonlijk contact met je collega’s. Dat ze niet met elkaar rondom de tafel zitten en fysiek samenwerken. En het niet direct kunnen bereiken van je collega’s. Dit blijkt ook uit onderzoek van thuiswerkorganisatie Telework Exchange en de Federal Managers Association.

Wij merken bij onze klanten dat het vooral om zaken gaat zoals werkplek- en kantoorconcepten die veel beter moeten aansluiten bij de bedrijfsprocessen (activiteitgerelateerd), het verbeteren van de samenwerking, het verhogen van de arbeidsproductiviteit of een besparing op de vierkante meters (via innovatieve huisvesting). Thuiswerken wordt hierbij ingezet als een onderdeel van het geheel. Dat is volgens ons ook de wijze waarop gekeken moet worden naar thuiswerken. Alleen het invoeren van thuiswerken als oplossing van een probleem gaat niet werken. Sterker nog, het kan contraproductief zijn.

Kortom, thuiswerken gaat alleen werken als er integraal naar gekeken wordt en dat is bij elke organisatie anders en daarmee voor een groot gedeelte ook dus uniek in elke organisatie.