TNT Post Pakketservice

Project:	Herhuisvesting hoofdkantoor in bestaande pand, volgens nieuw kantoorconcept
Opdrachtgever:	TNT Post Pakketservice (TPP)
Periode:	Juli 2006 – juli 2007
Omvang:	circa 4000 m2 VVO 190 – 315 medewerkers
Rollen:	Adviseur:Het ontwikkelen van een kantoor– en werkplekomgeving dat enkele knelpunten in de huisvesting oplost en voorbereid is op de concern brede realisatie van Green Offices.Projectmanager: Verantwoordelijk voor het totale project van eerste onderzoek tot en met de oplevering. Het begeleiden van de organisatie bij de voorbereidingen op het gebied van ICT, FM en interne communicatie.

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

 

Aanleiding / probleemstelling

In het kader van het “Planet Me” programma zullen alle gebouwen van TNT met een kantoorfunctie de komende jaren vervangen worden door “Green Offices”. Daar waar contracten aflopen zal gekeken worden naar nieuwe gebouwen die CO2 uitstoot tot een minimum beperken. Het gebouw van TNT Post Pakketservice (TPP) zal hiervoor rond 2010 in aanmerking komen. Op korte termijn was er behoefte aan extra huisvesting voor tenminste 30 mensen. Aan ProvenWorkspace is gevraagd om uit te zoeken waar de extra medewerkers het beste gehuisvest konden worden met minimale investeringen. Hierbij werd rekening gehouden met de beperkte tijd dat de locatie nog gebruikt zou worden en met uitgangspunten die bij het toekomstige Green Office project worden gebruikt.

TNT Pakketservice had geen idee hoeveel medewerkers er de komende jaren gehuisvest zouden moeten worden. Het huidige aantal medewerkers was bekend en verwacht werd dat het aantal flink zou toenemen. Hierdoor is er voor gekozen om niet de huidige medewerkers als uitgangspunt te hanteren maar de fysieke omgeving als basis te gebruiken. ProvenWorkspace heeft onderzocht op welke manier de meeste werkplekken in het pand gerealiseerd konden worden.

Aanpak

Bij TPP is de standaard Provenaanpak gehanteerd. Op verzoek van de directie zijn de eerste drie stappen uitgevoerd met de directie. Uit de gesprekken die met de directie zijn gevoerd bleek dat TPP een groei voorzag maar geen idee had hoe groot deze groei zou zijn. Doordat ProvenWorkspace al eerdere projecten bij TNT Post had gerealiseerd kon bij de inventarisatie gebruik worden gemaakt van beschikbare gegevens. Om deze manier kon tijd en geld worden bespaard. De stap analyseren is uitgevoerd in samenwerking met de directie.

Werkomgevingsconcept

Op basis van de eerste stappen uit de aanpak is het werkomgevingsconcept gedefinieerd. Op hoofdlijnen bestond het concept uit 3 punten:

1) Omdat de omvang van de te huisvesten organisatie onzeker was, zijn we uitgegaan van de fysieke omgeving in plaats van de organisatie. De maximale bezetting van het huidige pand is onderzocht en als uitgangspunt gebruikt.

2) Om aan te sluiten bij het concern brede Green Office concept zijn de uitgangpunten van Green Office ook gehanteerd voor het concept van TPP.

3) Omdat de aanpassing op de huisvesting niet van structurele aard is maar bedoeld om de groei op te vangen tot het nieuwe pand gereed is, worden de investeringen beperkt.

Resultaat voor de klant:

Meer medewerkers in huidige huisvesting

Gedurende de verbouwing zijn er al grote groepen extra medewerkers in dienst gekomen bij TNT Pakketservice. Bij aanvang van het project waren er 190 medewerkers gehuisvest in het pand, aan het eind van de verbouwing waren dit er 315. Door deze extra medewerkers in huidige pand te plaatsen konden de huisvestingsproblemen worden overbrugt totdat het nieuwe kantoorgebouw is gerealiseerd.

Acceptatie nieuwe manier van samenwerken

Voor de medewerkers heeft de aanpassing van de huisvesting geleid tot een verandering van de bedrijfscultuur. Medewerkers konden vooruitlopend op de toekomstig huisvesting alvast wennen aan de nieuwe manier van werken.