Werkomgevingconcept hoofdkantoor TNT Post
| Project: | Ontwikkel een werkomgevingconcept voor het hoofdkantoor van TNT Post en begeleidt het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor”. |
| Opdrachtgever: | TNT Post Headoffice Den Haag |
| Periode: | mei 2006-2008 |
| Omvang: | 90 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur innovatieve huisvesting / projectmanager: - Gebruikersonderzoek (PW-scan en activiteitenmeting) - Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving Projectmanager: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rollen van externe adviseur innovatieve huisvesting komen tot een werkomgevingsconcept door o.a het uitvoeren van een gebruikersonderzoek. Tevens hebben we in de rol van projectmanager het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor” integraal begeleidt.
Situatieschets
De TNT organisatie was en is volop in beweging. Hierbij valt onder andere te denken aan de liberalisering van de postmarkt en globalisering. TNT zal hier in mee moeten bewegen om de concurrentie voor te blijven. Een sterke financiële positie daarin is van groot belang. Vanuit TNT Real Estate (RE) en TPG Post User Management (UM) is vanuit de “huisvesting bril” gekeken of bepaalde zaken beter en/of goedkoper konden. De aanleiding hiervan was mogelijke kostenreductie, anticipatie mogelijkheden AWS- en Calandgebouw en een eerste verkenning van het hoofdkantoor van TNT Mail. Belangrijke uitgangspunten bij het project waren:
- Een substantiële en structurele besparing;
- 350 werkplekken erbij in het hoofdkantoor;
- Integrale aanpak, denken vanuit ketens;
- Samenwerken binnen de keten;
- Het toepassen van innovatieve huisvesting.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van TNT naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met directie-leden. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).
Stap 3 ging vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van TNT gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen. Als pilotgroep is vervolgens gekozen voor medewerkers van Productie en Commercie op de 3e etage van het AA gebouw. Als eerste zijn de de projectgroep en stuurgroep ingericht en het projectplan en communicatieplan zijn door de stuurgroep goedgekeurd. Daarnaast is het werkplekonderzoek afgerond voor de pilotgroep en een eerste concept rapportage opgeleverd. Dit concept rapport is bij de ambassadeurs en stuurgroep ingebracht ter beoordeling respectievelijk goedkeuring.
De keuze voor de architect is daarna gemaakt en gestart met het realiseren van een aantal voorlopige ontwerpen. Na goedkeuring is gestart met het definitieve ontwerp inclusief inrichtingsplannen en het opleveren van een programma van eisen voor de daadwerkelijke aanpassing van het gebouw.
Resultaat
Het resultaat is een duurzaam werkomgevingsconcept voor het gehele hoofdkantoor van TNT Post. Dit is als eerste toegepast in de pilot op de 3e etage, waar de medewerkers van Productie en Commercie als eerste de werkomgevingsconcept konden testen. Na het evalueren van deze pilot is gebleken dat 84% van de medewerkers niet terug wilden naar de oude situatie. Leerpunten die uit de pilot zijn gekomen zijn o.a.:
- Er is een apart proces nog nodig voor het laten landen, laten werken van het concept.
- De eigen identiteit van de afdelingen en medewerkers moet terugkomen.
- Elk kantoorpand van TNT heeft zijn eigen proces.
- Houding en gedrag moeten meer aandacht krijgen in het proces.
De leerpunten zijn meegenomen in de verbetering van het werkomgevingsconcept.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
BREAAM-NL certificering
Sinds 25 januari 2010 mag PROVENWORKSPACE zich officieel een gecertificeerde BREAAM-
NL expert noemen. Dat betekent, dat we organisaties mogen begeleiden bij het verkrijgen van een BREEAM-NL certificaat.
BREEAM-NL is een beoordelingsmethode om de duurzaamheid van gebouwen
te bepalen en is specifiek bedoeld voor certificatie van nieuwbouw en grote renovatieprojecten. Als BREEAM-NL expert kunnen wij u helpen om de potentie van uw gebouw te onderzoeken en u begleiden bij het doorvoeren van aanpassingen waardoor uw gebouw de maximale, of zo u wilt optimale BREEAM-NL score kan behalen.
Wij verzorgen het totale traject, vanaf de eerste orientatie tot aan de indiening van de aanvraag voor certificering. U kunt ons natuurlijk ook vragen voor een afzonderlijk onderdeel, of in combinatie met onze advisering op het gebied van “Het Nieuwe Werken”
Meer weten over BREEAM-NL en wat het voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact op met één van onze BREEAM-experts Dries Krens of Mark Sleijser.
De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken” is het werken beweeglijker geworden dan het ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Oftewel: De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van ondernemingen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, dankzij het gebruik van ICT-middelen, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer beïnvloed door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beïnvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn mobiliteitsprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvindt, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Op deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Dag van de Aarde promoot het nieuwe werken
Er wordt al geruime tijd, zelfs voor de ‘Al Gore tournee’, gesproken over de uitputting van de aarde en de maatregelen die we kunnen nemen om dit proces te keren.
Vandaag is de dag van de aarde. Volgens Wikipedia het moment om na te denken over ons gedrag en de invloed hiervan op de aarde.
In de wereld van vastgoed zijn er al allerlei duurzame initiatieven. Diverse grote Nederlandse ondernemingen zijn bezig de voetafdruk van hun organisatie en metpeople, planet, profit. Zo werkt Shell aan energiecoëfficient en werkt TNT met het programma morgen meer vertellen over hun aanpak.
Daarnaast zijn er diverse initiatieven om meetbare resultaten te bereiken, zoals bijvoorbeeld de BREEAM).
Het tij wordt binnen ondernemingen dus gekeerd, Ik pleit daarom om binnen alle “Het nieuwe werken (what’s new?)”-trajecten aan dit aspect expliciet aandacht te geven. Welke initiatieven worden er genomen binnen jouw organisatie op dit gebied?
CO2 vrij werken doe je door afstanden te overbruggen
In Nederland zijn er inmiddels heel veel organisaties die zich specifiek bezighouden met de reductie van CO2. Op de website van Climate Neutral Group kun je bijvoorbeeld als persoon of bedrijf berekenen wat jouw bijdrage is aan het vervuilen van onze planeet door vragen te beantwoorden over je vlieg gedrag, hoeveel je met de auto en/of OV onderweg bent, wat je verstookt aan aardgas en stroom en wat je daarvan wil compenseren door andere projecten te subsidiëren die de CO2 uitstoot reduceren.
De Dutch Green Building Council (DGBC) is daarentegen een onafhankelijke organisatie, die een duurzaamheidslabel aan het ontwikkelen is voor Nederlandse gebouwen en gebieden. Een stichting, die certificaten gaat verstrekken aan opdrachtgevers die de mate van duurzaamheid van hun gebouw of gebied hebben laten beoordelen volgens vooraf gestelde criteria.
Maar hoe zit het met de werkomgeving waar we dagelijks onze werkzaamheden moeten uitvoeren? Ook vanuit dit minder technische gezichtspunt kunnen we als organisatie ons steentje bijdragen aan de CO2 reductie. Wij als Proven zijn daar een goed voorbeeld van. Wij doen het inmiddels al bijna 10 jaar zonder kantoor en dat gaat heel erg goed. Dit gaat al snel naar de 1000K (!) C02 reductie lopen over al de jaren heen. Het niet hebben van een kantoor brengt ook nog de volgende CO2 reductie indicators naar boven zoals:
- Werken op de plek waar we op dat moment zijn, bijvoorbeeld vanuit huis, bij de klant of onderweg in de trein en dus minder reizen;
- Onze afspraken niet inplannen om 9:00 uur en dus niet standaard aansluiten in de file;
- Zoveel mogelijk gebruik van video- en teleconferencing waardoor we veel minder hoeven te reizen;
- We stimuleren het gebruik van leaseauto’s met een groen label. Goed voor het milieu maar ook voor de portemonnee (14% bijtelling van de fiscus).
Naast deze voordelen kijken we ook vooral naar de mogelijke negatieve effecten van het niet hebben van een kantoor. Dit betekent in de praktijk dat je zaken anders moet regelen en/of organiseren, bijvoorbeeld:
- Samenwerken en kennisoverdracht is en blijft cruciaal voor onze bedrijfstak. Het stimuleren van samen werken bij onze klanten in wisselende teams door middel van belonen en straffen is dan ook essentieel;
- Socialisatie is een belangrijk thema en moet meer georganiseerd worden in een meer virtuele omgeving dan als je alleen een kantoor zou hebben. Wij zitten minimaal 1 keer per maand met het de gehele club bij elkaar en 1 keer per kwartaal combineren wij dat met sociale event;
- De socialisatie wordt ook ondersteund met ICT tools waardoor je als het ware continue met elkaar in een gesloten virtuele werkomgeving met elkaar van gedachte kunt wisselen en snel vragen stellen die je “online” collega’s kunnen beantwoorden;
- Bij werving en selectie houden we rekening met onze manier van werken;
- In ons introductieprogramma houden wij specifiek rekening met de wijze waarop we werkzaamheden uit voeren;
- Proven medewerkers hebben een aantal competenties nodig om in zo’n dynamische werkomgeving aan de slag te kunnen waar we weer aandacht aan schenken in de ontwikkeling.
Wij hebben inmiddels ook verschillende werkomgevingconcepten ontwikkeld voor onder andere TNT, VNG en Volker Wesssels die rekening houden met de uitstoot van CO2. Wilt u zelf ook meer weten over dit onderwerp neem dan contact op met Dries Krens: 06 53 13 07 34.
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.