Artikel FMM – Het unieke werkomgevingconcept van de VNG
In Facility Management Magazine verscheen een artikel van Dries Krens over de
VNG( De Vereniging van Nederlandse Gemeenten). De VNG is een geschiedenisrijke organisatie die Nederland al bijna 100 jaar helpt besturen en nog steeds trendsettend is voor het lokaal bestuur. Deze twee kanten van de VNG zijn in 2009 verenigd, achter een historische gevel staat een modern kantoorconcept. Een uniek nieuw werkomgevingconcept, ontworpen door PROVENWORKSPACE, heeft dit mogelijk gemaakt.
Voor meer informatie over de case VNG neem contact op met Dries Krens.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG
| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: |
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.
Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.
Communicatie en draagvlak
Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.
Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.
Resultaat voor de klant:
- Een werkend nieuw kantoorconcept
- Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
- Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Friesland Bank
| Project: | Ontwikkeling kantoorconcept Hoofdkantoor Friesland Bank |
| Opdrachtgever: | Friesland Bank |
| Periode: | Juni 2006 – januari 2009 |
| Omvang: | 2100 m2 van 10.190 m2 240 van 1000 medewerkers |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur:
• Gebruikersonderzoek Vormgever: • Vervaardigen van het interieurontwerp Verandermanager: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
In 2006 was de huisvestingscapaciteit van het hoofdkantoor niet langer toereikend om de hoofdkantoororganisatie onder één dak te huisvesten. Twee oplossingsrichtingen stonden hierbij in principe open. Uitplaatsen van onderdelen naar een andere locatie, en daarmee accepteren dat niet langer alles onder één dak gehuisvest is, of vergroten van de capaciteit binnen de mogelijkheden van het bestaande gebouw. Friesland Bank koos voor het laatste.
Door het bouwdeel uit de 70er jaren “open te breken” en van een cellenstructuur over te stappen op een open kantoorvorm konden meer werkplekken worden gerealiseerd. Daarnaast moest een nieuw kantoorconcept helpen om oude patronen los te laten en vorm te geven aan een nieuwe manier van samenwerken, waarbij focus op de klant belangrijker wordt dan de eigen plek.
Omdat het nieuwe kantoorconcept een rol moest vervullen in het realiseren van een, is er in loop van het traject uitgebreid aandacht besteed aan de communicatie van de visie achter het concept. Door middel van een organisatiebrede enquête onder de medewerkers zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe kantoorconcept.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht, ondersteund door speciaal voor Friesland Bank.
Resultaat voor de klant:
- Reductie ruimtegebruik 25%
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Michel Mooij.
3D-Visualisatie
Met onze 3D visualisaties van kantoorconcepten kunt u de beeldvorming bij de gebruikers in een vroeg stadium op gang brengen met concrete fotorealistische weergaven van bepaalde kantoorconcepten in uw pand, zonder dat u hierbij reeds de betrokkenheid van meubelleveranciers nodig heeft.
Meer weten? Neem dan contact op met Michel Mooij.
Dynamiek en Duurzaamheid
De noodzaak van het stabiliseren van de kantooromgeving bij toenemende eisen aan de flexibiliteit
Het lijkt op het eerste gezicht een tegenstelling, maar de flexibiliteit in het gebruik van kantoren kan toenemen terwijl de kantooromgeving stabieler wordt. Dit vergt wel een nieuwe visie op huisvesting en een doordacht kantoorconcept. De beweeglijkheid van de organisatie kan dan groter worden, doordat er minder verplaatst hoeft te worden. Door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid. (meer…)
3D visualisatie kantoorconcept Friesland Bank
3D Visualisatie van het nieuwe kantoorconcept voor Friesland Bank. Deze visualisatie heeft een belangrijke rol gespeeld bij het opbouwen van draagvlak voor de nieuwe manier van werken. Zie ook de meer uitgebreide casebeschrijving.
Ontwikkeling kantoorconcept
Door een concept te laten ontwikkelen kunt u gedetailleerd nagaan hoe het gebouw (de gebouwen), de manier van werken van uw organisatie en de informatie- en communicatie-infrastructuur het beste op elkaar kunnen worden afgestemd. Op basis van de onderzochte werkstijlen en de gegeven locatie en structuur van een gebouw wordt een principelay-out van het kantoor gemaakt. Bij deze lay-out wordt elk type werkplek beschreven, evenals de noodzakelijke voorzieningen voor informatie en communicatie en de voorgestelde wijze van gebruiken. Bij conceptontwikkeling wordt bij voorkeur in projectteams gewerkt, omdat de betrokkenheid van de medewerkers van groot belang is voor acceptatie.
Meer weten? Neem dan contact op met Michel Mooij.
Weerstand: Hoe ging het bij Waterschap Rijn en IJssel
Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.
De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.
In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.
Hare Majesteit de Koningin opent de vernieuwde Willemshof
De Willemshof, het onderkomen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is verbouwd.
Op 22 september 2009 is door Koningin Beatrix, na een periode van net iets meer dan 3 jaar, de herhuisvesting officieel geopend.
PROVENWORKSPACE is drie jaar geleden gevraagd om voor de VNG een werkomgevingsconcept te ontwikkelen dat beter aansluit bij de werkzaamheden van de VNG. Met de officiële heropening is de laatste stap in van de gehele heroriëntatie van de VNG genomen. Dat begon met het op orde krijgen van de financiële huishouding, het opnieuw definiëren van de strategie en het aanpassen van de organisatiestructuur. De vernieuwde huisvesting ondersteunt de VNG in haar transparante en flexibele werkwijze.
Uniek in deze werkomgeving is het ontbreken van individuele concentratiewerkplekken. De VNG’er werkt gewoonweg niet alleen, in ieder geval niet op kantoor. Een noviteit als je het ons vraagt, dat absoluut toepasbaar is bij andere organisaties. Lees hier de volledige casebeschrijving.
Detail: In 1975 verzorgde koningin Beatrix, toen nog prinses, ook al de opening van het gebouw. Dit was mede vanwege de historische banden tussen de koninklijke familie en ‘De Willemshof’. Het gebouw diende eerst als manege voor koning Willem II en als kerkgebouw (Willemskerk) voor de hervormde wijkgemeente Willemspark. Koningin Wilhelmina woonde er de kerkdiensten bij en prinses Juliana is in de Willemskerk gedoopt.
Vandaag, 22 september 2009, wordt de Willemshof dus opnieuw geopend. Het gebouw is onherkenbaar veranderd. Een kwalitatieve verbetering voor zowel de medewerkers als de bezoekers van de VNG, maar ook voor het gebouw zelf. Het is als het ware in ere hersteld.
Na een half jaar conceptontwikkeling en 2,5 jaar verbouwen (waarbij alleen de monumentale voorgevel en de verdiepingsvloeren behouden zijn) is het vandaag dus feest. Wij feliciteren de VNG dan ook van harte met de vernieuwde werkomgeving en bedanken hen voor de intensieve samenwerking!
Zie ook het fotoverslag op de site van de VNG.
Organisatiegericht huisvesten bij de Belastingdienst
Op uitnodiging van de Belastingdienst heeft PROVENWORKSPACE twee weken geleden kennis gedeeld met de Belastingdienst en het Center for People and Buildings. Onderwerp van gesprek waren de verschillende huisvestingsmethodieken.
Waar PROVENWORKSPACE activiteitsgerelateerde werkplekken als uitgangspunt heeft, werkt de Belastingdienst volgens organisatiegericht huisvesten. Opvallend waren de overeenkomsten tussen beide methodieken. De vertaalslag van de missie, doelen en strategie die PROVENWORKSPACE bij elke klant uitvoert, is door de Belastingdient al uitgevoerd. Binnen de kaders van communicatie, concentratie en administratie wordt vervolgens per gebruikersgroep gekeken waar specifieke en unieke behoeften zijn.
Net als bij alle traditioneel ingerichte kantoren zijn bij de Belastingdienst de huidige locaties ingevuld op basis van een 100% bezetting. In de praktijk, blijkt ook uit metingen, is die bezetting minder hoog. Door ook de huisvesting hierop aan te passen kan een enorme besparing worden gerealiseerd op m2.
Op het hoogste niveau is besloten om die besparing te realiseren door de werkprocessen optimaal te faciliteren door de huisvesting. Zie daar de organisatiegerichte huisvestingsaanpak van de Belastingdienst. Al met al is de kennisuitwisseling beide partijen erg goed bevallen.
Bent u ook benieuwd naar de methode die PROVENWORKSPACE hanteert? Neem gerust contact met ons op.
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken