PW-aanpak
De PW-aanpak is een uitgebalanceerde combinatie van top-down en bottum-up benadering.
Onze aanpak richt zich op het verbinden van de missie, doelstellingen en strategie (MDS) van de organisatie als collectief en de dagelijkse praktijk en de behoeften van de medewerker als individu.
De betrokkenheid van de medewerkers die in het begin van het proces wordt gecreëerd bij de koers van de organisatie als geheel (stap1) en de vertaling naar de individuele activiteiten, belangen en wensen in (stappen 2 en 3) In Stap 4 wordt het concept vastgelegd en in stap 5 wordt het concept gerealiseerd. Dat betekent enerzijds het ontwerpen, voorbereiden en realiseren van de hardware en anderzijds het voorbereiden en realiseren van de mind-set en het nieuwe werkgedrag.
Advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankevoort
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: |
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaal projecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort. Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten.
Aanleiding / probleemstelling
De opdracht luidde : In de rol van externe adviseur komen tot een kantoor- en werkomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden binnen deze nieuwe werkomgeving in het huidige pand. Een uitbreiding of herhuisvesting behoorde eveneens tot de mogelijkheden.
Situatieschets
Van Hattum & Blankevoort is een gezond, ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort veranderd binnen een kort tijdsspanne. Waar vroeger de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase op zich nam rondom de bouw om daarna over te gaan op de bestekfase is dit nu onderdeel van het totaalproject binnen de VHB-organisatie. Deze andere manier om invulling te geven aan de werkzaamheden vraagt om grote aanpassingen van de organisatie. Om deze verandering door te voeren heeft de organisatie een drietal pijlers aangewezen:
- Meer mensen met verschillende competenties aannemen (PMW organisatie);
- Zorgen dat de ICT ondersteuning optimaal is ingericht;
- Het laten aansluiten van de huisvesting op deze verandering.
Aanpak
Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak, de PW-aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de geldende Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) waarop de Locatie- en WerkplekInrichting moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van representanten van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de directie van het bouwbedrijf aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model (Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden voor de verandering op huisvestingsgebied vastgesteld.
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een proces- en interactieanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs. Aan de w0rkshop tijdens de inventarisatieronde hebben 12 mensen meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Op basis van de interactieve sessies en onze analyses kwamen wij gezamenlijk tot een andere kijk op de huisvestingsomgeving. Proven Workspace heeft onder de titel ‘Van aannemer/betonspecialist naar totaaloplosser’ de gewenste situatie geduid en de kantoor- en werkplekconcepten opgesteld. Hierbij zijn organisatiespecifieke kenmerken als uitgangspunt genomen en de bevindingen uit het onderzoek. Vervolgens is de vertaalslag gemaakt naar concrete werkplekconcepten.
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
De werkplekconcepten geven een concretere invulling aan de ruimten waaruit elke verdieping of afdeling bestaat. Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over een eigen ruimte (expertruimten) zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken zijn flexibel ingericht, waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de ruimten. Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Resultaat voor de klant:
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Werkomgeving TNT Benelux
| Project: | Ontwikkeling van een passende werkomgeving voor de samengevoegde TNT organisatie in de Benelux |
| Opdrachtgever: | TNT Benelux |
| Periode: | ….– …. |
| Omvang: | circa … m2 BVO …. medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van ……. Projectmanager: Interieurarchitect: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
De internationale organisatie TNT, actief in de logistieke en transportsector, heeft onlangs de Nederlandse, Belgische en Luxemburgse organisatie samengevoegd tot een nieuw bedrijfsonderdeel.
Naar aanleiding van deze samenvoeging en met de ontwikkeling van ‘Green Offices’ (TNT’s doelstelling om de CO2-uitstoot drastisch te verlagen) in het vooruitzicht, is de huidige huisvesting door PROVENWORKSPACE onder de loupe genomen.
Het Green Offices-concept bood daarbij een belangrijk ijkpunt voor de ontwikkelingen rond de toekomstige werkomgeving en werkwijze. De Benelux-brede organisatiestructuur bevond zich op dat moment in een consolidatieproces waarbij gezocht werd naar kostenefficiëntie en standaardisatie. Tegelijkertijd wilde de organisatie meer betrokkenheid en samenwerking tussen haar medewerkers stimuleren. Investeren in de medewerkers werd benoemd als meest essentiële fundament onder de strategie. De werkomgeving bleek hierbij zowel economisch, sociaal als maatschappelijk een sleutelrol te vervullen waarmee een duurzame winstgevende groei kon worden gerealiseerd.
Vertaling Missie, Doelen en Strategie
| Strategie | Vertaling werkomgeving |
| We streven in ons hele bedrijf naar een excellente klantbeleving. | Klanten moeten op een goede manier worden ontvangen (ontvangstruimte, koffie/thee, leestafel, etc.). |
| We werken zo kosteneffectief mogelijk en delen best practices. | Optimaal gebruikmaken van de beschikbare m2 en ruimten om info uit te wisselen. |
| Maatschappelijk verantwoord ondernemen. | Groene gebouwen, groene inrichting, biologisch bedrijfsrestaurant. |
| We werven en behouden betrokken medewerkers. | Goede en aantrekkelijke werkomgeving, en tijdens project tijd inruimen om draagvlak te creëren. |
Uit de stappen analyse en de inventarisatie kwam naar voren dat 70% van de werkactiviteiten bij TNT post plaatsvinden in een vaste volgorde. Operations rapporteert bijvoorbeeld naar Staf Operations, welke contact heeft met het productmanagement, deze afdeling geeft informatie door aan Marketing waarna Commercie uiteindelijk contact heeft met klanten. Om kennisdeling tussen de afdelingen te bevorderen zijn de afdelingen Sales en Productie op 1 verdieping geplaatst. Ontmoetingspunten (o.a. de koffieautomaat) zorgen ervoor, dat medewerkers van verschillende afdelingen elkaar tegenkomen, waardoor kennisdeling tussen de afdelingen wordt bevorderd. Productie kan zo veel eerder inspelen op de signalen die Commercie uit de markt krijgt.
Uit een door ons uitgevoerde activiteitenmeting kwam naar voren, dat de gemiddelde werkplek gemiddeld meer dan 30% van de tijd onbenut bleef. Dit gegeven in combinatie met de doelstellingen van het CO2 -emissievrije kantoor heeft er toe geleid, dat ‘Werken waar je woont’, en meer plaatsonafhankelijk kunnen werken (any time, any place, anywhere) de uitgangspunten zijn geworden voor het nieuwe kantoorconcept.
TNT wil, dat het mogelijk wordt om op diverse locaties een werkplek te vinden en aan de slag te kunnen gaan, zowel thuis (telewerken) als op de hoofdkantoren en in de regiodepots.
Daarom zullen ook de boardomgevingen in alle vestigingen in eenzelfde stijl worden ingericht. Er komen (gedeelde) locatieonafhankelijke ‘board-landingsplekken’, zodat managers uit België en Nederland precies weten waar ze een werkplek kunnen vinden en over welke faciliteiten ze kunnen beschikken. Deze boardomgevingen zijn voorzien van video conferencing, om onnodig reizen te voorkomen.
Om ervoor te zorgen, dat de kantoorinrichting op verschillende locaties vanuit één gedachte ontworpen zijn, wordt gebruik gemaakt van zogenoemde werkplekstempels. Hiermee wordt vastgelegd welke ruimten en faciliteiten noodzakelijk zijn op basis van de activiteiten die binnen elk pand worden uitgevoerd. Aan de hand van de geïnventariseerde wensen en eisen, tezamen met de resultaten uit de locatie- en werkplekinrichtingsscan en het onderzoek naar de bezettingsgraad, wordt vervolgens de lay-out van een in te richten gebied vastgesteld.
In de onderstaande afbeelding is een 3D-visualisatie te zien van het resultaat.
Resultaat voor de klant:
- Reductie ruimtegebruik 30%
- Acceptatie nieuwe manier van werken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG
| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: |
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.
Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.
Communicatie en draagvlak
Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.
Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.
Resultaat voor de klant:
- Een werkend nieuw kantoorconcept
- Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
- Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Hare Majesteit de Koningin opent de vernieuwde Willemshof
De Willemshof, het onderkomen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is verbouwd.
Op 22 september 2009 is door Koningin Beatrix, na een periode van net iets meer dan 3 jaar, de herhuisvesting officieel geopend.
PROVENWORKSPACE is drie jaar geleden gevraagd om voor de VNG een werkomgevingsconcept te ontwikkelen dat beter aansluit bij de werkzaamheden van de VNG. Met de officiële heropening is de laatste stap in van de gehele heroriëntatie van de VNG genomen. Dat begon met het op orde krijgen van de financiële huishouding, het opnieuw definiëren van de strategie en het aanpassen van de organisatiestructuur. De vernieuwde huisvesting ondersteunt de VNG in haar transparante en flexibele werkwijze.
Uniek in deze werkomgeving is het ontbreken van individuele concentratiewerkplekken. De VNG’er werkt gewoonweg niet alleen, in ieder geval niet op kantoor. Een noviteit als je het ons vraagt, dat absoluut toepasbaar is bij andere organisaties. Lees hier de volledige casebeschrijving.
Detail: In 1975 verzorgde koningin Beatrix, toen nog prinses, ook al de opening van het gebouw. Dit was mede vanwege de historische banden tussen de koninklijke familie en ‘De Willemshof’. Het gebouw diende eerst als manege voor koning Willem II en als kerkgebouw (Willemskerk) voor de hervormde wijkgemeente Willemspark. Koningin Wilhelmina woonde er de kerkdiensten bij en prinses Juliana is in de Willemskerk gedoopt.
Vandaag, 22 september 2009, wordt de Willemshof dus opnieuw geopend. Het gebouw is onherkenbaar veranderd. Een kwalitatieve verbetering voor zowel de medewerkers als de bezoekers van de VNG, maar ook voor het gebouw zelf. Het is als het ware in ere hersteld.
Na een half jaar conceptontwikkeling en 2,5 jaar verbouwen (waarbij alleen de monumentale voorgevel en de verdiepingsvloeren behouden zijn) is het vandaag dus feest. Wij feliciteren de VNG dan ook van harte met de vernieuwde werkomgeving en bedanken hen voor de intensieve samenwerking!
Zie ook het fotoverslag op de site van de VNG.
4P Game
De 4P game traint in spelvorm het projectmatig (samen)werken. U kunt dit op een locatie naar keuze spelen. Het spel, dat een dag in beslag zal nemen, wordt door twee ervaren spelleiders begeleid. De deelnemers besteden die dag aan het werken aan een (fictief) project waarbij zij worden aangesproken (gecoacht) op beslissingen en werkwijzen.
Tijdens het spelen van de 4P game worden (op de organisatie afgestemde) interventies gepleegd. Na het spelen volgt na een aantal dagen de evaluatie in een workshop. In deze bijeenkomst worden de leerervaringen van de deelnemers geëvalueerd.
Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met : Leo van de Vorst
PINO is juist goed!
De laatste tijd kom ik steeds meer artikelen tegen die verhalen over het PINO-effect. In deze artikelen komen vooral mensen aan het woord die het vréselijk vinden. PINO staat voor Prince2 In Name Only. En Prince2 is, zoals de meesten wel weten, een gecertificeerde projectmanagement methodiek.
Met PINO wordt bedoeld dat veel bedrijven wel zeggen dat ze werken conform Prince2, maar het feitelijk niet doen. Daardoor, zo stellen sommigen, lopen projecten uit en voldoen ze niet aan de verwachtingen. Zo worden de Prince2 templates onnodig gebruikt, waardoor er vooral bureaucratie wordt veroorzaakt, in plaats van dat een probleem projectmatig wordt opgelost.
Ik ben ook Prince2 gecertificeerd. Gedurende de bijbehorende training is mij verteld dat PINO juist goed is, mits. En om die mits gaat het nu precies. Ik vermoed dat veel mensen die reppen over PINO vooral Prince2 aanhangers zijn. Alles moet volgens Prince2. En dat is onzin.
Prince2 en elke andere projectmanagementmethodiek is naar mijn mening vooral bedoeld om elkaars taal te verstaan. Het maakt dus niet uit welke methodiek je hanteert, als je er gezamenlijk maar één en dezelfde gebruikt. Het is aan de projectleider om vervolgens het probleem in kaart te brengen en deze projectmatig op te lossen. Kijk dus vooral naar de basis van projectmanagement: het beleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) én het sturen op tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie (TGKIO).
En dan is PINO uitstekend: als iedereen die bij het project betrokken is weet wat je bedoeld met business case, als iedereen weet wat jij als projectleider verwacht als je een PiD wilt zien, etc.
Overigens, bij PROVENWORKSPACE hanteren wij standaard de methodiek ProjectMatig Werken (PMW), maar we zijn in staat om elke andere methodiek te volgen. Het is namelijk niet de methodiek die telt, maar het eindresultaat: een oplossing voor het probleem.
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken