Meer weten? Neem contact op met: Dries Krens

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.

Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.

Communicatie en draagvlak

Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.

Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.

Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.

Resultaat voor de klant:

• Een werkend nieuw kantoorconcept
• Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
• Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

TPG Post Document Presentment (inmiddels onderdeel van Cendris) bood diverse diensten op het gebied van printservices en documentbeheer. In 2001-2002 vormden Datatrans,Datus en Print & Mail samen Print & Mail Nederland. Zij verzorgden mailings in grote oplagen: direct mail met een wervend karakter of transactie mail zoals facturen, rekeningoverzichten en polissen.
Flip Verwaaijen, toenmalig Directeur TPG Post Document Presentment, vertelt in juli 2002 hoe hij kan uitroepen: ‘Klaar voor de toekomst!’

Begin juni 2002 zijn twee werkmaatschappijen van TPG Post Document Presentment verhuisd naar een nieuw pand op het Industrieterrein de Wetering in Utrecht. Datus was gevestigd in Nieuwegein en Datatrans in Amsterdam. Zo een verhuizing is een hele operatie. Zeker als ook nog eens twee werkmaatschappijen worden samengevoegd in één pand. Met name in het begin zijn er veel onduidelijkheden en onzekerheden. Het is ook niet niks als je als medewerker een andere werkplek krijgt. Een werkplek is voor een medewerker iets persoonlijks. En dat is ook niet gek, je brengt er immers een groot deel van je dag door.
Er worden dan ook veel vragen gesteld, ook ten aanzien van de indeling van het nieuwe pand. Hoe ziet het nieuwe pand er uit? Wat voor werkplek krijg ik straks? Komen er flexplekken? Moet ik straks weer zover lopen naar de koffieautomaat? Vragen die aan het begin van een verhuistraject nog niet beantwoord kunnen worden, maar gaandeweg duidelijk worden. TPG Post heeft er bewust voor gekozen om kantooren werkplekinrichting onderdeel van een integrale Kennismanagement-aanpak te laten zijn. Kantoor- en werkplekinrichting is immers meer dan het verdelen van de vierkante meters. Proven Partners heeft ons ondersteund bij zowel integrale projectmanagement als het KWI-traject. Zij zien Kantoor- en werkplekinrichting als werken aan het creëren van ruimte voor leren, innoveren en
samenwerken.

En dat heeft geresulteerd in een flexibel kantoorconcept met moderne werkplekken. Iets waar we trots op zijn en graag aan onze klanten laten zien.

Zorg dragen voor de realisatie van een bedrijfspand(kantoor en productie) met een omvang van ongeveer 10.000m² en 200 werkplekken. TPG Post Document Presentment breed bestond uit een zestal panden met ongeveer 700 medewerkers. De werkplekconcepten welke zijn toegepast zijn:

• standaard
• flexplekken
• informele
• combi

Op basis van de werkactiviteiten kan PROVENWORKSPACE een ruimtebehoefteberekening maken voor verschillende kantoorconcepten.

Met deze berekening krijgt u inzicht in het benodigde vloeroppervlak voor verschillende mogelijke oplossingen. Dit kan u helpen bij beslissingen over verhuizing, nieuwbouw en kan onderdeel vormen voor een complete kosten/baten analyse.

Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens.

De Willemshof, het onderkomen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is verbouwd.

Op 22 september 2009 is door Koningin Beatrix, na een periode van net iets meer dan 3 jaar, de herhuisvesting officieel geopend.

PROVENWORKSPACE is drie jaar geleden gevraagd om voor de VNG een werkomgevingsconcept te ontwikkelen dat beter aansluit bij de werkzaamheden van de VNG. Met de officiële heropening is de laatste stap in van de gehele heroriëntatie van de VNG genomen. Dat begon met het op orde krijgen van de financiële huishouding, het opnieuw definiëren van de strategie en het aanpassen van de organisatiestructuur. De vernieuwde huisvesting ondersteunt de VNG in haar transparante en flexibele werkwijze.

Uniek in deze werkomgeving is het ontbreken van individuele concentratiewerkplekken. De VNG’er werkt gewoonweg niet alleen, in ieder geval niet op kantoor. Een noviteit als je het ons vraagt, dat absoluut toepasbaar is bij andere organisaties. Lees hier de volledige casebeschrijving.

Detail: In 1975 verzorgde koningin Beatrix, toen nog prinses, ook al de opening van het gebouw. Dit was mede vanwege de historische banden tussen de koninklijke familie en ‘De Willemshof’. Het gebouw diende eerst als manege voor koning Willem II en als kerkgebouw (Willemskerk) voor de hervormde wijkgemeente Willemspark. Koningin Wilhelmina woonde er de kerkdiensten bij en prinses Juliana is in de Willemskerk gedoopt.

Vandaag, 22 september 2009, wordt de Willemshof dus opnieuw geopend. Het gebouw is onherkenbaar veranderd. Een kwalitatieve verbetering voor zowel de medewerkers als de bezoekers van de VNG, maar ook voor het gebouw zelf. Het is als het ware in ere hersteld.

Na een half jaar conceptontwikkeling en 2,5 jaar verbouwen (waarbij alleen de monumentale voorgevel en de verdiepingsvloeren behouden zijn) is het vandaag dus feest. Wij feliciteren de VNG dan ook van harte met de vernieuwde werkomgeving en bedanken hen voor de intensieve samenwerking!

Zie ook het persbericht op de site van de VNG.

Wilt u volledig ontzorgt worden en weten of uw werkomgeving nog wel aansluit bij de laatste of komende veranderingen binnen of buiten uw organisatie ? Wat de huidige risico’s zijn die u loopt ? Wat Het Nieuwe Werken voor u kan betekenen of op welke wijze duurzaamheid in uw werkomgeving kan worden toegepast? Dan hebben wij voor u een unieke dienst ontwikkeld waarin wij die zorgen voor u uit handen nemen. U kunt alles uitbesteden of een gedeelte.

Middels een eenmalige intake stellen wij vast wat de huidige werkomgeving is en hoe de gewenste werkomgeving eruit moet komen te zien. Daarna zullen wij, afhankelijk van de dienst die u af wilt nemen, via een aantal monitorings instrumenten uw werkomgeving regelmatig nauwlettend in de gaten houden op een aantal vaste aspecten en daar waar nodig op tijd bij sturen zodat de werkomgeving altijd in lijn blijft met de organisatiedoelen en de wensen van de organisatie.

Varianten waarbij het accent bijvoorbeeld ligt op duurzaamheid, m2-rendement of mobiliteit zijn natuurlijk ook mogelijk.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer weten over deze of andere vormen van dienstverlening neemt u dan contact op met Dries Krens.