HNW-projectgame
Steeds meer organisaties gaan over tot Het Nieuwe Werken (HNW). Veel organisaties kiezen hierbij voor een project- of programma-aanpak. In de praktijk blijkt dat er in de uitvoering en aansturing van een programma of project van alles mis kan gaan. Mensen worden niet op tijd geïnformeerd, de kosten blijken ineens veel hoger uit te vallen dan gepland, de planning of het beoogde resultaat wordt niet gehaald, de onderlinge samenhang tussen activiteiten ontbreekt, et cetera. Herkenbaar? Dan is het HNW-projectgame iets voor uw organisatie. (meer…)
HNW-concept Van Hattum en Blankevoort: teamwerk centraal
1
2
3
4
5| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Projectmanager: verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: verantwoordelijk voor de uitwerking van het concept in een ontwerp, kleurstelling en materiaalkeuze. |
Van Hattum en Blankevoort is een ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
Aanleiding / opdracht
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaalprojecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. De nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort.
Steeds vaker wordt er in multidisciplinaire teams gewerkt; het bestaande kantoor bood onvoldoende ruimte en ondersteuning voor teams en samenwerking.
Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten en een innovatief kantoorconcept te ontwikkelen waarin teamwerk centraal staat. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden.
Concept
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over expertruimten zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken beschikken over inklapbaar overlegmeubilair, waardoor flexibel gebruik kan worden gemaakt van de ruimten.
“We wilden een kantoor waar het plezierig werken is en waar mensen met elkaar aan de slag kunnen om mooie projecten te realiseren.”
Op iedere verdieping is een breakout area met koffieapparaat; er staat een stahoge overlegtafel voor bijvoorbeeld teamoverleg, maar ook om een kop koffie te drinken of een vakblad te lezen. Het restaurant is ingericht als multifunctionele ruimte waar ook gewerkt en overlegd kan worden; er zijn o.a. treincoupes met overal aansluitingen voor laptops.
Resultaat
- Ruimtebesparing, 160 werkplekken ipv 130
- Stimulans multisdisciplinair samenwerken
- Identiteit meer zichtbaar
- Bijdrage MVO / CO2 reductie
Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Aanpak
Hoe zijn wij tot dit resultaat gekomen? Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de missie, visie, doelstellingen en strategie (MVDS) van de organisatie, waarop het werkomgevingsconcept moet aansluiten. Vervolgens brengen we de huidige en gewenste situatie in kaart middels onderzoek en workshops.
Onderzoek
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een interactie- en procesanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs.
Ontwerp
Op basis van de analyse van de huidige situatie en de inventarisatie van wensen is gekomen tot het werkomgevingsconcept. Er zijn schetsontwerpen van de gebouwindeling gemaakt en tevens voorstellen voor het interior design.
Projectleiding
In de realisatiefase heeft een van onze medewerkers in de rol van projectleider de verbouw van het pand begeleid.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Mark Sleijser.
Artikel in intern magazine VHB
Casebeschrijving door Steelcase
“dit is een kantoor dat ingericht is op samenwerking en creativiteit. Het bijzondere is, dat deze inrichting gerealiseerd is in dezelfde ruimte die nog geen jaar eerder als veel te krap werd ervaren; waar onvoldoende werkplekken waren, vergaderruimtes altijd bezet waren en projectteams regelmatig uitweken naar externe locaties. Wat is er gebeurd en hoe hebben ze dit gedaan?”
“Wie nu het kantoor van Van Hattum en Blankevoort binnenkomt, stapt in een wereld van techniek, innovatie en design. Foto’s van gerealiseerd projecten zijn geïntegreerd in het interieur en daarom op een subtiele manier alom aanwezig.”
Lees hier de volledige casebeschrijving door leverancier Steelcase.
Artikel Weekblad Facilitair: HNW in de bouw
Nieuw kantoor- en werkplekconcept bij VNG
1
2
3
4
5
6| Project: | Integrale ontwikkeling nieuw kantoor- en werkplek concept tijdens volledige verbouw van het bestaande monumentale pand. |
| Opdrachtgever: | Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG |
| Periode: | februari 2006 t/m augustus 2009 |
| Omvang: | circa 9000 m2 BVO circa 400 medewerkers |
| Rollen: | In de rol van HNW-adviseur (conceptontwikkeling) en projectleider (overall projectmanagement):
|
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Aanleiding/opdracht
Het monumentale kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. Het was de uitdaging om de karakteristieke buitenkant te behouden en binnen te zorgen voor een moderne kantooromgeving die de omslag naar een andere manier van werken goed zou stimuleren en uitlokken. Beide is gelukt.
Het concept: 3 werkzones
Het werkomgevingonderzoek heeft geleid tot een concept dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten. En tot slot de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, en waar ook het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum. (meer…)
Hare Majesteit de Koningin opent de vernieuwde Willemshof
De Willemshof, het onderkomen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is verbouwd. Op 22 september 2009 is door Koningin Beatrix, na een periode van net iets meer dan 3 jaar, de herhuisvesting officieel geopend.
PROVENWORKSPACE is drie jaar geleden gevraagd om voor de VNG een werkomgevingsconcept te ontwikkelen dat beter aansluit bij de werkzaamheden van de VNG. Met de officiële heropening is de laatste stap in van de gehele heroriëntatie van de VNG genomen. Dat begon met het op orde krijgen van de financiële huishouding, het opnieuw definiëren van de strategie en het aanpassen van de organisatiestructuur. De vernieuwde huisvesting ondersteunt de VNG in haar transparante en flexibele werkwijze.
Uniek in deze werkomgeving is het ontbreken van individuele concentratiewerkplekken. De VNG’er werkt gewoonweg niet alleen, in ieder geval niet op kantoor. Een noviteit als je het ons vraagt, dat absoluut toepasbaar is bij andere organisaties. Lees hier de volledige casebeschrijving.
Detail: In 1975 verzorgde koningin Beatrix, toen nog prinses, ook al de opening van het gebouw. Dit was mede vanwege de historische banden tussen de koninklijke familie en ‘De Willemshof’. Het gebouw diende eerst als manege voor koning Willem II en als kerkgebouw (Willemskerk) voor de hervormde wijkgemeente Willemspark. Koningin Wilhelmina woonde er de kerkdiensten bij en prinses Juliana is in de Willemskerk gedoopt.
Vandaag, 22 september 2009, wordt de Willemshof dus opnieuw geopend. Het gebouw is onherkenbaar veranderd. Een kwalitatieve verbetering voor zowel de medewerkers als de bezoekers van de VNG, maar ook voor het gebouw zelf. Het is als het ware in ere hersteld.
Na een half jaar conceptontwikkeling en 2,5 jaar verbouwen (waarbij alleen de monumentale voorgevel en de verdiepingsvloeren behouden zijn) is het vandaag dus feest. Wij feliciteren de VNG dan ook van harte met de vernieuwde werkomgeving en bedanken hen voor de intensieve samenwerking!
Zie ook het persbericht op de site van de VNG.
PINO is juist goed!
De laatste tijd kom ik steeds meer artikelen tegen die verhalen over het PINO-effect. In deze artikelen komen vooral mensen aan het woord die het vréselijk vinden. PINO staat voor Prince2 In Name Only. En Prince2 is, zoals de meesten wel weten, een gecertificeerde projectmanagement methodiek.
Met PINO wordt bedoeld dat veel bedrijven wel zeggen dat ze werken conform Prince2, maar het feitelijk niet doen. Daardoor, zo stellen sommigen, lopen projecten uit en voldoen ze niet aan de verwachtingen. Zo worden de Prince2 templates onnodig gebruikt, waardoor er vooral bureaucratie wordt veroorzaakt, in plaats van dat een probleem projectmatig wordt opgelost.
Ik ben ook Prince2 gecertificeerd. Gedurende de bijbehorende training is mij verteld dat PINO juist goed is, mits. En om die mits gaat het nu precies. Ik vermoed dat veel mensen die reppen over PINO vooral Prince2 aanhangers zijn. Alles moet volgens Prince2. En dat is onzin.
Prince2 en elke andere projectmanagementmethodiek is naar mijn mening vooral bedoeld om elkaars taal te verstaan. Het maakt dus niet uit welke methodiek je hanteert, als je er gezamenlijk maar één en dezelfde gebruikt. Het is aan de projectleider om vervolgens het probleem in kaart te brengen en deze projectmatig op te lossen. Kijk dus vooral naar de basis van projectmanagement: het beleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) én het sturen op tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie (TGKIO).
En dan is PINO uitstekend: als iedereen die bij het project betrokken is weet wat je bedoeld met business case, als iedereen weet wat jij als projectleider verwacht als je een PiD wilt zien, etc.
Overigens, bij PROVENWORKSPACE hanteren wij standaard de methodiek ProjectMatig Werken (PMW), maar we zijn in staat om elke andere methodiek te volgen. Het is namelijk niet de methodiek die telt, maar het eindresultaat: een oplossing voor het probleem.
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.