De Wereld van het Nieuwe Werken
Nu internet en laptop het voor iedereen mogelijk maken om waar dan ook, wanneer dan ook te werken, vragen organisaties zich af wat het nut nog is van een kantoor met vaste werkplekken.
Artikel Facto Magazine – Is Het Nieuwe Werken Duurzaam?
In Facto Magazine (nr 5, mei 2010) verscheen een artikel van Michel Mooij over
de vraag of Het Nieuwe Werken bijdraagt aan duurzaamheid? Ja, zeggen voorstanders, want organisaties hebben minder vierkante meters vloeroppervlak nodig. Nee, zeggen tegenstanders. Volgens hen leidt Het Nieuwe Werken tot meer auto- en vliegverkeer en tot meer elektriciteitsverbruik door computercentra en dus tot meer CO2-uitstoot. In het artikel wordt een beschouwing gegeven over Het Nieuwe Werken in relatie tot duurzaamheid.
Voor meer informatie over Het Nieuwe Werken of duurzaamheid (Long Life Loose Fit) neem contact op met Michel Mooij.
31 maart 2010: Kritische succesfactoren van HNW een succes
Op 31 maart 2010 organiseerde PROVENWORKSPACE in samenwerking met F-MEX, JohnsonControls & Buss bv. 
Kennis Themabijeenkomst met als thema:
“De Kritische Succesfactoren bij het Nieuwe Werken”
Met ongeveer dertig aanwezigen was het een geslaagde en goed bezochte bijeenkomst. De zaal in het mooie en nieuwe gebouw van Prorail te Rotterdam zat helemaal vol. Na het welkomstwoord van Iwan Liem was het woord aan Leo van Leeuwen, directeur RegioLinq, die kort iets vertelde over het gebouw waar de bijeenkomst plaats vond.
Hierna was het woord aan Dries Krens van PROVENWORKSPACE. Hij introduceerde het onderwerp van de dag: ‘het nieuwe werken’ met een definitie en de oorsprong.
Anyplace, anywhere, anytime zijn allemaal kreten welke bij het nieuwe werken komen kijken. Het nieuwe werken werkt geprojecteerd op de werkomgeving. De werkomgeving bestaat uit de interactie van de activiteiten die uitgevoerd worden door de medewerkers in relatie tot de fysieke omgeving (gebouw(en)) en de producten en diensten die hiervoor nodig zijn om het geheel te ondersteunen (FM, ICT en HRM).
Het is vooral belangrijk om als organisatie het veranderproces goed te managen bij het willen doorvoeren van een andere manier van werken. Er werden vervolgens een aantal tools toegelicht, welke PROVENWORKSPACE gebruikt om advies op maat te kunnen geven als het gaat om het inrichten van het nieuwe werken. Een hiervan is het HNW-kompas welke een aantal deelnemers hadden ingevuld. Hieruit werden opvallende resultaten uitgelicht en besproken. Aan de hand van daadwerkelijke klantcases werden de kritieke succesfactoren benoemd en toegelicht. De presentatie werd afgesloten met de kreet: “Het nieuwe werken is geen doel op zich, maar een middel om een bepaald doel te bereiken”.
Na een korte maar interessante discussie was het woord aan Paul van Rijn van Johnson Controls. Deze vertelde over de nieuwe generatie medewerkers welke opkomende zijn in organisaties en hoe de manier van werken veranderd met deze generaties. Het verschil zit hem voornamelijk in technologie. De nieuwere generaties zijn verder gevorderd met het werken op computers en andere digitale hulpmiddelen dan de generatie die nu werkt. Dit brengt gevolgen met zich mee voor de manier van werken. Er werd een vertaling gegeven van hoe de werkplekken in de toekomst hierop aangepast zouden kunnen worden. Na de gelegenheid tot vragen werd er afgevraagd of de productiviteit en creativiteit groeit door de “nieuwe manier” van werken. Dit leidde tot een interessante discussie waarna het tijd was voor een korte pauze.
Na de pauze, waarin de gelegenheid tot netwerken goed werd benut, was het tijd voor de laatste presentatie van de dag door Wim Buss van Buss BV. Deze vertelde een boeiend verhaal over dynamische werkplekken die in totaal nul euro kosten (in combinatie met overheidspremie tegen reductie van ziekteverzuim). Er werd besproken dat de huidige generatie een zitmaatschappij is. Mensen die werken hebben beweging nodig en ook stress zorgt ervoor dat mensen gaan bewegen. Daarom pleit Buss BV. voor staan/zitplekken waarmee lichamelijke klachten voorkomen kunnen worden.
Na alle presentaties werden de sprekers bedankt en was er gelegenheid tot een rondleiding door het gebouw van Prorail door Marieke Peeters of direct bij de borrel aan te sluiten waar tot vroeg in de avond genetwerkt werd.
Voor vragen neem contact op met Dries of Geerke.
Bron verslag: Thomas van Buren, F-mex
Groene werkpatronen in jaarboek FMM 2010
In het jaarboek van Facility Management Magazine verscheen een artikel van Michel Mooij over Groene Werkpatronen. Het gaat over de bijdrage die de manier van werken kan leveren aan duurzaamheid. Om meer inzicht te krijgen in de samenhang van alle afzonderlijke groene initiatieven rondom het werken wordt een nieuw denk- en werkkader geschetst met bijzondere aandacht voor Long Life – Loose Fit.
Voor meer informatie over Long Life – Loose Fit zie de presentatie of neem contact op met Michel Mooij.
De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken” is het werken beweeglijker geworden dan het ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Oftewel: De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van ondernemingen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, dankzij het gebruik van ICT-middelen, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer beïnvloed door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beïnvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn mobiliteitsprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvindt, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Michel MooijOp deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankevoort
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: |
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaal projecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort. Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten.
Aanleiding / probleemstelling
De opdracht luidde : In de rol van externe adviseur komen tot een kantoor- en werkomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden binnen deze nieuwe werkomgeving in het huidige pand. Een uitbreiding of herhuisvesting behoorde eveneens tot de mogelijkheden.
Situatieschets
Van Hattum & Blankevoort is een gezond, ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort veranderd binnen een kort tijdsspanne. Waar vroeger de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase op zich nam rondom de bouw om daarna over te gaan op de bestekfase is dit nu onderdeel van het totaalproject binnen de VHB-organisatie. Deze andere manier om invulling te geven aan de werkzaamheden vraagt om grote aanpassingen van de organisatie. Om deze verandering door te voeren heeft de organisatie een drietal pijlers aangewezen:
- Meer mensen met verschillende competenties aannemen (PMW organisatie);
- Zorgen dat de ICT ondersteuning optimaal is ingericht;
- Het laten aansluiten van de huisvesting op deze verandering.
Aanpak
Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak, de PW-aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de geldende Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) waarop de Locatie- en WerkplekInrichting moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van representanten van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de directie van het bouwbedrijf aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model (Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden voor de verandering op huisvestingsgebied vastgesteld.
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een proces- en interactieanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs. Aan de w0rkshop tijdens de inventarisatieronde hebben 12 mensen meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Op basis van de interactieve sessies en onze analyses kwamen wij gezamenlijk tot een andere kijk op de huisvestingsomgeving. Proven Workspace heeft onder de titel ‘Van aannemer/betonspecialist naar totaaloplosser’ de gewenste situatie geduid en de kantoor- en werkplekconcepten opgesteld. Hierbij zijn organisatiespecifieke kenmerken als uitgangspunt genomen en de bevindingen uit het onderzoek. Vervolgens is de vertaalslag gemaakt naar concrete werkplekconcepten.
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
De werkplekconcepten geven een concretere invulling aan de ruimten waaruit elke verdieping of afdeling bestaat. Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over een eigen ruimte (expertruimten) zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken zijn flexibel ingericht, waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de ruimten. Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Resultaat voor de klant:
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Kostenreducties van 25% of meer mogelijk
Kostenbesparingen van 25% of meer zijn mogelijk door de invoering van een dynamisch kantoorconcept. Maar ook met een eenvoudige optimalisatie van de indeling zijn aantrekkelijke besparingen haalbaar. Wilt u meer weten? Bekijk dan de Cases op onze site, of neem contact op met Michel Mooij.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG
| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: |
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.
Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.
Communicatie en draagvlak
Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.
Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.
Resultaat voor de klant:
- Een werkend nieuw kantoorconcept
- Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
- Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
HNW kompas
Het Nieuwe Werken, daar heeft u zeker al over gehoord. Maar waar gaat het over en hoe brengt u het in praktijk?
Het Nieuwe Werken is een verschuiving naar een andere en meer flexibele manier van werken. Dat betekent nogal wat voor organisaties: voor medewerkers, managers, ict, fm, hrm en voor het samenwerken.
Het nieuwe organiseren: Open, flexibele en inspirerende organisaties creëren Organisaties, zowel in het bedrijfsleven als in de publieke sector, staan daarom voor de uitdaging om een werkomgeving te creëren die medewerkers zo optimaal mogelijk ondersteunt bij de activiteiten die ze verrichten. Het gaat daarbij om het samenspel tussen: mens, organisatie, fysieke en virtuele werkomgeving.
Wij helpen organisaties goede keuzes te maken bij dit samenspel. Eén van onze diensten hierbij is Het Nieuwe Werken Kompas. Dit instrument geeft een indicatie op welke gebieden er in uw organisatie snel winst te boeken is. Ook is het mogelijk om te benchmarken met andere organisaties.
Neem voor meer informatie contact op met Leo van de Vorst of Dries Krens.
Zullen we vergaderingen afschaffen?
Veel mensen klagen over een vergadercultuur in hun bedrijf. Managers over drukke agenda’s en van vergadering
naar vergadering moeten lopen en geen tijd meer te hebben voor andere zaken; medewerkers over nutteloze bijeenkomsten die veel te lang duren en waar maar een klein deel relevant van is. Vanuit de filosofie van sturing en ruimte kun je dan gaan nadenken over verbeteracties op de ene as, zonder op de andere iets in te leveren en dan kun je op beide assen tot verbetering komen.
Sturing: efficiënt vergaderen.
Hier is veel over onderzocht en gepubliceerd. Tips zoals het duidelijk benoemen van het doel van een agendapunt, stukken vooraf verspreiden en doornemen, voorzitter procesmatig laten sturen en niet inhoudelijk, regelmatig resumeren wat besproken en besloten is, concrete actiepunten met actiehouder en deadline benoemen helpen een vergadering efficiënter en effectiever te laten verlopen.
Ruimte: minder vergaderen.
Hier helpen tips als het verlagen van de vergaderfrequentie (teamoverleg bv. tweewekelijks ipv wekelijks), het inkorten van de vergadertijd (langer dan 2 uur is niet effectief) of bv. staand vergaderen. Onderzocht is dat dit ook leidt tot kortere en minder vergaderingen.
Vanuit het concept van sturing en ruimte zijn beide soorten acties prima, zolang niet op de andere as wordt ingeleverd. Uitdagend is echter om je oordeel uit te stellen en bij het denken te beginnen vanuit het maximum van de paradox. Dit brengt nieuwe vergezichten naar voren en kan leiden tot andere creatieve inzichten. In dit voorbeeld begonnen we te denken vanuit het afschaffen van alle vergaderingen!
Dit geeft veel ruimte en dan kun je vervolgens na gaan denken wat er qua sturing mis zou gaan. Al pratend met managers uit de welzijnssector kwamen we zo op maatwerk oplossingen voor deze situatie zoals:
- het informeren van mijn team over directiebesluiten kan ook via Intranet of E-mail en ik gebruik de teamvergadering alleen om kort reacties te vragen;
- als we samen ergens iets van moeten vinden doe ik aan time-boxing. We discussiëren een afgesproken tijd en daarna dank ik iedereen voor de bijdrage en beloof een wijs besluit te nemen (en dit natuurlijk ook terug te melden). Bij voldoende vertrouwen mag een leider autoritair optreden en hoeft niet iedere beslissing in volledige consensus uitgepolderd te worden, scheelt veel tijd;
- we houden eens per kwartaal een benen-op-tafel sessie waarin we samen vooruitkijken en terugkijken. Doel hiervan is los komen van waan van de dag en we nemen geen besluiten! Voordeel is dat andere vergaderingen meer over waan van de dag mogen gaan en we strategische uitwijdingen van deelnemers afkappen en verplaatsen naar dit overleg. Scheelt veel haantjesgedrag en tijd.
Misschien geen baanbrekende oplossingen, maar in deze situatie wel een voorbeeld hoe paradoxaal denken kan leiden tot andere oplossingen dan de direct voor de hand liggende. En door het andersom benaderen geeft het meer lucht en zullen ook andere vergaderingen kritischer bekeken worden.
Deze blog is eerder gepubliceerd op de website Sturing en Ruimte.
Weerstand: Hoe ging het bij Waterschap Rijn en IJssel
Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.
De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.
In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
Vernieuwing in werk geboren
Beeldvorming van Het Nieuwe Werken bepalen en een integrale blik op deze stroming geven. Twee van de doelen die de nieuwe community Vernieuwing in Werk heeft gesteld.
Na drie maanden voorbereiding is het dan eindelijk zo ver: de community ziet het eerste echte levenslicht. Virtueel al beschikbaar op www.vernieuwinginwerk.nl.
Ik ben één van de initiatiefnemers van deze community, en ben ontzettend trots op het resultaat. Vandaar dat er op de volgende fysieke ontmoeting beschuit met muisjes zullen zijn om deze geboorte te vieren!
Weer een community?
We hadden www.werken20.nl toch al? Ja, inderdaad. Arjen Hooiveld is erg goed bezig met het verzamelen van allerlei informatie over de diverse stromingen die Het Nieuwe Werken (HNW) kent. Ook op LinkedIn zijn al mooie discussies gaande over HNW, er zijn zelfs specifieke groepen voor.
En toch. Deze community is bijzonder. De basis wordt gevormd door een stel ‘vakidioten’ die in zakelijk verband ook concurrenten kunnen zijn. En dat is voor mij een belangrijk kenmerk van HNW. Het gaat om een groep individuen die een gezamenlijk en tegengesteld belang hebben. Passie, talent en intrinsieke motivatie bindt hen. Het gezamenlijk belang is sterker dan de individuele concurrentie. En bovendien: wat is concurrentie tegenwoordig?
Hoe de community zich ontwikkelt, moet de toekomst uitwijzen. En de toekomst is nu.
Meer weten? Neem contact op met Tom Verhoeve.
Autoritaire participatie en de fysieke werkomgeving
PROVENWORKSPACE organiseerde op het relatie-event De winst van Sturing en Ruimte een subsessie over autoritaire participatie op het gebied van de fysieke werkomgeving. Hieronder een korte impressie.
De subsessie Autoritaire participatie, geleid door Michel Mooij, ging van start met de vraag wat er volgens de deelnemers allemaal speelt bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Hierbij kwamen begrippen als continuïteit, winst, kosten, m2, aantallen, identiteit, draagvlak, het boeien van mensen, voor wie, duidelijk verhaal, missie, sterk merk, flexibiliteit en onzekerheid naar boven. Ook vragen als “wat is het doel dat er mee bereikt wordt”, “wat is de maatschappelijke rol” en “wat is het resultaat voor de medewerker” kwamen ter sprake.
Vervolgens werd in het kader van Sturing en Ruimte de vraag gesteld welke aanpak voor het invoeren van Het Nieuwe Werken bij een ieder de voorkeur heeft: autoritair (‘van bovenaf’) of participatief (‘door ons allen’).
Opvallend hierbij was te zien dat de ruime meerderheid van de deelnemers de voorkeur gaf aan een aanpak middels participatie. Hierbij werden het aanspreken van mensen op hun drijfveren en het van elkaar kunnen leren (‘1+1=3’) als grote meerwaarde gezien, net zoals de directe betrokkenheid door het zelf ervaren van het proces. Daarnaast was men het erover eens dat het stellen van doelen en kaders en het geven van richting, naast het sturen op verantwoordelijkheid de belangrijkste succesfactoren zijn.
Bij Het Nieuwe Werken zijn vele actoren betrokken, waarbij primair de organisatie, de werknemers en de klanten een relatie met elkaar hebben en ICT een adaptieve ‘enabler’ vormt. Het is belangrijk te beseffen dat hierin zowel de werknemers als de klanten mensen zijn, individuen met elk een eigen manier van leven. In de discussie over het nieuwe werken kwam ook naar voren dat als je de nieuwe generatie wil boeien en ook wil binden aan je bedrijf, dat je dan ook de manier van werken zo moet inrichten dat het de manier van werken ondersteund. Opgemerkt werd ook dat de jongere generatie organisaties kiest op basis van kernwaarden of een sterk merk dat bij hen eigen karakter of kernwaarden past.
Aan het einde van het uur verschoof de discussie zich naar; “in welke mate moet je sturing geven om mensen te verleiden tot het nieuwe werken?” Opgemerkt werd dat sommige mensen een zetje in de rug nodig hebben (sturing) om over de drempel heen te komen. Vaak kijken mensen niet verder meer dan de manier waarop ze al jaren hun werk doen. Enige sturing om weer nieuwe manieren te leren wil vaak helpen. Anderszijds werd opgemerkt dat het introduceren van het nieuwe werken vaak gemakkelijker gaat wanneer mensen verleid worden.
Auteur: Nanda Verbeek, collega PROVENPARTNERS
Relatiebijeenkomst “de Winst van Sturing en Ruimte”
Op dinsdag 9 juni organiseerde PROVENWORKSPACE, PROVENPARTNERS en PROVENRESENSE een relatie-event over sturing en ruimte in relatie tot Het Nieuwe Werken. De Bataviawerf in Lelystad vormde hiervoor de toepasselijke context: hoe koers je aan op sturing èn ruimte en hoe navigeer je als mens en organisatie richting Het Nieuwe Werken?
Sturing en Ruimte
Sturing en ruimte gaat over tweepolig polariseren, zo legde Leo van de Vorst de ruim 80 aanwezigen uit. Het gaat niet om of sturen of ruimte geven, maar over het maximaliseren van beide. Kies niet, balanceer niet en ga zeker niet schipperen, maar omarm de uitersten. Doe dus zowel het een als het ander. Uit het verhaal van Henk Roelofs, directeur van Waterschap De Dommel, bleek vervolgens hoe dit managementconcept in de praktijk kan worden toegepast. Zijn vistrap model spreekt erg tot de verbeelding.
De relatie met Het Nieuwe Werken ligt voor de hand; ook daar zie je de paradox tussen sturing en ruimte naar voren komen. De tendens is medewerkers meer vrijheid geven om te bepalen hoe en waar ze werken. Echter er zullen daarbij ook duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Anderzijds zijn er ook organisaties die erg inflexibel zijn en door allerlei maatregelen niet in kunnen spelen op de dynamisering die gaande is. (living networks, connectivity, social media, [personele] mobiliteit etc.) Zij zijn gebaat met het toelaten van meer ruimte.
Subsessies
In de parallelsessies die volgden, stonden drie paradoxen centraal in relatie tot aspecten van Het Nieuwe Werken:
1. hoe ga je om met autoritaire participatie in relatie tot de fysieke werkomgeving
2. hoe ga je om met dwangmatige vrijheid in relatie tot de virtuele werkomgeving
3. hoe ga je om met unieke saamhorigheid in relatie tot de mens.
Presentaties
Sturing en ruimte, Leo van de Vorst
Sturing en ruimte in de praktijk, Henk Roelofs
Het Nieuwe Werken, Leo van de Vorst
Dag van de Aarde promoot het nieuwe werken
Er wordt al geruime tijd, zelfs voor de ‘Al Gore tournee’, gesproken over de uitputting van de aarde en de maatregelen die we kunnen nemen om dit proces te keren.
Vandaag is de dag van de aarde. Volgens Wikipedia het moment om na te denken over ons gedrag en de invloed hiervan op de aarde.
In de wereld van vastgoed zijn er al allerlei duurzame initiatieven. Diverse grote Nederlandse ondernemingen zijn bezig de voetafdruk van hun organisatie en metpeople, planet, profit. Zo werkt Shell aan energiecoëfficient en werkt TNT met het programma morgen meer vertellen over hun aanpak.
Daarnaast zijn er diverse initiatieven om meetbare resultaten te bereiken, zoals bijvoorbeeld de BREEAM).
Het tij wordt binnen ondernemingen dus gekeerd, Ik pleit daarom om binnen alle “Het nieuwe werken (what’s new?)”-trajecten aan dit aspect expliciet aandacht te geven. Welke initiatieven worden er genomen binnen jouw organisatie op dit gebied?
Het nieuwe werken is niet nieuw
Op LinkedIn woedt een discussie n.a.v. de vraag: “Wat is nou [...] echt de essentie van het nieuwe werken?”
Roland Hameeteman heeft deze vraag gesteld, waarop ik uiteraard het niet kon laten om een reactie achter te laten. Graag deel ik jullie in mijn gedachten:
De essentie is in ieder geval niet nieuw. Zo is ook het nieuwe werken niet nieuw. En tegelijkertijd weer wel. We groeien op van productieland naar een kenniseconomie. Dat is ander werk. Dat moet anders gefaciliteerd worden.
Tegelijkertijd zie je een cultuurverschuiving: we zijn mondiger geworden, hechten meer waarde aan privétijd (dat kunnen we inmiddels betalen) en (o.a. door de ontzuiling en mondialisering) zijn we individualistischer geworden.
Daarnaast stelt de (snel) veranderende techniek ons in staat om, elk jaar weer, onafhankelijker (o.a. van tijd en plaats) te werken.
Aan de andere kant stelt een kenniseconomie ook eisen aan groepsdynamiek. Tegenwoordig is een groep echter niet meer primair gebonden aan een organisatie/bedrijf.
In mijn beleving gaat het er nu om om die paradoxaliteit tussen individualisering en groepsdynamica optimaal te faciliteren. Da’s lastig catchy te verkopen en zie daar: “het nieuwe werken” is geboren.
Maar aangezien werken nooit nieuw is, en tegelijkertijd continu nieuw (verandering is immers de enige constante) is de kreet “het nieuwe werken” een lege huls. Lekker paradoxaal
Aangezien de thumbnail niet echt goed zichtbaar is, hieronder een grotere variant. Overigens ben ik ook erg benieuwd naar jullie beelden en ideeën hierbij!
Community of Practice
Vernieuwing in Werk
Beeldvorming van Het Nieuwe Werken bepalen en een integrale blik op deze stroming geven. Twee van de doelen die de community Vernieuwing in Werk heeft gesteld.
PROVENWORKSPACE, in persoon van Tom Verhoeve, is één van de initiatiefnemers van deze community.
De basis van de community wordt gevormd door een stel ‘vakidioten’ met een gedeelde interesse voor ‘Het Nieuwe Werken’. De meerwaarde van de Vernieuwing in Werk community is dat door middel van fysiek en virtueel contact tussen experts en belangstellenden kennis kan worden uitgewisseld vanuit verschillende invalshoeken.
De multidisciplinaire onafhankelijke groep van Vernieuwing in Werk zorgt voor een brede discussie op het vlak van het nieuwe werken. Voorbeelden van deze expertise gebieden zijn ICT, HRM, Facility Management en Strategisch Management. Virtueel is de community aanwezig op www.vernieuwinginwerk.nl. Hiernaast vindt er één keer per maand een fysieke bijeenkomst plaats.
Meer weten? Neem contact op met Tom Verhoeve.
Het Nieuwe Werken Blog
Op Het Nieuwe Werken Blog delen deskundigen uit diverse disciplines hun inzichten, ervaringen en kennis over Het Nieuwe Werken. Hierdoor is de blog een interessante online ontmoetingsplek voor iedereen die zich professioneel met dit onderwerp bezighoudt of er meer over wil weten. Het doel van de blog is om de gedachten achter Het Nieuwe Werken voor een breed publiek toegankelijk te maken. Hiermee willen we de maatschappij aansporen om de manieren waarop werken nu is ingericht te veranderen.
De columnisten van deze site zijn allen toonaangevend op het gebied van Het Nieuwe Werken. Door de grote verscheidenheid in achtergronden van de columnisten blijft geen enkel aspect van Het Nieuwe Werken onderbelicht. Dries Krens en Michel Mooij van PROVENWORKSPACE zijn beiden uitgenodigd om columnist te worden van Het Nieuwe Werken Blog. Klik hier om naar de website van Het Nieuwe Werken Blog te gaan en hun bijdragen te lezen.
Meer weten? Neem contact op met Dries Krens of Michel Mooij
Het nieuwe werken trefdag
Het nieuwe werken stimuleert het gedrag om “any time, any place and any where” te werken. De combinatie van virtueel en fysiek samenwerken zal een andere verhouding gaan krijgen. In de praktijk betekent dit wellicht meer thuiswerken en daarmee minder op kantoor of op andere locaties van het bedrijf. Het is dan niet meer vanzelfsprekend dat de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk geheel bekend is. Een trefdag kan hier ondersteunend aan zijn.
Een trefdag versterkt het netwerk tussen de deelnemers en vergroot hun inzicht in de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk. De dag zelf is eigenlijk een kruising tussen een spel en een conferentie, en is zeer interactief. De deelnemers leveren zelf een actieve bijdrage aan de inhoud.
De trefdag is een manier om in korte tijd de persoonlijke netwerken van de deelnemers te vergroten. De tijd die voor het spel uitgetrokken moet worden kan variëren van 2 uren, een dagdeel, tot de gehele dag. Het spel kan gespeeld worden vanaf 15-20 deelnemers. Een maximum is er eigenlijk niet. De grootste groep waarvoor PROVENWORKSPACE de dag georganiseerd heeft is 300 deelnemers. Aan de trefdag kunnen tevens andere activiteiten gekoppeld worden, zoals workshops, parallelsessies, een Lagerhuisdebat en plenaire bijeenkomsten.
De vorm van de trefdag is een bijeenkomst waarop de deelnemers zoveel mogelijk netwerken en 1-op-1-gesprekken met elkaar voeren over hun persoonlijke kennisvraag en kennisaanbod. Na afloop van de dag zullen deelnemers elkaar beter weten te vinden en elkaar sneller benaderen voor elkaars kennis en expertise.
Elke deelnemer heeft vooraf bij de uitnodiging een ‘kenniskaart’ ontvangen en dit ingevuld met zijn of haar gegevens. Op deze kaart staan bereikbaarheidsgegevens en onderwerpen/thema’s. Onderwerpen waar hij of zij veel van weet, waar je hem of haar dus altijd over kunt bellen, en onderwerpen die de deelnemer zelf interesseren en waar hij of zij dus graag meer over wil weten.
Het spel start door alle kaarten op een groot ontmoetingsbord te prikken. Rond het bord kunnen deelnemers gesprekspartners opzoeken. De gegevens uit de interviews worden vastgelegd door een registratiebalie. Alle kaarten kunnen na afloop bijvoorbeeld verwerkt worden in een digitale ‘wie-weet-wat’ gids.
De trefdag wordt verder vormgegeven door het gebruik van de ‘Vogelmetaforen’. Deelnemers krijgen op deze manier op een speelse wijze inzicht in hun eigen stijl van netwerken. Een deelnemer die vooral veel kennis haalt wordt bijvoorbeeld vergeleken met een zwaluw, en een deelnemer die vooral veel aanbiedt wordt vergeleken met een pauw. De uiteindelijke winnaar van het spel is de zwaan: de deelnemer die veel kennis heeft gehaald en gebracht. In het boekje over de Vogelmetaforen dat wij gebruiken is een omschrijving opgenomen van de kennis(net)werk karakteristieken van 25 vogels.
Contactpersoon : Dries Krens
Tom Verhoeve
Tom is geïnteresseerd in menselijk gedrag: Waarom doen ze de dingen die ze doen, op de manier waarop ze ze doen? Hij verbindt in veranderprocessen de mens en de organisatie om zo efficiënter en resultaatgerichter te werken.
Vanuit PROVENWORKSPACE is Tom vooral bezig met Het Nieuwe Werken. Zo heeft hij niet alleen het werkomgevingsconcept ontwikkeld voor een semi-overheidsorganisatie, maar ook het projectmanagement over de verbouwing van het kantoor uitgevoerd. Momenteel is hij vanuit PROVENPARTNERS bezig met de digitale aspecten van het nieuwe werken.
Vragen waar ik samen met de klant antwoorden op zoek zijn:
* Wat is het nieuwe werken?
* Is het nieuwe werken wel nieuw?
* Waarom is er zoiets als het nieuwe werken?
* Wat moeten we doen om ook nieuw te gaan werken?
* Moeten we wel meedoen?
Daarnaast is hij een actief gebruiker, en een groot kennishouder van innovatieve tools, als twitter en delicious. Hierbij is hij vooral op zoek naar de toegevoegde waarde voor organisatie en persoon.
Een overzicht van zijn werkzaamheden is te vinden op LinkedIn.
Oh ja, Tom is Prince2 en IPMA gecertificeerd. Maar dat is niet erg hoor!
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken