Uw gecertificeerde BREEAM-NL expert
Sinds 25 januari 2010 mag PROVENWORKSPACE zich officieel een gecertificeerde BREAAM-
NL expert noemen. Dat betekent, dat we organisaties kunnen begeleiden bij het verkrijgen van een BREEAM-NL certificaat.
BREEAM-NL is een beoordelingsmethode om de duurzaamheid van gebouwen te bepalen en is specifiek bedoeld voor certificatie van nieuwbouw en grote renovatieprojecten. Als BREEAM-NL expert kunnen wij u helpen om de potentie van uw gebouw te onderzoeken en u begleiden bij het doorvoeren van aanpassingen waardoor uw gebouw de maximale, of zo u wilt optimale BREEAM-NL score kan behalen. Wij verzorgen het totale traject, vanaf de eerste orientatie tot aan de indiening van de aanvraag voor certificering. U kunt ons natuurlijk ook vragen voor een afzonderlijk onderdeel, of in combinatie met onze advisering op het gebied van “Het Nieuwe Werken”
Meer weten over BREEAM-NL en wat het voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact op met één van onze BREEAM-experts Dries Krens of Michel Mooij.
De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken” is het werken beweeglijker geworden dan het ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Oftewel: De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van ondernemingen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, dankzij het gebruik van ICT-middelen, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer beïnvloed door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beïnvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn mobiliteitsprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvindt, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Michel MooijOp deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Werkomgeving TNT Benelux
| Project: | Ontwikkeling van een passende werkomgeving voor de samengevoegde TNT organisatie in de Benelux |
| Opdrachtgever: | TNT Benelux |
| Periode: | ….– …. |
| Omvang: | circa … m2 BVO …. medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van ……. Projectmanager: Interieurarchitect: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
De internationale organisatie TNT, actief in de logistieke en transportsector, heeft onlangs de Nederlandse, Belgische en Luxemburgse organisatie samengevoegd tot een nieuw bedrijfsonderdeel.
Naar aanleiding van deze samenvoeging en met de ontwikkeling van ‘Green Offices’ (TNT’s doelstelling om de CO2-uitstoot drastisch te verlagen) in het vooruitzicht, is de huidige huisvesting door PROVENWORKSPACE onder de loupe genomen.
Het Green Offices-concept bood daarbij een belangrijk ijkpunt voor de ontwikkelingen rond de toekomstige werkomgeving en werkwijze. De Benelux-brede organisatiestructuur bevond zich op dat moment in een consolidatieproces waarbij gezocht werd naar kostenefficiëntie en standaardisatie. Tegelijkertijd wilde de organisatie meer betrokkenheid en samenwerking tussen haar medewerkers stimuleren. Investeren in de medewerkers werd benoemd als meest essentiële fundament onder de strategie. De werkomgeving bleek hierbij zowel economisch, sociaal als maatschappelijk een sleutelrol te vervullen waarmee een duurzame winstgevende groei kon worden gerealiseerd.
Vertaling Missie, Doelen en Strategie
| Strategie | Vertaling werkomgeving |
| We streven in ons hele bedrijf naar een excellente klantbeleving. | Klanten moeten op een goede manier worden ontvangen (ontvangstruimte, koffie/thee, leestafel, etc.). |
| We werken zo kosteneffectief mogelijk en delen best practices. | Optimaal gebruikmaken van de beschikbare m2 en ruimten om info uit te wisselen. |
| Maatschappelijk verantwoord ondernemen. | Groene gebouwen, groene inrichting, biologisch bedrijfsrestaurant. |
| We werven en behouden betrokken medewerkers. | Goede en aantrekkelijke werkomgeving, en tijdens project tijd inruimen om draagvlak te creëren. |
Uit de stappen analyse en de inventarisatie kwam naar voren dat 70% van de werkactiviteiten bij TNT post plaatsvinden in een vaste volgorde. Operations rapporteert bijvoorbeeld naar Staf Operations, welke contact heeft met het productmanagement, deze afdeling geeft informatie door aan Marketing waarna Commercie uiteindelijk contact heeft met klanten. Om kennisdeling tussen de afdelingen te bevorderen zijn de afdelingen Sales en Productie op 1 verdieping geplaatst. Ontmoetingspunten (o.a. de koffieautomaat) zorgen ervoor, dat medewerkers van verschillende afdelingen elkaar tegenkomen, waardoor kennisdeling tussen de afdelingen wordt bevorderd. Productie kan zo veel eerder inspelen op de signalen die Commercie uit de markt krijgt.
Uit een door ons uitgevoerde activiteitenmeting kwam naar voren, dat de gemiddelde werkplek gemiddeld meer dan 30% van de tijd onbenut bleef. Dit gegeven in combinatie met de doelstellingen van het CO2 -emissievrije kantoor heeft er toe geleid, dat ‘Werken waar je woont’, en meer plaatsonafhankelijk kunnen werken (any time, any place, anywhere) de uitgangspunten zijn geworden voor het nieuwe kantoorconcept.
TNT wil, dat het mogelijk wordt om op diverse locaties een werkplek te vinden en aan de slag te kunnen gaan, zowel thuis (telewerken) als op de hoofdkantoren en in de regiodepots.
Daarom zullen ook de boardomgevingen in alle vestigingen in eenzelfde stijl worden ingericht. Er komen (gedeelde) locatieonafhankelijke ‘board-landingsplekken’, zodat managers uit België en Nederland precies weten waar ze een werkplek kunnen vinden en over welke faciliteiten ze kunnen beschikken. Deze boardomgevingen zijn voorzien van video conferencing, om onnodig reizen te voorkomen.
Om ervoor te zorgen, dat de kantoorinrichting op verschillende locaties vanuit één gedachte ontworpen zijn, wordt gebruik gemaakt van zogenoemde werkplekstempels. Hiermee wordt vastgelegd welke ruimten en faciliteiten noodzakelijk zijn op basis van de activiteiten die binnen elk pand worden uitgevoerd. Aan de hand van de geïnventariseerde wensen en eisen, tezamen met de resultaten uit de locatie- en werkplekinrichtingsscan en het onderzoek naar de bezettingsgraad, wordt vervolgens de lay-out van een in te richten gebied vastgesteld.
In de onderstaande afbeelding is een 3D-visualisatie te zien van het resultaat.
Resultaat voor de klant:
- Reductie ruimtegebruik 30%
- Acceptatie nieuwe manier van werken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Dag van de Aarde promoot het nieuwe werken
Er wordt al geruime tijd, zelfs voor de ‘Al Gore tournee’, gesproken over de uitputting van de aarde en de maatregelen die we kunnen nemen om dit proces te keren.
Vandaag is de dag van de aarde. Volgens Wikipedia het moment om na te denken over ons gedrag en de invloed hiervan op de aarde.
In de wereld van vastgoed zijn er al allerlei duurzame initiatieven. Diverse grote Nederlandse ondernemingen zijn bezig de voetafdruk van hun organisatie en metpeople, planet, profit. Zo werkt Shell aan energiecoëfficient en werkt TNT met het programma morgen meer vertellen over hun aanpak.
Daarnaast zijn er diverse initiatieven om meetbare resultaten te bereiken, zoals bijvoorbeeld de BREEAM).
Het tij wordt binnen ondernemingen dus gekeerd, Ik pleit daarom om binnen alle “Het nieuwe werken (what’s new?)”-trajecten aan dit aspect expliciet aandacht te geven. Welke initiatieven worden er genomen binnen jouw organisatie op dit gebied?
CO2 vrij werken doe je door afstanden te overbruggen
In Nederland zijn er inmiddels heel veel organisaties die zich specifiek bezighouden met de reductie van CO2. Op de website van Climate Neutral Group kun je bijvoorbeeld als persoon of bedrijf berekenen wat jouw bijdrage is aan het vervuilen van onze planeet door vragen te beantwoorden over je vlieg gedrag, hoeveel je met de auto en/of OV onderweg bent, wat je verstookt aan aardgas en stroom en wat je daarvan wil compenseren door andere projecten te subsidiëren die de CO2 uitstoot reduceren.
De Dutch Green Building Council (DGBC) is daarentegen een onafhankelijke organisatie, die een duurzaamheidslabel aan het ontwikkelen is voor Nederlandse gebouwen en gebieden. Een stichting, die certificaten gaat verstrekken aan opdrachtgevers die de mate van duurzaamheid van hun gebouw of gebied hebben laten beoordelen volgens vooraf gestelde criteria.
Maar hoe zit het met de werkomgeving waar we dagelijks onze werkzaamheden moeten uitvoeren? Ook vanuit dit minder technische gezichtspunt kunnen we als organisatie ons steentje bijdragen aan de CO2 reductie. Wij als Proven zijn daar een goed voorbeeld van. Wij doen het inmiddels al bijna 10 jaar zonder kantoor en dat gaat heel erg goed. Dit gaat al snel naar de 1000K (!) C02 reductie lopen over al de jaren heen. Het niet hebben van een kantoor brengt ook nog de volgende CO2 reductie indicators naar boven zoals:
- Werken op de plek waar we op dat moment zijn, bijvoorbeeld vanuit huis, bij de klant of onderweg in de trein en dus minder reizen;
- Onze afspraken niet inplannen om 9:00 uur en dus niet standaard aansluiten in de file;
- Zoveel mogelijk gebruik van video- en teleconferencing waardoor we veel minder hoeven te reizen;
- We stimuleren het gebruik van leaseauto’s met een groen label. Goed voor het milieu maar ook voor de portemonnee (14% bijtelling van de fiscus).
Naast deze voordelen kijken we ook vooral naar de mogelijke negatieve effecten van het niet hebben van een kantoor. Dit betekent in de praktijk dat je zaken anders moet regelen en/of organiseren, bijvoorbeeld:
- Samenwerken en kennisoverdracht is en blijft cruciaal voor onze bedrijfstak. Het stimuleren van samen werken bij onze klanten in wisselende teams door middel van belonen en straffen is dan ook essentieel;
- Socialisatie is een belangrijk thema en moet meer georganiseerd worden in een meer virtuele omgeving dan als je alleen een kantoor zou hebben. Wij zitten minimaal 1 keer per maand met het de gehele club bij elkaar en 1 keer per kwartaal combineren wij dat met sociale event;
- De socialisatie wordt ook ondersteund met ICT tools waardoor je als het ware continue met elkaar in een gesloten virtuele werkomgeving met elkaar van gedachte kunt wisselen en snel vragen stellen die je “online” collega’s kunnen beantwoorden;
- Bij werving en selectie houden we rekening met onze manier van werken;
- In ons introductieprogramma houden wij specifiek rekening met de wijze waarop we werkzaamheden uit voeren;
- Proven medewerkers hebben een aantal competenties nodig om in zo’n dynamische werkomgeving aan de slag te kunnen waar we weer aandacht aan schenken in de ontwikkeling.
Wij hebben inmiddels ook verschillende werkomgevingconcepten ontwikkeld voor onder andere TNT, VNG en Volker Wesssels die rekening houden met de uitstoot van CO2. Wilt u zelf ook meer weten over dit onderwerp neem dan contact op met Dries Krens: 06 53 13 07 34.
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken