Advies werkomgevings- concept Advantive
| Project: | Onderzoek & ondersteuning op het gebied van “Het Nieuwe Werken”. |
| Opdrachtgever: | Advantive |
| Periode: | Januari 2011- maart 2011 |
| Omvang: | 40 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur “het nieuwe werken”: -Gebruikersonderzoek (werkomgeving-scan). -Gebouwschouw. -Interview rondes en workshops. -Ontwikkelen werkomgevingconcept. |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van adviseur “het nieuwe werken”, een volledig onderzoek uit voeren en samen met Advantive te komen tot een HNW concept waar integraal gekeken is naar de werkomgeving, houding en gedrag van de medewerkers en de ondersteuning op het gebied van HRM en facilities.
Situatieschets
Advantive is een ICT bedrijf dat innovatieve ICT-oplossingen levert op basis van Microsoft-technologie en zijn inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met ongeveer 40 ICT-professionals. Advantive gelooft in focus en richten zich daarom 100% op Microsoft technologie. Met de producten van Microsoft zijn zij in staat om structurele ICT oplossingen te ontwikkelen, te implementeren en te beheren, tegen verantwoorde kosten, met een bestendig resultaat.
Voorheen was hun kantoor gevestigd in Leende, maar sinds december 2010 is het hoofdkantoor van Advantive gevestigd in Weert. Daar hebben ze intrek genomen op de 3e etage binnen het pand van Dancohr. Dit pand is aangetrokken om de geambieerde groei te kunnen faciliteren van Advantive, maar ook om prettiger te (samen)werken. De directie heeft besloten nog niet te investeren in de inrichting van het nieuwe pand, maar het momentum te gebruiken om de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken voor Advantive te onderzoeken.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van de organisatie naar de huisvestingsaspecten op basis van een workshop met directieleden en MT-leden en analyse van een aangeleverde bedrijfspresentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en de resultaten van de online vragenlijst (Werkomgevingsscan).
Stap 3 gaat vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld om vervolgens in een cocreatie sessie het concept verder aan te scherpen wat heeft geresulteerd in een rapport(presentatie).
Resultaat
Het resultaat is een HNW concept welke is uitgewerkt in een rapportage met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en virtuele werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor de verdere professionalisering van de organisatie en programma van eisen t.a.v. de inrichting. Het managementconcept Sturing en Ruimte is ook omarmt door Advantive. Lees hier meer over in een interview met Advantive.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
Opbrengst de kern van HNW op het Open Innovatie Festival
Het Open Innovatie Festival, inmiddels een begrip binnen de (lokale) overheid, vindt dit jaar voor de vierde keer plaats van 28 november t/m 2 december 2011. Vijf dagen lang zetten ambtenaren, bewoners en bedrijfsleven zich in voor innovatie in het publieke domein. Proven Workspace droeg ook haar steentje bij door het verzorgen van een workshop.
Op 29 november werden de activiteiten in Hoorn geopend door een optreden van The New Stones tijdens een openkoffie. De opbrengst hiervan ging overigens naar het project Frozen Kids. De door Proven Workspace verzorgde workshop “de kern van het nieuwe werken” was een van de openingsactiviteiten. Mark Sleijser is ingegaan op de oorsprong en achtergronden van HNW.
Er is uitgebreid stilgestaan bij wat de gevolgen van HNW zijn voor gemeenten, mensen en organisaties. Deelnemers vroegen zich af of HNW projecten zich vooral moeten richten op de medewerkers die welwillend zijn voor de verandering of juist op de tegenstanders. Ons advies: Besteed uiteraard ook aandacht aan de mensen die geen voorstander zijn van HNW maar steek de meeste energie in de mensen die de kar trekken en de mensen die op deze kar zitten. Dan blijf je zelf ook het beste gemotiveerd om HNW projecten integraal te realiseren! Zie onderstaand de presentatie:
Klik hier voor meer informatie over het open innovatie festival 2011. Voor vragen m.b.t. de workshop neem contact op met Mark Sleijser.
@nders werken bij Endinet
| Project: | Het uitvoeren van een volledig onderzoek naar ‘het @anders werken’ binnen Endinet met als doel te komen tot een werkomgevingsconcept dat de organisatie volledig ondersteunt. |
| Opdrachtgever: | Endinet, Eindhoven |
| Periode: | april 2011-augustus 2011 |
| Omvang: | ca. 300 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur ‘Het Nieuwe Werken’: - Gebruikersonderzoek (PW-scan, activiteitenmeting, FM/ICT-sanity check) - Het ontwikkelen van een werkomgevingsconcept |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
|
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, een volledig onderzoek uit te voeren naar ‘het @anders werken’ binnen Endinet met als doel te komen tot een werkomgevingsconcept dat de organisatie volledig ondersteunt.
Situatieschets
Endinet is een netwerkbedrijf dat in 2009 is ontstaan uit de netwerkbedrijven NRE, Obragas en Net Haarlemmermeer. Per 1 juli 2010 is Alliander eigenaar geworden van Endinet. Momenteel is Endinet gehuisvest aan de Nachtegaallaan 15 te Eindhoven. Het is een traditioneel pand waar meerdere ondernemingen gehuisvest zijn.
Endinet zit momenteel midden in de transitiefase waarin de organisatie samen op reis is met de medewerkers om missie, visie en strategie vorm te geven en waarbij betrokkenheid en vertrouwen centraal staan. Het huidige pand sluit hier niet op aan en inmiddels heeft men gekozen voor een ander pand aan de Wekkerstraat 25 te Eindhoven. De verhuizing naar de Wekkerstraat is een eerste stip op de horizon van de reis waar Endinet naar toe wil. Tegelijker tijd zal gekeken worden welke andere manieren van werken meegenomen kan worden en hoe de werkomgeving daarin ondersteunend kan zijn.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie en visie van de organisatie naar randvoorwaarden en uitgangspunten op basis van twee workshops met een afvaardiging van het MT en TL.
De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een aantal teamleiders, FM- en ICT sanity check, het uitvoeren van een activiteitenmeting en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan). Stap 3 ging vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Endinet gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.
Endinet is als organisatie in een transitie. De aanpak is hierbij samen op reis gaan, waarbij ‘@anders werken’ mede deze reis kan ondersteunen. @nders werken staat voor het verbinden van mensen met veel aandacht voor dialoog en samenwerken, respect en vertrouwen. Dit is het uitgangspunt voor de concept ontwikkeling van de nieuwe werkomgeving van Endinet waarbij de medewerker van zowel de buiten- als binnendienst centraal staat. De werkomgeving beperkt zich daarmee niet alleen tot het fysieke kantoor, maar tevens daarbuiten en daarmee ook de virtuele werkomgeving die de medewerkers buiten het kantoor optimaal moeten ondersteunen. Hiermee kan ook een gedeelte van de dialoog met de omgeving worden ondersteund.
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin centraal in het concept staat: verbinden door samenwerking en dialoog in de ketengedachte. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de identiteit en diversiteit van de organisatie en de medewerkers. Bedoelt wordt hiermee dat de werkomgeving het samensmelten van de verschillende identiteiten tot één Endinet moet stimuleren, maar dat binnen de werkomgeving er ruimte is voor een diversiteit aan medewerkers en hun behoefte aan producten en diensten zoals bijvoorbeeld de werkplekken.
Om te kunnen verbinden en samenwerken is het noodzakelijk om de gedachte van afdelingen los te laten en meer te gaan denken vanuit de ketengedachte. Dit betekent procesgericht gaan werken, waar niet de afdelingen maar de processen centraal staan en dus meer over alle afdelingen heen. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor programma’s van eisen en de invulling van ‘@nders werken’.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Advies optimalisatie Kennis- en Behandel Centrum (VNG)
| Project: | Onderzoek doen en komen tot een advies waarin de optimale werkomgeving van “de kennistuin” is vorm gegeven. |
| Opdrachtgever: | Van Neynselgroep, Kennis- en Behandel Centrum (KBC) |
| Periode: | November 2010- maart 2011 |
| Omvang: | ca. 400 m2 |
| Rollen: | Werkomgevingsadviseur: - Vaststellen randvoorwaarden werkomgeving - ICT en FM-sanity check - Interview rondes en workshop - Advisering optimalisatie ‘kennistuin’ |
| Concept | Ontwerp |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, komen tot een advies waarin de optimale werkomgeving van “de kennistuin” is vorm gegeven. Deze moet voldoen aan de wensen eisen van de organisatie.
Situatieschets
Het Kennis- en Behandelcentrum “Hendrik van Neynsel” is gesitueerd in het Verpleeghuis Oosterhof welke onderdeel is van de Van Neynselgroep. Het Kennis- en Behandelcentrum is de thuisbasis voor onder andere de specialisten, fysiotherapeuten, diëtisten, logopedisten en psychologen. In 2010 is een kennistuin gecreëerd ter ondersteuning van de werkprocessen. Echter deze voldeed niet geheel aan de wensen van de medewerkers. Er heeft toen een evaluatie van de kennistuin plaatsgevonden. Hieruit bleek dat de huidige kennistuin niet optimaal is ingericht. Er was daarom behoefte om de werkomgeving aan te passen zodat genoemde zaken uit de evaluatie zo goed als mogelijk worden opgelost. De volgende stap was dan ook het komen tot een aangepaste kennistuin die voldoet aan de wensen en eisen van de organisatie.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van het Kennis- en Behandelcentrum en de Van Neynselgroep naar de huisvestingsaspecten op basis van een interview met de Raad van Bestuur, de opdrachtgever en aangeleverde bedrijfsdocumentatie. In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en een ICT en FM-sanity check.
Bij stap 3 hebben wij vervolgens de resultaten uit stap 1 en 2 getoetst. Daarnaast hebben wij de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten geïnventariseerd door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld in een rapport(presentatie).
Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar een plan van aanpak. De nadruk in dit plan van aanpak lag op het snel behalen van verbeteringen (Quick wins) ter bevordering van een prettige werkomgeving binnen de kennistuin.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .
Er is geen excuus, alleen maar subsidie!
Investeer nu in Het Nieuwe Werken en Europa betaalt mee! (meer…)
Opbrengsten 10 jaar ervaring het nieuwe werken
Rond het thema “de waarde van het nieuwe werken” hebben 31 mei 2011 diverse experts en ervaringsdeskundigen zich verzameld in het Buitenhuis. Bijzonder aan dit event is dat het al cocreërend met onze relaties tot stand gekomen. Centraal stonden de opbrengsten die 10 jaar het nieuwe werken ons heeft gebracht.
In dit artikel blikken we terug op de sfeer van de dag, inhoudelijke terugblikken volgen later.
Na een heerlijke kop espresso van Red Beans werd de dag afgetrapt door Tom Verhoeve van Proven Partners. Hij nam de aanwezigen mee in een denkkader rond het nieuwe werken (HNW).
Hierna presenteerde Judith van Delft de eerste opbrengsten van de dag: haar onderzoeksresultaten van de Universiteit Utrecht. Judith heeft in maart en april jongstleden de invloed van de werkomgeving op de thuis/werk balans van de werknemer en op de relatie tussen werknemer en organisatie onderzocht. Deze bevindingen zijn zeer waardevol voor ons gebleken en ook NU.nl zag de waarde in.
Vervolgens gingen de deelnemers uiteen naar 2 workshops die een antwoord moesten geven op de vraag: Wat zijn de opbrengsten van HNW op het gebied van Goedkoper (o.l.v. Ageeth Telleman) en Leuker en Aantrekkelijker (o.l.v. Freek Claessens)?
Bij de workshop goedkoper is het nieuwe werken spel gespeeld. De opbrengsten van goedkoper zitten volgens de groep niet alleen in geld, maar ook in waarden die niet uit te drukken zijn in geld. Denk aan plezier hebben in het werk, of dat keuze vrijheid zorgt voor meer en betere output. Een andere waarde is het leren van elkaars kennis en kunde. Kortom, goedkoper is in deze workshop niet ingevuld als geld besparen, maar vooral als extra opbrengsten.
De opbrengsten op leuker en aantrekkelijker zitten volgens de groep op het vlak van het ontmoeten van andere (soms onbekende) collega’s (uit je schulp kruipen). Je hebt elkaar nodig om je werk goed te doen. Het Nieuwe Werken geeft inspiratie en dat geeft je vleugels om je werk goed te doen. Ook het vervagen van hiërarchie is aangegeven als een meerwaarde. Je ontmoet elkaar eerst vanuit de mens i.p.v. de functie of rol die iemand vervult. Dit creëert een veilige relatie. Ander voordeel van HNW is het terugdringen van de vergadercultuur doordat je elkaar vaker ziet en bewust gaat kiezen als je een vergadering gaat plannen.
Na een korte pauze werd weer uiteen gegaan in twee workshops. Ditmaal met de focus op Beter (o.l.v. Nelly Spanjersberg) en Flexibeler (o.l.v. Nan van Grootel). Tijdens de workshop beter is ter plekke een mindmap gemaakt door Iris Wijnveldt. Vertrouwen was een woord dat steeds weer terugkeerde in deze workshop.
In de workshop flexibeler is met stellingen gewerkt. De groep gaf aan dat minder regels een duidelijke opbrengst van het nieuwe werken is. De arbo regelgeving loopt hierin helaas nog achter in vergelijking met de praktijk. Bevoegdheden liggen lager in de organisatie en er is meer eigen verantwoordelijkheid bij de werknemer. Dit komt ten goede aan de creativiteit.
Flexibiliteit gaat bovendien twee kanten op: organisaties gaan gelijksoortige mensen aantrekken en de medewerker kiest een werkomgeving die bij hem past. Ook werkt het nieuwe werken aan wederzijds vertrouwen en respect. Een punt waar nog verder over gediscussieerd kon worden was welke resultaten je afspreekt binnen je organisatie. Zeker met het oog op ‘vanuit vertrouwen controleren’. Ook de managementmethodiek “Sturing en Ruimte” sluit hier mooi op aan.
Leo van de Vorst zorgde tenslotte voor de rode draad door alle opbrengsten heen. Deze zullen we in een later artikel verder uitwerken.
Via deze weg willen we alle cocreanten nogmaals bedanken voor de locatie en input voor deze middag. Voor vragen n.a.v. dit verslag kun je contact opnemen met Tom Verhoeve.
Tom Verhoeve over flexwerken in het FD
Tom Verhoeve is geïnterviewd door het Financieel Dagblad over het onderwerp flexwerken. Het interview is gepubliceerd op 13 december 2010;
‘In haar tienjarig bestaan had Proven Partners nooit een fysiek kantoor. De onderneming die het nieuwe werken invoert bij bedrijven huurde een virtueel kantoor bij Regus. Vorig jaar werd ook het virtuele kantoor afgestoten. ‘We hebben er in negen jaar tijd drie keer een vergaderruimte gehuurd. Dat we geen kantoor hebben gebruiken we nu als usp (unique selling point, red.)’, aldus Tom Verhoeve (31) van Proven Partners. De post gaat via een postbus, telefonie via internetbellen. Verhoeve vindt het steeds gemakkelijker worden om te flexwerken. Hij zit veel bij de klant en in wegrestaurants. ‘Van der Valk heeft de beste koffie.’ Iedere eerste vrijdag van de maand komen alle werknemers bij elkaar. Daar praten ze over de laatste ontwikkelingen, het middagprogramma staat in het teken van teambuilding. Iedere week werkt Verhoeven met minimaal drie collega’s samen op een van de projecten. Verder gaat al het contact via telefoon, Skype, e-mail en berichtendienst Yammer – ‘Dat is onze vervanging van het koffiezetapparaat.’ Hoewel het makkelijker is om te flexwerken vindt Verhoeve het aanbod te versnipperd. Hij droomt van een stichting die digitale nomaden één abonnement voor alle flexplekken in Nederland aanbiedt.’
Middengebiedconcept Boswijk (Van Neynselgroep)
| Project: | Ontwikkeling en realisatie concept middengebied van het nieuwe verpleeghuis Boswijk. |
| Opdrachtgever: | Van Neynselgroep |
| Periode: | Oktober 2009 – December 2010 |
| Omvang: | 124 bewoners |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur: -Gebruikersonderzoek -Ontwikkelen middengebied conceptVormgever: -Realisatie programma’s van eisen -Bewaken van het concept tijdens voorbereiding en realisatie. Verandermanager: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: In de rol van externe adviseur komen tot een middengebied concept waarin de faciliteiten van het middengebied vanVerpleeghuis Boswijk optimaal aansluiten bij het nieuwe zorgconcept en hiermee het gewenste serviceniveau behaald kan worden. Centraal hierin staan service en gastvrijheid. Tevens is advies gevraagd op strategisch en tactisch niveau op het gebied van centralisatie van Facility Management, de werkomgeving en Het Nieuwe Werken.
Situatieschets
Verpleeghuis Boswijk is volop in beweging. Het in 1962 gebouwde Verpleeghuis heeft vijf afdelingen voor 106 bewoners en voldeed niet meer aan de huidige wensen en eisen. In 2004 zijn daarom de voorbereidingen getroffen voor een grootschalig nieuwbouwproject. In april 2009 startte de bouw van het nieuwe Boswijk wat in meerdere opzichten een bijzonder project is. Zo bestaat de architectuur van het pand uit 12 poten en een groot middengebied, welke aansluit bij de zorgvisie van Boswijk. Deze twaalf poten komen namelijk overeen met de 12 zelfstandige woongroepen die er gehuisvest moeten worden met diverse leefsferen.
Elke woning heeft zijn eigen leefsfeer: een woonomgeving die grotendeels overeenkomt met de sfeer die de
bewoner vroeger thuis gewend was. Voorbeelden van leefsferen zijn de stadse, dorpse en ambtelijke leefsfeer. De woongroepen zijn met elkaar verbonden door de grote gemeenschappelijke kern van het pand. Bewoners kunnen hierdoor gaan en staan waar men wil en kan net alsof ze buiten zijn, maar er is veiligheid waar dat moet.
De kracht van de visie van het nieuwe Boswijk zit in de omschakeling naar genormaliseerd wonen. Daarom zijn de medewerkers van Boswijk getraind omdat het ook een andere manier van werken vergt. Bij een ander zorgconcept en dus een andere manier van werken hoort ook een andere manier van faciliteren. Hierbij staat het zogenaamde middengebied in de nieuwbouw centraal, waarbij service en gastvrijheid de sleutelwoorden waren en zijn. Meer over kleinschalig wonen kunt u hier vinden.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft wederom de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart vanuit de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Boswijk waarop het concept moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van belanghebbende van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de stuurgroep aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model(Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden en uitgangspunten voor de verandering op het middengebied vastgesteld.
Daarnaast is een FM Sanity Check gehouden welke samen met het voorgaande de ingrediënten waren voor eenl workshop over de invulling van het middengebied op de onderdelen; faciliteiten, processen en mensen. Aan de workshop hebben 12 zorgvuldig selecteerde deelnemers (medewerkers, cliëntenraad et cetera) meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Het resultaat is een middengebied concept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar programma’s van eisen die de klant heeft ingezet bij de implementatie in de nieuwbouw situatie van Boswijk. Op organisatorisch vlak werd en wordt nog ondersteuning gegeven met de Nieuwe Manier van Werken en Digitaal bij en op orde. Het resultaat hebben we samengevat in onderstaand filmpje:
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .
Terugblik keynote HNW in perspectief
Op 26 oktober 2010 heeft Tom Verhoeve de keynote en een break-out sessie verzorgd op het 3e seminar Webboek Bedrijfsvoering. Het thema van de dag was Het Nieuwe Werken.
In de groene omgeving van het complex van de KNVB in Zeist was met 80 aanmeldingen het congres drukbezocht. De middag werd geopend door dagvoorzitter Gerard Challa, die speciaal tijd inruimde om te twitteren zodat de twitterfountain wat levendiger werd. Bert Pinkster nam hierna het woord om te praten over Het Nieuwe Werken in de context van bedrijfsvoering, waar het vooral ging om het integraal benaderen van co-creeren en welke impact dat heeft op de bedrijfsvoering.
Hierna kwam Tom aan de beurt met ‘Het Nieuwe Werken in perspectief’ die als warming-up diende voor de verschillende break-out sessies. Op een interactieve manier nam Tom het publiek mee langs het scala van Het Nieuwe Werken (ICT, HRM, FM et cetera). Zie hiervoor onderstaande presentatie.
Na de plenaire sessie gingen alle deelnemers uiteen naar de diverse break-out sessies waar de onderwerpen varieerden van de koffieboon theorie, waar het ging over de gradaties van creëren in relatie tot het fysiek ontmoeten van elkaar, tot aan de vraagstelling of je in een assessment al kan kijken of iemand geschikt is voor Het Nieuwe Werken en welke criteria je dan toepast. Na de break-out sessie werd de round-up gedaan door Bouke van der Weide Jansen a.h.v. de twitterstream van de dag. Alle presentaties, video’s en twitter berichten zijn hier terug te vinden.
De deelnemers waren zeer tevreden over het seminar. Ze drukten hun waardering uit met het eindcijfer 8.
Het Webboek Bedrijfsvoering is een website waar professionals in bedrijfsvoering samenkomen om kennis en ervaring over het vak te delen, te verrijken, uit te breiden en voor eigen gebruik te benutten. Meer over het Webboek vind je hier.
Kantoor VHB feestelijk geopend
Op 15 oktober 2010 is het nieuwe kantoor van Van Hattum
en Blankenvoort officieel geopend. Na een welkomstwoord door directeur Jil Ligterink, werd het vernieuwde kantoor geopent door mevrouw Jolanda Poots-Bijl, Chief Financial Officer van VolkerWessels, en de heer B. Duindam wethouder financiën en economische zaken van de gemeente Woerden. Hierna gingen alle aanwezigen uiteen in de nieuwe projectruimtes voor een interactieve sessie.
De opening werd feestelijk afgesloten met een hapje en een drankje in het werkrestaurant.
De rol van PROVENWORKSPACE in dit project was die van:
- adviseur; ontwikkelen kantoor– en werkplekomgeving.
- projectmanager; verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering en het meenemen van de organisatie.
- en interieurarchitect; verantwoordelijk voor de uitwerking van het concept in een ontwerp, kleurstelling en materiaalkeuze.
Voor meer informatie over dit project zie onderstaande kopie van ‘De Werkvloer’ (het magazine van Van Hattum en Blankenvoort), de video impressie of Case advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankenvoort.
De Wereld van het Nieuwe Werken
Nu internet en laptop het voor iedereen mogelijk maken om waar dan ook, wanneer dan ook te werken, vragen organisaties zich af wat het nut nog is van een kantoor met vaste werkplekken.
Artikel Facto Magazine – Is Het Nieuwe Werken Duurzaam?
In Facto Magazine (nr 5, mei 2010) verscheen een artikel van ons over
de vraag of Het Nieuwe Werken bijdraagt aan duurzaamheid? Ja, zeggen voorstanders, want organisaties hebben minder vierkante meters vloeroppervlak nodig. Nee, zeggen tegenstanders. Volgens hen leidt Het Nieuwe Werken tot meer auto- en vliegverkeer en tot meer elektriciteitsverbruik door computercentra en dus tot meer CO2-uitstoot. In het artikel wordt een beschouwing gegeven over Het Nieuwe Werken in relatie tot duurzaamheid.
Voor meer informatie over Het Nieuwe Werken of duurzaamheid (Long Life Loose Fit) neem contact op met Dries Krens.
31 maart 2010: Kritische succesfactoren van HNW een succes
Op 31 maart 2010 organiseerde PROVENWORKSPACE in samenwerking met F-MEX, JohnsonControls & Buss bv. 
Kennis Themabijeenkomst met als thema:
“De Kritische Succesfactoren bij het Nieuwe Werken”
Met ongeveer dertig aanwezigen was het een geslaagde en goed bezochte bijeenkomst. De zaal in het mooie en nieuwe gebouw van Prorail te Rotterdam zat helemaal vol. Na het welkomstwoord van Iwan Liem was het woord aan Leo van Leeuwen, directeur RegioLinq, die kort iets vertelde over het gebouw waar de bijeenkomst plaats vond.
Hierna was het woord aan Dries Krens van PROVENWORKSPACE. Hij introduceerde het onderwerp van de dag: ‘het nieuwe werken’ met een definitie en de oorsprong.
Anyplace, anywhere, anytime zijn allemaal kreten welke bij het nieuwe werken komen kijken. Het nieuwe werken werkt geprojecteerd op de werkomgeving. De werkomgeving bestaat uit de interactie van de activiteiten die uitgevoerd worden door de medewerkers in relatie tot de fysieke omgeving (gebouw(en)) en de producten en diensten die hiervoor nodig zijn om het geheel te ondersteunen (FM, ICT en HRM).
Het is vooral belangrijk om als organisatie het veranderproces goed te managen bij het willen doorvoeren van een andere manier van werken. Er werden vervolgens een aantal tools toegelicht, welke PROVENWORKSPACE gebruikt om advies op maat te kunnen geven als het gaat om het inrichten van het nieuwe werken. Een hiervan is het HNW-kompas welke een aantal deelnemers hadden ingevuld. Hieruit werden opvallende resultaten uitgelicht en besproken. Aan de hand van daadwerkelijke klantcases werden de kritieke succesfactoren benoemd en toegelicht. De presentatie werd afgesloten met de kreet: “Het nieuwe werken is geen doel op zich, maar een middel om een bepaald doel te bereiken”.
Na een korte maar interessante discussie was het woord aan Paul van Rijn van Johnson Controls. Deze vertelde over de nieuwe generatie medewerkers welke opkomende zijn in organisaties en hoe de manier van werken veranderd met deze generaties. Het verschil zit hem voornamelijk in technologie. De nieuwere generaties zijn verder gevorderd met het werken op computers en andere digitale hulpmiddelen dan de generatie die nu werkt. Dit brengt gevolgen met zich mee voor de manier van werken. Er werd een vertaling gegeven van hoe de werkplekken in de toekomst hierop aangepast zouden kunnen worden. Na de gelegenheid tot vragen werd er afgevraagd of de productiviteit en creativiteit groeit door de “nieuwe manier” van werken. Dit leidde tot een interessante discussie waarna het tijd was voor een korte pauze.
Na de pauze, waarin de gelegenheid tot netwerken goed werd benut, was het tijd voor de laatste presentatie van de dag door Wim Buss van Buss BV. Deze vertelde een boeiend verhaal over dynamische werkplekken die in totaal nul euro kosten (in combinatie met overheidspremie tegen reductie van ziekteverzuim). Er werd besproken dat de huidige generatie een zitmaatschappij is. Mensen die werken hebben beweging nodig en ook stress zorgt ervoor dat mensen gaan bewegen. Daarom pleit Buss BV. voor staan/zitplekken waarmee lichamelijke klachten voorkomen kunnen worden.
Na alle presentaties werden de sprekers bedankt en was er gelegenheid tot een rondleiding door het gebouw van Prorail door Marieke Peeters of direct bij de borrel aan te sluiten waar tot vroeg in de avond genetwerkt werd.
Voor vragen neem contact op met Dries of Geerke.
Bron verslag: Thomas van Buren, F-mex
Groene werkpatronen in jaarboek FMM 2010
In het jaarboek van Facility Management Magazine verscheen een artikel van Proven Workspace over Groene Werkpatronen. Het gaat over de bijdrage die de manier van werken kan leveren aan duurzaamheid. Om meer inzicht te krijgen in de samenhang van alle afzonderlijke groene initiatieven rondom het werken wordt een nieuw denk- en werkkader geschetst met bijzondere aandacht voor Long Life – Loose Fit.
Voor meer informatie over Long Life – Loose Fit zie de presentatie of neem contact op met Dries Krens.
De logistiek van Het Nieuwe Werken
Met de opkomst van „Het Nieuwe Werken” is het werken beweeglijker geworden dan het ooit geweest is.
Als alles en iedereen in beweging is, is het dan niet logisch om eens te kijken naar de logistiek van dat beweeglijke werken? Wat is Logistiek eigenlijk? Logistiek is kort gezegd goederenstroombeheersing. Oftewel: De juiste hoeveelheid van de juiste goederen op het juiste tijdstip en in de juiste conditie tegen de juiste kosten naar de juiste plaats brengen. Ook wel “de zes J’s” genoemd. Er is nog een zevende J: met de juiste informatie voor alle betrokkenen.
De hedendaagse logistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van goederenstromen, informatiestromen, mensenstromen en geldstromen.
Nu een groot deel van de activiteiten van ondernemingen tijd- en plaatsonafhankelijk is geworden, dankzij het gebruik van ICT-middelen, wordt het interessant om juist naar de invloed van tijd en plaats op het werken te gaan kijken. Niet de onafhankelijkheid op zich, maar de bewuste keuze voor de juiste plaats op het juiste moment is interessant.
Zoals ICT nieuwe vormen van goederenstroombesturing heeft mogelijk gemaakt, zo worden plaats en verplaatsing van werkende mensen ook steeds meer beïnvloed door ICT. Het gaat dan niet om echte logistieke systemen, maar om het sociale gebruik van het internet, email, Twitter enzovoort. Door informatie te delen over wie wanneer waar is, wordt de keuze om iemand op te zoeken continu beïnvloedt. In dit verband zijn vooral de logistieke vraagstukken rond vestigingsplaatskeuze en rondritproblemen interessant. Een mobiele werker wordt dagelijks geconfronteerd met beide aspecten. Waar kiest hij zijn vestigingsplaats voor die dag en hoe ziet zijn mobiliteitsprobleem er dan uit. De mobiele werker zal dit in tijd en kosten willen optimaliseren, waarbij ook de veroorzaakte CO2 uitstoot steeds meer in de afweging zal worden betrokken. Hij kan zijn rondritten zoveel mogelijk vooraf plannen, maar zijn rittenplanning wordt continu door nieuwe informatie over files, wegomleidingen en de bezigheden en verplaatsingen van anderen bijgestuurd. De mobiele werker oriënteert zich niet meer op een stilstaande omgeving met vast plaatsen en ook niet op de relatieve snelheid en richting ten opzichte van andere verkeersdeelnemers, maar hij oriënteert zich op het complexe en dynamische geheel van bewegende mensen en hun bestemmingen. Laat ik dit verduidelijken met een concreet voorbeeld uit onze eigen praktijk.
Leo is vanuit Arnhem op weg naar afspraak met Marcel om vier uur in Den Haag. Leo komt in een file terecht waardoor hij vier uur niet gaat halen. Hij belt Marcel om half vier op om te vertellen dat het een half uur later wordt. Marcel zegt, dat het gesprek dan niet kan doorgaan omdat hij zelf op tijd weg moet om voor zijn volgende afspraak. Die afspraak is om half zes uur in Utrecht. Leo rijdt op dat moment ter hoogte van Utrecht op de A12 en stelt voor om het gesprek in Utrecht te laten plaatsvinden. Als de afspraak in Utrecht plaatsvindt, heeft Marcel tot kwart over vijf de tijd en als hij nu uit Den Haag vertrekt kan hij om kwart over vier in Utrecht zijn. Als Leo de afspraak een half uur kan verschuiven, kan het geplande gesprek van een uur in Utrecht plaatsvinden. Als Leo na het gesprek naar Arnhem moet, is het pure winst. Minder kilometers gereden en het verloren halfuur terugverdiend in reistijd op de terugweg. Maar als Leo na de afspraak nog naar Wassenaar moet is er geen winst in gereden kilometers en is er nog steeds een halfuur verloren tijd.
Binnen deze complexiteit zijn er geen rondritplanningen meer te maken. Het enige wat werkt is gebruik maken van de informatie die het systeem zelf levert. Zoals TomTom bijvoorbeeld de informatie over de locatie van alle TomTom apparaten gebruikt om de drukte op bepaalde routes in de individuele routeplanning te betrekken. Daarnaast is het van belang te blijven communiceren met de mensen op de bestemmingen. Omdat er veel bijgestuurd moet worden en het niet altijd past is het ook nodig om voldoende marge in te bouwen. Als die marge gebruikt wordt om onderweg op een willekeurige locatie te kunnen werken is die marge geen verloren tijd.
Op deze manier zullen dagpatronen van een mobiele werker het resultaat zijn van zelfsturing in een complex systeem. Een geavanceerde vorm van logistiek, waarbij continue onderlinge communicatie de basis vormt.
Advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankevoort
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: |
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaal projecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort. Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten.
Aanleiding / probleemstelling
De opdracht luidde : In de rol van externe adviseur komen tot een kantoor- en werkomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden binnen deze nieuwe werkomgeving in het huidige pand. Een uitbreiding of herhuisvesting behoorde eveneens tot de mogelijkheden.
Situatieschets
Van Hattum en Blankevoort is een gezond, ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort verandert binnen een kort tijdsspanne. Waar vroeger de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase op zich nam rondom de bouw om daarna over te gaan op de bestekfase is dit nu onderdeel van het totaalproject binnen de VHB-organisatie. Deze andere manier om invulling te geven aan de werkzaamheden vraagt om grote aanpassingen van de organisatie. Om deze verandering door te voeren heeft de organisatie een drietal pijlers aangewezen:
- Meer mensen met verschillende competenties aannemen (PMW organisatie);
- Zorgen dat de ICT ondersteuning optimaal is ingericht;
- Het laten aansluiten van de huisvesting op deze verandering.
Aanpak
Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak, de PW-aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de geldende Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) waarop de Locatie- en WerkplekInrichting moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van representanten van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de directie van het bouwbedrijf aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model (Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden voor de verandering op huisvestingsgebied vastgesteld.
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een proces- en interactieanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs. Aan de w0rkshop tijdens de inventarisatieronde hebben 12 mensen meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Op basis van de interactieve sessies en onze analyses kwamen wij gezamenlijk tot een andere kijk op de huisvestingsomgeving. Proven Workspace heeft onder de titel ‘Van aannemer/betonspecialist naar totaaloplosser’ de gewenste situatie geduid en de kantoor- en werkplekconcepten opgesteld. Hierbij zijn organisatiespecifieke kenmerken als uitgangspunt genomen en de bevindingen uit het onderzoek. Vervolgens is de vertaalslag gemaakt naar concrete werkplekconcepten.
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
De werkplekconcepten geven een concretere invulling aan de ruimten waaruit elke verdieping of afdeling bestaat. Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over een eigen ruimte (expertruimten) zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken zijn flexibel ingericht, waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de ruimten. Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Resultaat voor de klant:
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG
| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: |
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.
Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.
Communicatie en draagvlak
Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.
Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.
Resultaat voor de klant:
- Een werkend nieuw kantoorconcept
- Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
- Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Het Nieuwe Werken Kompas
Open, flexibele en inspirerende organisaties creëren. Daar gaat het om bij Het Nieuwe Werken. Maar hoe doe je dat?
Het Nieuwe Werken is een verschuiving naar een andere en meer flexibele manier van werken. Organisaties staan daarom voor de uitdaging om een werkomgeving te creëren die medewerkers zo optimaal mogelijk ondersteunt bij de activiteiten die ze verrichten. Het gaat daarbij om het samenspel tussen 4 factoren: mens, organisatie, de fysieke en virtuele werkomgeving en raakt daarmee de gehele organisatie: medewerkers, managers, ICT, Facilitair Management en HRM.
Wij helpen organisaties goede keuzes te maken bij dit samenspel. Samen met onze collega’s van PROVENPARTNERS creëren wij unieke werkomgevingen die zowel fysiek als virtueel bij de organisatie passen.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Eén van onze diensten is Het Nieuwe Werken Kompas. Dit instrument geeft een indicatie op welke gebieden er in uw organisatie winst te boeken is. Ook is het mogelijk om te benchmarken met andere organisaties. Nieuwsgierig geworden? Vul dan ons kompas in en ontdek waar er in uw organisatie winst te boeken is op het gebied van Het Nieuwe Werken.
Voor meer informatie, neem contact op met Dries Krens of Leo van de Vorst
Zullen we vergaderingen afschaffen?
Veel mensen klagen over een vergadercultuur in hun bedrijf. Managers over drukke agenda’s en van vergadering
naar vergadering moeten lopen en geen tijd meer te hebben voor andere zaken; medewerkers over nutteloze bijeenkomsten die veel te lang duren en waar maar een klein deel relevant van is. Vanuit de filosofie van sturing en ruimte kun je dan gaan nadenken over verbeteracties op de ene as, zonder op de andere iets in te leveren en dan kun je op beide assen tot verbetering komen.
Sturing: efficiënt vergaderen.
Hier is veel over onderzocht en gepubliceerd. Tips zoals het duidelijk benoemen van het doel van een agendapunt, stukken vooraf verspreiden en doornemen, voorzitter procesmatig laten sturen en niet inhoudelijk, regelmatig resumeren wat besproken en besloten is, concrete actiepunten met actiehouder en deadline benoemen helpen een vergadering efficiënter en effectiever te laten verlopen.
Ruimte: minder vergaderen.
Hier helpen tips als het verlagen van de vergaderfrequentie (teamoverleg bv. tweewekelijks ipv wekelijks), het inkorten van de vergadertijd (langer dan 2 uur is niet effectief) of bv. staand vergaderen. Onderzocht is dat dit ook leidt tot kortere en minder vergaderingen.
Vanuit het concept van sturing en ruimte zijn beide soorten acties prima, zolang niet op de andere as wordt ingeleverd. Uitdagend is echter om je oordeel uit te stellen en bij het denken te beginnen vanuit het maximum van de paradox. Dit brengt nieuwe vergezichten naar voren en kan leiden tot andere creatieve inzichten. In dit voorbeeld begonnen we te denken vanuit het afschaffen van alle vergaderingen!
Dit geeft veel ruimte en dan kun je vervolgens na gaan denken wat er qua sturing mis zou gaan. Al pratend met managers uit de welzijnssector kwamen we zo op maatwerk oplossingen voor deze situatie zoals:
- het informeren van mijn team over directiebesluiten kan ook via Intranet of E-mail en ik gebruik de teamvergadering alleen om kort reacties te vragen;
- als we samen ergens iets van moeten vinden doe ik aan time-boxing. We discussiëren een afgesproken tijd en daarna dank ik iedereen voor de bijdrage en beloof een wijs besluit te nemen (en dit natuurlijk ook terug te melden). Bij voldoende vertrouwen mag een leider autoritair optreden en hoeft niet iedere beslissing in volledige consensus uitgepolderd te worden, scheelt veel tijd;
- we houden eens per kwartaal een benen-op-tafel sessie waarin we samen vooruitkijken en terugkijken. Doel hiervan is los komen van waan van de dag en we nemen geen besluiten! Voordeel is dat andere vergaderingen meer over waan van de dag mogen gaan en we strategische uitwijdingen van deelnemers afkappen en verplaatsen naar dit overleg. Scheelt veel haantjesgedrag en tijd.
Misschien geen baanbrekende oplossingen, maar in deze situatie wel een voorbeeld hoe paradoxaal denken kan leiden tot andere oplossingen dan de direct voor de hand liggende. En door het andersom benaderen geeft het meer lucht en zullen ook andere vergaderingen kritischer bekeken worden.
Deze blog is eerder gepubliceerd op de website Sturing en Ruimte.
Weerstand: Hoe ging het bij Waterschap Rijn en IJssel
Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.
De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.
In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
Vernieuwing in werk geboren
Beeldvorming van Het Nieuwe Werken bepalen en een integrale blik op deze stroming geven. Twee van de doelen die de nieuwe community Vernieuwing in Werk heeft gesteld.
Na drie maanden voorbereiding is het dan eindelijk zo ver: de community ziet het eerste echte levenslicht. Virtueel al beschikbaar op www.vernieuwinginwerk.nl.
Tom Verhoeve, is één van de initiatiefnemers van deze community, en is ontzettend trots op het resultaat. Vandaar dat er op de volgende fysieke ontmoeting beschuit met muisjes zullen zijn om deze geboorte te vieren!
Weer een community?
We hadden www.werken20.nl toch al? Ja, inderdaad. Arjen Hooiveld is erg goed bezig met het verzamelen van allerlei informatie over de diverse stromingen die Het Nieuwe Werken (HNW) kent. Ook op LinkedIn zijn al mooie discussies gaande over HNW, er zijn zelfs specifieke groepen voor.
En toch. Deze community is bijzonder. De basis wordt gevormd door een stel ‘vakidioten’ die in zakelijk verband ook concurrenten kunnen zijn. En dat is voor mij een belangrijk kenmerk van HNW. Het gaat om een groep individuen die een gezamenlijk en tegengesteld belang hebben. Passie, talent en intrinsieke motivatie bindt hen. Het gezamenlijk belang is sterker dan de individuele concurrentie. En bovendien: wat is concurrentie tegenwoordig?
Hoe de community zich ontwikkelt, moet de toekomst uitwijzen. En de toekomst is nu.
Meer weten? Neem contact op met Tom Verhoeve.
Autoritaire participatie en de fysieke werkomgeving
PROVENWORKSPACE organiseerde op het relatie-event De winst van Sturing en Ruimte een subsessie over autoritaire participatie op het gebied van de fysieke werkomgeving. Hieronder een korte impressie.
De subsessie Autoritaire participatie, geleid door Michel Mooij, ging van start met de vraag wat er volgens de deelnemers allemaal speelt bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Hierbij kwamen begrippen als continuïteit, winst, kosten, m2, aantallen, identiteit, draagvlak, het boeien van mensen, voor wie, duidelijk verhaal, missie, sterk merk, flexibiliteit en onzekerheid naar boven. Ook vragen als “wat is het doel dat er mee bereikt wordt”, “wat is de maatschappelijke rol” en “wat is het resultaat voor de medewerker” kwamen ter sprake.
Vervolgens werd in het kader van Sturing en Ruimte de vraag gesteld welke aanpak voor het invoeren van Het Nieuwe Werken bij een ieder de voorkeur heeft: autoritair (‘van bovenaf’) of participatief (‘door ons allen’).
Opvallend hierbij was te zien dat de ruime meerderheid van de deelnemers de voorkeur gaf aan een aanpak middels participatie. Hierbij werden het aanspreken van mensen op hun drijfveren en het van elkaar kunnen leren (‘1+1=3’) als grote meerwaarde gezien, net zoals de directe betrokkenheid door het zelf ervaren van het proces. Daarnaast was men het erover eens dat het stellen van doelen en kaders en het geven van richting, naast het sturen op verantwoordelijkheid de belangrijkste succesfactoren zijn.
Bij Het Nieuwe Werken zijn vele actoren betrokken, waarbij primair de organisatie, de werknemers en de klanten een relatie met elkaar hebben en ICT een adaptieve ‘enabler’ vormt. Het is belangrijk te beseffen dat hierin zowel de werknemers als de klanten mensen zijn, individuen met elk een eigen manier van leven. In de discussie over het nieuwe werken kwam ook naar voren dat als je de nieuwe generatie wil boeien en ook wil binden aan je bedrijf, dat je dan ook de manier van werken zo moet inrichten dat het de manier van werken ondersteund. Opgemerkt werd ook dat de jongere generatie organisaties kiest op basis van kernwaarden of een sterk merk dat bij hen eigen karakter of kernwaarden past.
Aan het einde van het uur verschoof de discussie zich naar; “in welke mate moet je sturing geven om mensen te verleiden tot het nieuwe werken?” Opgemerkt werd dat sommige mensen een zetje in de rug nodig hebben (sturing) om over de drempel heen te komen. Vaak kijken mensen niet verder meer dan de manier waarop ze al jaren hun werk doen. Enige sturing om weer nieuwe manieren te leren wil vaak helpen. Anderszijds werd opgemerkt dat het introduceren van het nieuwe werken vaak gemakkelijker gaat wanneer mensen verleid worden.
Auteur: Nanda Verbeek, collega PROVENPARTNERS
Relatiebijeenkomst “de Winst van Sturing en Ruimte”
Op dinsdag 9 juni organiseerde PROVENWORKSPACE en PROVENPARTNERS een relatie-event over sturing en ruimte in relatie tot Het Nieuwe Werken. De Bataviawerf in Lelystad vormde hiervoor de toepasselijke context: hoe koers je aan op sturing èn ruimte en hoe navigeer je als mens en organisatie richting Het Nieuwe Werken?
Sturing en Ruimte
Sturing en ruimte gaat over tweepolig polariseren, zo legde Leo van de Vorst de ruim 80 aanwezigen uit. Het gaat niet om of sturen of ruimte geven, maar over het maximaliseren van beide. Kies niet, balanceer niet en ga zeker niet schipperen, maar omarm de uitersten. Doe dus zowel het een als het ander. Uit het verhaal van Henk Roelofs, directeur van Waterschap De Dommel, bleek vervolgens hoe dit managementconcept in de praktijk kan worden toegepast. Zijn vistrap model spreekt erg tot de verbeelding.
De relatie met Het Nieuwe Werken ligt voor de hand; ook daar zie je de paradox tussen sturing en ruimte naar voren komen. De tendens is medewerkers meer vrijheid geven om te bepalen hoe en waar ze werken. Echter er zullen daarbij ook duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Anderzijds zijn er ook organisaties die erg inflexibel zijn en door allerlei maatregelen niet in kunnen spelen op de dynamisering die gaande is. (living networks, connectivity, social media, [personele] mobiliteit etc.) Zij zijn gebaat met het toelaten van meer ruimte.
Subsessies
In de parallelsessies die volgden, stonden drie paradoxen centraal in relatie tot aspecten van Het Nieuwe Werken:
1. hoe ga je om met autoritaire participatie in relatie tot de fysieke werkomgeving
2. hoe ga je om met dwangmatige vrijheid in relatie tot de virtuele werkomgeving
3. hoe ga je om met unieke saamhorigheid in relatie tot de mens.
Presentaties
Sturing en ruimte, Leo van de Vorst
Sturing en ruimte in de praktijk, Henk Roelofs
Het Nieuwe Werken, Leo van de Vorst
Dag van de Aarde promoot het nieuwe werken
Er wordt al geruime tijd, zelfs voor de ‘Al Gore tournee’, gesproken over de uitputting van de aarde en de maatregelen die we kunnen nemen om dit proces te keren.
Vandaag is de dag van de aarde. Volgens Wikipedia het moment om na te denken over ons gedrag en de invloed hiervan op de aarde.
In de wereld van vastgoed zijn er al allerlei duurzame initiatieven. Diverse grote Nederlandse ondernemingen zijn bezig de voetafdruk van hun organisatie en metpeople, planet, profit. Zo werkt Shell aan energiecoëfficient en werkt TNT met het programma morgen meer vertellen over hun aanpak.
Daarnaast zijn er diverse initiatieven om meetbare resultaten te bereiken, zoals bijvoorbeeld de BREEAM).
Het tij wordt binnen ondernemingen dus gekeerd, Ik pleit daarom om binnen alle “Het nieuwe werken (what’s new?)”-trajecten aan dit aspect expliciet aandacht te geven. Welke initiatieven worden er genomen binnen jouw organisatie op dit gebied?
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.