Voor het slagen van elke verandering naar een nieuwe situatie is het belangrijk dat zoveel mogelijk mensen de verandering ondersteunen. Aangezien er meestal weerstand leeft, is het zaak het gewenste resultaat, bijvoorbeeld een HNW concept,  goed te laten landen. En te zorgen voor een geaccepteerd en gedragen concept.

In het geval van een HNW concept is het ons inziens ook belangrijk dat medewerkers kunnen en willen werken in het nieuwe concept. Medewerkers zullen vaak op een andere manier hun werkzaamheden gaan verrichten dan voorheen. Medewerkers en managers zal duidelijk moeten worden wat de nieuwe werkwijze inhoudt en voor hen persoonlijk betekent, en zij moeten om kunnen gaan met deze nieuwe manier van werken. Dat betekent niet alleen dat alle voorzieningen prima geregeld moeten zijn maar dat vereist ook bepaald gedrag, houding en competenties van de medewerkers. Het is essentieel om de medewerkers en managers mee te nemen in het proces en het concept (laten landen) en de nieuwe werkwijze eigen te maken (laten werken).

Onze verandermanager is als geen ander in staat uw organisatie helpen te veranderen. Zowel kennis van de inhoud, het proces, het (politieke) speelveld alsmede de kennis over veranderkunde, organisatiekunde en projectmanagement maken hem/haar bij uitstek de juiste persoon om de vaak complexe (cultuur)trajecten tot een goed einde te brengen.

Neem voor meer informatie contact op met Dries Krens.

Concept	Ontwerp

Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingsadviseur, komen tot een advies waarin de optimale werkomgeving van “de kennistuin” is vorm gegeven. Deze moet voldoen aan de wensen eisen van de organisatie.

Situatieschets
Het Kennis- en Behandelcentrum “Hendrik van Neynsel” is gesitueerd in het Verpleeghuis Oosterhof welke onderdeel is van de Van Neynselgroep. Het Kennis- en Behandelcentrum  is de thuisbasis voor onder andere de specialisten, fysiotherapeuten, diëtisten, logopedisten en psychologen. In 2010 is een kennistuin gecreëerd ter ondersteuning van de werkprocessen. Echter deze voldeed niet geheel aan de wensen van de medewerkers.  Er heeft toen een evaluatie van de kennistuin plaatsgevonden. Hieruit bleek dat de huidige kennistuin niet optimaal is ingericht. Er was daarom behoefte om de werkomgeving aan te passen zodat genoemde zaken uit de evaluatie zo goed als mogelijk worden opgelost. De volgende stap was dan ook het komen tot een aangepaste kennistuin die voldoet aan de wensen en eisen van de organisatie.

Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de bewezen PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de missie, doelstellingen en strategie van het Kennis- en Behandelcentrum en de Van Neynselgroep naar de huisvestingsaspecten op basis van een interview met de Raad van Bestuur, de opdrachtgever en aangeleverde bedrijfsdocumentatie.  In stap 2 zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van interviewronde met een zorgvuldige selectie van medewerkers en een ICT en FM-sanity check.

Bij stap 3 hebben wij vervolgens  de resultaten uit stap 1 en 2 getoetst. Daarnaast hebben wij de wensen en behoeften van de medewerkers op het gebied van activiteiten, fysieke omgeving en producten en diensten geïnventariseerd door middel van één workshop. In stap 4 is het werkomgevingsconcept dat aansluit op de bedrijfsprocessen van de organisatie gedefinieerd. In deze stap zijn de resultaten uit de voorgaande stappen integraal verwerkt en teruggekoppeld in een rapport(presentatie).

Resultaat
Het resultaat is een werkomgevingsconcept met daarin concrete acties ten aanzien van de fysieke en digitale werkomgeving, de processen, de organisatie en de faciliteiten. Vanuit dit concept is vervolgens de vertaalslag gemaakt naar een plan van aanpak. De nadruk in dit plan van aanpak lag op het snel behalen van verbeteringen (Quick wins) ter bevordering van een prettige werkomgeving binnen de kennistuin.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens of Geerke Versteeg .

In het blad “ENERGIE en MILIEU en bouwen aan de toekomst”  is PROVENWORKSPACE te vinden over het duurzaam werken ‘laten landen, laten werken‘- traject wat we hebben uitgevoerd bij het Waterschap Rijn en IJssel.

Kijk hier voor meer informatie over deze case of neem contact op met Leo van de Vorst.

*Bron; Duurzaambouwen-online

Met een werkstijlanalyse komt u te weten, waar zich in uw organisatie de “werkplekbewoners” bevinden en wie “reizigerss” zijn. Het typeren van de werkstijlen geeft u antwoord op de vraag, voor welke functies en bedrijfsonderdelen het gebruik van wisselwerkplekken zinvol is en voor welk type functies een vaste werkplek beter functioneert.

Een werkstijlonderzoek bestaat uit een enquête onder (een groot deel van) de medewerkers en interviews met vertegenwoordigers van verschillende functietypes. De resultaten worden vastgelegd in een rapport, waarin de organisatie wordt beschreven aan de hand van individuele werkstijlen en groepswerkstijlen. Elke stijl wordt geïllustreerd met een beeldende typering. Hierdoor wordt de werkstijl herkenbaar en onderwerp van gesprek onder de medewerkers.

Het werkstijlonderzoek is een door ons ontwikkeld instrument dat de basis vormt van aantal projecten waar wij bij betrokken zijn of zijn geweest. Het werkstijlonderzoek wordt voor elke opdracht zo uitgevoerd dat het naadloos aansluit bij de doelstellingen van het specifieke project. Dat betekent dat wij niet werken met een standaard vragenlijst, maar maatwerk leveren op basis van een aantal door ons ontwikkelde ingrediënten. Het werkstijlonderzoek kan ook onderdeel zijn van de Workspace-scan.

Meer weten? Neem dan contact op met Mark Sleijser.

Heeft de organisatie moeite om een beeld te vormen bij het uiteindelijke fysieke resultaat van het herhuisvestingsproject? Dan kan het maken van een 3D visualisatie helpen om de aankomende veranderingen concreet te maken. Met onze 3D visualisaties van kantoorconcepten kunt u de beeldvorming bij de gebruikers in een vroeg stadium op gang brengen met fotorealistische weergaven van verschillende kantoorconcepten in uw pand.

Wat zijn de verschillende mogelijkheden?
In onderstaand filmpje zijn de diverse opties aangegeven. Zo kan er een overview worden gemaakt van een verdieping, een schetsontwerp,  een gebouw visualisatie, een foto realisatisch ontwerp van een verdieping of een complete walk through.

Optie 1: één verdieping van uw pand wordt in 3D weergegeven in grijstinten of kleur. Uw wensen t.a.v. het kantooconcept worden conceptmatig weergegeven. Vervolgens zal een filmpje worden opgeleverd met een overview van deze verdieping.

Optie 2: Op basis van uw wensen worden één of meerdere verdiepingen in 3D weergegeven op foto realistische wijze in kleur. Vervolgens zal een filmpje worden opgeleverd met een walk through door de verdieping of een overview.

Randvoorwaarden / uitgangspunten

• het beschikbaar stellen van actuele tekeningen met kloppende maatvoering. Indien niet aanwezig kan de 3D-visualisatie tegen meerprijs ook zonder worden gemaakt.
• Foto’s en/of film van de huidige situatie.

Investering
Optie 1: € 2497,-
Optie 2: Prijs op aanvraag en afhankelijk van de afmetingen van de ruimte en uw wensen.

Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Dries Krens.

Dat een nieuwe werkomgeving niet zomaar geaccepteerd wordt door de organisatie bleek ook van toepassing bij Waterschap Rijn en IJssel. Een veranderingstraject was noodzakelijk om de nieuwe werkomgeving te laten landen en te laten werken.

De weerstand moest omgebogen worden naar draagvlak en een omgeving waarin de medewerkers zich prettig voelen maar waar ze zich zelf ook nog in weten te herkennen.

In onderstaand artikel kunt u alles hierover lezen.

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Leo van de Vorst.

PROVENWORKSPACE organiseerde op het relatie-event De winst van Sturing en Ruimte een subsessie over autoritaire participatie op het gebied van de fysieke werkomgeving. Hieronder een korte impressie.

De subsessie Autoritaire participatie, geleid door Michel Mooij, ging van start met de vraag wat er volgens de deelnemers allemaal speelt bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Hierbij kwamen begrippen als continuïteit, winst, kosten, m2, aantallen, identiteit, draagvlak, het boeien van mensen, voor wie, duidelijk verhaal, missie, sterk merk, flexibiliteit en onzekerheid naar boven. Ook vragen als “wat is het doel dat er mee bereikt wordt”, “wat is de maatschappelijke rol” en “wat is het resultaat voor de medewerker” kwamen ter sprake.

Vervolgens werd in het kader van Sturing en Ruimte de vraag gesteld welke aanpak voor het invoeren van Het Nieuwe Werken bij een ieder de voorkeur heeft: autoritair (‘van bovenaf’) of participatief (‘door ons allen’).

Opvallend hierbij was te zien dat de ruime meerderheid van de deelnemers de voorkeur gaf aan een aanpak middels participatie. Hierbij werden het aanspreken van mensen op hun drijfveren en het van elkaar kunnen leren (‘1+1=3’) als grote meerwaarde gezien, net zoals de directe betrokkenheid door het zelf ervaren van het proces. Daarnaast was men het erover eens dat het stellen van doelen en kaders en het geven van richting, naast het sturen op verantwoordelijkheid de belangrijkste succesfactoren zijn.

Bij Het Nieuwe Werken zijn vele actoren betrokken, waarbij primair de organisatie, de werknemers en de klanten een relatie met elkaar hebben en ICT een adaptieve ‘enabler’ vormt. Het is belangrijk te beseffen dat hierin zowel de werknemers als de klanten mensen zijn, individuen met elk een eigen manier van leven. In de discussie over het nieuwe werken kwam ook naar voren dat als je de nieuwe generatie wil boeien en ook wil binden aan je bedrijf, dat je dan ook de manier van werken zo moet inrichten dat het de manier van werken ondersteund. Opgemerkt werd ook dat de jongere generatie organisaties kiest op basis van kernwaarden of een sterk merk dat bij hen eigen karakter of kernwaarden past.

Aan het einde van het uur verschoof de discussie zich naar; “in welke mate moet je sturing geven om mensen te verleiden tot het nieuwe werken?” Opgemerkt werd dat sommige mensen een zetje in de rug nodig hebben (sturing) om over de drempel heen te komen. Vaak kijken mensen niet verder meer dan de manier waarop ze al jaren hun werk doen. Enige sturing om weer nieuwe manieren te leren wil vaak helpen. Anderszijds werd opgemerkt dat het introduceren van het nieuwe werken vaak gemakkelijker gaat wanneer mensen verleid worden.

Auteur:    Nanda Verbeek, collega PROVENPARTNERS

Het nieuwe werken stimuleert het gedrag om “any time, any place and any where”  te werken. De combinatie van virtueel en fysiek samenwerken zal een andere verhouding gaan krijgen. In de praktijk betekent dit wellicht meer thuiswerken en daarmee minder op kantoor of op  andere locaties van het bedrijf. Het is dan niet meer vanzelfsprekend dat de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk geheel bekend is. Een trefdag kan hier ondersteunend aan zijn.

Een trefdag versterkt het netwerk tussen de deelnemers en vergroot hun inzicht in de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk. De dag zelf is eigenlijk een kruising tussen een spel en een conferentie, en is zeer interactief. De deelnemers leveren zelf een actieve bijdrage aan de inhoud.

De trefdag is een manier om in korte tijd de persoonlijke netwerken van de deelnemers te vergroten. De tijd die voor het spel uitgetrokken moet worden kan variëren van 2 uren, een dagdeel, tot de gehele dag. Het spel kan gespeeld worden vanaf 15-20 deelnemers. Een maximum is er eigenlijk niet. De grootste groep waarvoor PROVENWORKSPACE de dag georganiseerd heeft is 300 deelnemers. Aan de trefdag kunnen tevens andere activiteiten gekoppeld worden, zoals workshops, parallelsessies, een Lagerhuisdebat en plenaire bijeenkomsten.

De vorm van de trefdag is een bijeenkomst waarop de deelnemers zoveel mogelijk netwerken en 1-op-1-gesprekken met elkaar voeren over hun persoonlijke kennisvraag en kennisaanbod. Na afloop van de dag zullen deelnemers elkaar beter weten te vinden en elkaar sneller benaderen voor elkaars kennis en expertise.

Elke deelnemer heeft vooraf bij de uitnodiging een ‘kenniskaart’ ontvangen en dit ingevuld met zijn of haar gegevens. Op deze kaart staan bereikbaarheidsgegevens en onderwerpen/thema’s. Onderwerpen waar hij of zij veel van weet, waar je hem of haar dus altijd over kunt bellen, en onderwerpen die de deelnemer zelf interesseren en waar hij of zij dus graag meer over wil weten.

Het spel start door alle kaarten op een groot ontmoetingsbord te prikken. Rond het bord kunnen deelnemers gesprekspartners opzoeken. De gegevens uit de interviews worden vastgelegd door een registratiebalie. Alle kaarten kunnen na afloop bijvoorbeeld verwerkt worden in een digitale ‘wie-weet-wat’ gids.

De trefdag wordt verder vormgegeven door het gebruik van de ‘Vogelmetaforen’. Deelnemers krijgen op deze manier op een speelse wijze inzicht in hun eigen stijl van netwerken. Een deelnemer die vooral veel kennis haalt wordt bijvoorbeeld vergeleken met een zwaluw, en een deelnemer die vooral veel aanbiedt wordt vergeleken met een pauw. De uiteindelijke winnaar van het spel is de zwaan: de deelnemer die veel kennis heeft gehaald en gebracht. In het boekje over de Vogelmetaforen dat wij gebruiken is een omschrijving opgenomen van de kennis(net)werk karakteristieken van 25 vogels.

Contactpersoon : Dries Krens

Wij Nederlanders regelen graag alles. Wij willen zoveel mogelijk “veilig en zeker stellen” en discussie vooraf EN achteraf voorkomen. Het is ook niet verwonderlijk dat wij de hoogste verzekeringsdichtheid per hoofd van de bevolking in de wereld hebben. Aan verrassingen hebben wij over het algemeen een broertje dood.

Wat heeft dat met werkplekken te maken?

Die zekerheidszoekende houding zal de meeste organisaties opbreken bij het (her) inrichten van werkplekken in de organisatie. Onder een werkplek verstaat de ARBO een plek waar iemand langer dan 2 uur per dag werkt. Of de plek buiten of binnen is, of in een kantoor of in een fabriekshal, doet niet ter zake. Het onderwerp van gesprek, de werkplek zelf, zal altijd emoties oproepen.

Veel bedrijven / organisaties zullen gemiddeld eens per 10 jaar de status van hun huisvesting analyseren en (laten) herinrichten. In de meeste gevallen ligt de oorzaak in het feit dat de organisatie constateert dat de (logistieke) interactie tussen medewerkers van verschillende bedrijfsonderdelen zelf is veranderd. Soms leidt dat tot complete organisatiewijzigingen en soms leidt dat enkel tot een nieuwe indeling van elke unit binnen het pand waar de organisatie in gehuisvest is. Bij een dergelijk onderzoek naar de meest ideale herindeling van de beschikbare werkplekken in de huidige of nieuwe huisvesting komt activiteitgerelateerd werken, of ook wel het andere / nieuwe werken genoemd, altijd aan bod! En dan komen de meest verrassende emoties bij medewerkers naar boven.

Waarom leegstand toestaan?

Rationeel gezien is elke organisatie toch wel gek om de helft van de werkplekken leeg te laten staan! Elk onderzoek over de bezetting van de werkplekken en de activiteiten die men dan uitvoert (Multi Moment Opname of Bezettingsgraad Onderzoek) komt namelijk tot de conclusie dat een bezetting van gemiddeld 50% geldt. De rest van de tijd staat de werkplek leeg. Die bezetting is dan veelal gemeten tussen 9:00 en 17:00 uur.
Met alle nieuwe maatregelen om files terug te dringen (denk hierbij aan het verrichten van arbeid tussen 6:00 en 22:00 uur) in combinatie met de sterk toegenomen mogelijkheden om overal te werken, bijvoorbeeld thuis en onderweg, zal de bezetting per werkplek in kantoren eerder afnemen dan toenemen.

Iedereen kan uitrekenen dat het huren van minder vierkante meters huren de organisatie uiteraard een deel van de kosten kan besparen. Waarom is het voor (budgettaire) beslissers dan zo moeilijk om de “eigen” werkplek van de medewerkers op te geven? En vooral waarom willen medewerkers de “eigen” werkplek zo ontzettend graag houden? Als zij beiden het (financiële) belang van activiteitgerelateerd werken inzien, kunnen zij toch niets anders concluderen dan dat beiden voordeel hebben van het loslaten van de “eigen” werkplek.

Het heeft alles te maken met onze hekel aan veranderingen en verrassingen. Veel mensen willen gewoon weten waar zij aan toe zijn. Een onzeker gevoel over de zitplaats op het eigen kantoor, binnen het eigen organisatie onderdeel, levert bij een aantal mensen stress op.

Het is een kwestie van kiezen

Daarbovenop komt nog de wijziging van ons sociale stelsel. Het ontstaan van nieuwe sociale risico’s, andere ideeën over het omgaan met risico’s en de toenemende spanning tussen solidariteit en individuele vrijheid hebben tot de conclusie geleid dat het sociale zekerheidsstelsel van voor 2000 niet langer in staat was om burgers op alle gewenste onderdelen een zeker bestaan te bieden. Het cafetariamodel was geboren! Mensen moeten zelf keuzes gaan maken over hun eigen levensloop. Keuzes maken over de hoeveelheid uren die je wilt werken, sabbatical nemen, zorgverlof nemen, een studie starten, in loondienst blijven, etc. etc.. Fantastisch voor elk individu op zich. Verschrikkelijk voor de individuele personen die zekerheid en veiligheid zoeken. Elke keuze kan een onjuiste keuze blijken.

Dus gaan de hakken in het zand tegen de laatste verandering: het verlies van de “eigen” werkplek. Het laatste bolwerk van zekerheid.

Zijn wij echter wel zo blij met een half leeg kantoor? Op kantoor komen = elkaar ontmoeten en ideeën (informatie) uitwisselen. Dat doe ik persoonlijk liever in een omgeving die daarvoor bestemd is. Werken met collega’s in een ruimte waar dit eenvoudig te realiseren is, prefereer ik boven een eigen kamer waar ik alleen zal zitten gedurende een groot deel van de dag. Het ervaren van de nieuwe manier van werken leidt tot hogere tevredenheid en veel bedrijven, die ertoe zijn overgegaan, komen tot de ontdekking dat hun eigen medewerkers niet meer terug willen naar de oude situatie.

Werkgevers EN werknemers zouden daarom de mogelijkheden en kansen van het activiteitgerelateerd werken moeten onderzoeken. De Provengroep kan u hiermee helpen. Wij zijn experts op het gebied van werkomgeving en processen die ervoor zorgen dat het bij u passend concept gebruikt wordt.

Wij starten niet met de traditionele vertaling in vierkante meters per werkplek per FTE. Onze 5-stapsmethode garandeert u dat uw organisatie een werkomgeving krijgt die bij uw organisatie past en dat medewerkers de activiteitgerelateerde werkplekken gebruiken waartoe zij bestemd zijn. Kortom: wij zorgen ervoor dat het nieuwe werken is “geland” in uw organisatie.

bron foto:  babasteve

Auteur: Susan van Dijen, voormalig medewerker van Proven