Duurzaamheidsscan
Wilt U weten hoe uw werkomgeving scoort op duurzaamheid, doe dan onze duurzaamheidsscan.
In de duurzaamheidsscan worden op een aantal eigenschappen van het gebouw en de gebouwinrichting, de activiteiten van de organisatie en de ondersteunende producten en diensten op een vijfpuntsschaal gemeten en in hun onderlinge samenhang beoordeeld. Op grond hiervan worden verbeterpunten aangegeven, waarmee U direct resultaat kan boeken. Door de onderlinge samenhang centraal te stellen wordt suboptimalisatie voorkomen.
De scan geeft vooral aan waar de eerste quick-wins te halen zijn. Hoe kunt u de voor uw organisatie meest gunstige eerste maatregelen treffen? Heeft het bijvoorbeeld zin om de isolatie van uw gebouw aan te pakken, of is het interessanter om eerst kritisch te kijken naar uw mobiliteitspatronen?
Meer weten over onze duurzaamheidsscan, neem dan contact op met Michel Mooij
Advies werkomgevingconcept Van Hattum en Blankevoort
| Project: | Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept |
| Opdrachtgever: | Van Hattum en Blankevoort |
| Periode: | september 2007 – medio 2010 |
| Omvang: | circa 3500 m2 BVO 150-200 medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie. Interieurarchitect: |
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort is binnen korte tijd aan het veranderen. Vroeger bracht de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase vaak afzonderlijk onder, waarna het aannemingsbedrijf pas in beeld kwam. Nu wordt steeds vaker gewerkt in totaal projecten, waarbij ook de het aannemingsbedrijf van het begin af aan is betrokken. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen in de manier van werken binnen van Hattum en Blankevoort. Proven Workspace is gevraagd de werkomgeving bij deze veranderingen te laten aansluiten.
Aanleiding / probleemstelling
De opdracht luidde : In de rol van externe adviseur komen tot een kantoor- en werkomgeving die aansluit bij de nieuwe manier van werken van de medewerkers. Tevens is advies gevraagd over de wijze waarop een uitbreiding van het aantal medewerkers en het binnenhalen van organisatieonderdelen gerealiseerd zou kunnen worden binnen deze nieuwe werkomgeving in het huidige pand. Een uitbreiding of herhuisvesting behoorde eveneens tot de mogelijkheden.
Situatieschets
Van Hattum & Blankevoort is een gezond, ondernemend bouwbedrijf met ca. 300 medewerkers, dat reeds lang bestaat. De ambitie van dit bedrijf is gericht op het efficiënte en veilige gebruik van de Nederlandse ruimte en infrastructuur. Zo hebben zij in het verleden al hun naam verbonden aan vernieuwende, risicovolle projecten als de Afsluitdijk, de Zeelandbrug, de Deltawerken, de Beneluxtunnel, de Betuweroute en de Hoge Snelheidslijn.
De traditionele werkwijze van Van Hattum en Blankevoort veranderd binnen een kort tijdsspanne. Waar vroeger de opdrachtgever het vooronderzoek en de ontwerpfase op zich nam rondom de bouw om daarna over te gaan op de bestekfase is dit nu onderdeel van het totaalproject binnen de VHB-organisatie. Deze andere manier om invulling te geven aan de werkzaamheden vraagt om grote aanpassingen van de organisatie. Om deze verandering door te voeren heeft de organisatie een drietal pijlers aangewezen:
- Meer mensen met verschillende competenties aannemen (PMW organisatie);
- Zorgen dat de ICT ondersteuning optimaal is ingericht;
- Het laten aansluiten van de huisvesting op deze verandering.
Aanpak
Proven Workspace werkt met een beproefde aanpak, de PW-aanpak. Hierbij wordt gestart vanuit de geldende Missie, Visie, Doelstellingen en Strategie (MVDS) waarop de Locatie- en WerkplekInrichting moet aansluiten. Vervolgens hebben wij een selectie van representanten van de organisatie geïnterviewd. Ook heeft de directie van het bouwbedrijf aan de hand van de vragen geënt op het ESH-model (Evenwichtig, Samenhangend en Heterogeen) de randvoorwaarden voor de verandering op huisvestingsgebied vastgesteld.
Dat de organisatie toe was aan een volledig andere huisvestingsvorm, bleek ook uit de online PW-scan en de enthousiaste medewerking van 69% van alle werknemers. Dit is een hoog percentage voor een digitale enquête. Tegelijkertijd is een Activiteitenmeting gehouden waarmee het gebruik van de werkplekken in kaart is gebracht. Daarnaast zijn een ICT en FM Sanity Check gehouden en heeft een proces- en interactieanalyse plaatsgevonden. Alle ingrediënten samen gaven de input voor een workshop over de nieuwe werkwijze met een zorgvuldige selectie van ambassadeurs. Aan de w0rkshop tijdens de inventarisatieronde hebben 12 mensen meegedaan die de verschillende onderdelen van de organisatie representeerden.
Resultaat
Op basis van de interactieve sessies en onze analyses kwamen wij gezamenlijk tot een andere kijk op de huisvestingsomgeving. Proven Workspace heeft onder de titel ‘Van aannemer/betonspecialist naar totaaloplosser’ de gewenste situatie geduid en de kantoor- en werkplekconcepten opgesteld. Hierbij zijn organisatiespecifieke kenmerken als uitgangspunt genomen en de bevindingen uit het onderzoek. Vervolgens is de vertaalslag gemaakt naar concrete werkplekconcepten.
Gekozen is voor een helder kantoorconcept waarbij aan elke verdieping een bestemming is gegeven die samen zorgen voor zowel een gewenste procesflow in het pand alswel de juiste bewegingen van experts, projectmedewerkers én gasten die worden ontvangen. Ook de aantrekkelijkheid en het gebruiksgemak van de ruimten zijn hierbij in aanmerking genomen. Daarbij is rekening gehouden met de wensen en eisen van de directie (o.a. stimuleer dat expertises multidisciplinair gaan samenwerken in projecten) en de medewerkers (o.m. grote tafels voor bouwtekeningen, goede ict-faciliteiten).
De werkplekconcepten geven een concretere invulling aan de ruimten waaruit elke verdieping of afdeling bestaat. Bij Van Hattum & Blankevoort bleek dat men veel behoefte had aan zowel kleine projectruimten als grote projectruimten waardoor makkelijk kennis gedeeld kan worden met collega’s in hetzelfde project. De experts bleven beschikking houden over een eigen ruimte (expertruimten) zodat zij makkelijker te traceren zijn in het gebouw. De projectplekken zijn flexibel ingericht, waardoor optimaal gebruik kan worden gemaakt van de ruimten. Door de bezettingsgraad van de werkplekken te verbeteren, bleek het mogelijk de projectmedewerkers die nu in een ander pand zaten, wederom in het gebouw plaats te laten nemen. Dit resulteert niet alleen in een kostenbesparing op de huisvesting, maar leidt tevens tot betere kennisdeling tussen de medewerkers onderling.
Daarmee werd gehoor gegeven aan de wens van de directie alle werknemers in één pand te huisvesten. Echter bracht deze mogelijkheid een prangende vraag met zich mee: wat moet er gebeuren in de toekomst gezien de groeiambities van het bedrijf? Het onderzoek kreeg daarmee een extra dimensie door de berekening van het aantal medewerkers dat binnen het huidige pand gehuisvest kan worden volgens de nieuwe werkwijze en de opties om het huidige pand uit te breiden of te verhuizen. Proven Workspace is daarom door de directie gevraagd te starten met een indelingsplan en tegelijkertijd te onderzoeken wat de beste optie is voor de huisvesting op de langere termijn.
Resultaat voor de klant:
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Kostenreducties van 25% of meer mogelijk
Kostenbesparingen van 25% of meer zijn mogelijk door de invoering van een dynamisch kantoorconcept. Maar ook met een eenvoudige optimalisatie van de indeling zijn aantrekkelijke besparingen haalbaar. Wilt u meer weten? Bekijk dan de Cases op onze site, of neem contact op met Michel Mooij.
Werkomgeving TNT Benelux
| Project: | Ontwikkeling van een passende werkomgeving voor de samengevoegde TNT organisatie in de Benelux |
| Opdrachtgever: | TNT Benelux |
| Periode: | ….– …. |
| Omvang: | circa … m2 BVO …. medewerkers |
| Rollen: | Adviseur: Het ontwikkelen van ……. Projectmanager: Interieurarchitect: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
De internationale organisatie TNT, actief in de logistieke en transportsector, heeft onlangs de Nederlandse, Belgische en Luxemburgse organisatie samengevoegd tot een nieuw bedrijfsonderdeel.
Naar aanleiding van deze samenvoeging en met de ontwikkeling van ‘Green Offices’ (TNT’s doelstelling om de CO2-uitstoot drastisch te verlagen) in het vooruitzicht, is de huidige huisvesting door PROVENWORKSPACE onder de loupe genomen.
Het Green Offices-concept bood daarbij een belangrijk ijkpunt voor de ontwikkelingen rond de toekomstige werkomgeving en werkwijze. De Benelux-brede organisatiestructuur bevond zich op dat moment in een consolidatieproces waarbij gezocht werd naar kostenefficiëntie en standaardisatie. Tegelijkertijd wilde de organisatie meer betrokkenheid en samenwerking tussen haar medewerkers stimuleren. Investeren in de medewerkers werd benoemd als meest essentiële fundament onder de strategie. De werkomgeving bleek hierbij zowel economisch, sociaal als maatschappelijk een sleutelrol te vervullen waarmee een duurzame winstgevende groei kon worden gerealiseerd.
Vertaling Missie, Doelen en Strategie
| Strategie | Vertaling werkomgeving |
| We streven in ons hele bedrijf naar een excellente klantbeleving. | Klanten moeten op een goede manier worden ontvangen (ontvangstruimte, koffie/thee, leestafel, etc.). |
| We werken zo kosteneffectief mogelijk en delen best practices. | Optimaal gebruikmaken van de beschikbare m2 en ruimten om info uit te wisselen. |
| Maatschappelijk verantwoord ondernemen. | Groene gebouwen, groene inrichting, biologisch bedrijfsrestaurant. |
| We werven en behouden betrokken medewerkers. | Goede en aantrekkelijke werkomgeving, en tijdens project tijd inruimen om draagvlak te creëren. |
Uit de stappen analyse en de inventarisatie kwam naar voren dat 70% van de werkactiviteiten bij TNT post plaatsvinden in een vaste volgorde. Operations rapporteert bijvoorbeeld naar Staf Operations, welke contact heeft met het productmanagement, deze afdeling geeft informatie door aan Marketing waarna Commercie uiteindelijk contact heeft met klanten. Om kennisdeling tussen de afdelingen te bevorderen zijn de afdelingen Sales en Productie op 1 verdieping geplaatst. Ontmoetingspunten (o.a. de koffieautomaat) zorgen ervoor, dat medewerkers van verschillende afdelingen elkaar tegenkomen, waardoor kennisdeling tussen de afdelingen wordt bevorderd. Productie kan zo veel eerder inspelen op de signalen die Commercie uit de markt krijgt.
Uit een door ons uitgevoerde activiteitenmeting kwam naar voren, dat de gemiddelde werkplek gemiddeld meer dan 30% van de tijd onbenut bleef. Dit gegeven in combinatie met de doelstellingen van het CO2 -emissievrije kantoor heeft er toe geleid, dat ‘Werken waar je woont’, en meer plaatsonafhankelijk kunnen werken (any time, any place, anywhere) de uitgangspunten zijn geworden voor het nieuwe kantoorconcept.
TNT wil, dat het mogelijk wordt om op diverse locaties een werkplek te vinden en aan de slag te kunnen gaan, zowel thuis (telewerken) als op de hoofdkantoren en in de regiodepots.
Daarom zullen ook de boardomgevingen in alle vestigingen in eenzelfde stijl worden ingericht. Er komen (gedeelde) locatieonafhankelijke ‘board-landingsplekken’, zodat managers uit België en Nederland precies weten waar ze een werkplek kunnen vinden en over welke faciliteiten ze kunnen beschikken. Deze boardomgevingen zijn voorzien van video conferencing, om onnodig reizen te voorkomen.
Om ervoor te zorgen, dat de kantoorinrichting op verschillende locaties vanuit één gedachte ontworpen zijn, wordt gebruik gemaakt van zogenoemde werkplekstempels. Hiermee wordt vastgelegd welke ruimten en faciliteiten noodzakelijk zijn op basis van de activiteiten die binnen elk pand worden uitgevoerd. Aan de hand van de geïnventariseerde wensen en eisen, tezamen met de resultaten uit de locatie- en werkplekinrichtingsscan en het onderzoek naar de bezettingsgraad, wordt vervolgens de lay-out van een in te richten gebied vastgesteld.
In de onderstaande afbeelding is een 3D-visualisatie te zien van het resultaat.
Resultaat voor de klant:
- Reductie ruimtegebruik 30%
- Acceptatie nieuwe manier van werken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.
Friesland Bank
| Project: | Ontwikkeling kantoorconcept Hoofdkantoor Friesland Bank |
| Opdrachtgever: | Friesland Bank |
| Periode: | Juni 2006 – januari 2009 |
| Omvang: | 2100 m2 van 10.190 m2 240 van 1000 medewerkers |
| Rollen: | Huisvestingsadviseur:
• Gebruikersonderzoek Vormgever: • Vervaardigen van het interieurontwerp Verandermanager: |
| Concept | Proces | Ontwerp | Resultaat |
 |
 |
 |
 |
In 2006 was de huisvestingscapaciteit van het hoofdkantoor niet langer toereikend om de hoofdkantoororganisatie onder één dak te huisvesten. Twee oplossingsrichtingen stonden hierbij in principe open. Uitplaatsen van onderdelen naar een andere locatie, en daarmee accepteren dat niet langer alles onder één dak gehuisvest is, of vergroten van de capaciteit binnen de mogelijkheden van het bestaande gebouw. Friesland Bank koos voor het laatste.
Door het bouwdeel uit de 70er jaren “open te breken” en van een cellenstructuur over te stappen op een open kantoorvorm konden meer werkplekken worden gerealiseerd. Daarnaast moest een nieuw kantoorconcept helpen om oude patronen los te laten en vorm te geven aan een nieuwe manier van samenwerken, waarbij focus op de klant belangrijker wordt dan de eigen plek.
Omdat het nieuwe kantoorconcept een rol moest vervullen in het realiseren van een, is er in loop van het traject uitgebreid aandacht besteed aan de communicatie van de visie achter het concept. Door middel van een organisatiebrede enquête onder de medewerkers zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe kantoorconcept.
Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht, ondersteund door speciaal voor Friesland Bank.
Resultaat voor de klant:
- Reductie ruimtegebruik 25%
- Acceptatie nieuwe manier van samenwerken
- Ondersteuning van gewenste verandering
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Michel Mooij.
Activiteitenmeting
Met een activiteitenmeting komt u te weten, in welke delen van uw organisatie het zinvol is om de vaste werkplek los te laten. Een activiteitenmeting bestaat uit tijdregistratie en observatie. We kunnen uiteraard ook gebruik maken van informatie die reeds in uw organisatie is opgebouwd. De resultaten van de activiteitenmeting worden vastgelegd in een rapport met een managementsamenvatting aan de hand van enkele heldere grafieken.
Meer weten? Neem dan contact op met Dries Krens, of Michel Mooij.
In samenwerking met IMF ontwikkelden wij de schriftelijke cursus "De Nieuwe Werkomgeving".
Het Nieuwe Werken