Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG

Concept	Proces	Ontwerp	Resultaat

Het kantoorgebouw van de VNG aan de Nassaulaan te Den Haag voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. De aanpassing van het gebouw is zeer ingrijpend geweest. Het moest namelijk niet alleen het simpelweg verbouwen zijn van de huidige locatie maar een kans om de nieuwe werkwijze van het VNG-personeel in het werkomgevingconcept te verwezenlijken.

Het werkomgevingonderzoek heeft een concept opgeleverd dat uitgaat van drie zones. De groene zone waarin een rustig werkklimaat heerst. De rode zone waarin alle interacties plaatsvinden zoals vergaderen, koffiedrinken en informeel ontmoeten en vergaderen in open en gesloten ruimten. Ook de ontvangstfuncties van de secretaresses is in deze zone ondergebracht. Daarnaast de blauwe ontvangstzone waarin de VNG haar klanten ontvangt, het multifunctionele bedrijfsrestaurant is ondergebracht inclusief het vergadercentrum.

Communicatie en draagvlak

Omdat het nieuwe werkomgevingconcept een directe verandering betekent van de manier waarop de VNG medewerkers gaan werken en het tijdelijk uithuizen van de VNG medewerkers ook een grote impact zou hebben, is vanaf dag 1 een deelproject communicatie gestart om hier volop aandacht aan te besteden. Zorgvuldige communicatie over het proces en de wijze waarop de nieuwe kantooromgeving en fysieke werkplekken eruit komen te zien is essentieel.

Al vanaf het begin van de onderzoeksperiode is de organisatie meegenomen in onze doelgerichte aanpak, om te zorgen voor genoeg draagvlak voor het uiteindelijke werkomgevingconcept. Tijdens het onderzoek is er een organisatiebrede enquête onder de medewerkers uitgezet en zijn de werkpatronen onderzocht en door middel van interviews met de directeuren is het beeld aangevuld met betrekking tot de haalbaarheid en wenselijkheid van een nieuwe werkomgevingconcept. Al deze onderdelen maken deel uit van de integrale PW-aanpak.

Tijdens het ontwerpproces is de beeldvorming ondersteund door middel van 3D visualisaties en een animatiefilm. Als voorbereiding op de ingebruikname zijn thematisch aspecten van de nieuwe manier van werken belicht en is er een werkplekwijzer opgeleverd waarin alle facetten rondom het nieuwe werkomgevingconcept zijn toegelicht.

Resultaat voor de klant:

• Een werkend nieuw kantoorconcept
• Acceptatie van de nieuwe manier van (samen-)werken
• Effectieve en doelmatige inrichting van het gebouw

Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met Dries Krens.