Training Getting things done in a team
Hoe kunnen we in ons team omgaan met al die informatie, taken, mailtjes, actiepunten, follow ups en verstoringen? Deze training combineert GTD met groepsefficiency door het team centraal te stellen. Je leert handig omgaan met beschikbare tools om samen het werk sneller te doen.
Doelgroep
Deze cursus richt zich primair op medewerkers die met veel informatie en diverse mensen (binnen en buiten de eigen organisatie) werken en richt zich specifiek op een team of afdeling in een organisatie.
Duur en opbouw
De incompany training duurt een dag en is als volgt opgebouwd:
Deel I: Persoonlijke efficiency (GTD & Outlook)
Over de 5 basisprincipes: houding, structuur, routines, ondersteuning en onderhoud.
Deel II: Slim samenwerken
Over unieke mensen en werkafspraken. Leer elkaar beter kennen en structureer de gezamenlijke werkprocessen.
Investering
€ 1.200,- exclusief BTW per training (incompany, maximaal 12 personen).
Over de docent
Nanda Verbeek is afgestudeerd als veranderkundige (Bedrijfskunde/Management van Verandering) en heeft tevens een achtergrond in informatie-marketing en management. In haar werk helpt zij mensen effectiever en met meer plezier te werken.
Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Nanda Verbeek.
Gebouwschouw
Bent u benieuwd wat de (on) mogelijkheden zijn van uw pand? Wilt u snel weten of een wijziging in de flexfactor in uw organisatie wel mogelijk is installatietechnisch gezien?
Bij de gebouwschouw worden de (on-) mogelijkheden van het beoogde pand in kaart gebracht. In 1 dag wordt het pand geanalyseerd waarna er een korte rapportage wordt opgeleverd waarmee u verder actie kunt ondernemen. Bij de gebouwschouw wordt vooral gekeken naar de indeelbaarheid van het pand. Zo kan bijvoorbeeld boven tafel komen dat een klimaatinstallatie grondig moet worden aangepast om de gewenste indeling te realiseren. Daarnaast kunnen brandscheidingen en de constructie beperkingen opleggen aan de indeelbaarheid van het pand.
De gebouwschouw kijkt echter ook naar kansen die een gebouw biedt, de architectonische waarde, faciliteiten en mate van afwerking van een pand . Bij deze meer representatieve aspecten hoort ook de bereikbaarheid van de locatie en voorzieningen in de directe omgeving.
Voor meer informatie neemt contact op met Mark Sleijser of mail naar info@provenworkspace.nl.
Basistraining social media
In de basistraining social media leer je hoe je kunt omgaan met alle informatie en meningen die ertoe doen en hoe je social media kunt inzetten op zakelijk vlak. Bouw aan je eigen informatiestrategie en maak optimaal gebruik van je netwerk om meer werk in minder tijd en op leukere manier gedaan te krijgen.
Doelgroep
Deze cursus richt zich primair op medewerkers die er wel van hebben gehoord, maar er nog niets mee doen. Je wilt productiever samenwerken met partners, collega’s en andere mensen uit je netwerk. Per cursus kunnen maximaal 10 mensen meedoen om zo de persoonlijke begeleiding te garanderen.
Resultaat / doelen
In deze cursus leer je:
- sociale media te koppelen aan je dagelijkse werkzaamheden » van nice to have naar need to have;
- beter omgaan met grote(re) hoeveelheden informatie » filters in stelling;
- vaardigheden om met (vrij) beschikbare tools om te gaan » digitaliteit;
- tijdig signaleren van zaken die jouw werkveld raken » signaal op afroep;
- beter benutten van je (onaangeboorde) netwerk » netwerk in kaart.
Na afloop ben je in staat slimmer en productiever (samen) te werken met behulp van de sociale media. Ongeacht welke applicaties je gebruikt.
Duur en opbouw
Onze trainingen en workshops zijn opgezet aan de hand van de Social Technographics Ladder van het Amerikaans onderzoeksinstituut Forrester. In het model wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende type gebruik van social media. Het model biedt niet alleen handvatten om de leercurve in perspectief te plaatsen, maar ook de enorme hoeveelheid tools te classificeren. In de workshops bestijgen we stapsgewijs de ladder door samen met de cursisten veel in de praktijk te doen.
De basistraining duurt een dag en kent de volgende opbouw:
Ochtend:
- introductie social media;
- de kracht van profielen; de eerste drie social media komen aan de orde: LinkedIn, Google en YouTube;
- de kracht van informatie; we gaan foto’s verzamelen (Flickr), video’s uploaden (YouTube), presentaties online zetten (Slideshare) en online bookmarken (Diigo);
- de veelheid aan informatie; we gaan een dashboard inrichten gebaseerd op persoonlijke voorkeuren.
Middag:
- de kracht van profilering; we gaan het Linkedin Profiel optimaliseren;
- de kracht van relaties; we gaan relaties in kaart brengen;
- de kracht van converseren; Twitter, Yammer, LinkedIn updates; hier komen ze aan bod. Wat is de mores, wat is effectief gedrag?;
- de kracht van social media; de afsluiter. Je bent begonnen, en nu? Blik op de toekomst van social media.
Investering
€ 495,- exclusief BTW per cursist. Dit is inclusief locatie- en verzorgingskosten.
Voor in-company trainingen zijn specifieke invullingen bespreekbaar.
Over de docent
Tom Verhoeve is afgestudeerd op de specialisatie interactieve planvorming/beleidsvorming. In zijn werk helpt hij met name ambtenaren effectiever te werken, gegeven de snelle (maatschappelijke) veranderingen om ons heen. Dat hij daarbij optimaal gebruik maakt van digitale hulpmiddelen staat buiten kijf.
Contact?
Neem voor meer informatie, voor een open inschrijving (individueel) of in-company (hele groep uit 1 organisatie) contact op met info@provenworkspace.nl of Tom Verhoeve. Onderstaand een greep uit de referenties:
Masterclass ‘verbindend leiding geven’
Het nieuwe werken’ vraagt veel van managers. Hebben de managers in jouw organisatie moeite om op output te sturen? Hoe zorgen ze ervoor dat medewerkers verantwoording nemen? Hoe stimuleren zij het verandervermogen van hun organisatie? In de masterclass ‘verbindend leiding geven’ komen deze vraagstukken aan bod.
Sturing en Ruimte is een nieuw managementconcept gebaseerd op de filosofie van de paradox, waarbij wordt gepleit voor maximaal sturen én maximaal ruimte geven. Dit wordt gekoppeld aan organiseren, waarmee 12 waarheden ontstaan zoals chaotische orde en unieke saamhorigheid. Het daagt iedereen uit om hun denkwijze te verbreden en te verdiepen en om effectiever na te denken over het eigen handelen. Meer informatie is over het managementconcept Sturing en Ruimte is hier te vinden.
Duur en opbouw
In de masterclass ‘verbindend leiding geven’ gaan we samen kijken hoe we het gedachtegoed kunnen koppelen aan Het Nieuwe Werken en bijbehorende thema’s als sturen op output, verantwoording nemen door medewerkers en versterken verandervermogen.
De masterclass bestaat uit 1 dagdeel en zal worden begeleid door Leo van de Vorst. Voor het maximale resultaat is het wenselijk als een tot twee weken van te voren een korte presentatie kan worden gegeven van het gedachtegoed en voor iedere deelnemer een boek beschikbaar is. Dan kan in de masterclass snel op de inhoud worden ingegaan.
We doorlopen in de masterclass het PAR model, met:
- Positie – durf te meten
- Ambitie – durf te dromen
- Reis – durf te doen.
Investering
De kosten voor deze incompany masterclass, inclusief extra presentatie, boeken voor de deelnemers en een korte verslaglegging bedragen 1.500 euro exclusief BTW bij een maximum van 15 deelnemers.
Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Leo van de Vorst.
Producten- en dienstencatalogus (PDC)
De producten- en dienstencatalogus biedt een volledig overzicht van de producten en diensten die aanwezig zijn in uw organisatie. Hierbij komen niet alleen facilitaire producten aan bod, maar ook die van HRM en ICT.
De producten- en dienstencatalogus is maatwerk en kan in diverse vormen worden opgeleverd. Voorbeelden zijn het opleveren in de vorm van een tastbaar of digitaal boekje, of het daadwerkelijk inrichten van de producten- en dienstencatalogus in een systeem zoals topdesk. De catalogus kan verhelderend werken om indiensttredende medewerkers kennis te laten maken met de diverse faciliteiten, maar biedt ook transparantie in de te leveren diensten en de processen die hierachter hangen. Tevens kan product-en dienstencatalogus gecombineerd worden met werkplekwijzer.
Voor meer informatie over de werkplekwijzer neemt contact op met Dries Krens.
Werkomgevingsscan
De meest complete scan om zicht te krijgen op de huidige (fysieke) werkomgeving en onderdeel van onze standaard Proven aanpak. De workspace scan is een online vragenlijst waarmee de meningen van de medewerkers snel geïnventariseerd kunnen worden. De scan brengt verbeterpunten van de huidige werkomgeving aan het licht en kan zodoende dus ook worden ingezet om aan het eind van het traject de nieuwe werkomgeving te evalueren.
De vragenlijst bestaat uit gesloten vragen en stellingen. Een extra optie is om een aantal open vragen in de vragenlijst op te nemen waarvan de antwoorden ‘handmatig’ geanalyseerd worden. De werkomgevingsscan bestaat o.a. uit vragen over het nieuwe werken, werkstijlen, interacties, duurzaamheid, organisatie variabelen en gebruikerservaringen.
4 opties
1 meten: Alles zelf doen € 900,-
De werkomgevingsscan wordt online gezet en u ontvang inlogcodes om de scan in te vullen. U kunt zelf de gewenste afdelingen en functies aangeven. Als de gewenste invul – periode is verstreken ontvangt u een excelsheet waar de antwoorden per vraag staan vermeld. Tevens zijn hierin onze benchmarkgegevens opgenomen.
2 weten: Met een analyserapport en adviesgesprek € 2500,-
Behalve de terugkoppeling van optie 1 ontvangt u een visuele weergave in de vorm van enkele grafieken van opvallende resultaten. Zo wordt snel inzichtelijk waar de grootste afwijking is ten opzichte van onze benchmark en waar verbeterpunten liggen. De gegevens worden verder door ons geanalyseerd en relevante afwijken tussen groepen op basis van geslacht, leeftijd en afdeling worden inzichtelijk gemaakt. Deze resultaten worden tijdens een adviesgesprek met u doorgenomen.
3 doen: Plan van aanpak voor verbeterpunten € 7.000 tot € 15.000
Behalve de terugkoppeling van optie 1 en 2 ontvangt u ook een concreet plan van aanpak over hoe uw werkomgeving kan worden aangepast. De kosten zijn afhankelijk van de diepgang van het plan.
4 Gedaan: uitvoeren pva p.m.
Zoals aangegeven is de werkomgevingsscan onderdeel van onze standaard Proven Aanpak. De werkomgevingsscan resultaten worden gebruikt voor de ontwikkeling van een werkomgevingsconcept en worden verwerkt in het definitie rapport werkomgeving.
Neem voor meer informatie contact op met Dries Krens.
Het Nieuwe Werken-Game
Het HNW-game is een door PROVENWORKSPACE ontwikkeld rollenspel waarbij de cursisten getraind worden in het verankeren van de theorie van Het Nieuwe Werken en het trainen van vaak voorkomende projectrollen en valkuilen. U kunt dit op een locatie naar keuze spelen. Het spel, dat een dag in beslag zal nemen, wordt door twee ervaren spelleiders begeleid.
Het doel van de training is het toepassen en toetsen van de theorie Het Nieuwe Werken in de praktijk. Nadat het spel is gespeeld, hebben de deelnemers zowel kennis van de theorie als van de praktijk. De deelnemers zullen door middel van een rollenspel een HNW proces gaan uitvoeren. De deelnemers krijgen vooraf een rol toegewezen welke passend is bij zijn/haar functie.
Tijdens het spelen van het HNW-game worden (op de organisatie afgestemde) interventies gepleegd. Na het spelen volgt na een aantal dagen de evaluatie. In deze bijeenkomst worden de leerervaringen van de deelnemers geëvalueerd.
Neem voor meer informatie contact op met Leo van de Vorst.
Ontwikkeling werkomgevingsconcept
Het ontwikkelen van werkomgevingsconcepten is onze core-business.
We gaan na hoe de werkactiviteiten, de fysieke omgeving en de ondersteuning door producten en diensten het beste op de organisatie doelen kunnen worden afgestemd. Om dit te doen maken we onder andere gebruik van de Proven Aanpak.
Bij verschillende projecten hebben we op basis van de resultaten van de interviews, workspace scan, activiteiten meting en workshop de ideale werkomgeving beschreven. Bij de conceptontwikkeling leveren medewerkers input zodat ze betrokken zijn bij het uiteindelijke resultaat. Nadat de werkomgeving is goedgekeurd kunnen we aan de slag om het te realiseren.
Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens
Werkplekwijzer
De werkplekwijzer biedt een volledige uitleg van het werkomgevingsconcept in woord en beeld en geeft aan waar in het gebouw je welke werkzaamheden het beste kunt uitvoeren. Dit wordt gedaan door te werken met inspirerende afbeeldingen en steeds terugkerende pictogrammen van de diverse werkplekken (aanlandwerkplek, overlegplekken et cetera).
De werkplekwijzer is maatwerk en kan zowel als boekje worden opgeleverd als op een interactieve manier. Ook is het mogelijk om de werkplekwijzer te combineren met de product-en dienstencatalogus. De werkplekwijzer kan verhelderend werken voor medewerkers in een nieuwe werkomgeving of om indiensttredende medewerkers kennis te laten maken met de manier van werken en mogelijkheden van de werkomgeving.
Voor meer informatie over de werkplekwijzer neemt contact op met Dries Krens.
BREAAM-NL certificering
Sinds 25 januari 2010 mag PROVENWORKSPACE zich officieel een gecertificeerde BREAAM-
NL expert noemen. Dat betekent, dat we organisaties mogen begeleiden bij het verkrijgen van een BREEAM-NL certificaat.
BREEAM-NL is een beoordelingsmethode om de duurzaamheid van gebouwen
te bepalen en is specifiek bedoeld voor certificatie van nieuwbouw en grote renovatieprojecten. Als BREEAM-NL expert kunnen wij u helpen om de potentie van uw gebouw te onderzoeken en u begleiden bij het doorvoeren van aanpassingen waardoor uw gebouw de maximale, of zo u wilt optimale BREEAM-NL score kan behalen.
Wij verzorgen het totale traject, vanaf de eerste orientatie tot aan de indiening van de aanvraag voor certificering. U kunt ons natuurlijk ook vragen voor een afzonderlijk onderdeel, of in combinatie met onze advisering op het gebied van “Het Nieuwe Werken”
Meer weten over BREEAM-NL en wat het voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact op met één van onze BREEAM-experts Dries Krens of Mark Sleijser.
Duurzaamheidsscan
Wilt u weten hoe uw werkomgeving scoort op duurzaamheid? Vul dan onze duurzaamheidsscan in.
Concrete duurzame verbeterpunten
In deze duurzaamheidsscan worden de eigenschappen van het gebouw en de gebouwinrichting, de activiteiten van de organisatie en de ondersteunende producten en diensten op een vijfpuntsschaal gemeten en in hun onderlinge samenhang beoordeeld. Op grond hiervan worden verbeterpunten aangegeven, waarmee u direct resultaat kan boeken. Door de onderlinge samenhang centraal te stellen wordt suboptimalisatie voorkomen.
De scan geeft vooral aan waar de eerste quick-wins te halen zijn. Hoe kunt u de voor uw organisatie meest gunstige eerste maatregelen treffen? Heeft het bijvoorbeeld zin om de isolatie van uw gebouw aan te pakken, of is het interessanter om eerst kritisch te kijken naar uw mobiliteitspatronen?
Meer weten over onze duurzaamheidsscan, neem dan contact op met Mark Sleijser.
Branding the office
In de werkomgeving wordt gewerkt voor uw klanten. Klanten worden er wellicht ontvangen en medewerkers inspireren er elkaar. De werkomgeving is daarom bij uitstek geschikt voor branding.
Wij kunnen u helpen om uw werkomgeving optimaal in lijn te brengen met de doelen en missie van uw organisatie. Wij kijken daarbij niet alleen naar sfeer, uitstraling en beleving van de fysieke omgeving, maar ook naar de wijze waarop uw mensen zich in die werkomgeving gedragen.
Die werkomgeving beperkt zich in onze visie niet tot de kantooruimte alleen, maar omvat het totaal van alle plekken waar door de organisatie gewerkt wordt, inclusief virtuele werkomgevingen, zoals portals en social software omgevingen.
Wilt u meer weten over onze activiviteiten op het gebied van branding, neem dan contact op met Dries Krens
Het Nieuwe Werken Kompas
Open, flexibele en inspirerende organisaties creëren. Daar gaat het om bij Het Nieuwe Werken. Maar hoe doe je dat?
Het Nieuwe Werken is een verschuiving naar een andere en meer flexibele manier van werken. Organisaties staan daarom voor de uitdaging om een werkomgeving te creëren die medewerkers zo optimaal mogelijk ondersteunt bij de activiteiten die ze verrichten. Het gaat daarbij om het samenspel tussen 4 factoren: mens, organisatie, de fysieke en virtuele werkomgeving en raakt daarmee de gehele organisatie: medewerkers, managers, ICT, Facilitair Management en HRM.
Wij helpen organisaties goede keuzes te maken bij dit samenspel. Samen met onze collega’s van PROVENPARTNERS creëren wij unieke werkomgevingen die zowel fysiek als virtueel bij de organisatie passen.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Eén van onze diensten is Het Nieuwe Werken Kompas. Dit instrument geeft een indicatie op welke gebieden er in uw organisatie winst te boeken is. Ook is het mogelijk om te benchmarken met andere organisaties. Nieuwsgierig geworden? Vul dan ons kompas in en ontdek waar er in uw organisatie winst te boeken is op het gebied van Het Nieuwe Werken.
Voor meer informatie, neem contact op met Dries Krens of Leo van de Vorst
Werkstijlonderzoek
Met een werkstijlanalyse komt u te weten, waar zich in uw organisatie de “werkplekbewoners” bevinden en wie “reizigerss” zijn. Het typeren van de werkstijlen geeft u antwoord op de vraag, voor welke functies en bedrijfsonderdelen het gebruik van wisselwerkplekken zinvol is en voor welk type functies een vaste werkplek beter functioneert.
Een werkstijlonderzoek bestaat uit een enquête onder (een groot deel van) de medewerkers en interviews met vertegenwoordigers van verschillende functietypes. De resultaten worden vastgelegd in een rapport, waarin de organisatie wordt beschreven aan de hand van individuele werkstijlen en groepswerkstijlen. Elke stijl wordt geïllustreerd met een beeldende typering. Hierdoor wordt de werkstijl herkenbaar en onderwerp van gesprek onder de medewerkers.
Het werkstijlonderzoek is een door ons ontwikkeld instrument dat de basis vormt van aantal projecten waar wij bij betrokken zijn of zijn geweest. Het werkstijlonderzoek wordt voor elke opdracht zo uitgevoerd dat het naadloos aansluit bij de doelstellingen van het specifieke project. Dat betekent dat wij niet werken met een standaard vragenlijst, maar maatwerk leveren op basis van een aantal door ons ontwikkelde ingrediënten. Het werkstijlonderzoek kan ook onderdeel zijn van de Workspace-scan.
Meer weten? Neem dan contact op met Mark Sleijser.
Activiteitenmeting
Met een activiteitenmeting komt u te weten, in welke delen van uw organisatie het zinvol is om de vaste werkplek los te laten. Een activiteitenmeting bestaat uit tijdregistratie en observatie. We kunnen uiteraard ook gebruik maken van informatie die reeds in uw organisatie is opgebouwd.
De activiteiten die worden gemeten zijn: beeldschermwerk, telefoneren, overleggen en papierwerk. Daarnaast wordt de ‘interne mobiliteit’ en ‘geen gebruik’ van de werkplek gemeten. Bij ‘interne mobiliteit’ is duidelijk aanwijsbaar dat de medewerker ergens in het gebouw is, maar niet op de werkplek. In dat geval is bijvoorbeeld de computer aan, liggen stukken op tafel, is het licht aan en hangt bijvoorbeeld de jas in de kamer. Bij ‘geen gebruik’ is duidelijk dat de werknemer er niet is.
De resultaten van de activiteitenmeting worden vastgelegd in een rapport met een managementsamenvatting aan de hand van heldere grafieken. Het kan tevens onderdeel zijn van het ontwikkelen van het werkomgevingsconcept.
Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens.
Ruimtebehoefte bepaling
Op basis van de werkactiviteiten kan PROVENWORKSPACE een ruimtebehoefteberekening maken voor verschillende kantoorconcepten.
Met deze berekening krijgt u inzicht in het benodigde vloeroppervlak voor verschillende mogelijke oplossingen. Dit kan u helpen bij beslissingen over verhuizing, nieuwbouw en kan onderdeel vormen voor een complete kosten/baten analyse.
Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens.
3D-Visualisatie
Heeft de organisatie moeite om een beeld te vormen bij het uiteindelijke fysieke resultaat van het herhuisvestingsproject? Dan kan het maken van een 3D visualisatie helpen om de aankomende veranderingen concreet te maken. Met onze 3D visualisaties van kantoorconcepten kunt u de beeldvorming bij de gebruikers in een vroeg stadium op gang brengen met fotorealistische weergaven van verschillende kantoorconcepten in uw pand.
Wat zijn de verschillende mogelijkheden?
In onderstaand filmpje zijn de diverse opties aangegeven. Zo kan er een overview worden gemaakt van een verdieping, een schetsontwerp, een gebouw visualisatie, een foto realisatisch ontwerp van een verdieping of een complete walk through.
Optie 1: één verdieping van uw pand wordt in 3D weergegeven in grijstinten of kleur. Uw wensen t.a.v. het kantooconcept worden conceptmatig weergegeven. Vervolgens zal een filmpje worden opgeleverd met een overview van deze verdieping.
Optie 2: Op basis van uw wensen worden één of meerdere verdiepingen in 3D weergegeven op foto realistische wijze in kleur. Vervolgens zal een filmpje worden opgeleverd met een walk through door de verdieping of een overview.
Randvoorwaarden / uitgangspunten
- het beschikbaar stellen van actuele tekeningen met kloppende maatvoering. Indien niet aanwezig kan de 3D-visualisatie tegen meerprijs ook zonder worden gemaakt.
- Foto’s en/of film van de huidige situatie.
Investering
Optie 1: € 2497,-
Optie 2: Prijs op aanvraag en afhankelijk van de afmetingen van de ruimte en uw wensen.
Contact?
Neem voor meer informatie contact op met info@provenworkspace.nl of Dries Krens.
Community of Practice
Vernieuwing in Werk
Beeldvorming van Het Nieuwe Werken bepalen en een integrale blik op deze stroming geven. Twee van de doelen die de community Vernieuwing in Werk heeft gesteld.
PROVENWORKSPACE, in persoon van Tom Verhoeve, is één van de initiatiefnemers van deze community.
De basis van de community wordt gevormd door een stel ‘vakidioten’ met een gedeelde interesse voor ‘Het Nieuwe Werken’. De meerwaarde van de Vernieuwing in Werk community is dat door middel van fysiek en virtueel contact tussen experts en belangstellenden kennis kan worden uitgewisseld vanuit verschillende invalshoeken.
De multidisciplinaire onafhankelijke groep van Vernieuwing in Werk zorgt voor een brede discussie op het vlak van het nieuwe werken. Voorbeelden van deze expertise gebieden zijn ICT, HRM, Facility Management en Strategisch Management. Virtueel is de community aanwezig op www.vernieuwinginwerk.nl. Hiernaast vindt er één keer per maand een fysieke bijeenkomst plaats.
Meer weten? Neem contact op met Tom Verhoeve.
Het Nieuwe Werken Blog
Op Het Nieuwe Werken Blog delen deskundigen uit diverse disciplines hun inzichten, ervaringen en kennis over Het Nieuwe Werken. Hierdoor is de blog een interessante online ontmoetingsplek voor iedereen die zich professioneel met dit onderwerp bezighoudt of er meer over wil weten. Het doel van de blog is om de gedachten achter Het Nieuwe Werken voor een breed publiek toegankelijk te maken. Hiermee willen we de maatschappij aansporen om de manieren waarop werken nu is ingericht te veranderen.
De columnisten van deze site zijn allen toonaangevend op het gebied van Het Nieuwe Werken. Door de grote verscheidenheid in achtergronden van de columnisten blijft geen enkel aspect van Het Nieuwe Werken onderbelicht. Dries Krens en Michel Mooij van PROVENWORKSPACE zijn beiden uitgenodigd om columnist te worden van Het Nieuwe Werken Blog. Klik hier om naar de website van Het Nieuwe Werken Blog te gaan en hun bijdragen te lezen.
Meer weten? Neem contact op met Dries Krens of Michel Mooij
Partner voor uw werkomgeving
Wilt u volledig ontzorgt worden en weten of uw werkomgeving nog wel aansluit bij de laatste of komende veranderingen binnen of buiten uw organisatie ? Wat de huidige risico’s zijn die u loopt ? Wat Het Nieuwe Werken voor u kan betekenen of op welke wijze duurzaamheid in uw werkomgeving kan worden toegepast? Dan hebben wij voor u een unieke dienst ontwikkeld waarin wij die zorgen voor u uit handen nemen. U kunt alles uitbesteden of een gedeelte.
Middels een eenmalige intake stellen wij vast wat de huidige werkomgeving is en hoe de gewenste werkomgeving eruit moet komen te zien. Daarna zullen wij, afhankelijk van de dienst die u af wilt nemen, via een aantal monitorings instrumenten uw werkomgeving regelmatig nauwlettend in de gaten houden op een aantal vaste aspecten en daar waar nodig op tijd bij sturen zodat de werkomgeving altijd in lijn blijft met de organisatiedoelen en de wensen van de organisatie.
Varianten waarbij het accent bijvoorbeeld ligt op duurzaamheid, m2-rendement of mobiliteit zijn natuurlijk ook mogelijk.
Bent u geïnteresseerd of wilt u meer weten over deze of andere vormen van dienstverlening neemt u dan contact op met Dries Krens.
Werkomgeving kennisspel
Het spelen van het werkomgeving kennisspel levert een praktisch startpunt op voor deelnemers, om aan de slag te gaan met kennis (verzamelen, delen en verspreiden) in een fysieke en/of virtuele werkomgeving.
Door het spelen van het werkomgeving kennisspel wordt men zich bewust van de kracht van kennisdelen voor zowel de organisatie als voor het individu in een fysieke en/of virtuele werkomgeving.
Het werkomgeving kennisspel is geschikt voor verschillende doeleinden, en kan worden ingezet als:
- Algemene kennismaking voor medewerkers met kennismanagement in een fysieke en virtuele werkomgeving;
- Als kick-off en communicatiemiddel;
- Het verkrijgen van draagvlak voor nieuwe werkomgeving.
Het werkomgeving kennisspel kan tevens op maat worden gemaakt.
Voor meer informatie kunt u contact op nemen met Leo van de Vorst.
Werkomgeving kennis en competenties
Doordat medewerkers en organisaties steeds flexibeler worden, verandert ook de manier waarop naar activiteiten wordt gekeken. Medewerkers die niet meer gebonden zijn aan één locatie zullen hun werk bijvoorbeeld anders moeten organiseren. In sommige organisaties lopen al veel medewerkers rond die op een flexibele manier willen en kunnen werken. Het kan echter ook voorkomen dat de organisatiestructuur geen aansluiting vindt bij een vernieuwde werkomgeving. Flexibele organisaties zijn in staat om sneller op veranderingen in hun omgeving in te spelen. Overleg vindt niet meer alleen bij het wekelijks overleg plaats maar de organisatie is continu in beweging. Doordat medewerkers elkaar sneller kunnen vinden, is de organisatie in staat sneller op veranderingen in de omgeving in te spelen. Op basis van onze ervaringen met deze veranderingen hebben we drie basisclusters opgesteld met daarin een aantal competenties waarover een flexibele medewerker idealiter beschikt om goed te functioneren in een activiteit gerelateerde werkomgeving.
De ontwikkeling van kennis en competenties in relatie tot de veranderde werkomgeving maar ook in bredere zin wordt een steeds belangrijker thema binnen organisaties. De snel veranderende omgeving zorgt ervoor dat de organisatie en medewerkers zich steeds sneller moeten aanpassen. Hoe doe je dat? In de eerste plaats wil je aan meer inzicht in de belangrijke kennis- en competentiegebieden van de organisatie en wil je hierop kunnen sturen zodat de organisatiedoelen daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.
Voor de ontwikkeling van individuele en groepscompetenties worden efficiënte en effectieve ontwikkelinterventies ingezet. Interventies op zowel individueel als collectief niveau, die verder gaan dan opleidingen alleen. Want ‘het ontwikkelen’ is onderdeel van het dagelijkse werk. Wij voorzien een organisatie in onze werkwijze van een stuurinstrument dat gebruikt kan worden om de ontwikkeling van groepen en individuen voortdurend te monitoren en hierop te sturen.
Als na de scan duidelijk is welke kennis en competenties ontwikkeld mogen worden, zowel individueel als voor een specifiek organisatie onderdeel of de hele organisatie, dan wordt er een keuze gemaakt uit de één of meerdere interventies uit het “Interventiehandboek”. In dit handboek staan clustergewijs de interventies benoemd.
Cluster 1: Praktijk
Deze interventies worden vooral toegepast bij nieuwe medewerkers of bij instroom in nieuwe functies. Belangrijk is om voldoende tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren collega.
Cluster 2: Games en simulaties
Deze interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Omdat ze patronen doorbreken, kosten ze wel vaak veel voorbereiding. Hoe beter de interventie is toegespitst op de praktijksituatie, hoe groter namelijk het leereffect.
Cluster 3: Interactieve sessies
Deze interventies worden vooral toegepast bij innovatie, vastgelopen processen en projecten en het professionaliseren van een thema. De interventies kosten weinig voorbereiding en de (interne) begeleiding ervan is minimaal. Cruciaal is de rol van de procesbegeleider. Zijn sturing bepaalt in hoge mate of de beoogde doelen en resultaten met de sessie worden gehaald. Strak sturen op het proces is hierbij onontbeerlijk, zodat de deelnemers zich volledig kunnen focussen op de inhoud, waar ze vaak zeer betrokken bij zijn en eenmaal op gang nauwelijks voor af te remmen zijn.
Cluster 4: Groepsinteractie
Deze interventies worden vooral toegepast bij het professionaliseren van een thema en continue kennisontwikkeling vanuit het netwerkdenken. De interventies lopen vaak langere tijd en het is lastig om te zorgen dat ze voldoende aandacht krijgen van de deelnemers. Een actieve moderator speelt hierin een cruciale rol.
Cluster 5: Reflectieve interactie
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen. Het zijn vaak langdurige trajecten waarbij het belangrijk is om gestructureerd tijd vrij te maken voor begeleiding bij de interventies door een ervaren procesbegeleider of coach. Open en kwetsbaar op durven stellen naar elkaar is een randvoorwaarde voor succesvol toepassen van deze interventies. Vaak wordt veel tijd geïnvesteerd om eerst een veilige en vertrouwde omgeving te creëren.
Cluster 6: Reflectie
Deze interventies worden toegepast bij nieuwe of bestaande medewerkers of groepen. De begeleiding ervan is minimaal. Het succes valt of staat met het open en kwetsbaar durven en kunnen opstellen. Als de persoon die reflectie vraagt in staat is deze op de juiste manier te ontvangen, kunnen hier met geringe inspanningen grote ontwikkelresultaten worden geboekt. De nadruk ligt hierbij op het bewust onbekwaam maken.
Cluster 7: Kennisoverdracht
Deze interventies worden vooral toegepast bij bestaande medewerkers of groepen of uitdienst tredende medewerkers. De interventies zijn vaak eenmalig van aard en de (interne) begeleiding ervan is minimaal.
Cluster 8: Bundeling van kennis
Deze interventies worden vooral collectief toegepast en als er snel behoefte is aan informatie in vergelijkbare situaties. Deze interventies zijn arbeidsintensief en slagen als er voldoende tijd wordt vrijgemaakt voor het opzetten en onderhouden van de gebundelde kennis. Daarmee is een behoorlijke schaalgrootte wenselijk bij het toepassen hiervan.
Cluster 9: Opleiding
Deze interventies zijn vaak kostbaar en worden vooral ingezet om een krachtige impuls te geven aan Kennis Vaardigheden Houding-ontwikkeling. Individuele begeleiding van een trainer, coach of docent, in meer of mindere mate, is noodzakelijk voor het succesvol laten verlopen van de interventies.
Cluster 10: Permanente ontwikkeling
De interventies uit dit cluster worden vooral toegepast in situaties waarin weinig tijd beschikbaar is voor uitgebreide trainingen of langdurige cursussen. De interventies zijn bedoeld om snel ergens de gewenste informatie vandaan te halen om het vervolgens in de praktijk te toetsen en/of toe te passen. Lastig is dat deze interventies alleen slagen als ze gedurende het jaar structureel voldoende aandacht krijgen.
Ben je geïnteresseerd of geboeid of alleen nieuwsgierig; neem contact op met Leo van de Vorst.
Proven Benchmark Engine
De Proven Benchmark Engine geeft je direct inzicht in de mening van medewerkers, en van de eigen branche.
Een organisatie levert een vragenlijst aan bij PROVENWORKSPACE of stelt in overleg met PROVENWORKSPACE een vragenlijst op. Voor sommige thema’s zijn standaard vragenlijsten van PROVENWORKSPACE beschikbaar. PROVENWORKSPACE zorgt ervoor dat de vragenlijst via het internet of via het intranet van de betreffende organisatie wordt aangeboden. De organisatie krijgt een eigen onderzoekspagina in de browser waar je zelf instellingen kunt wijzigen.
Het invullen van de vragenlijsten is zeer gebruikersvriendelijk. Het is voor iedereen te begrijpen en het invullen van de vragenlijsten duurt (afhankelijk van de lengte van uw vragenlijst) over het algemeen slechts enkele minuten.
De vragenlijsten bestaan zoveel mogelijk uit gesloten vragen zodat het analyseren van de antwoorden volledig geautomatiseerd kan gebeuren. Nadat de medewerker de vragen online beantwoord heeft, drukt hij/zij op de knop ‘Inleveren Vragenlijst’ waarna zijn/haar antwoorden direct verwerkt worden door de Proven Benchmark Engine.
De resultaten
Dankzij de Proven Benchmark Engine kan direct inzicht verkregen worden in de onderzoeksresultaten. Daarmee wordt het mogelijk om in korte tijd meningen van medewerkers te inventariseren. De onderzoeksresultaten kunnen, indien gewenst, heel eenvoudig, zonder extra inspanning, met de onderzoeksresultaten van andere organisaties vergeleken worden; Uiteraard kunnen ook vergelijkingen met andere organisatie-onderdelen binnen de organisatie gemaakt worden.
Een vragenlijst kan ook jaarlijks/periodiek ingezet worden, zodat een vergelijking in de tijd gemaakt kan worden en bepaalde trends en ontwikkelingen gesignaleerd kunnen worden. Het werken met de Proven Benchmark Engine maakt het inhuren van dure onderzoeksbureaus gedeeltelijk overbodig.
Het totale traject rond een vragenlijst gaat via de Proven Benchmark Engine veel sneller dan via een schriftelijke vragenlijst. Je hebt niet meer met de post te maken, de analyse gaat sneller (er zijn direct resultaten beschikbaar!), enquêteresultaten hoeven niet meer ingevoerd te worden, etc;
Een vragenlijst uitzetten via intranet en de Proven Benchmark Engine scheelt bovendien een hoop organisatorische rompslomp. Vragenlijsten uitzetten en ze vervolgens weer verzamelen hoeft immers niet meer. Dat betekent dat de hele logistieke kant niet meer nodig is.
Tevens wordt het veel eenvoudiger om tussentijds het overzicht te behouden hoeveel enquêtes al binnen zijn en hoeveel er nog uitstaan. Daarmee wordt ook de tussentijdse communicatie over het onderzoek richting medewerkers veel eenvoudiger.
Doordat de resultaten tussentijds altijd zichtbaar zijn, kun je ook direct aan de medewerkers uitkomsten terugkoppelen(dit is een extra optie en is niet verplicht). De betrokkenheid kan daardoor vergroot worden. Uiteraard blijft de anonimiteit van de invullers van de vragenlijst gewaarborgd.
Contactpersoon : Mark Sleijser
Stakeholder Management Werkomgeving
Je levert producten en/of diensten ten behoeve van de werkomgeving aan een vaste klantengroep en ineens merkt je dat bepaalde klanten gaan klagen of zelfs hun producten en diensten ergens anders inkopen. Hoe kan dat? Je levert toch kwaliteit? Je doet toch niets anders dan vroeger?
Steeds meer organisaties zitten op het terrein van jouw dienstverlening en de ‘concurrenten’ die je dacht te kennen, halen onverwacht uit. Hoe je dan toch blijvend te handhaven? De wensen van klanten veranderen. Niet alleen de klanten hebben invloed op de omzet, ook de medewerkers en de omgeving. Hoe kan de organisatie dan toch blijvend presteren? Alleen als je regelmatig peilt welke criteria de stakeholders hanteren, het belang dat ze aan die criteria hechten en in welke mate jouw organisatie daaraan voldoet!
- Wie zijn mijn klanten? Welke behoeften hebben zij? Welke criteria hanteren zij? Hoe scoren wij daarop? Kennis over klanten en hun wensen, alsmede de kennis over de mate waarin jij tegemoetkomt aan die wensen zijn bepalend voor de tevredenheid van de klanten. En klanten bepalen voor een groot deel het succes van elke organisatie.
- Wie zijn mijn medewerkers? Hoe denken zij over hun werk? Welke normen en waarden hanteren zij bij de ontmoeting van hun klanten? Kunnen zij vanuit de structuur die jij en de organisatie hen biedt optimaal aan de wensen van de klanten tegemoet komen? Je kunt nog zoveel goede klanten hebben, als ze niet op de goede manier bejegend worden, raakt je ze toch kwijt.
- Hoe kijkt de omgeving tegen het bedrijf aan? Hebben zij een bepaald oordeel gevestigd? Hoe praten zij over uw organisatie? Klopt dat met wat jouw organisatie wil zijn? Als de omgeving steeds negatieve verhalen rondstrooit of de verkeerde verhalen, zal dat een negatief effect hebben op het imago van het product of de dienst.
Als je een antwoord op die vragen wilt hebben om te kunnen beginnen met het verbeteren van de diensten en/of producten en de werkprocessen raden wij aan onze SMW methode te exploreren. Op basis van het inzicht uit een SMW onderzoek, analyse en Plan van Aanpak weet je over welke ervaringen, vaardigheden en attitude de werknemers moeten beschikken of moeten ontwikkelen.
De uitkomst Er zijn grofweg 4 scenario’s mogelijk.
- Hoog belang en lage waardering: Noodzaak tot doorvoeren verbeteringen
- Hoog belang en hoge waardering: Consolideren en borgen
- Laag belang en hoge waardering: Afstoten en kosten besparen
- Laag belang en lage waardering: Verbeteren of mogelijk kosten besparen
Met het resultaat van onze methode kan jouw organisatie doelgerichte en goed geprioriteerde plannen ontwikkelen om veranderingen door te voeren.
Afhankelijk van de aard van de verbeteracties wordt in de aanpak bepaald om de organisatie de gewenste beweging te laten maken. Wij helpen het project organiseren en brengen de principes van programmamanagement en projectmatig werken bij jouw organisatie in de praktijk, zodat iedereen weer waar hij/zij aan toe is en beslismomenten duidelijk zijn.
Met de Plannen van Aanpak als resultaat bij de SMW methode heb je gedegen plannen van aanpak met al hun facetten als tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie.
Als u tot hier heeft gelezen is het tijd voor actie-> Neem contact op…
Contactpersoon : Dries Krens
Het nieuwe werken trefdag
Het nieuwe werken stimuleert het gedrag om “any time, any place and any where” te werken. De combinatie van virtueel en fysiek samenwerken zal een andere verhouding gaan krijgen. In de praktijk betekent dit wellicht meer thuiswerken en daarmee minder op kantoor of op andere locaties van het bedrijf. Het is dan niet meer vanzelfsprekend dat de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk geheel bekend is. Een trefdag kan hier ondersteunend aan zijn.
Een trefdag versterkt het netwerk tussen de deelnemers en vergroot hun inzicht in de kennisvraag en het kennisaanbod binnen het netwerk. De dag zelf is eigenlijk een kruising tussen een spel en een conferentie, en is zeer interactief. De deelnemers leveren zelf een actieve bijdrage aan de inhoud.
De trefdag is een manier om in korte tijd de persoonlijke netwerken van de deelnemers te vergroten. De tijd die voor het spel uitgetrokken moet worden kan variëren van 2 uren, een dagdeel, tot de gehele dag. Het spel kan gespeeld worden vanaf 15-20 deelnemers. Een maximum is er eigenlijk niet. De grootste groep waarvoor PROVENWORKSPACE de dag georganiseerd heeft is 300 deelnemers. Aan de trefdag kunnen tevens andere activiteiten gekoppeld worden, zoals workshops, parallelsessies, een Lagerhuisdebat en plenaire bijeenkomsten.
De vorm van de trefdag is een bijeenkomst waarop de deelnemers zoveel mogelijk netwerken en 1-op-1-gesprekken met elkaar voeren over hun persoonlijke kennisvraag en kennisaanbod. Na afloop van de dag zullen deelnemers elkaar beter weten te vinden en elkaar sneller benaderen voor elkaars kennis en expertise.
Elke deelnemer heeft vooraf bij de uitnodiging een ‘kenniskaart’ ontvangen en dit ingevuld met zijn of haar gegevens. Op deze kaart staan bereikbaarheidsgegevens en onderwerpen/thema’s. Onderwerpen waar hij of zij veel van weet, waar je hem of haar dus altijd over kunt bellen, en onderwerpen die de deelnemer zelf interesseren en waar hij of zij dus graag meer over wil weten.
Het spel start door alle kaarten op een groot ontmoetingsbord te prikken. Rond het bord kunnen deelnemers gesprekspartners opzoeken. De gegevens uit de interviews worden vastgelegd door een registratiebalie. Alle kaarten kunnen na afloop bijvoorbeeld verwerkt worden in een digitale ‘wie-weet-wat’ gids.
De trefdag wordt verder vormgegeven door het gebruik van de ‘Vogelmetaforen’. Deelnemers krijgen op deze manier op een speelse wijze inzicht in hun eigen stijl van netwerken. Een deelnemer die vooral veel kennis haalt wordt bijvoorbeeld vergeleken met een zwaluw, en een deelnemer die vooral veel aanbiedt wordt vergeleken met een pauw. De uiteindelijke winnaar van het spel is de zwaan: de deelnemer die veel kennis heeft gehaald en gebracht. In het boekje over de Vogelmetaforen dat wij gebruiken is een omschrijving opgenomen van de kennis(net)werk karakteristieken van 25 vogels.
Contactpersoon : Dries Krens
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.