Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, een volledig onderzoek uit te voeren naar ‘het @anders werken’ binnen Endinet met als doel te komen tot een werkomgevingsconcept dat de organisatie volledig ondersteunt.

Situatieschets
Endinet is een netwerkbedrijf dat in 2009 is ontstaan uit de netwerkbedrijven NRE, Obragas en Net Haarlemmermeer. Per 1 juli 2010 is Alliander eigenaar geworden van Endinet. Momenteel is Endinet gehuisvest aan de Nachtegaallaan 15 te Eindhoven. Het is een traditioneel pand waar meerdere ondernemingen gehuisvest zijn.

Endinet zit momenteel midden in de transitiefase waarin de organisatie samen op reis is met de medewerkers om missie, visie en strategie vorm te geven en waarbij betrokkenheid en vertrouwen centraal staan. Het huidige pand sluit hier niet op aan en inmiddels heeft men gekozen voor een ander pand aan de Wekkerstraat 25 te Eindhoven. De verhuizing naar de Wekkerstraat is een eerste stip op de horizon van de reis waar Endinet naar toe wil.  Tegelijker tijd zal gekeken worden welke andere manieren van werken meegenomen kan worden en hoe de werkomgeving daarin ondersteunend kan zijn.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie en visie van de organisatie naar randvoorwaarden en uitgangspunten op basis van twee workshops met een afvaardiging van het MT en TL.

De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van een gebouwschouw, een interviewronde met een aantal teamleiders,  FM- en ICT sanity check, het uitvoeren van een activiteitenmeting en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan). Stap 3 ging vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops.  In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van Endinet gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen.

Endinet is als organisatie in een transitie. De aanpak is hierbij samen op reis gaan, waarbij ‘@anders werken’ mede deze reis kan ondersteunen.  @nders werken staat voor het verbinden van mensen met veel aandacht voor dialoog en samenwerken, respect en vertrouwen. Dit is het uitgangspunt voor de concept ontwikkeling van de nieuwe werkomgeving van Endinet waarbij de medewerker van zowel de buiten- als binnendienst centraal staat. De werkomgeving beperkt zich daarmee niet alleen tot het fysieke kantoor, maar tevens daarbuiten en daarmee ook de virtuele werkomgeving die de medewerkers buiten het kantoor optimaal moeten ondersteunen. Hiermee kan ook een gedeelte van de dialoog met de omgeving worden ondersteund.

Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept waarin centraal in het concept staat: verbinden door samenwerking en dialoog in de ketengedachte. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de identiteit en diversiteit van de organisatie en de medewerkers. Bedoelt wordt hiermee dat de werkomgeving het samensmelten van de verschillende identiteiten tot één Endinet moet stimuleren, maar dat binnen de werkomgeving er ruimte is voor een diversiteit aan medewerkers en hun behoefte aan producten en diensten zoals bijvoorbeeld de werkplekken.

Om te kunnen verbinden en samenwerken is het noodzakelijk om de gedachte van afdelingen los te laten en meer te gaan denken vanuit de ketengedachte. Dit betekent procesgericht gaan werken, waar niet de afdelingen maar de processen centraal staan en dus meer over alle afdelingen heen. Concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten zijn  uitgewerkt in een rapportage. Tevens zijn voorstellen gedaan t.a.v. de indeling/inrichting van het gebouw.  De uitkomst van het onderzoek is gebruikt  als input voor programma’s van eisen en de invulling van ‘@nders werken’.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Project:	Ontwikkel een werkomgevingconcept voor het hoofdkantoor van TNT Post en begeleidt het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor”.
Opdrachtgever:	TNT Post Headoffice Den Haag
Periode:	mei 2006-2008
Omvang:	90 medewerkers
Rollen:	Adviseur innovatieve huisvesting / projectmanager: - Gebruikersonderzoek (PW-scan en activiteitenmeting) - Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving Projectmanager: - Het begeleiden van het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor”

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rollen van externe adviseur innovatieve huisvesting komen tot een werkomgevingsconcept door o.a het uitvoeren van een gebruikersonderzoek. Tevens hebben we in de rol van projectmanager het pilot project “Innovatieve huisvesting hoofdkantoor” integraal begeleidt.

Situatieschets
De TNT organisatie was en is volop in beweging. Hierbij valt onder andere te denken aan de  liberalisering van de postmarkt en globalisering. TNT zal hier in mee moeten bewegen om de concurrentie voor te blijven. Een sterke financiële positie daarin is van groot belang. Vanuit TNT Real Estate (RE) en TPG Post User Management (UM) is vanuit de “huisvesting bril” gekeken of bepaalde zaken beter en/of goedkoper konden. De aanleiding hiervan was mogelijke kostenreductie,  anticipatie mogelijkheden AWS- en Calandgebouw en een eerste verkenning van het hoofdkantoor van TNT Mail. Belangrijke uitgangspunten bij het project waren:

• Een substantiële en structurele besparing;
• 350 werkplekken erbij in het hoofdkantoor;
• Integrale aanpak, denken vanuit ketens;
• Samenwerken binnen de keten;
• Het toepassen van innovatieve huisvesting.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van TNT naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van bedrijfsdocumentatie en interviews met directie-leden. De huidige situatie is in stap 2 in kaart gebracht aan de hand van het vaststellen van de werkwijze van de medewerkers door middel van het uitvoeren van een activiteitenmeting (AM) en de resultaten van de online vragenlijst (PW-scan).

Stap 3 ging vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 toetsen en inventariseerde de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten door middel van workshops.  In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van TNT gedefinieerd op basis van de resultaten uit de voorgaande stappen. Als pilotgroep is vervolgens gekozen voor medewerkers van Productie en Commercie op de 3e etage van het AA gebouw. Als eerste zijn de de projectgroep en stuurgroep ingericht en het projectplan en communicatieplan zijn door de stuurgroep goedgekeurd. Daarnaast is het werkplekonderzoek afgerond voor de pilotgroep en een eerste concept rapportage opgeleverd. Dit concept rapport is bij de ambassadeurs en stuurgroep ingebracht ter beoordeling respectievelijk goedkeuring.

De keuze voor de architect is daarna gemaakt en gestart met het realiseren van een aantal voorlopige ontwerpen. Na goedkeuring is gestart met het definitieve ontwerp inclusief inrichtingsplannen en het opleveren van een programma van eisen voor de daadwerkelijke aanpassing van het gebouw.

Resultaat
Het resultaat is een duurzaam werkomgevingsconcept voor het gehele hoofdkantoor van TNT Post. Dit is als eerste toegepast in de pilot op de 3e etage, waar de medewerkers van Productie en Commercie als eerste de werkomgevingsconcept konden testen. Na het evalueren van deze pilot is gebleken dat 84% van de medewerkers niet terug wilden naar de oude situatie. Leerpunten die uit de pilot zijn gekomen zijn o.a.:

• Er is een apart proces nog nodig voor het laten landen, laten werken van het concept.
• De eigen identiteit van de afdelingen en medewerkers moet terugkomen.
• Elk kantoorpand van TNT heeft zijn eigen proces.
• Houding en gedrag moeten meer aandacht krijgen in het proces.

De leerpunten zijn meegenomen in de verbetering van het werkomgevingsconcept.

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: In de rol van externe adviseur komen tot een middengebied concept waarin de faciliteiten van het middengebied vanVerpleeghuis Boswijk optimaal aansluiten bij het nieuwe zorgconcept en hiermee het gewenste serviceniveau behaald kan worden. Centraal hierin staan service en gastvrijheid. Tevens is advies gevraagd op strategisch en tactisch niveau op het gebied van centralisatie van Facility Management, de werkomgeving en Het Nieuwe Werken.

Situatieschets
Verpleeghuis Boswijk is volop in beweging. Het in 1962 gebouwde Verpleeghuis heeft vijf afdelingen voor 106 bewoners en voldeed niet meer aan de huidige wensen en eisen. In 2004 zijn daarom de voorbereidingen getroffen voor een grootschalig nieuwbouwproject. In april 2009 startte de bouw van het nieuwe Boswijk wat in meerdere opzichten een bijzonder project is. Zo bestaat de architectuur van het pand uit 12 poten en een groot middengebied, welke aansluit bij de zorgvisie van Boswijk. Deze twaalf poten komen namelijk overeen met de 12 zelfstandige woongroepen die er gehuisvest moeten worden met diverse leefsferen.

Elke woning heeft zijn eigen leefsfeer: een woonomgeving die grotendeels overeenkomt met de sfeer die de
bewoner vroeger thuis gewend was. Voorbeelden van leefsferen zijn de stadse, dorpse en ambtelijke leefsfeer. De woongroepen zijn met elkaar verbonden door de grote gemeenschappelijke kern van het pand. Bewoners kunnen hierdoor gaan en staan waar men wil en kan net alsof ze buiten zijn, maar er is veiligheid waar dat moet.

De kracht van de visie van het nieuwe Boswijk zit in de omschakeling naar genormaliseerd wonen. Daarom zijn de medewerkers van Boswijk getraind omdat het ook een andere manier van werken vergt. Bij een ander zorgconcept en dus een andere manier van werken hoort ook een andere manier van faciliteren. Hierbij staat het zogenaamde middengebied in de nieuwbouw centraal, waarbij service en gastvrijheid de sleutelwoorden waren en zijn. Meer over kleinschalig wonen kunt u hier vinden.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft wederom de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart vanuit de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Boswijk waarop het concept moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van belanghebbende van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de stuurgroep aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model(Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden en uitgangspunten voor de verandering op het middengebied vastgesteld.

Daarnaast is een FM Sanity Check gehouden welke samen met het voorgaande de ingrediënten waren voor eenl workshop over de invulling van het middengebied op de onderdelen; faciliteiten, processen en mensen. Aan de workshop hebben 12 zorgvuldig selecteerde deelnemers (medewerkers, cliëntenraad et cetera) meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.

Resultaat
Het resultaat is een middengebied concept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar programma’s van eisen die de klant heeft ingezet bij de implementatie in de nieuwbouw situatie van Boswijk. Op organisatorisch vlak werd en wordt nog ondersteuning gegeven met de Nieuwe Manier van Werken en Digitaal bij en op orde. Het resultaat hebben we samengevat in onderstaand filmpje:

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .

Het ontwikkelen van werkomgevingsconcepten is onze core-business.
We gaan na hoe de werkactiviteiten, de fysieke omgeving en de ondersteuning door producten en diensten het beste op de organisatie doelen kunnen worden afgestemd. Om dit te doen maken we onder andere gebruik van de Proven Aanpak.

Bij verschillende projecten hebben we op basis van de resultaten van de interviews, workspace scan, activiteiten meting en workshop de ideale werkomgeving beschreven. Bij de conceptontwikkeling leveren medewerkers input zodat ze betrokken zijn bij het uiteindelijke resultaat. Nadat de werkomgeving is goedgekeurd kunnen we aan de slag om het te realiseren.

Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens

In Facility Management Magazine verscheen een artikel van Dries Krens over de VNG( De Vereniging van Nederlandse Gemeenten). De VNG is een geschiedenisrijke organisatie die Nederland al bijna 100 jaar helpt besturen en nog steeds trendsettend is voor het lokaal bestuur. Deze twee kanten van de VNG zijn in 2009 verenigd, achter een historische gevel staat een modern kantoorconcept. Een uniek nieuw werkomgevingconcept, ontworpen door PROVENWORKSPACE, heeft dit mogelijk gemaakt.

Voor meer informatie over de case VNG neem contact op met Dries Krens.

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.

Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.

Communicatie en draagvlak

Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.

Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.

Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.

Resultaat voor de klant:

• Een werkend nieuw kantoorconcept
• Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
• Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.

Heeft de organisatie moeite om een beeld te vormen bij het uiteindelijke fysieke resultaat van het herhuisvestingsproject? Dan kan het maken van een 3D visualisatie helpen om de aankomende veranderingen concreet te maken. Met onze 3D visualisaties van kantoorconcepten kunt u de beeldvorming bij de gebruikers in een vroeg stadium op gang brengen met fotorealistische weergaven van verschillende kantoorconcepten in uw pand.

Wat zijn de verschillende mogelijkheden?
In onderstaand filmpje zijn de diverse opties aangegeven. Zo kan er een overview worden gemaakt van een verdieping, een schetsontwerp,  een gebouw visualisatie, een foto realisatisch ontwerp van een verdieping of een complete walk through.

Optie 1: één verdieping van uw pand wordt in 3D weergegeven in grijstinten of kleur. Uw wensen t.a.v. het kantooconcept worden conceptmatig weergegeven. Vervolgens zal een filmpje worden opgeleverd met een overview van deze verdieping.

Optie 2: Op basis van uw wensen worden één of meerdere verdiepingen in 3D weergegeven op foto realistische wijze in kleur. Vervolgens zal een filmpje worden opgeleverd met een walk through door de verdieping of een overview.

Randvoorwaarden / uitgangspunten

• het beschikbaar stellen van actuele tekeningen met kloppende maatvoering. Indien niet aanwezig kan de 3D-visualisatie tegen meerprijs ook zonder worden gemaakt.
• Foto’s en/of film van de huidige situatie.

Investering
Optie 1: € 2497,-
Optie 2: Prijs op aanvraag en afhankelijk van de afmetingen van de ruimte en uw wensen.

Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Dries Krens.

Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.

De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.

In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.

De Willemshof, het onderkomen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is verbouwd.

Op 22 september 2009 is door Koningin Beatrix, na een periode van net iets meer dan 3 jaar, de herhuisvesting officieel geopend.

PROVENWORKSPACE is drie jaar geleden gevraagd om voor de VNG een werkomgevingsconcept te ontwikkelen dat beter aansluit bij de werkzaamheden van de VNG. Met de officiële heropening is de laatste stap in van de gehele heroriëntatie van de VNG genomen. Dat begon met het op orde krijgen van de financiële huishouding, het opnieuw definiëren van de strategie en het aanpassen van de organisatiestructuur. De vernieuwde huisvesting ondersteunt de VNG in haar transparante en flexibele werkwijze.

Uniek in deze werkomgeving is het ontbreken van individuele concentratiewerkplekken. De VNG’er werkt gewoonweg niet alleen, in ieder geval niet op kantoor. Een noviteit als je het ons vraagt, dat absoluut toepasbaar is bij andere organisaties. Lees hier de volledige casebeschrijving.

Detail: In 1975 verzorgde koningin Beatrix, toen nog prinses, ook al de opening van het gebouw. Dit was mede vanwege de historische banden tussen de koninklijke familie en ‘De Willemshof’. Het gebouw diende eerst als manege voor koning Willem II en als kerkgebouw (Willemskerk) voor de hervormde wijkgemeente Willemspark. Koningin Wilhelmina woonde er de kerkdiensten bij en prinses Juliana is in de Willemskerk gedoopt.

Vandaag, 22 september 2009, wordt de Willemshof dus opnieuw geopend. Het gebouw is onherkenbaar veranderd. Een kwalitatieve verbetering voor zowel de medewerkers als de bezoekers van de VNG, maar ook voor het gebouw zelf. Het is als het ware in ere hersteld.

Na een half jaar conceptontwikkeling en 2,5 jaar verbouwen (waarbij alleen de monumentale voorgevel en de verdiepingsvloeren behouden zijn) is het vandaag dus feest. Wij feliciteren de VNG dan ook van harte met de vernieuwde werkomgeving en bedanken hen voor de intensieve samenwerking!

Zie ook het persbericht op de site van de VNG.

Op uitnodiging van de Belastingdienst heeft Proven Workspace twee weken geleden kennis gedeeld met de Belastingdienst en het Center for People and Buildings. Onderwerp van gesprek waren de verschillende huisvestingsmethodieken.

Waar Proven Workspace activiteitsgerelateerde werkplekken als uitgangspunt heeft, werkt de Belastingdienst volgens organisatiegericht huisvesten. Opvallend waren de overeenkomsten tussen beide methodieken. De vertaalslag van de missie, doelen en strategie dieProven Workspacebij elke klant uitvoert, is door de Belastingdient al uitgevoerd. Binnen de kaders van communicatie, concentratie en administratie wordt vervolgens per gebruikersgroep gekeken waar specifieke en unieke behoeften zijn.

Net als bij alle traditioneel ingerichte kantoren zijn bij de Belastingdienst de huidige locaties ingevuld op basis van een 100% bezetting. In de praktijk, blijkt ook uit metingen, is die bezetting minder hoog. Door ook de huisvesting hierop aan te passen kan een enorme besparing worden gerealiseerd op m2.

Op het hoogste niveau is besloten om die besparing te realiseren door de werkprocessen optimaal te faciliteren door de huisvesting. Zie daar de organisatiegerichte huisvestingsaanpak van de Belastingdienst. Al met al is de kennisuitwisseling beide partijen erg goed bevallen.

Bent u ook benieuwd naar de methode die Proven Workspacehanteert? Neem gerust contact met ons op.