Optimalisatie van de huisvesting van Buma/Stemra
| Project: | Onderzoek doen naar mogelijkheden om de huidige huisvesting efficiënter, effectiever en flexibeler in te richten met het oog op toekomstige ontwikkelingen. |
| Opdrachtgever: | Buma/Stemra |
| Periode: | Juni 2009 – Oktober 2009 |
| Omvang: | 190 medewerkers |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur: - Gebruikersonderzoek (PW-scan). - Het vastleggen van het gewenste samenspel op basis van de mogelijkheden van het gebouw, de gewenste ontwikkeling van de organisatie vanuit missie, doelen en strategie en wensen en verwachtingen van medewerkers. - Ontwerpvoorstellen voor nieuwe inrichting van bouwdelen |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
Opdracht/Vraagstelling
De opdracht luidde: in de rol van werkomgevingadviseur, een onderzoek uit te voeren en aan te geven op welke wijze de huisvesting efficiënter, effectiever en ook meer flexibel kan worden ingedeeld met het oog op toekomstige ontwikkelingen. Behalve dat het m2-gebruik per medewerker omlaag gebracht moet worden, dient er bijzondere aandacht uit te gaan naar het meervoudig gebruik van het huidige bedrijfsrestaurant, het reduceren van de door het facilitair bedrijf gebruikte ruimte en hergebruik van op termijn vrij te maken archiefruimte.
Situatieschets
Buma/Stemra is gehuisvest aan de Siriusdreef 22-28 en heeft een deel van het gehuurde onderverhuurd aan de stichting Brein en aan CEDAR B.V. Buma/Stemra heeft de afgelopen jaren een aantal activiteiten uitbesteed en verplaatst naar het buitenland. De overgebleven bedrijfsactiviteiten moeten binnen het bestaande gebouw compacter worden gehuisvest binnen het hoofdbouwdeel, zodat de vleugels van het gebouw zoveel mogelijk vrijkomen voor verhuur. In 2007 heeft Proven Workspace een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden van herhuisvesting binnen het gebouw. Op grond van het uitgebrachte advies heeft Buma/Stemra de huisvesting effectiever ingedeeld. Nu, twee jaar later is gebleken, dat de vrijgemaakte ruimten wederom in gebruik zijn genomen.
Aanpak/Proces
Proven Workspace heeft de standaard PW-aanpak ingezet. Hierbij wordt gestart met het vertalen van de Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) van Buma/Stemra naar de huisvestingsaspecten op basis van een analyse van de bedrijfsdocumentatie en de al voorhanden tekeningen en informatie van de opdracht uit 2007. Hierna zijn de activiteiten, fysieke omgeving en huidige producten en diensten geanalyseerd. Dit is gedaan aan de hand van een 14 interviews met de directie en managers en de resultaten van de online vragenlijst (werkomgevingsscan). Ook de gewenste situatie is hierin aan bod gekomen. In de stap definiëren zijn vervolgens indelingsvoorstellen gemaakt voor de kantoorvloeren, de facilitaire ruimten en het restaurant. Tevens is de gewenste verandering vastgelegd in het gebruik van ruimten en het werkgedrag en de gewenste en noodzakelijke aanpassingen op het gebied van HRM, ICT en FM.
Resultaat
Het resultaat is een rapportage welke antwoord geeft op de klantvraag namelijk; Ja het terugtrekken in het hoofdgebouw met uitzondering van de begane grond van vleugel D is qua ruimtebehoefte haalbaar. Verder geeft de rapportage inzicht in de wensen en werkstijlen van de medewerkers en de mogelijkheden van het gebouw van Buma/Stemra. Deze zijn vervolgens uitgewerkt in concrete ontwerpvoorstellen inclusief vlekkenplannen. De uitkomst van het onderzoek is gebruikt als input voor de besluitvorming omtrent het opnieuw indelen van het gebouw ten einde efficienter te huisvesten.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Geerke Versteeg.
Duurzaamheidsscan
Wilt u weten hoe uw werkomgeving scoort op duurzaamheid? Vul dan onze duurzaamheidsscan in.
Concrete duurzame verbeterpunten
In deze duurzaamheidsscan worden de eigenschappen van het gebouw en de gebouwinrichting, de activiteiten van de organisatie en de ondersteunende producten en diensten op een vijfpuntsschaal gemeten en in hun onderlinge samenhang beoordeeld. Op grond hiervan worden verbeterpunten aangegeven, waarmee u direct resultaat kan boeken. Door de onderlinge samenhang centraal te stellen wordt suboptimalisatie voorkomen.
De scan geeft vooral aan waar de eerste quick-wins te halen zijn. Hoe kunt u de voor uw organisatie meest gunstige eerste maatregelen treffen? Heeft het bijvoorbeeld zin om de isolatie van uw gebouw aan te pakken, of is het interessanter om eerst kritisch te kijken naar uw mobiliteitspatronen?
Meer weten over onze duurzaamheidsscan, neem dan contact op met Mark Sleijser.
Advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankevoort
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: |
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaal projecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort. Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten.
Aanleiding / probleemstelling
De opdracht luidde : In de rol van externe adviseur komen tot een kantoor- en werkomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden binnen deze nieuwe werkomgeving in het huidige pand. Een uitbreiding of herhuisvesting behoorde eveneens tot de mogelijkheden.
Situatieschets
Van Hattum en Blankevoort is een gezond, ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort verandert binnen een kort tijdsspanne. Waar vroeger de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase op zich nam rondom de bouw om daarna over te gaan op de bestekfase is dit nu onderdeel van het totaalproject binnen de VHB-organisatie. Deze andere manier om invulling te geven aan de werkzaamheden vraagt om grote aanpassingen van de organisatie. Om deze verandering door te voeren heeft de organisatie een drietal pijlers aangewezen:
- Meer mensen met verschillende competenties aannemen (PMW organisatie);
- Zorgen dat de ICT ondersteuning optimaal is ingericht;
- Het laten aansluiten van de huisvesting op deze verandering.
Aanpak
Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak, de PW-aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de geldende Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) waarop de Locatie- en WerkplekInrichting moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van representanten van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de directie van het bouwbedrijf aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model (Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden voor de verandering op huisvestingsgebied vastgesteld.
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een proces- en interactieanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs. Aan de w0rkshop tijdens de inventarisatieronde hebben 12 mensen meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Op basis van de interactieve sessies en onze analyses kwamen wij gezamenlijk tot een andere kijk op de huisvestingsomgeving. Proven Workspace heeft onder de titel ‘Van aannemer/betonspecialist naar totaaloplosser’ de gewenste situatie geduid en de kantoor- en werkplekconcepten opgesteld. Hierbij zijn organisatiespecifieke kenmerken als uitgangspunt genomen en de bevindingen uit het onderzoek. Vervolgens is de vertaalslag gemaakt naar concrete werkplekconcepten.
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
De werkplekconcepten geven een concretere invulling aan de ruimten waaruit elke verdieping of afdeling bestaat. Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over een eigen ruimte (expertruimten) zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken zijn flexibel ingericht, waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de ruimten. Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Resultaat voor de klant:
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Activiteitenmeting
Met een activiteitenmeting komt u te weten, in welke delen van uw organisatie het zinvol is om de vaste werkplek los te laten. Een activiteitenmeting bestaat uit tijdregistratie en observatie. We kunnen uiteraard ook gebruik maken van informatie die reeds in uw organisatie is opgebouwd.
De activiteiten die worden gemeten zijn: beeldschermwerk, telefoneren, overleggen en papierwerk. Daarnaast wordt de ‘interne mobiliteit’ en ‘geen gebruik’ van de werkplek gemeten. Bij ‘interne mobiliteit’ is duidelijk aanwijsbaar dat de medewerker ergens in het gebouw is, maar niet op de werkplek. In dat geval is bijvoorbeeld de computer aan, liggen stukken op tafel, is het licht aan en hangt bijvoorbeeld de jas in de kamer. Bij ‘geen gebruik’ is duidelijk dat de werknemer er niet is.
De resultaten van de activiteitenmeting worden vastgelegd in een rapport met een managementsamenvatting aan de hand van heldere grafieken. Het kan tevens onderdeel zijn van het ontwikkelen van het werkomgevingsconcept.
Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens.
In samenwerking met IMF hebben wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving" ontwikkeld.